《文书的整理与归》PPT课件

第4章文书的整理与归档,4.1文书整理归档概述4.1.1基本概念1）归档文件规则中的归档文件，专指立档单位在其职能活动中形成的办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。2）归档文件整理归档文件整理，是指文书部门按照有关规定将处理完毕的具有保存利用价值的文件材料收集齐全，经过价值鉴定区分保管期限、分类整理、排列、编号、装盒，定期将整理好的文件材料移交给档案室。3）归档制度对国家规定的应当立卷归档的材料，必须按规定，定期向本单位档案机构或档案工作人员移交，集中管理，任何人不得据为己有。归档是党和国家明文规定的一项制度，称为归档制度。,4.1.2归档文件整理原则1）遵循文件形成的客观规律2）保持文件之间的有机联系3）区分文书的不同价值4）便于保管和查找利用,4.1.3归档文件整理的组织工作（1）承担者：文书部门和业务部门的文书人员。（2）组织形式：集中式、分散式。（3）归档时间：第二年上半年，即每年六月底以前，将整理好的档案移交档案室。,4.2文件材料的价值鉴定办法规定：“归档范围内的公文应当确定保管期限，按照有关规定定期向档案部门移交。”需要进行立卷归档的文件材料，只是那些有保存利用价值的文件材料。鉴定文件材料有无保存利用价值，是收集文件材料的前提。鉴定文件材料的价值大小以区分保管期限，是分类整理文件材料进行立卷的前提之一。,4.2.1鉴定文件材料价值的概念鉴定文件材料的价值，指判定文件材料有无保存利用价值及价值大小，也即判定文件材料是否应当收集立卷及保管期限的长短。文件材料的价值，指文件材料对机关工作和社会的有用性，也即利用价值。某份文件材料，机关和社会今后需要利用，就有价值，否则就没有价值；机关和社会今后利用的次数多、利用的时间长，其价值就大，保管期限就应当长，否则，其价值就小，保管期限就应当短。,4.2.2影响文件材料价值的因素文件材料的价值取决于两方面：一是文件材料所含有的信息，二是本机关和社会利用文件材料的需要。1）文件材料所含有的信息（1）文件材料的内容特征。文件材料内容的价值，可以从以下三方面分析：一是内容的重要性。二是内容的独特性。三内容的时效性。,（2）文件材料的形式特征，主要体现在以下几个要素上：一是文件材料的作者。二是文件材料的文种（名称）。三是文件材料形成的时间。四是稿本。五是文件材料的外形特点。,2）本机关和社会利用文件材料的需要文件材料，只有本机关和社会有潜在的利用需要，才有价值。这可以从以下三方面来分析利用文件材料的需要：（1）利用需要的方面。（2）利用需要的广泛性。（3）利用需要的长久性。,4.2.3鉴定文件材料价值工作的内容1）制订本机关鉴定文件材料和档案价值的标准（1）要制订本机关文件材料归档与不归档的范围，以便于判定文件材料有无价值。（2）要制订本机关档案保管期限表，以便于判定文件材料价值的高低，即判定文件材料保管期限的长短。2）依据标准鉴定文件材料的价值依据鉴定标准，鉴定文件材料的价值，确定文件材料是否归档，确定归档文件材料的保管期限，以便于立卷归档和对不归档文件材料进行销毁。,4.2.4鉴定文件材料价值的原则（1）凡是反映机关主要职能活动和基本历史面貌的，在国家经济建设、文化建设、政治斗争和科学研究中有长远查考价值的文件，列为永久保管。（2）凡是反映本机关一般工作活动，在较长时间内对本机关工作有查考利用价值的文件材料，列为长期保管。（3）凡是在较短时间内对本机关有参考利用价值的文件材料，列为短期保管。,4.2.5鉴定文件材料价值的方法根据鉴定文件材料价值的原则，直接阅读、全面分析文件材料，对照本机关文件材料归档和不归档的范围，判定每一份文件材料是否应当归档；对照本机关档案保管期限表，判定应当归档的文件材料和档案的保管期限。鉴定文件材料的价值要注意以下几点：（1）首先重点分析文件材料的标题，再分析文件材料的内容和形式。