展览公司档案管理办法

广东某展览有限公司档案管理办法为了建立健全公司的档案工作，加强对公司档案的科学管理，有效地保护和利用档案，结合本公司实际情况，特制定本办法。一、档案分类、存放部门（注：领导：集团公司领导。文档=行政人事部文档管理员。经办=各部业务经办人。人事=行政人事部人事经办人。财务=财务部业务经办人。)分类内容存放部门原件备份业务档案业务可研报告、请示及批复文件。文档经办各类补贴申请及批复文件。工作计划、方案和批示。与合作单位签约文件（包括协议及承诺性信函）。在琶洲国际采购中心外租馆合同。请国家领导人、省、市领导人和其它重要人物出席或参观展览会的请示和安排；国家领导人、省、市领导人的题词和讲话。出访报批件等。总结（简报）或统计数据。业务照片。新闻报道汇总。行政档案公司同外单位签订的各种协议、合同及其审批件。文档经办公司中层以上领导参加的各类会议纪要、简报。各主管部门下达的企业必须执行的文件及其他重要文件。公司行政性规章制度。公司及其分支机构设立、变更决策和审批文件。公司及其分支机构设立、变更工商文件。注册商标、域名知识产权。合资公司协议、股东会决议、董事会纪要、工商文件。人事档案公司人事、工资、福利、培训制度。文档人事公司自管档案人员的人事档案。人事人事人事档案公司负责发放工资、福利人员的工资、福利发放情况。人事财务公司员工奖惩、培训、考勤和休假情况。资产档案房产、土地证。文档财务2000元以上办公家具资料。财务文档信息、通讯、电子办公设备。人事车辆。财务文档财务制度。文档财务收、支款合同。经办财务财务凭证。财务基建档案基建项目立项、预算请示及批件。文档经办咨询、设计、施工招、投标文件。文档经办与咨询、设计、施工单位签订的协议或合同。规划、用地、施工许可。工程图纸和工程竣工验收资料。其他重要文件。二、档案建立程序1.档案交存时限：机密文件、员工档案、财务凭证、集团公司会议纪要、合同文件和资产文件要随时送文档管理人员签收保管；其它文件在相关工作完成后14天内立卷后，送交档案管理员。其它单独事项文件，需存档备查的，分类立卷后，每年12月份内交档案管理员。2.档案建立要求：员工档案和财务凭证档案按行政人事部和财务部规定的方式建档；其它文件经办人按文件的时间顺序将重要文件整理成卷，填写卷宗夹，并打印如下卷内目录，一式两份，经本部门负责人签字确认后，同电子版一并交行政人事部档案管理人员确认签收后，由公司保管，交卷人留一份卷内目录作凭证。3.档案管理人员要将存档文件建立检索目录。卷内目录卷宗名称：序号文件/合同经办人文件/合同编号编制日期文件/合同题目份数/张数是否原件1立卷人： 立卷部门负责人：档案管理员：三、档案密级和保存期1.密级：有机密文件的档案卷按其中最高密级文件定密级。2.保存期限：文件保存期要按文件内容来确定。一般配情况如下：涉及国家领导人、省、市领导人的档案永久基建档案永久产权文件档案产权消失后第10年权利义务文件的档案权利义务有效期后第10年业务资料业务结束后第10年财务档案由财务部定人事档案由行政人事部定四、档案保管1.各部门和机要交换送交的档案，在已立卷的基础上，由档案室统一进行分类、合并、装订和保管。2.档案管理员要记录档案的收进和移出、卷宗和案卷数量、查阅情况。3.档案室必须严格注意防盗、防火、防虫、防潮，确保档案的安全。经常检查档案保管情况，对破损和变质档案，及时修复。每年年终进行一次全面检查，发现问题，立即解决。4.根据需要与可能，努力更新收集、保存方式，逐步实现档案管理的信息化。五、档案借阅1.公司所有档案资料的密级分为绝密、机密、秘密、一般。集团公司内部人员非因公需要，一律不得查阅或借阅本公司档案。因工作需要，员工可以借阅一般性的档案资料；部门经理（含）以上职务可借阅除绝密级以外的档案资料；绝密级档案资料只有公司副总经理（含）以上职务者方可借阅。特殊情况须经主管公司领导批准可特殊处理。2.员工借阅档案资料，需经本部门负责人批准，按规定办理登记手续，才能借阅。借阅人员应与档案管理员当面点清，借阅档案后须及时退还，并办理归还手续。3.凡外单位人员借阅档案资料，须持有关单位证明或介绍信，并经我公司副总经理(含)以上领导批准，方可查阅，但不能借用。4.档案资料原则上不向外借出，只限在档案室查阅。如工作需要借出，借用期最长不超过一周，如工作需要延期使用，须向档案管理员说明理由，并办理续借手续，每次续借不超过五天。归还要点清和检查，如发现遗失或损坏，要及时报告和处理。5.查阅档案材料，不得在档案材料上划圈、涂改、更不得拆散、折叠损坏档案。6.借用档案应注意保密，妥善保管，不得损坏遗失，不准拆卷、剪裁或抽张取页，不准涂改、增删内容、画标记或自行复制。如工作需要，须经主管公司领导同意后方可复制、复印、登记。不准带出集团公司或转借他人。7.有复印件卷的档案，一般只查阅或借阅复印件卷。8.借阅档案的人员调离，离开公司前，必须将借阅的档案资料还给档案室，并办理注销手续。否则将视具体情况予以处罚并罚款。9. 档案室档案管理人员办公室严禁吸烟。六、档案的鉴定、销毁1.档案室应会同公司内有关部门，根据本公司档案材料保管期限表，对档案定期进行鉴定。鉴定工作结束后，对逾期应该销毁的档案要作书面鉴定报告。2.对销毁的档案应造具清册经有关部门领导签注意见，报公司主管领导批准后销毁。销毁