应用文写作PPT课件

.,1,应用文写作,辽宁大学文学院纪殿禄,.,2,公文种类,1、行政公文2000年8月24日，国务院发布了国家行政机关公文处理办法（国发200023号），规定行政公文的种类为13种。（1）命令（令）（2）决定（3）公告（4）通告（5）通知（6）通报（7）议案（8）报告（9）请示（10）批复（11）意见（12）函（13）会议纪要,.,3,2、党的机关公文,1999年4月25日又发布的中国共产党机关公文处理条例，将文种确定为13种。（1）公报（2）决议（3）决定（4）指示（5）条例（6）规定（7）通知（8）通报（9）请示（10）报告（11）批复（12）会议纪要（13）函其中，“决定”、“通知”、“通报”、“请示”、“报告”、“批复”、“会议纪要”、“函”8个文种，与行政公文基本一致。只有“公报”，行政公文中的对应文种是“公告”，二者有较大的差别。,.,4,事务文书,1、计划总结类文书计划；总结；述职报告。2、调查、简报类文书调查报告；简报。3、会议类文书开幕词、闭幕词；大会工作报告；领导讲话稿；演讲稿；会议记录。4、规章制度文书章程；办法；细则；规则；守则；制度；公约。,.,5,公文写作原理,公文作者的思维方式写作，从本质上说，是思想的表达，在写作过程中，最重要的并不是“写”，而是“思”。不同的文体，其思维的方式方法并不相同。文学创作的主要思维方式是形象思维，思维的形态呈现高度的创造性特征。学术性文章的主要思维方式是逻辑思维，思维的形态则有明显的科学性特征。公文写作思维的特征表现在以下几个方面：,.,6,1、对象化思维,对象化思维与主体化思维，是一对特征相反的思维方式。所谓主体化思维，是围绕作者的主观因素而展开的思维，也就是以辨识、整理、传达作者个人的思想、感情、意志、愿望、情绪、心境等为目的的思维。对象化思维，是围绕作者想要处理的那一事件，或想要解决的那一问题而展开的思维。我们把思维指向的事件或问题称为思维的“对象”，那么，这种思维是一种以对象为中心，以弄清对象的形态、性质、特征、规律为目的的思维。其最终目的是为了处理和解决这一事件或问题。这样的思维当然也不能完全脱离开作者的立场、思想、愿望等主观因素，但这些因素都不占据核心地位。,.,7,2、模式化思维,与模式化思维对应的是创造性思维。文章写作都有一定的创造性，但创造性有强有弱。公文写作就是一种创造性较弱的写作行为，跟文学创作大不相同。文学创作主要以创造性思维的方式进行。从构思到表达，都要求有创造性。文学创作拒绝模式化。公文写作也要求有独到见解，但并不刻意求新求异。在结构、表达、语言、风格等方面，都不要求标新立异，而更多地要求按照既定的模式来展开。在结构上，公文写作有一个“基本型”，由三大块组成全篇：开头、主体、结尾。三大部分的写法也有套路：开头一般都是写行文的根据、目的、意义。主体部分用来叙述基本事实、阐明性质意义，或者提出措施、要求，排列法规条文。结尾部分则是执行要求或申报请求。公文的表达方式，主要采用五种基本表达方式中的三种。五种基本的表达方式分别是叙述、描写、抒情、议论、说明。其中“描写”方式务虚而不务实，公文写作一般不用。“抒情”主观性强，公文写作也极少采用。公文写作只用叙述、议论、说明三种表达方式。在这三种表达方式中，也多是常规用法，如叙述，用顺叙、概叙较多，倒叙、插叙则少；议论、判断为多，严谨的学理化推理则少。总之，公文的表达，模式化方式多，创造性手法少。公文的语言也是模式化的语言。有一些词语，在公文中出现的频率特别高。如“来函收悉”、“希即遵照”、“拟请”、“敬请批复”、“特此函复”等，这都是约定俗成的套语，言简意赅。公文的文种、格式，也都有很强的模式性。,.,8,3、替代思维,替代思维是一种站在他人的立场上，设身处地，替他人思考的一种思维方式。首先，替代思维是一种被动的思维，它启动于法人作者的指令或授权，终止于法人作者意志的准确传达。思维的目的、思维的方向、思维的内容，都不是代言作者的主动选择。其次，替代思维是一种限制中的思维，思维的运行，被限制在一个特定的范围之内。在内容上，代言作者的思维必须无条件地循着法定作者的规定行进。再次，替代思维还是一种组织性思维，而不是认知性思维。代言作者的思维成果，只能在结构的组织上、表达方式的选择上、遣词造句上有一定的体现。,.,9,4、逻辑思维,逻辑思维是人在认识过程中借助于概念、判断、推理反映现实的过程，它以科学的抽象概念揭示事物的本质，表述认识现实的结果。与逻辑思维相对应的是形象思维。形象思维是借助于表象、想象、意象来创造艺术形象的过程。文学艺术的创作和欣赏主要用形象思维，而公文写作主要用逻辑思维。,.,10,公文的结构,朱光潜选择与安排：写文章“第一须有头有尾有中段，第二是头尾和中段各在必然的地位，第三是有一股生气贯注于全体，某一部分受影响，其余各部分不能麻木不仁。一个好的阵形应如此，一篇好的文章布局也应如此。一段话如果丢去仍于全文无害，那段话就是赘疣；一段话如果搬动位置仍于全文无害，那篇文章的布局就欠斟酌。布局愈松懈，文章的活力就愈薄弱。”一、结构的要求（一）完整性：1、开头、主体、结尾三部分齐备，不可无故残缺。2、各个部分要相对饱满，不能干瘪、空洞，给人局部残损的感觉。3、脉络畅通，首尾贯穿。艺术创作有“只写残缺不写全”的说法，讲究点到为止，留下一些空白由欣赏者来填补，这样做能够更好地调动读者进行审美再创造的积极性。