SAP 采购系统使用指南

MM 采购指南序言使用 SAP 采购系统：入门采购视窗中的主记录申请和物料计划询价单和报价采购订单框架协议采购信息记录货源管理优化采购处理输入文本、打印并传送作为文电的文档采购中的报表欧贸统主条件 订单认可/完成确认 与条件有关的事后(期末)结算 序言本章提供了R/3物料管理(MM)模块中采购功能的一览，叙述了采购任务并举例说明采购部分与其它SAP 系统的部分和模块的相互作用。R/3 系统中的采购物料管理中的采购集成物料管理中的采购R/3 系统中的采购R/3系统包括相互之间完全集成的各种模块。这种集成允许一个公司的各个部门共享和维护相同的信息。采购是物料管理(MM)模块的一个部分。MM模块与R/3系统中的其它模块是完全集成的，它支持物料管理的各个阶段：物料计划与控制、采购、收货、库存管理和发票校验。采购处理中所有参与者之间良好的通讯是顺利运行采购所必需的。采购与R/3统中其它模块的通讯确保了连续不断的信息。例如，它可与下列模块一起工作：控制 (CO)直接消耗的物料和服务的订单说明了与成本会计系统(控制)的接口。这是由于它们可直接分配给成本中心。财务核算 (FI)采购和核算都维护有关供应商的信息。每个供应商的信息存储在供应商主记录中，该记录包含核算和采购信息。供应商主记录代表财务核算中的供应商帐户。采购也可通过 PO 帐户分配指定财务核算中借记何种 G/L 帐户。销售与分销 (SD)在物料需求计划(MRP)框架中，销售中的客户需求可传递给采购。此外，可在创建申请时将其指定给销售订单。物料管理中的采购集成物料管理中的采购包括下列任务：物料和服务的采购为通过物料计划和控制系统或用户部门中直接产生的需求确定可能的供应来源监督供应商的供货和付款物料管理中的采购业务活动总循环的采购中心。典型的服务或物料采购循环包括如下过程：需求的确定通过物料计划和控制确定物料需求。(这可以采用与MRP相适合的和基于需求的方法进行库存控制。库存级别的定期检验，订货点方法的使用和基于过去消耗的预测都是重要的方面。) 你可亲自输入采购申请，它们也可通过物料计划和控制系统自动生成。货源确定采购部门可基于过去订单和长期的采购协议帮助你确定潜在的供货来源。货源清单允许你维护优先选择的供应商清单。这会加速创建询价 (RFQs) 请求的过程，如果需要的话，可通过 SAP EDI 将询价电子发送给供应 商。供应商选择为比较不同的报价，你可开发定价方案。回绝书还可以被自动发送。采购订单处理系统从申请和报价中复制信息以帮助你创建采购订单。与生成采购申请一样，你可自己生成 Po 或让系 统自动生成。系统还支持供应商的供货计划及合同 (总括订单/合同或期间合同的 SAP 条款)。采购订单跟踪你可以显示物料或供应商的项目供货。采购订单历史还显示将要供货的数量并提供所有采购申请、报价和 采购订单的当前状态。收货和库存管理收货人员可通过输入 PO 号来简单地确认收货。买方通过指定允许的偏差可限制所订货物的供货过量和供货不足。(注意：在 SAP系统中库存管理术语有一个狭义定义，主要包括库存/物料移动的管理、跟踪和记录。)发票校验系统支持发票的检查和匹配。由于系统已访问了 PO 和收货数据，所以会通知应付帐款的职员货物的数量和 价格差异。这可加快付款发票的审计和结算速度。 使用 SAP 采购系统：入门本章讨论下列主题： SAP 系统中的企业组织采购菜单关于采购凭证根据采购凭证进行工作外部采购：一般概述 SAP 系统中的企业组织本章叙述了SAP系统中典型企业的组织。请注意在该文档中所用的术语“企业”通常表示一个集团公司。本节也用实例说明了购买是如何在企业结构中集成的。组织层次在 SAP R/3 系统中，企业结构由下列组织层次表示：用户组织结构中最高的或集团公司层次。