（2）要根据鉴定档案价值的原则判定文件材料的价值，不能仅仅简单地对照归档范围和档案保管期限表。,4.3文件材料的收集4.3.1文件材料收集的概念文件材料的收集，指文书处理部门按照规定采用一定的方法将办理完毕的、分散的、有保存利用价值的文件材料集中起来，为立卷归档做准备工作。4.3.2文件材料收集的方法、措施1）随时接收各部门（各承办人）退回的应当归档的文件材料中华人民共和国档案法实施办法指出：“应当立卷归档的材料必须依照机关档案工作条例和科学技术档案法实施办法的规定，由文书部门或者业务部门收集齐全，并进行整理、立卷，定期交本单位档案机构或者档案工作人员集中管理。任何单位或者个人不得据为己有或者拒绝归档。”“国家规定不得归档的材料，禁止擅自归档。”机关档案工作条例指出：“机关领导人和承办人员办理完毕的文件材料应及时交有关部门整理、立卷。”,2）主动收集应归档的文件材料公文承办人和阅文人，为了今后方便自己利用文件材料等，往往不愿或未能及时将办理和阅读完毕的应当归档的文件材料及时主动地退回文书部门或立卷部门。因此，文书部门或立卷部门很有必要采取措施主动地收集应归档的文件材料。主动收集文件材料的方法、措施主要有以下几种：（1）把好公文用印关（2）加盖退回文件的戳记。（3）清退文件材料。,4.3.3文件材料收集的要求1）加强宣传，使机关全体人员重视、支持文件材料的收集工作立卷部门和档案室要做好以下两方面的工作：（1）宣传贯彻档案法、立卷归档制度等文件。（2）做好档案管理的基础工作，主动为机关工作服务。2）按照归档范围把文件材料收集齐全完整机关档案工作业务建设规范指出：“归档的文件材料种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。”应当依据本机关归档范围的规定，把文件材料收集齐全完整。（1）文件材料（档案）的种类要齐全完整。（2）文件材料的份数和每份文件材料的页数要齐全完整。,3）及时主动地收集文件材料，做到“三勤”为了把文件材料收集齐全完整，应当在平时及时收集文件材料。及时主动地收集文件材料，要做到“三勤”，即脑勤、手勤、腿勤。4）注意收集文件材料的分工（1）机关之间收集文件材料的分工。（2）采用分散归档组织形式的机关内部机构之间收集文件材料的分工。,4.4.1归档文件的装订装订指采用符合档案保护要求的装订材料将归档文件以“件”为单位固定在一起。装订是整理归档文件的第一步，包括三个环节：确定文件的整理单位，修整文件，装订文件。1）确定文件的整理单位规则规定，归档文件和整理单位是“件”，一般以每份文件为一件。具体说，归档文件和整理单位“件”包括以下情况：（）正本与不同稿本。（）正文与附件。（）文件处理单与文件。（）原件与复制件。（）转发件与被转发件。（）报表、名册、图册等。（）来文与复文。（）汉文文本、少数民族文本与外文文本。,2）修整文件修整文件指对不符合要求的归档文件进行必要的修整，包括修裱、复制、折叠等。（）除去易锈蚀的金属物。（）修裱破损文件。（）复制字迹模糊或易蜕变的文件。（）折叠超大纸张。3）装订文件使用符合档案保护要求的装订材料对每“件”归档文件进行装订，以从实体上确定“件”的形态，同时可以起到固定文件页次、防止文件张页散失、便于保管和利用的作用。装订文件应当先排序，再对齐，然后选择装订方式和用品进行装订。（）对齐文件。（）装订方式。,4.4.2归档文件的分类规则中归档文件的分类，指对全宗内归档文件实体分类，即将归档文件按其来源、时间、内容和形式等方面的异同分成若干层次的类。归档文件的分类具体包括选择分类方法、制订分类方案、对文件归类。1）选择分类方法规则把年度、保管期限、组织机构（问题）作为通用的分类方法。其中，年度分类法、保管期限分类法是必选项，任何单位都必须使用这两种分类法。归档文件的分类是分层次进行的，将几种分类法结合使用称为复式分类法。