公文写作不宜采用这一做法，公文写作的内容要求明确、实在，不能采用虚实相生、意到笔不到写法。否则，将会影响指导意见的落实和处理。（二）连贯性：内容要连贯，语言要衔接。（三）严密性：各部分要有逻辑联系，不可前后矛盾。,.,11,二、结构的主要环节,结构环节：层次和段落；过渡和照应；主次和详略开头和结尾。（一）层次和段落1、公文层次的两种基本形态一种是并列式，一种是递进式。开头通常是总述或总论，它自成一个层次。主体部分的各层或分述或分论，不是呈现并列形态，就是呈现递进形态。对事物几个不同侧面的考察，对事件发生的几种不同原因的分析，对法规中不同条文的陈述等等，都将形成相互并列的不同层次。如果从事物的表象逐步深入去探索其本质，每一个深化的阶段就形成一个层次，各层次之间就是递进形态。从结果出发找原因，也是递进形态。,.,12,2、段落,首先，保持段意的单一性。一篇文章只能办理一件事务，只能有一个中心话题，只能有一个中心思想。其次，注意段意的完整性。再次，段落安排要长短适度。,.,13,（二）过渡和照应,1、过渡就是段落之间、层次之间进行衔接的形式或手段。公文在总论（或总述）与分论（或分述）之间，一般需要过渡；分论（或分述）之间，有时也需要过渡。过渡的方式有三种：一是过渡段；二是过渡句；三是关联词语。用关联词语过渡，常用的词语有：“因此”、“但是”、“然而”、“总之”、“综上所述”等等，一般出现在下层或下段起首。,.,14,2、照应,照应就是文章前后内容之间的关照和呼应。公文中照应的常见形式有：首尾照应，即结尾照应开头。如开头说“为制定本规定”，结尾要求“本规定从某年某月某日起施行”。序列照应，如“首先其次最后”，还有“第一第二第三”，以及“一、二、三”等序码标志，都会起到照应作用。序列照应不得出现错漏的现象。注释性照应，在公文中，前面出现的一些概念无暇解释，可以在后面文章末尾处安排注释，一方面对前文的某些概念进行解释，一方面引导读者回顾前面的内容。,.,15,（三）主次与详略,1、主次文章各部分的内容，在文章中所占的地位和所起的作用并不完全相同。文章各部分的主次地位，是根据文章的主题来确定的。显示主次轻重的方法：一是在层次上显出；二是在篇幅分量上。2、详略公文写作，表述观点时可详可略，叙述和引用材料时也可详可略。公文是讲究精练实用的文体，表达观点直接明了，叙述事实简练清晰，一般不写细节，更不用精雕细刻的手法。公文的略写多于详写。详略应遵循的原则：一是以主次地位确定详略。大多数情况下，主要观点和重要条文要详写，一般观点和次要条文要略写。二是以典型程度确定详略。这是指材料而言。典型材料说服力强，要表述得充分一些；非典型的辅助性材料，则可以表述得简略一些。,.,16,（四）开头和结尾,1、开头开头的写作要求：首先要开门见山，一落笔就直接指向要处理的事件或要解决的问题，不能像文学作品那样铺张、烘托和渲染。其次要文笔简练。公文开头，多数只有一个自然段，而且不能太长。公文开头的常见样式：A、根据式开头。即在开头表明发布公文的根据，所根据的一是上级文件，二是领导指示，三是有关规章，四是现实情况。这类开头一般用“根据”、“遵照”、“按照”等介词领起。在公文写作中比较普遍。根据国务院关于进一步调整国务院部门（单位）所属学校管理体制和布局结构的决定（国发199926号，以下简称决定），除教育部以及外交部、国防科工委、国家民委、公安部、海关总署、民航总局、体育总局、侨办、中科院、地震局等部门和单位继续管理其所属学校外，国务院其他部门和单位原则上不再直接管理学校。为贯彻落实决定，现提出如下实施意见。关于调整国务院部门（单位）所属学校管理体制和布局结构的实施意见，教育部、国家计委、财政部2000年1月29日发布,.,17,B、叙述式开头。即把公文所指向的主要事实作一个简要的交代，然后在事实的基础上展开主体部分的表达。叙述式开头可以使读者对基本情况、主要事实有一个大致的了解，在此基础上，理解公文下一步展开的内容就比较容易了。自年国务院召开全国劳动模范和先进工作者表彰大会以来，全国各族人民积极投身到建设有中国特色的社会主义现代化建设事业中，各项改革和建设事业取得了巨大成就，涌现出了大批品德高尚、成绩显著、贡献突出的先进模范人物。为有利于调动全国人民建设有中国特色社会主义的积极性，全面完成党的十五大提出的各项任务，国务院决定，年“五一”国际劳动节前后召开全国劳动模范和先进工作者表彰大会。现将有关事项通知如下：（国务院关于召开年全国劳动模范和先进工作者表彰大会的通知，国发号，国务院年月日发布。）,.,18,、结论式开头。一开头就提出对某一事件或某一问题的基本认识，以此为前提布置有关工作，提出开展工作的方法、措施和要求，也是一种比较常用的公文开头方式。结论式开头或肯定成绩，或指出问题，或阐明原则，或亮明态度。新中国成立年来特别是改革开放以来，我国高等教育的改革和发展取得了令人瞩目的成就。在世纪，高等教育肩负着伟大而又光荣的历史使命，应该也必须有更打更快的发展。但是，当前高等学校后勤服务模式落后、后勤社会化改革滞后、后勤负担沉重的状况，已经成为制约高等教育发展的“瓶颈”因素。因此，进一步推进并尽快完成高等学校后勤社会化改革，关系到今后我国高等教育工作的全局，具有重要而深远的意义，任务艰巨，时间紧迫。