公司代码该层次代表用户内一个独立的核算单位。每个公司代码都有它自己的资产负债表和损益表。例子：子公司，集团公司成员。工厂这可能是真正意义上的工厂 (制造工厂), 业可能是代表公司代码中的一个分支机构或地址。采购组织采购组织是负责为一个或多个工厂采购物料和提供服务及与供应商协商价格和供货条款的组织单位。(例如，为公司范围内购买维持生产的用料、修理材料、运行材料或MRO项目的单位)。采购组采购组织进一步细分成采购组(买方组)，负责日常的采购活动。一个采购组也可以为多采购组织工作。组织层次的分配在SAP系统中，工厂必须分配给一个或多个采购组织。而且工厂必须分配在一个公司代码之下。 采购组织可以分配给一个或多个公司代码。如果没有为采购组织分配公司代码，则每个采购组织可以执行每个公司代码的采购运作。这样做的前提是执行采购的工厂分配给了该采购组织。在创建采购凭证期间必须维护公司代码的分配。集中/分散采购 可以将采购功能设置为有一个采购组织的集中采购单位，或为具有不同采购组织的分散采购系统，每个组织负责不同的工厂根据系统设置的方式，你可以保持单独的采购组织独立，或允许参考采购组织与供应商协商一个全面的合同(由于更大的采购量具有更多的便利条件)，负责在单个工厂进行采购的其它采购组织也可以通过发出核准订单核准不符合合同的物料。有关集中安排合同的信息，请参见 集中议定合同 这部分。 通过SAP ALE (Application Link Enabling的缩写，应用程序链接启用)的帮助，属于同一组但不同SAP系统的各个公司可以共同使用合同。后者在这种情况下被认为是 “分散合同”。有关分散合同的信息，请参见 分销合同这一节。你可以以这种方式设置系统，即采购组织从供应商 (工厂) 处为工厂采购物料，该供应商(工厂)属于同一用户(集团公司) 内的其它公司代码。这是用 SD 供货和开票单据进行公司内部库存转移的实例。有关公司内部库存转移的信息，请参考文档物料管理中 MM 特殊库存及特殊采购形式。采购菜单本节叙述了 R/3 系统中采购应用的起始点：采购菜单。所有在本手册中叙述的任务都是以采购菜单为起点，除非另有注明。显示采购菜单显示采购菜单的步骤如下：1.登录到系统。出现系统菜单。2.选择后勤 -物料管理 -采购。出现采购菜单。关于采购菜单从采购菜单中你可以执行的任务是由采购凭证组织的。例如，要显示订单，从采购订单菜单中选择采购订单 -显示 。主数据 菜单包括创建和显示信息记录及供应商和采购主数据。当你完成了采购功能后，例如创建了一个采购订单，可选择采购订单 -退出，返回到采购菜单。标准的菜单功能下列清单叙述了标准的采购凭证菜单中的选项：创建创建采购凭证。你必须输入所需的信息并保存凭证。凭证存储在一个唯一的编号下。修改修改采购凭证。为访问要修改的凭证，需要凭证号。显示显示采购凭证。这时，不能对凭证进行修改或添加任何信息。为显示凭证，需要凭证号。清单显示/报表生成分析采购凭证的报表 (例如，供应商 ABC 的所有采购订单)。如何生成报表在 采购中的报表中做了叙述。后继功能可以使你执行与采购相关的 (继续的形式) 但不包括在采购中的任务，比如在系统中输入收货或发 票。信息允许你以信息的方式 (例如，通过电子数据交换、传真等传送) 打印或传送凭证。关于采购凭证本节解释了各种采购凭证的一般特点。什么是采购凭证？采购凭证是采购系统用来采购物料或服务的工具。下列清单显示了在 SAP 系统中可用的各种采购凭证：采购申请定义对物料或服务的需求。询价 (RFQ)把定义在物料或服务申请中的需求传送给可能的供应商。报价包含根据 RFQ 而提供的供应商定价和供货条款。它是选定供应所需物料或服务的供应商的依据。采购订单 (PO)采购实体要求供应商 (外部供应商) 供应某些物料或提供/执行某些服务/工作，并使得使采购业务正式化的请求。