规则推荐：“采用年度机构（问题）保管期限或保管期限年度机构（问题）等方法进行分类。”,（1）年度机构保管期限分类法。这种分类法适用于内部机构较稳定、每个内部机构每年形成的归档文件数量较多的立档单位，尤其适用推行部门整理归档文件的大机关单位。采用这种分类法，将每年的档案按机构序列和各机构内的保管期限序列依次上档案柜架排列，不必预先留空位，也避免了倒腾柜架；同时，将同一年度、同一机构的档案排列在一起，便于文件实体查阅。,（2）年度保管期限机构分类法。这种分类法适用情况跟上一种分类法相似，所不同的是每个内部机构每年形成的归档文件数量不太多。（3）保管期限年度机构分类法。这种分类法的适用情况跟第一种分类法相似，所不同的是每个内部机构每年形成的归档文件数量较少。采用这种分类法，不同保管期限的档案分别排架，同一种保管期限的排列在一起，便于档案移交进馆和销毁保管期满的档案。但在每种保管期限的位置需预留空位，以备以后各年档案陆续上架，否则需要每年倒腾柜架。,（4）年度问题保管期限分类法。这种分类法适用于内部机构变化频繁复杂，或因机构之间分工不明确而难以区分归档文件所属机构，或内部机构非常简单甚至没有内部机构，并且每年的每个问题形成的归档文件数量很多的立档单位。那些不适合采取机构分类法的、每年形成的归档文件数量很多的大机关单位，适合采取这种分类法。（5）年度保管期限问题分类法。这种分类法的适用情况和第四种分类法相似，所不同的是每年的每个问题形成的归档文件数量不太多。,（6）保管期限年度问题分类法。这种分类法的适用情况和第四种分类法相似，所不同的是每年的每个问题形成的归档文件数量较少。（7）年度保管期限分类法。这种分类法适用于内部机构非常简单或没有内部机构的、每年形成的归档文件数量较少的基层单位或小机关。（8）保管期限年度分类法。这种分类法的适用情况与上一种相似，所不同的是基层单位或小机关每年形成的归档文件数量更少。,2）制订分类方案分类方案是根据结合保管期限的复式分类法，标列各级类目名称的全宗内分类体系的纲要。各机关、单位应当在选择一种适当的结合保管期限的复式分类方法的基础上，编制归档文件（档案）的分类方案。分类方案是对文件归类的依据，应当相对稳定。3）对文件归类分析文件的来源、时间、内容和形式等方面的异同，依据分类方案，将文件归入按年度、保管期限、组织机构或问题划分出来的相应的类。,4.4.3归档文件的排列归档文件的排列，指在分类方案的最低一级类目内按照一定的方法确定归档文件的先后顺序。1）排列归档文件的事由原则规则强调按“事由”排列归档文件。排列归档文件的事由原则，指将同一事由的相关文件排列在一起。,2）排列归档文件的方法规则中规定：“在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间、重要程度等排列。会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。”类内归档文件的排列，包括两步：先按事由原则将属于同一事由的文件集中在一起，并按照一定方法排列；再将不同事由的文件按照一定方法排列。（1）同一事由内归档文件的排列。（2）不同事由间归档文件的排列。这又可分为几种情况：一是按照不同事由形成时间的先后顺序排列。二是按照不同事由的重要程度排列。,4.4.4归档文件的编号归档文件的编号，指将归档文件在全宗中的位置以归档章的形式在归档文件上标志为符号。1）加盖归档章（1）归档章的项目与格式。归档章的项目包括全宗号、年度、保管期限、室编件号、馆编件号、机构（问题）。此外，也可在归档章上增加“收文日期”、“收文号”，将收文章与归档章合二为一。如图：,2）归档文件的编号项目及填写方法（1）全宗号，是档案馆对接收的各全宗或对接受范围内各立档单位所编制的代号。没有全宗号的单位，可将此项目空置，留待档案馆给定全宗号后再行填写或刻在归档章上。