（关于进一步加快高等学校后勤社会化改革的意见，教育部、国家计委、财政部、建设部、人民银行、税务总局，年月日发布）,.,19,D、目的式开头。在开头提出发布公文的动机、缘由、目的，称为目的式开头。这种开头常以“为”、“为了”等介词作为领起。目的式开头也是公文写作中运用较多的一种开头方式，这跟公文的实用性强，每一篇公文总有一个明确的目的有关系。为了严肃财经纪律，加强廉政建设，落实行政事业性收费和罚没收入“收支两条线”管理，促进依法行政，根据法律、行政法规和国家有关规定，制定本规定。（违反行政事业性收费和罚没收入收支两条线管理规定行政处分暂行规定，国务院2000年2月12日发布）,.,20,2、结尾,（1）公文结尾的写作要求。与一般文章相比，公文的结尾有特殊的要求。它不能用象征、隐喻、暗示的方法去追求“言有尽而意无穷”的韵味，而必须明确提出结论性的意见、请求或执行要求。（2）公文结尾的常见体式。A.总结式结尾：在结尾处用简洁明白的语言进行画龙点睛式的概括归纳，也就是对全文内容进行总结。B.希望式结尾：在结尾处提出希望、号召。C.说明式结尾：在结尾处对与文章内容有关的事项或问题进行交待说明。如：“以上内容仅用于征求意见，不能作为执行的依据。在正式通知之前，必须按现行有关规定办理。”D.套语式结尾：用固定的套语做结尾，多用于请示、报告等上行文和通知、通告等普发性下行文。,.,21,公文写作的语言要求,一、用语要准确（一）认真辨析词义西方有作家说，要表现一个事物，只有一个名词是准确的；要描绘一种状态，只有一个形容词是准确的；要说明一个动作，只有一个动词是准确的。写作的主要工作之一，就是找到这一个准确的名词、形容词、动词。这话对于文学创作来说未必适用，但对于公文写作，确实应该如此。在汉语中，有大量的近义词或同义词，使用时如不加以辨析，就会失之准确。如：“优异”、“优秀”、“优良”，存在程度上的差别。“鼓舞”、“鼓动”、“煽动”，存在着感情色彩上的不同。,.,22,（二）讲究语法和逻辑,第一，句子成分要完整。汉语构句有主语、谓语、宾语、定语、状语、补语六种句子成分，其中主语、谓语、宾语是主要成分，其他是辅助成分。对于每一个句子来说，有的句子成分可以省略，但不能任意省略和无故残缺。例如：“通过使”；“厂领导的做法，受到全厂职工的热烈欢迎。对他们联系群众、实事求是的作风给以很高评价。”,.,23,第二，句子中词语搭配要恰当。例如：“这种精神充满了各个村庄，开遍了全乡的各个角落。”第三，造句要讲究逻辑性。例如：“他们加强了对团员和青年的思想教育。”“基本上全部”；“基本上都”。第四，注意语序。例如：“屡战屡败”；“解被勒镯”；“情有可原，罪无可逭”；“一不怕苦，二不怕死”。,.,24,二、用语要简练,（一）文约事丰（用语精确，一以当十）。“郑伯克段于鄢”；（春秋；左传）“逸马杀犬于道”（一犬卧于街衢，逸马蹄而杀之；一马逸于街衢，卧犬遭之而毙。）（二）尽量使用短句。（审美主体对作为）（三）适当采用文言词语。,.,25,三、用语要质朴,（一）不做作，不生造大方、庄重、朴实，是公文语言的基本风格。公文语言忌讳华丽、造作、卖弄。（二）不溢美，不虚饰“当代华佗”医生；说刻苦必“废寝忘食”。“一把手亲自抓，县委委员人人抓，分管委员认真抓，主管部门直接抓，有关部门配合抓，村镇党委层层抓”。语言贫血语言贫血症一份情书谁制造了雷人的官腔？雷人公文汇报咏叹调,.,26,公文写作中的常见问题,一、文种使用不当有的公文作者不了解或不会正确运用国务院办公厅印发的国家行政机关公文处理办法确定的文种，以致长期只使用通知、决定等二三个公文，其余文种一概不用；有的公告、通告、通报分不清，望文生义去应用，将向国内外公布重大事件的公告用于销售化肥、农药、种子等事宜；有的不知公文中报告与请示是两种不同的文种，经常混淆不清，使用时张冠李戴或干脆写成“请示报告”；有的不知有命令（令）、批示函、会议纪要等公文，遇到该使用这些公文的场合则都用通知等公文去代替。,.,27,二、格式不规范公文格式上存在的问题，主要有以下表现：（一）公文文头不规范。（二）标题冗长、混乱、残缺不全。（三）主送机关排列混乱。（四）结构层次序数混乱。（五）附件不符。（六）主送、抄送单位不正确。三、行文规则混乱（一）越级行文。（二）多头行文。（三）请示一文多事。（四）党政不分。,.,28,四、提法不当有的公文提出一些未经仔细推敲的方针、口号、任务，而这些方针、口号、任务又往往与党和国家在某一时期的工作方针相违背，从而造成一定的混乱。五、名称表述混乱公文中的人名、地名、单位等名称表述混乱主要有：一是同一名词在一篇公文中数次出现时表述不一致。二是排名次序混乱。三是随意用简称。六、时间表述含糊一是用时间代名词而不用具体日期。二是年份随意省略。三是年份不使用公元纪年。,.,29,七、用词不当一是词义误用。二是生造词语。三是词语使用不当。四是滥用模糊词语。八、不符合语法不少公文存在不合语法的现象，以致于造成理解上的歧义或错误。一是成分残缺。二是成分多余。三是搭配不当。四是语序不当。九、数字使用不统一公文使用数字概念模糊，书写形式杂乱和不准确，主要有以下几种情况：一是数字概念不清楚。二是数字概念不准确。三是数字书写形式不统一。,.,30,请示（相声巧立名目）,一、请示的含义请示是党政机关都广泛应用的一种上行公文。是下级机关向直接上级机关请求指示或批准事项的期复性公文。