它包含日期和价格方面的详细规定。合同在 SAP 采购部分中，合同是一种“框架协议”，或一种长期的采购安排。 合同是一段时间内从供应商那里采购某种物料或服务的具有约束力的约定。计划协议计划协议是另外一种类型的“框架协议”，给出了随后进行的供货计划，具体规定了采购数量、供货日期、可能还要指定交货时间点。如何将采购凭证分类？在 SAP 系统中通过凭证类型来区分采购凭证。并由凭证类型来确定相应的编号范围和需要对哪些字段进行维护。当创建采购凭证时，相关的凭证类型以默认值出现。例如，为询价单、采购订单和合同都定义了的凭证类型。标准 SAP系统已经包括了一些凭证类型。然而，你公司也可定义自己的凭证类型。如何将采购凭证编号？为每个凭证分配有唯一的号码。(注意，号码也可能是字母数字代码)。根据企业的要求，此号码可以是由内部或外部分配。内部分配意味着由系统来对编号进行分配。外部分配则意味着编号必须由创建凭证的人提供。字母数字的分配只有在后一种情况下才是可能的。如何构成采购凭证？每个采购凭证细分为两个主要区域：标题部分和各个项目部分。每个凭证可包含一个标题，且可以包含多个项目。标题包含与整个凭证相关的信息。项目则指定了要采购的物料或服务。例如，关于供应商的信息包含在凭证标题中，而物料简介和订购数量则在每个项目中指定。附加数据包含项目的附加信息，并且和项目的采购数据没有直接的联系。例如，附加数据包括帐户分配数据 (例如，成本中心和 G/L 帐户) 和项目的采购订单历史，采购订单历史包含与项目有关的已记录的货物和发票方面的信息。采购凭证中的每个项目都代表了一个特定的计划采购。采购业务 (涉及申请、订购和监督) 都是需要指定具体项目的。根据采购凭证进行工作本节叙述了如何查找采购凭证中的信息。另外，讨论了创建采购凭证中的便利条件和帮 助。阅读本节之前，你应对 R/3系统有基本的了解。为了检验一下您使用R/3的基本技能，请参见 R/3 入门指南。初始屏幕如果你正在创建新的采购凭证，则使用初始屏幕分配负责的采购组织和采购组。 如果你正在处理现存的凭证，则在此输入一个通用数据 (例如，编号)，以使系统调出你感兴趣的凭证。在初始屏幕中输入采购凭证的通用信息 (例如，凭证号)。该屏幕的内容根据是创建、更改或显示采购凭证而定。例如，显示采购订单时，仅需输入凭证号码；创建采购订单时，则需要输入附加信息， 例如采购组织和采购组。为了减少键入数据的工作量，可在初始屏幕的默认数据 区域的有关字段中进行输入。例如，如果对于订单中的大多数或所有项目来说，都具有相同的收货工厂和存储地或供货日期，则可以在 默认数据 字段中进行输入。系统会将这些输入值复制到订单的所有项目中。如果你通过参考一个现存的凭证创建新的凭证，则正在创建的凭证也采用在凭证初始屏幕上输入的数据。该功能特别相应于合同核准订单，它们本身不包含供应工厂、存储地和供货日期 (例如，根据集中协议合同而发出的核准订单)。 如果你创建的核准订单所依据的合同已包含了数据“工厂”和“存储地”，并且已在初始屏幕上输入了默认数据，则系统忽略输入的数据而接受合同中的数据。例如, 如果你希望使用功能创建采购订单 -参考合同创建根据集中协议合同的核准订单，并且已在初始屏幕上输入工厂和存储地，则在采购订单的项目中将采用该默认值，因为在这种合同中不存在这些数据。参考询价单时，也适用同样的过程。项目一览项目一览是采购凭证中标题和项目数据的汇总。项目一览屏的顶部包含了重要的标题数据。屏幕的中心部分包含了要进行订购的项目。项目按照为凭证类型定义的项目号码的递增顺序来编号。如果你愿意，可以更改默认的项目号。另外，可以通过选择编辑 -修改显示，在项目一览屏的单行显示和双行显示方式之间进行切换。选择要处理的项目对项目进行选择的字段位于项目一览表屏左边的第一列中，在此可以选择要处理的项目。