外资企业档案管理规定

档案管理规定一、 为科学、合法、安全地保管本公司的所有会计、人事行政资料，特制定本规定。各部门相关人员必须严格遵守。财务经理为第一责任人，由财务总监监督执行。二、 公司设立专用档案室，专门用于存放会计单据、档案以及人事行政资料、档案等，不得用作它用。三、 档案室锁钥及密码由财务经理和财务主管保管、使用。档案室内重要资料需另外上锁，并由相关人员专管。档案室有必备的消防设备，安装联网报警装置，防止突发事件造成资料、档案的损废。四、 档案管理年限、销废规定。1、 海关手册、报关单据、税务报表、财务报表、会计账册、会计凭证、供应商和客户信息资料以及公司董事会决议、经济合同等重要文件，长期保管。2、 普通生产部门凭证资料、收货送货资料、销售、采购资料等，保管15年。3、 对于超过保管年限，需要报废处理的资料，需经财务部门登记，报财务总监批准后，由财务部经理和财务部档案管理人员当场根据批准的清单销废。4、 任何部门不得私自销废公司的任何文件、资料。五、 财务资料归档管理：1、 当月的会计资料由各会计人员负责保管本职工作的所有会计资料。月结后，应将上月会计资料交由资料管理员统一保管。以往年度的会计资料，须由资料管理员封存于会计档案专用保管室。并按会计法规定的保管年限保管。2、 总帐管理员为会档案管理员。专用档案室内所有资料，未经财务经理或财务总监授权人员批准，任何人不得查阅或调用档案室内资料。3、 本公司英文帐系统简称为：JDE系统；中文帐简称为：金碟系统。中、英文帐共用一套原始凭证。英文帐遵守总公司会计制度，中文帐遵守中国会计制度。4、 会计凭证归档实施细则：会计凭证以金碟帐务系统所打印的凭证号为序归档。所有金碟会计凭证必须有JDE帐务系统的会计凭证及原始凭证。如原始凭证太多，不便附在记帐凭证后的，必须在记帐凭证上注明原始凭证存放处，并须制订此类原始凭证的保管规则。独立存放的原始凭类别及归档方法如下：A、 属于应付帐款的转帐凭证的原始凭证资料。按照收货单（GRN）号，以由小到大的顺序分月归档。原始资料包括：税务发票原件（进口材料的外商提供发票）、供应商送货单原件、收货单（GRN）。 金碟转帐凭证的摘要栏打印有“JDE的PV号” B、 属于应收帐款的转帐凭证的原始凭证资料。按送货单号（JDE的DN号=JDE的发票号），以由小到太的顺序分月归档。原始资料包括：有客户签收的送货单原件、JDE的发票。 金碟转帐凭证的摘要栏打印有“JDE的 DN号”C、 零用现金报销单。付款凭证上只附“零用现金报销单汇总表”。原始的零用现金报销单对应“汇总表”分册装订，并按月编号。D、 固定资产本公司使用固定资产卡片管理固定资产。固定资产卡需有该固定资产购建的发票或报关单复印件等资料作为附件。固定资产卡按编号归档。5、 收款凭证每张收款凭证都应附有原始单据，原始单据为银行进帐单。金碟的收款凭证的摘要栏打印有“JDE 的 单据号”。a) 付款凭证每张付款凭证都应附有原始单据，原始单据包括：公司内部的付款申请表、客户的税务发票、送货单、本公司的收货单、申购单等。金碟的付款凭证的摘要栏打印有“JDE 的 PV号”。为适应JDE系统“所有付款必须经AP帐号”的原则，在非原料的付款中，采用了“其它应付款”科目作为中间科目。所有这类转帐凭证的原始凭证都保存于相对应的付款凭证下。（需注明相应的付款凭证号）b) 所有记帐凭证、收货资料、送货资料等在月结后30天内，必须装订成册。装订成册的资料需有资料封面，封面内容应包括：公司名称、资料名称、会计期间（年、月）、本类资料的当期的总册数、本册凭证的全部金额、资料起止编号（应有金碟及JDE系统两套编号）。六、 人事行政资料归档管理：1、 公司员工个人档案、公司薪资文件为公司机密文件，必须存放于档案室人事行政部资料专柜，随时上锁。锁钥由人事行政部专管。其它人事行政部一般性资料，由人事行政部职员存于工作区内资料柜中。2、 员工人事档案，以员工工号为顺序依次归档。个人档案中包括，员工简历、学历证书复印件、身份证明文件复印件、应征申请表、入职核准表、劳动合同、保密协议、重要员工行为报告等基本资料。3、 新入职员工的个人档案资料，在全部签署当日必须归档，并存于档案室人事行政部资料柜中。4、 未经财务经理或财务总监授权人员批准同意，任何人员不得调用、查阅或复印员工人事档案资料。5、 员工个人资料应同时在人事行政部建立电子档案。电子档案必须设置密码，密码必须且只能够由人事专员、财务经理和财务总监保管。未经财务经理或财务总监授权，任何人员不得COPY或调用、查阅人事行政部的电子档案。七、 销售部资料归档管理：1、 销售部门需归档管理的资料包括：客户档案、客户订单、本公司的销售单。2、 客户档案资料应包括客户的营业执照、税务登记证等证件复印件，客户的信贷评估表等。客户档案资料由销售部按照客户号顺序归档保管。3、 客户订单和本公司的销售单必须一一对应归档。档案由销售部存于本部门的文件柜内。当本部门无法存放时，需要造成清册，交财务部档案室保管。八、 生产部资料归档管理：1、 生产部门需归档的资料包括：申购单、生产工单、领料单、退料单以及入仓单等。2、 生产部门的资料归档以工单号为顺序归档，与领料单、退料单和入仓单形成相应对应关系，一并归档保管。3、 生产部门的资料由本部门归档保管于部门资料柜中。当本部门无法存放时，需要造成清册，交财务部档案室保管。九、 物流部资料归档管理：1、 物流部门需要归档的资料包括：本公司送货单、运输单、供应商送货单、收货单、领料单、入仓单、退料单等。2、 物流部门的各项单据都需编号，并按编号顺序归档保管。3、 物流部门的资料由本部门归档于本部门的资料柜中，当本部门无法存放时，需要造成清册，交财务部档案室保管。十、 采购部门资料归档管理：1、 采购部门需要归档的资料包括：供应商档案、本公司申购单、采购单、采购合同以及供应报价资料