主要有请求指示、请求批准两类。国家行政机关公文处理办法第九条规定：请示适用于向上级机关请求指示、批准。中国共产党各级领导机关文件处理条例对请示作了相同的规定：向上级机关请示指示和批准用“请示”。,.,31,二、请示的应用范围请示作为报请性的上行文、应用范围十分广泛，大致可归纳为以下几个方面：1、下级机关遇到新情况、新问题，因无章可循而没有对策或没有把握，需要上级机关给以指示的时候，要用请示；2、下级机关在处理较为重要的事件和问题时，因涉及有关方针政策必须慎重对待，需要报请上级机关批准时，要用请示；3、下级机关在工作中遇到问题，虽然有解决的办法，但由于职权、条件的限制，没有权力或没有能力实施这些办法，需要上级帮助解决的时候，要用请示；4、下级机关对有关方针、政策和上级机关发布的规定、指示有疑问，需要上级机关给予解答时，要用请示；5、下级机关之间在较重要的问题上出现意见分歧，需要上级机关裁决时，需要请示。,.,32,请示的特点,一、期复性在公文体系中，请示是为数不多的双向对应文体之一，与它相对应的文体是批复。下级有一份“请示”报上去，上级就会有一份“批复”发一来。不管上级是不是同意下级的请示事项，都必须给请示单位一个回复。因此可以说，写请示最直接的目的就是得到批复。而且，下级机关都是在遇到比较重要的情况和问题需要解决时，才会及时向上级机关请示，急切地期待是请示者的必然心态。我们把这一特点称为“期复性”。尽管请示者都有急于得到答复的心理，但是，也必须遵循行文规则，一般不得越级请示。特殊情况确实需要越级请示的，如经多次请示上级机关而长期未能解决问题，可以越级请示，但必须同时抄报给被越过的直接上级机关。,.,33,二、单一性跟其它上行文相比，请示更要强调遵循“一事一报”的原则。在一份请示中，只能就一项工作或一种情况、一个问题做出请示，不得在一份公文中就若干事项请求指示和批准。如果确有若干事项都需要同时向同一上级机关请示，可以同时写出若干份请示，它们各自都是一份文件，有不同的发文字号和标题。而上级机关则会分别对不同的请示做出不同的批复。三、针对性请示的行文，有很强的针对性。必须针对本机关没有对策、没有把握或没有能力解决的重要事件和问题，才能运用请示。不得动辙就向上级请示，那样看起来像是尊重上级，实际上是把矛盾交给上级，而自己躲避责任的表现。四、时效性请示所涉及的情况和问题，都有一定的迫切性，应该及时写作、及时发出，如有延误，就有可能耽误解决的时机。相应地，上级机关在处理下级的请示时，也会注意到时效问题，对请求做出及时的批复。,.,34,请示的分类,一、请求指示的请示请求指示的请示运用于以下三种情况：1、遇到新情况、新问题，在有关的方针、政策、规章以及上级的指示中，都找不到相应的处理依据，无章可循，因而没有对策，需要上级机关给以指示。2、对有关方针、政策和上级机关发布的规定、指示有疑问，需要上级机关给予解释和说明。3、与友邻机关或协作单位在较重要的问题上出现意见分歧，需要上级机关裁决。,.,35,二、请求批准的请示请求批准的请示又可分为以下三种情况1、请求批准有关规定、方案、规划（1）依据有关规章和管理权限，下级机关制定的某些规定、方案、规划等，需要经过上级部门的批准才能发布实行。（2）本部门长期实行的法规，在制定出来后须经上级批准；（3）由于本单位的特殊情况，难以执行上级的统一规定，需要进行变通处理，须提出变通方案报上级批准；（4）设立新的机构，也要将设想或方案报上级批准；（5）重要的工作计划、规划，也要报请上级部门批准。,.,36,2、请求审批某些项目、指标在工作中遇到人、财、物方面的困难，自己无法解决，可提出解决的方案请上级机关审核批准，在人、财、物方面给予相应的调配。如请求审批基建项目，请求审批购进设备物资，请求增加人员编制等。3、请求批转有关办法、措施某职能部门在自己的职权范围内制定了相关的办法和措施，却不能直接要求平级机关和不相隶属机关照办，可用请示的方式要求上级机关批转给有关部门执行。如绿化部门制定的保护花草和绿地的办法，由于职权的限制不可能自己直接出面要求有关部门都执行这一办法，就可以将这些办法和措施通过请示提交给上级，要求上级机关批转给所有相关部门施行。,.,37,请示的写法,一、标题请示的标题可以由“发文机关、事由、文种”构成，如省人民政府关于增拨防汛抢险救灾用油的请示。也可以由“事由和文种”构成，如关于成立老干部办公室的请示。二、主送机关请示的主送机关就是负责受理和答复请示的机关。请示在确定主送机关时，要注意以下三点：1、主送机关只能有一个。2、只能主送直接上级机关，不能送领导者个人。3、不得越级。因特殊情况必须越级请示时，应当抄送被越过的上级机关。,.,38,三、正文请示的正文由开头、主体、结语三部分构成。1、开头开头主要表述请示的缘由，是上级机关批复的主要依据。一般而言，这部分要写明所遇到的新情况、新问题，或自身没有能力解决的困难，要写得充分、恰当、具体。内容简略、篇段合一的请示，开头也可以是表达行文目的和意义的一两句话，不独立成段。2、主体主体是表明请示事项的部分，也是“请示”最核心、最重要的部分。请求指示的请示，主体要写明想在哪些具体问题、哪些方面得到指示。请求批准的请示，要把要求批准的事项分条列款一一写明。如果在请求批准的同时还需要人、财、物等方面的支持和帮助，更需要把编制、数量、途径等表达清楚、准确，以便上级及时批准。