也可以通过选择编辑 -选择.来选择项目。照这种方法，你可以选择所有项目、项目块或取消选择。标题数据采购凭证的标题数据包括与供应商有关的信息。例如，它显示现金折扣政策和负责的销售代表。(采购申请是例外，因为它不包含标题数据。)要显示标题数据，从项目一览屏幕中选择标题 -细节。项目细节屏幕项目细节屏幕包含物料采购的重要数据。例如，它可以显示用于监督与日期有关的数据，显示用于对货物和发票进行控制的数据。要显示项目的项目细节，在项目一览屏中选择相应的项目。然后选择项目 -细节。项目的附加数据附加数据提供了项目的附加信息，例如，价格和条件，帐户分配，文本等等。通过选定项目一览屏幕上的项目，然后从项目菜单中选择适当的功能，就可以显示附加数据。输入帮助你可以参考其它采购凭证输入采购凭证项目，方法是：从初始屏或项目一览屏中，通过菜单有参照地创建 来实现。外部采购：一般概述本节提供了 MM 系统中有关外部采购的概述，讨论了：为库存采购物料和为直接消耗采购物料之间的区别消耗和库存物料的帐户分配外部采购形式用于库存的采购与用于消耗的采购在 MM 系统中，你可以为库存进行采购，也可以为直接消耗进行采购。例如，你可以在采购订单中确定物料被采购的目的。本节叙述了 MM 系统中用于库存的采购和用于直接消耗的采购之间的区别。用于库存的采购库存物料是存储在库存中的物料。这样的物料要在收货后存储起来。从库房或仓库收货或发货时，现有库存会随着收到或发出的数量而增加或减少。订购库存物料时，系统不要求帐户分配。这是因为相应的库存及消耗帐户会在每次货物移动后自动被记录。 (例如，库房收到或发出物料后)。而且，在物料主记录中会更新库存物料的价值和 数量。要订购存入库存的物料，该物料必须有主记录。有关如何为采购创建物料主记录的更详细信息，请参见 采购视窗中的主记录。用于消耗的采购当你为消耗而采购时，要通过输入帐户分配 (例如，成本中心) 来指定消耗目的。在收货时，所收到的物料或服务已被计入消耗。如果物料为直接消耗而采购，则输入收货时，会在财务核算的消耗帐户中入帐。现有的物料库存总数和总价值不受影响。物料帐户分配对于采购凭证中的每一个项目，你需要指定采购是用于库存还是用于消耗。在采购凭证中，可以输入带有或不带有帐户分配的项目。如果订购的是库存物料，则订购的物料必须有物料主记录。如果你订购的是消耗的物料，则所订购的物料可以有也可以没有物料主记录。下列采购凭证中可以有帐户分配：采购申请采购订单框架协议采购形式在向供应商进行物料或服务订购前，必须决定希望使用的采购方法。本节叙述了MM 模块支持的三种基本采购形式：1.使用一次性采购订单2.使用具有后续发出核准订单的长期合同3.使用长期计划协议和供货计划表一次性采购订单对于不定期订购的物料或服务，你可以使用一次性采购订单。当创建一次性采购订单时，可以参考采购申请、询价单、或其它采购订单。从采购信息记录复制供应商当前的定价条件和物料供货条款。有关创建一次性订单的更详细信息，请参见 采购订单。合同和核准订单对于定期订购的或订购足够数量的物料，可同供应商商议长期的定价和条件，并把它们输入到合同中。在合同中指定合同的有效期和总目标数量或总美元价值。创建合同时，你可以参考询价单或其它的合同。合同申请 (代表设置合同的请求) 也可作为参考凭证来简化数据的输入过程。当建立相关的核准订单时，采用相应的合同中的信息。每个供货是根据核准订单而发生的，核准订单规定了确切的订购数量和供货日期。有关本主题的更详细信息，请参见 框架协议 。计划协议和供货计划表如果物料的订购是定期并按照准确的计划进行，则可设置一个计划协议。当要求从供应商处立即发货时，一般使用这种采购方法 (例如，在汽车工业中)。就合同来说，在计划协议中规定了物料和基本条件。