（2）年度，指形成和处理归档文件的年度，应采用公元纪年以4位阿拉伯数字表示。（3）保管期限，指在整理归档文件时按照文书档案保管期限表给归档文件划定的保管期限，分为永久、长期、短期三种，简称“永、长、短”，代码分别为“Y、C、D”。（4）件号，指归档文件的排列顺序号，包括室编件号和馆编件号。室编件号指对归档文件分类、排列后编制的排列顺序号。馆编件号指档案移交进馆时由于再鉴定、整理而按照新的排列顺序重新编制的件号。,4.4.5归档文件的编目编目指编制归档文件目录。规则规定：“归档文件应依据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录。”1）归档文件目录的项目归档文件目录的项目有：件号、责任者、文号、题名、日期、页数和备注。各机关单位根据需要可以增加其他项目，但应跟同级档案行政管理部门的要求相协调。2）归档文件目录的格式归档文件目录的格式（见表41），包括目录表头、目录表格形式、各项目在目录中的位置等。,表41归档文件目录,3）归档文件目录册归档文件目录册应当单独装订成册。归档文件目录册不宜太厚或太薄。为了便于档案管理，尤其为了便于档案的价值鉴定、销毁、移交，目录编制成册的方式最好跟分类方案一致，区分保管期限（永久、长期、短期）分别编制归档文件目录册。4）归档文件目录封面的格式,5）归档文件目录的填写要求。归档文件目录各项目的具体填写要求如下：（1）件号。要填写室编件号。（2）责任者。责任者指制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。应使用全称或通用简称。（3）文号。填写文号应照实抄录，机关代字、年度、顺序号都不能省略。文号栏若一行填写不完，可以回行写两行。（4）题名。题名即文件标题。一般情况下，文件只有一个题名，填写时照实抄录。有的文件还有副题名或并列题名。,（5）日期。日期指文件的成文时间。填写日期的年月日时应以8位阿拉伯数字标注。例如，2005年9月7日应标注为20050907。（6）页数。计算页数时，文件中有图文（跟文件内容相关的文字、图表等）的页面为一页，空白页不计。正本与定稿、来文与复文等作为一件时，应将构成该件的各文件的页数相加作为该件的页数。折叠的大张的文件或图表，按未折叠前图文的页面数计算页数。（7）备注。备注栏用于填写需要补充说明归档文件的情况，包括密级、缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。,4.4.6归档文件的装盒装盒包括将归档文件按件号顺序装入档案盒、填写档案盒封面与盒脊、填写备考表等工作内容。1）归档文件装入档案盒的要求（1）按照分类方案将不同类别的归档文件分别装入不同的档案盒。（2）严格按照件号顺序将归档文件装入档案盒，一盒装满后再顺次装入下一盒。不（3）根据类内归档文件的厚度选择厚度适宜的档案盒，尽量使装满盒的文件与档案盒形成一个整体，档案盒竖放时不至于使文件弯曲受损。,2）填写备考表案盒的备考表放在案盒文件最后，说明盒内文件的状况，如该盒内文件缺损、移出、补充、销毁以及其他需要说明的问题等，并填写登记日期及归档文件整理完毕的日期、整理人、检查人。整理人，即负责整理文件的人员姓名；检查人，即负责归档文件整理质量的人员姓名。备考表由整理人填写。,3）填写档案盒封面与盒脊档案盒的外形尺寸为310mm220mm(长宽)，盒脊厚度可视情况制作，厚度一般为20mm、30mm、40mm。档案盒采用的材料必须经久耐用，一般应采用无酸纸制作。（1）填写档案盒封面。（2）填写档案盒的盒脊或底边栏目。档案盒一般根据摆放方式的不同，在盒脊或底边设置全宗号、年度、保管期限、起止件号、盒号。,4.4.7归档归档就是指文书部门将系统整理后的案盒文件向档案室进行移交以便集中保管。移交时要注意办理好移交手续。1）归档范围归档范围即文书整理的范围，凡属整理