如果请示内容十分复杂，可以在条款之上分列若干小标题，每一小标题下再分条列款。,.,39,3、结语请求的结语比较简单，在主体之后，另起一段按程式化语言写明期复请求即可。期复请求用语常见的有“以上请示，当否，请批示”，“以上请示，妥否，请批复”，“以上请示，请予审批”，“以上请示如无不妥，请批转有关部门执行”等等。请示与报告的区别：行文目的不同。报告是为下情上达，无需上级机关批复。请示是为请求上级批准，需要上级机关批复。行文时间不同。报告一般是事后或事中行文。请示需要事前行文，不可“先斩后奏”。行文内容不同。报告可以一事一文，也可多事一文。请示必须一事一文。【例文分析】,.,40,报告,一、报告的含义报告是行政机关和党的机关都广泛采用的重要上行文。国家行政机关公文处理办法对报告功能的表述是：适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。（也包括提出意见或者建议）中国共产党各级领导机关文件处理条例对报告功能的表述是：向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议，答复上级机关的询问或要求用“报告”。作为党政机关公文的报告，和一些专业部门从事业务工作时所使用的、标题中也带有“报告”二字的行业文书，如“审计报告”、“评估报告”、“立案报告”、“调查报告”等，不是相同的概念。这些文书不属于党政公文的范畴，注意不要混淆。,.,41,二、报告的特点1、单向性报告是下级机关向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议时使用的单方向上行文、不需要上级机关给予批复。在这方面，报告和请示有较大的不同，请示具有双向性特点，必须有批复与之相对应，报告则是单向性行文，不需要任何相对应的文件。为此要特意提请注意：类似“以上报告当否，请批示”的说法是不妥当的。2、陈述性报告在汇报工作、反映情况时，所表达的内容和使用的语言都是陈述性的。本单位遵照上级的指示，做了什么工作、怎样做的这些工作、取得了哪些成绩、还存在哪些不足，必然要一一向上级陈述。反映情况时，也要把时间、地点、人物、事件、原因、结果叙述清楚，向上级机关提供准确的现实性信息。即便是提出建议的报告，也要在汇报情况的基础上，才能深入一步提出建议来。3、事后性在机关工作中，有“事前请示，事后报告”的说法。多数报告，都是在开展了一段时间的工作之后，或是在某种情况发生之后向上级作出的汇报。但建议报告没有明显的事后性特点，应该尽量超前一些，如果木已成舟，再提建议也是没有意义的了。,.,42,报告的类型,一、工作报告凡是用来向上级汇报工作的报告，都是工作报告。工作报告又可分为综合工作报告和专题工作报告两种。综合报告涉及面宽，要把主要工作范围之内的方方面面都涉及到，可以有主次的区分，但不能有大的遗漏。大到国务院提供给人民代表大会的政府工作报告，小到某单位向上级提供的年度、季度、月份工作报告，都属于这种类型。专题报告的涉及面窄，只针对某一方面的工作或者某一项具体工作进行汇报，如党的机关关于“三讲”工作的报告，行政机关关于技术革新工作的报告等等。,.,43,二、情况报告如果本单位出现了正常工作秩序之外的情况，譬如说发生了事故，出现了意想不到的问题等，对工作产生了一定程度的影响，应该及时向上级将有关情况原原本本的进行汇报。即使对工作没有太大影响，一些有倾向性的新动态、新风气，以及最近出现的新事物等等，必要时也要向上级报告。凡此种种，都属于“情况报告”。作为下级机关，有责任做到“下情上达”，保证上级机关耳聪目明，对下面的情况始终了如指掌，这就是情况报告的意义。如果隐情不报，则是一种失职的表现。,.,44,三、建议报告对自己职权范围内的某方面工作有了深思熟虑，切实可行的设想之后，将其归纳整理成意见、办法、方案，上报上级，希望上级机关采纳，这就是“建议报告”。如林业部制发的关于进一步加强森林防火工作的报告。对于建议报告，上级如果采纳，可能会批转给有关部门实施，这是建议报告目的的最终实现。但上级部门也可能不予采纳，这也是很正常的。作为下级机关，有建议的权力，却没有逼迫上级机关一定采纳的权力，对此，也要有清醒的认识。,.,45,四、答复报告答复上级机关询问的报告，称为“答复报告”。这种报告内容针对性最强，上级询问什么，就答复什么，不能答非所问。对待上级机关的询问，一定要慎重，如果不了解真情，要经过深入的调查研究后再作答复。五、报送报告这是向上级报送文件、物件时使用的报告，正文通常非常简略，只需写明“现将报上，请指正（请查收）”即可。真正有意义的内容都在所报送的文件里。,.,46,报告的写法,一、报告的标题和主送机关1、报告的标题报告的标题，有两种写法，一是“发文机关主要内容文种”的写法，如中共中央纪律检查委员会关于清理党政干部违纪违法建私房和用公款超标准装修住房的报告；二是“主要内容文种”的写法，如关于进一步加强我市公共场所防火工作的报告。2、报告的主送机关行政机关的“报告”，主送机关尽量要少，一般只送一个上级机关即可。但行政机关受双重领导的情况比较多见，只报送其中一个上级机关显然不妥，因此，有时主送机关可以不止一个。报告应报送自己的直接上级机关，一般情况下不要越级行文。