一旦建立了协议，就可以创建供计划表来规定确切的数量、供货日期和延续到将来某时间内的供货次数。有关计划协议的更详细信息，请参见 框架协议 。 采购视窗中的主记录本节叙述了在采购中使用的主数据，包含下列主题：采购视窗中的主记录：概述物料主数据物料主记录包含了什么信息？维护采购数据供应商主数据维护供应商主记录采购主数据 采购视窗中的主记录：概述本节叙述了特别与采购相关的物料主记录和供应商主记录的功能。讨论了与采购有关的主数据并叙述了如何输入和维护与采购有关的物料和供应商数据。数据类型MM 采购可以处理下列数据类型：物料主数据包括了企业向外采购或内部生产的物料的详细信息。计量单位和物料描述是存储在物料主记录中的数据的实例。 SAP 后勤部分的其它模块也可以访问物料数据。供应商主数据供应商主数据是关于外部供应商的信息。典型的内容有：供应商名称，供应商使用的货币和供应商编号(存储在 SAP 系统中作为帐户编号)。采购主数据，比如：-采购信息记录信息记录建立了物料和供应商之间的联系，因而方便了选择报价的处理。例如，信息记录给出了用于从供应商订货的计量单位，并标注在一段时间内影响物料的供应商价格方面的变化。-货源清单货源清单规定了物料可能的供应来源。显示了可以从某一给定的供应商处订货物料的时间段。-配额的分配配额分配是根据配额，规定在一定期间内物料总需求在特定的供应商之间如何进行分配。物料主数据物料主数据库（通常称为“物料主记录”，包括存储在系统中的所有单个物料主记录)包含了对所有企业所采购、生产和存储在库存中物料的描述。它是企业中有关物料信息 (例如，库存水平)的中央仓库。将所有的物料数据集成在单一的物料数据库中，消除了数据冗余的问题，而且不仅允许采购系统使用这些数据，而且其它应用部门 (例如，存储管理、物料计划及控制、发票校验等)也可以使用这些数据。物料主记录包含了什么信息？物料主记录中描述了在企业中使用的各个物料的全面信息。下列清单显示了包含在物料主记录中的信息类型，并为每种类型提供了一些实例：核算估价和成本方面的信息。例子：标准价格、过去价格和未来价格，当前估价。物料计划及控制物料需求计-(MPR) 信息和基于消耗的计划/库存控制。例子：安全库存水平、计划供货 时间和物料的再订货水平。采购由采购系统为物料而提供的数据。例子：负责物料采购的采购组、允许偏差的上下限以及订货单位。 工程物料的工程和设计方面的数据。例子：CAD图、基本尺寸和设计规格。仓储与物料存储/仓库相关的信息。例子：发货单位、存储条件和包装尺寸。预测用于预测物料需求的信息。例子：如何采购物料，预测周期，以往的消耗/使用情况销售和分销有关销售订单和定价的信息。例子：销售价格、最小订货量和负责某一物料的销售部门名称。如何组织信息？物料数据总是以同样的分级方式组织的。从采购的观点来看，物料主记录包含下列组织层次：用户、采购组织、工厂和存储地。1.用户 - 一般数据 本层次包含了可应用于一个企业（集团公司）内的所有独立公司、所有工厂和所有仓库/仓储的数据。一般数据的实例是有关物料设计(例如，CAD绘图) 和存储条件(温度范 围，物料是否是易爆炸或易腐败的等等) 的方面的细节信息。2.工厂 - 本层次包含了一个公司内的每个分支或工厂的数据。对采购来说重要的数据都在该层次上进行存储。这类数据的实例是物料的最大订货数和最小订货数和再订货水平。可以通过输入工厂代码访问工厂数据。3.存储地 - 本层次包含了专属于某一存储地的数据。库存层次就是需要针对每个存储地进行维护的。通过输入工厂和存储地代码，可以访问存储地数据。这种数据结构方便了对整个企业中与物料有关的信息的组织。当在一个以上的工厂中使用同样的物料或在一个以上存储位置存储时，它会防止物料数据的冗余存储。例子：假设在两个不同位置存储同样的金属铸件，则该物料的设计和采购方面的数据是相同的，但每个位置的库存数据却是不同的。