gt_时间管理技巧-_练习

2018/1/30,1,时间管理,有效主管的锦囊法宝,2018/1/30,2,上帝很公平！每一个人每天只有24小时,能否有效地运用有限的时间，决定我们一生的成就 ！,2018/1/30,3,管理者的最大挑战之一,要求自己有效运用自己的时间同事的时间上司的时间,2018/1/30,4,有效运用时间的重要性,如果你能妥善的管理自己的时间， 也必能提高部属对你的信心人们乐于承接一系列经过良好规划的工作， 而不喜欢面对突发的紧急事件任何人心理与生理上都需要休息，你应该 适度调整自己与部属的工作步调,2018/1/30,5,每个人在生理上清醒与睡眠的运行节奏,云雀型 适合于早上工作 不要在一开始上班就处理例行工作夜猫子型 适合于夜晚工作 避免一大早召开重要或困难的会议,了解自己、部属、同事与上司的生理时钟,云雀与夜猫子,2018/1/30,6,工作时间管理的目的,改善工作习惯，帮助自己和团队每天赚 一些时间充分利用，让工作更有效率成为时间的主人，可以掌握时间做想做的事情,2018/1/30,7,1. 帕金森定律,每项工作都可以无限期的霸占你的时间（心理时间），所以一定要给自己设下时限！,时间分配原则,2018/1/30,8,2. 谨慎原则,规划60%的工作时间 保留40%的缓冲时间,2018/1/30,9,60%给预定计划（日计划表）20%给预定计划外的事物（干扰/时间窃贼）20%给突发事件与社交活动（创造性时间）,时间分配,2018/1/30,10,上司占用时间。用于完成上司要求的工作。你若不完成这些工作，很快就会直接受到批评或处分组织占用时间。用于处理其他主管要求支援的任务。忽略这些要求，也会受到处分，但不见得较前者那么直接或迅速自己占用时间。用于处理自己提出或同意做的工作。其中一部分属于部属占用时间， 其他时间才属于主管自己的（自由支配时间）,三种时间管理,主管要应付上述各种关系人的要求，就须 控制好工作的时机和内容。,2018/1/30,11,控制好工作的时机和内容，提高时间运用效率：1. 排除部属占用时间，增加自由支配时间；2. 利用这些新增加的自由支配时间, 监督每位部属是否确实拥有主动权,也知道如何采取主动；3. 把新增加的另一部分自由支配时间,用于 上司占用时间和组织占用时间,并决定 这类工作的时机和内容。,时间管理艺术：让时间价值倍增,2018/1/30,12,第一步 将各项工作按其价值分为 重要及不重要第二步 根据各项工作的完工期限远近分为： 急迫的及不急迫的 重要 重要，不紧急 重要，紧急不紧急 紧急 不重要，不紧急 不重要，紧急,不重要,时间管理的进行步骤,2018/1/30,13,四象限工作性质分析,重要性,急迫性,抓紧做，返回第二象限,重点做，按计划的步骤做，为明天准备,不花时间，少花时间，授权部下做,平衡好被支配的事情，争取自由返回一/二 象限,2018/1/30,14,时间管理要诀,1.定目标2.判别优先次序3.定完成期限4.善用日记簿（日计划表）5.写清单（工作项目/行动清单）6.每半天，重复检查当天事项以免遗漏7.把握时机,2018/1/30,15,将每天工作内容列入此表分析每项工作的性质，排出优先次序拟定处理对策,有效运用工作日程管理表,2018/1/30,16,2009 - 8 - 27 工作时间计划/日程管理表,优先顺序：1：重要+紧急2：重要+不紧急3：不重要+紧急4：日常事务,优先顺序3，4的处理方法：1: 委托给某人（要确定他能够做好）2: 训练某人 去做，下次要他提出建议3: 下次不同意做4: 集中于一段时间内做5: 缩减活动时间6: 其它,工作关系人1：上司2：组织3：下属4：自由支配,2018/1/30,17,课后作业：制定课长/班长/QC/QE的工作日程管理表,1.运用四象限分析法将你平时固定要执行的工作活动 （占用60%的工作时间）予以分类；2.识别各项工作活动的工作关系人；3.依照关系人的重要性（由代号顺序）决定各项工作的优先顺序 关系人重要性 + 重要/紧急 实例： （1，1）第一优先 + 重要/不紧急 （1，2）第二优先 + 不重要/紧急 （1，3) 第三优先 （2，1） 4.日程管理表中工作时间计划的安排 1）生产计划）实施前的准备作业：早会/人机料条件的确认 2）计划/改善方案实施过程的监督查核：员工是否遵守标准， 3）现场异常问题的处理 4）主管交办工作的处理 5）例会,2018/1/30,18,时间管理的具体方法（一）,1、此事花多少时间 取决于该项工作的重要性 该项工作何时完工 取决于该项工作急迫性2、管理今天的时间运用四象限管理法 管理明天的时间聚焦于第二象限重要工作的管理 总结昨天的时间总结经验，吸取教训，改进措施3、运用时间管理表 。记录你的时间 。计算你的时间 。平衡你的时间 。分配你的时间,2018/1/30,19,时间管理的具体方法（二）,4、集中时间，解决第二象限的重要事项。5、善于运用零星时间，增加时间利用效率。6、系统管理你的时间，善于用好别人的时间。7、以人为中心 使用时间，主管在“人的管理 ”上 要舍得花时间。8、充分运用现代管理工具，例如电脑、信息管理系统提高 时间利用效率,2018/1/30,20,15 项浪费时间的主要因素,控制1、电话打扰2、不速之客、顺便来访3、信息资料不全4、缺乏自我约束5、不善于拒绝,计划1、试图完成过多的工作或不切实际的 时间预