除上级机关负责人直接交办的事项外，不能以机关名义向领导个人直接报告。作为党的机关公文的“报告”，行文规则规定：“向上级机关行文，一般应主报一个上级机关，如需报送其他相关的上级机关，可用“并报”或抄报”形式。”,.,47,二、报告的正文1、报告导语导语指报告的开头部分，它起着引导全文的作用，所以称为导语。不同类型的报告，其导语的写法也有较大不同。概括起来，报告的导语有以下几种类型：（1）背景式导语就是交代报告产生的现实背景，例如：前不久，中央纪委召开了部分省市清理党员干部违纪建私房座谈会，总结交流了各地清房工作的情况和经验，并就清房中遇到的一些政策性问题，进行了讨论，根据各地的做法和座谈会中提出的问题，中央纪委常委研究提出以下建议：,.,48,（2）根据式导语就是交代报告产生的根据，例如：根据省委、省政府领导同志的指示，我厅于去冬派人到涪陵市和渠县，与市、县的同志一道，对城镇贫困户的情况作了一些调查。涪陵市委、市政府和渠县县委、县政府对此十分重视，在调查研究的基础上，立即采取措施，着手解决这一问题。现将两地城镇贫困户的情况及采取的措施报告如下：（3）叙事式导语在开头简略叙述一个事件的概况，一般用于反映情况的报告。例如：19年2月20日上午9时40分，我省市百货大楼发生重大火灾事故，市消防队出动15辆消防车，经四个小时的扑救，大火才被扑灭。这次火灾除消防队员和群众奋力抢救出部分商品外，百货大楼三层楼房一幢及余下商品全部烧毁。时值开门营业不久，顾客不多，加之疏散及时，幸未造成人员伤亡。但此次火灾已造成直接经济损失792万余元。,.,49,（4）目的式导语将发文目的明确阐述出来作为导语。例如：为认真贯彻落实国务院批转林业部关于进一步加强森林防火工作报告的通知（国发1942号）切实做好我市防火工作，保护和发展森林资源，更好地为改革开放和经济建设服务，结合我市实际情况，就进一步加强森林防火工作提出以下几点意见：报告导语的写法不止以上四种，运用时可以举一反三，融会贯通，灵活处理。,.,50,2、报告主体报告的主体也有多种写法，下面择要介绍几种常见形态。（1）总结式写法这种写法主要用于工作报告。主体部分的内容，以成绩、做法、经验、体会、打算、安排为主，在叙述基本情况的同时，有所分析、归纳，找出规律性认识，类似于工作总结。总结式写法最需要注意的是结构的设计安排。按照总结出来的几条规律性认识来组织材料、安排层次、是最常用的结构方式。,.,51,（2）“情况原因教训措施”四步写法这种结构多用于“情况报告”。先将情况叙述清楚，然后分析情况产生的原因，接着总结经验教训，最后提出下一步的行动措施。（3）指导式写法这种结构多用于“建议报告”。希望上级部门采纳建议，批转给有关部门执行、实施，是建议报告的基本写作目的。为此，建议要针对某项工作提出系统完整的方法、措施和要求，对工作实行全面的指导。形式上采用分条列项的逐层表达。例如省计划生育委员会关于进一步加强厂矿企事业单位计划生育工作的报告，针对计划生育问题向省人民政府提出了四条建议：一、加强组织领导；二、明确职责；三、提高干部素质；四、落实经费。,.,52,3、报告结语报告的结语比较简单，可以重申意义、展望未来，也可以采用模式化的套语收结全文。模式化的写法大致是：“特此报告”；“以上报告，请审阅”；“以上报告如无不妥，请批转执行”等等。注意：“报告”不得夹带请示事项。【例文分析】,.,53,函,一、函的概念函是用于不相隶属单位之间相互商洽工作、询问和回答问题，向其他业务主管部门请求批准，答复审批事项等的例行公文。是13种行政公文中唯一的平行文。国家行政机关公文处理办法中规定：函“适用于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。中国共产党各级领导机关文件处理条例规定：相互商洽工作，询问和答复问题，向有关主管部门提出请求等用“函”。在行文规则中规定：各平行机关和不相隶属机关之间告知事项、联系工作、商洽业务，用函件相互行文。函的使用范围广泛，涉及各方面的公务联系。函是公文中唯一的平行文，行政公文和党的机关公文都把函列为主要文种。,.,54,二、函的种类函可分为公函与便函；发函与复函；商洽函、询问函和请批函等几种：1、公函与便函：公函是正式的公文，有文件头、发文字号、标题、公章，严格按照公文格式撰写制作。便函不属于正式公文，格式可以随意，没有文件头、没有发文字号，甚至可以没有标题。但正文后应有机关署名、日期和公章。2、发函与复函：主动制发的函为发函，回复对方来函的函称为复函。但上级发函向下级询问有关情况，下级回复时一般不用函这种文种，比较合适的文种是答复报告。此外，对下级机关的请示，上级机关的办公部门（一般与下级机关在级别上是平级的）在接到授权的情况下，可以给以答复，但不能用批复，只能用函的形式。3、商洽函、询问函与请批函：按内容和目的的分类，函可以分为多种类型。主要是商洽函、询问和答复函、请批函。此外，还有通知事项的函、催办事宜的函、转送材料的函等等。,.,55,三、公函的写作格式公函包括“标题、主送机关、正文、发文机关、日期”等。1、标题：一般由“发文机关、事由、文种”或“事由、文种”组成。一般发函为关于*（事由）的函；复函为关于*（答复事项）的复函。2、正文：一般包括三层：简要介绍背景情况；商洽、询问、答复的事项和问题；希望和要求，如：“务希研究承复”，“敬请大力支持为盼”等。