如何对物料编号？每个物料主记录都分配有唯一的编号，该编号是物料的标识。物料的编号可以是内部分配，也可以是外部分配。内部编号分配意味着由系统对物料进行编号；外部编号分配意味着由建立物料主记录的人指定物料的编号。如果是采用的外部分配编号方式，则对物料的编号可能要受到限制。编号分配的范围在定制时进行定义。谁可以访问物料主记录？公司政策会限制对物料主记录数据的访问。访问限制是用来防止非授权用户更改物料主记录的。一般来说，采购者可以查看所有物料数据，但通常只允许更改采购数据。同样，物料计划者和库存管理者通常只允许更改直接与物料计划和控制有关的数据。某些用户有权在中央更改数据。这意味着他们有权输入物料主记录中的所有数据并进行更改，包括采购数据。如果要知道规公司对访问有什么限制，请与系统管理员联系。维护采购数据在首次安装 MM 模块时，要创建物料主记录。此后，使用该物料主数据库的各个部门就会负责保留迄今为止的最新信息。物料主记录可以集中或者由单个部门创建并更改。例如，在后一种情况下，采购部门将负责更新采购数据，同样，销售部门将负责销售和分销数据。本节说明了如何输入物料主记录中的采购数据并进行更改。什么是物料类型？物料类型标识了物料的核算和存储管理方面的特征。你在创建物料主记录时要指定物料的类型。“原材料”和“制成品”是物料类型的实例。在标准 MM 模块中，前一种物料类型表示外部采购 (买进) 物料，后一种物料类型表示相关物料是在厂内生产的。当物料进入或离开存储/仓库或由用户部门使用或消耗时，物料类型决定是记入借方的帐户还是记入贷方的帐户。它还决定了物料编号是由内部分配还是由外部分配。显示物料主记录如果需要某物料的信息，你可以显示物料主记录。要显示物料主记录，需要物料编号。过程如下：1.首先从系统菜单选择后勤 -物料管理 -物料主记录 。然后选择物料 -显示。 2.在物料编号字段中输入物料号。如果不知道物料号，使用可能输入功能，通过匹配代码搜索所需的物料。3.输入匹配代码的选择标准。按 ENTER 键后，系统显示出符合选择条件的所有主记录。你还可以通过选择环境 锪 ，从任何采购凭证的订单项目上显示物料主记录。 显示库存层次有两种方法显示给定物料的库存层次：根据物料主记录根据采购凭证根据物料主记录显示库存层次：要显示库存层次，在显示物料主记录时，选择环境 -库存一览。根据采购凭证显示库存层次：在显示订单、框架协议、 询价或报价时，选择环境 -物料库存 ，可显示所选定项目的库存一览选择屏。创建或维护物料主记录 (采购部门)本节解释了如何在物料主记录中输入采购数据。何时创建或维护物料主记录？如果要采购的物料处于下列情况，则应创建或维护物料主记录未在物料主数据库中定义 (即，物料没有物料主记录)已经为别的的工厂定义了，但没有为将发出采购订单的工厂所定义已经为正确的工厂所定义，但未输入物料的采购数据。例如，用户从其它部门，例如会计部门，创建了物料主记录，但未能输入采购方面的数据，就属于此类情形。要确定物料是否有物料主记录，可试着通过 可能输入工具来显示物料。这样做的过程如“显示物料主记录”中所述的那样。开始之前开始创建物料主记录之前，需要下列信息：物料类型和行业计量单位，比如基准单位 (库存记帐单位)，以及订货单位负责物料的采购组 (买方组)核算方面的数据，例如估价等级、价格控制，标准价格或移动平均价格过程创建或维护物料主记录的过程如下：1.首先从系统菜单选择后勤 -物料管理 -物料主记录 。然后选择物料 -创建通用。2.如果物料主记录根本不存在，则输入使用物料的行业 (例如， m 代表机械工程行业) 并输入物料类型。只有在使用外部编号分配时才输入物料号。否则，系统自动给物料分配一个编号。如果物料主记录已经存在，请输入物料编号并按下 ENTER 键。