结尾处另起一行以“特此函商”、“特此函询”、“请即复函”、“特此函告”、“特此函复”等惯用语收结。,.,56,四、公函的写作要求（一）要一函一事，切忌一函数事。（二）要体现平等坦诚精神，文字恳切得体、简洁朴实，用语谦和有礼切不可盛气凌人。也不必阿谀逢迎，还要注意针对性和时效性。【例文分析】,.,57,通知,一、通知的概念通知适用于批转下级机关公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文；发布规章；传达要求下级机关办理和有关单位需要周知或者共同执行的事项；任免或聘用干部。通知大多属下行公文。二、通知的种类1、印发、批转、转发性通知。用于印发本级机关，批转下级机关，转发上级机关、同级机关和不相隶属机关的公文以及发布某些行政法规等。2、指示性通知。上级机关对下级机关某一项工作做出指示和安排，而根据公文内容又不必用“命令”或“指示”时，可使用这类通知。3、知照性通知。用于告之各有关方面周知的事项等。这种通知发送对象广泛，对下级、对平级均可发送。4、事务性通知。用于上级机关对下级就某一具体事项布置工作，交待任务；同级机关及不相隶属的单位之间就某一项具体工作的进行或某一具体问题的解决要求对方配合、协助办理等。5、任免、聘用通知。用于任免或聘用国家机关工作人员职务等。,.,58,三、通知的写作格式通知的写作形式多样、方法灵活，不同类型的通知使用不同的写作方法。（一）印发、批转、转发性通知的写法。标题由发文机关、被印发、批转、转发的公文标题和文种组成，也可省去发文机关名称。正文须把握三点：对印发、批转、转发的文件提出意见，表明态度，如“同意”、“原则同意”、“要认真贯彻执行”、“望遵照执行”、“参照执行”等；写明所印发、批转、转发文件的目的和意义；提出希望和要求。最后写明机关和发文日期。（二）批示性通知的写法。标题由发文机关、事由和文种组成，也可省去发文机关名称。正文由缘由、内容包括要求等部分组成。缘由要简洁明了，说理充分。内容要具体明确、条理清楚、详略得当，充分体现指示性通知的政策性、权威性、原则性。要求要切实可行，便于受文单位具体操作。,.,59,（三）知照性通知的写法。这种通知使用广泛，体式多样，主要是根据通知的内容，交代清楚知照事项。（四）事务性通知的写法。通常由发文缘由、具体任务、执行要求等组成。会议通知也属事务性通知的一种，但写法又与一般事务性通知有所不同。会议通知的内容一般应写明召开会议的原因、目的、名称，通知对象，会议的时间、地点，需准确的材料等。（五）任免、聘用通知的写法。一般只写决定任免、聘用的机关、依据，以及任免、聘用人员的具体职务即可。,.,60,通报,一、通报的概念通报适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神或者情况。通报属下行公文。二、通报的种类1、表彰性通报。主要用来表彰先进，介绍单位或个人成功的经验、做法，以学习先进，见贤思齐，改进与推动工作。2、批评性通报。用来批评后进，纠正错误，打击歪风，指出有关单位或个人存在的错误事实，提出解决办法或处理意见。3、情况性通报。用于传达上级重要精神；沟通信息，互通情况，以推动本单位或全局工作。,.,61,三、通报的格式和写作要求通报由“标题、主送单位、正文、发文机关和日期”组成。标题：由“发文机关、事由、文种或事由、文种”构成。如国务院关于一份国务院文件周转情况的通报、关于人大建议、政协提案办理情况的通报等。正文：表彰性通报和批评性通报一般分为三部分：（一）主要事实。表彰性通报阿突出主要的先进事迹，批评性通报要抓住主要错误事实。（二）分析指出事例的教育意义。表彰性通报，有在阐述先进事迹的基础上，提炼出主要经验、意义和值得学习与发扬的精神。批评性通报要分析错误的性质、危害，产生的根源和责任，指出应吸取的主要教训等。（三）提出要求。情况通报有两种形式：一种只对有关事实做客观叙述；另一种还对有关情况加以分析说明，有时还针对具体问题提出应采取何种对策的指导性意见。,.,62,通知与通报的区别,.,63,会议纪要,一、会议纪要的含义行政公文和党的机关公文，都以会议纪要为主要公文文种。国家行政机关公文处理办法规定，会议纪要：适用于记载和传达会议情况和议定事项。中国共产党各级领导机关文件处理条例规定，会议纪要：用于记载会议主要精神和议定事项。会议纪要容易和会议记录相混淆，其实，二者有着本质的不同，主要体现在以下三个方面：首先，从文体性质上看，会议纪要是正式的公文文种，而会议记录只是会议情况的记录，只是原始材料，不是正式公文。其次，从内容上看，会议记录无选择性、提要性，会议上的情况都要一一记录下来；而会议纪要要有选择性、提要性，不一定要包含会议的所有内容。（现在有为各种会议服务的“速录师”，速录师可能会完整记录会议内容，但其未必能够写好会议纪要）其三，从形成的过程和时间方面看，会议记录是随着会议进行过程同步产生的，而会议纪要则要在会议后期、甚至会议结束后通过选择归纳、加工提炼之后才能形成。会议纪要要通过记载会议基本情况、会议主要成果、会议议定事项，综合概括性地反映会议的基本精神，以便与会单位统一认识，在会后贯彻落实。会议纪要基本上是下行文，但与会单位不一定是召集会议机关的下属，有时是协作单位，所以它作为下行文是相对而言的。事实上，会议纪要有时要向上级机关呈报，有时向下级机关下发。,.,64,二、会议纪要的特点、纪实性会议纪要是根据会议的宗旨、议程、决议等整理而成的公文，它是对会议基本情况的纪实。会议纪要的撰写者，不能更改会议议定的事项，更不能随意改动会议上达成的共识和形成的决定。除此之外，撰写者也不能对会议内容进行评论。总之，会议纪要必须忠实反映会议的基本情况，传达会议议定的事项和形成的决议。会议纪要的纪实性特点，使得它具有凭证作用和资料文献价值。特别是一些重要的会议纪要，多年后还会作为人们确认那段历史的依据。、概括性会议纪要并不是把会议的所有内容都原原本本地记录下来，它要有所综合、有所概括、有所选择、有所强调。在一个会议上，与会代表的话题涉及面是宽泛的，观点也是多种多样的，水平也是有高有低的，这些内容全部进入会议纪要，不现实也不必要。会议纪要重点说明会议的主要参加者，基本议程，与会者有哪些主要观点，最后达成了什么共识，形成了什么决定或决议，就可以把会议的基本情况如实反映出来，不必像记流水帐一样事无巨细一律照录。所以，会议纪要需要在会议后期甚至会议结束之后通过概括整理才能写出，而不像会议记录那样随会议的进行自然而然地产生。3、指导性除凭证作用、资料作用之外，多数会议纪要具有指导工作的作用。它要传达会议情况、会议精神，要求与会单位和相关部门以此为依据展开工作，落实会议的议定事项。,.,65,会议纪要的分类,一、决策型会议纪要以会议形成的决定、决议或者议定事项为主要内容的会议纪要，称为决策型会议纪要。这种会议纪要的特点是指导性强，会议上确定的工作重点，对工作的步骤、方法和措施的安排，都要求与会单位共同遵守或执行。这种会议纪要的内容类似于指示和安排工作的通知，只是发出的指导性意见不是由领导机关做出的，而是由会议讨论议定的。这样的会议纪要，除大家共同遵守的内容外，还常常会有一些工作分工，每个与会单位除完成共同任务之外，还要完成会议确定自己承担的那些工作。,.,66,二、交流型会议纪要以思想沟通或情况交流为主要内容的会议纪要，属于交流性会议纪要。它的主要特点是：以统一思想、达成原则共识或树立学习榜样为目的，而不布置具体工作，有明显的思想引导性，但没有明显的工作指导性。一些理论务虚会、经验交流会形成的会议纪要，大多属于这种类型。这样的会议纪要，往往多处采用“会议认为”的说法来表达会议在原则问题上达成的共识。或者将会议上介绍的先进经验以及与会单位的评价、态度作为主要内容。,.,67,三、研讨型会议纪要这种会议纪要的鲜明特点是并不以共识和议定事项为主要内容，而是以介绍各种不同的观点和争鸣情况为主。研讨会和学术讨论会的纪要多是这种类型。会议开完了，各家的观点也发表过了，但是并没有形成统一意见，当然更谈不上确定什么议定事项，在这种情况下，仍然有必要发会议纪要，以便让更多的人了解会议的情况，了解不同的观点及其争鸣过程。这对启发和活跃思想，对百花齐放、百家争鸣的学术空气的形成是有促进作用的。,.,68,会议纪要的写法,一、会议标题和成文日期1、会议纪要的标题会议纪要的标题与一般公文略有不同，因为会议纪要是以会议的名议发出的，而不是以领导机关的名义发出的，所以会议纪要的标题多是以会议名称、议程两个要素构成。发东北三省四市工商行政管理工作第五次协作会议纪要、物理学会X射线专业委员会第三届学术交流会会议纪要。也有采用一般公文标题写法的，由主要内容（事由）加文种组成，如关于解决粮食购销体制改革后遗留问题的会议纪要。2、会议纪要的成文日期会议纪要的成文日期一般加括号标写于标题之下正中位置，以会议通过日期或领导人签发日期为准。也有出现在正文之后的。,.,69,二、会议纪要的正文会议纪要的正文分为前言、主体、结尾三大部分。1、前言前言的写法与一般公文区别较大，主要用来记述会议的基本情况。包括：召开会议的时间、地点、会议名称、主持人、主要出席人、会议主要议程、讨论的主要问题等。对会议基本情况的介绍，要根据需要把握好详略。这部分表达完毕后，可用“会议纪要如下”或“会议确定了如下事项”为过渡，转入主体部分。,.,70,2、主体主体是会议纪要的核心部分，会议的主要精神、会议议定的事项、会议上达成的共识、会议对与会单位布置的工作和提出的要求、会议上各种主要观点及争鸣情况等等，在这一部分予以表达。决议型、交流型、研讨型的会议纪要，各自在主体部分的写作上有较大的不同，由于这部分内容复杂，多数情况下都需要分条分项撰写。不分条的，也多用“会议认为”、“会议指出”、“会议提出”等惯用语作为各层意思的开头语，以体现内容的层次感。,.,71,3、结尾结尾比较简短，通常用来强调意义、提出希望和号召等，如下面这段结尾：改革铁路体制是一项复杂的工作，步子一定要稳妥。北京、太原铁路局管理体制的改革，作为全国铁路管理体制改革的试点，今年下半年作好准备，明年初开始实行。铁道部和有关省市要密切配合，加强领导，注意研究解决出现的问题，不断总结经验，把这项工作扎扎实实地搞好。结尾处还可以对会议的情况作一些补充说明，如：会议在广泛研讨主题的同时，还就工商行政管理部门如何立足职能支持搞活搞好国有大中型企业、促进建立现代化企业制度；培育和发展市场体系；发展个体私营经济等方面工作进行了书面经验交流。在不影响全文结构完整的前提下，也可以不写专门的结尾部分。,.,72,计划,计划是党政机关、企事业单位、社会团体对今后一段时