出现选择视窗 框。它包含可能的用户部门清单。如果已存在相似的物料主记录，则创建新的物料主记录时可用它作参考。为此，输入被参考的物料号。屏幕将显示一个参考物料主记录的副本。在此，可以做所需的修改。3.在对话框中选择采购和核算，以及 PO 文本 (如果要输入的话)。然后按 ENTER 键。4.在对话框组织层次/参数文件 中，输入工厂代码并按 ENTER 键，出现物料主记录的采购数据屏幕。5.如果不存在物料主记录，则输入短文本 (对物料的一个简短说明)、基准计量单位、物料组和负责 采购物料的采购组。短文本 (简短说明) 用于标识所有采购凭证以及来自其它部门凭证上的物料。因而，应输入对其它部门也有意义的说明。6.输入与物料的采购有关的信息，例如：订货单位 只有在订货单位不同于基准计量单位时才在此输入。如果你在该字段中指定了一个值，则还必须提供从订货单位转换为基准单位的转换因子。采购组在该字段中，指定负责采购物料的买方或买方组。采购数值代码 系统为采购部门的业务功能定义各种数值代码，例如，催付间隔和误差等。催付间隔以天数计算，并标注在多少周期之后，第一次、第二次和第三次催付/催货信函将发送给供应商，这些信函是关于未兑现报价、未兑现订单确认或供货过期的。系统会自动生成催付或催付信 函。超过和不足误差方面的限制给出了您的企业所允许的供货不足或过量供货部分的百分比。在一般数据 和外贸 (进口/出口) 数据 制定相应的规格。 作为采购数值代码的一部分，可以以物料为基础，设置最小供货数量和供货日期偏差的标准值 参数。这些数值在MM 的供应商评估功方面将要使用。7.按 ENTER 键显示采购订单文本屏幕。所输入的文本会显示并打印在所有与相应物料相关的采购凭证中。8.按 ENTER 键显示核算数据。输入估价等级、价格控制 (以代码形式表明是按移动平均价格还是标准价格进行估价)、移动平均价格或标准价格。将按照规定的价格对有关的物料进行评估。9.保存物料主记录。可替代的计量单位除了系统使用的用于管理库存和完成所有计算的基准计量单位外，其它部门可以使用它们自己的计量单位。所有基准计量单位以外的计量单位通称为“可替代单位”。下面是可替代计量单位的实例：订货单位订购物料是所使用的计量单位。它是采购功能中的默认单位。订货计价单位供应商开发票所用的计量单位。订货计价单位在采购订单或采购信息记录中定义。如果在采购订单中定义了订货单位，则收货将以订货单位和订货计价单位记录。销售单位销售物料时所用的计量单位。它作为销售订单中的默认值自动出现并可以在那里更改。发货单位 从仓库/存储中发出时所使用的物料计量单位。可以连同货物发出和实地盘点活动一起使用该计量单位。在除了按基准单位以外的计量单位所计算的任何数量，都会由系统自动转换为按基准单位计算的数量。要使这成为可能，必须在物料主记录中输入可替代单位和基准单位之间的转换比率 (转换系数)。当指定可替代的计量单位时，你可以输入这些信息。可变计量单位在物料主记录中，你可以规定物料可用不同于订货单位的计量单位进行采购。否则，你将必须使用物料主记录中的订货计量单位。如果可用一个以上的计量单位订购物料，则在采购数据的可变订货单位 字段中输入 1。更改物料主记录更改物料主记录时，系统会记录所做的更改，用户名称以及更改的时间，这就通过了对物料主记录的更改进行审计的线索。1.从系统菜单中选择后勤 -物料管理 -物料主记录。然后选择物料 -更改。2.输入物料号并按下 ENTER 键。出现带有专门区域 (相当于用户部门) 清单的对话框。3.选定采购 ，然后按 ENTER 键。4.输入工厂编号，然后按 ENTER 键。出现物料主记录的采购屏幕。5.进行更改。6.保存物料主记录。供应商主数据供应商主数据库包含了为企业进行供应的供应商的信息。它包括大量的供应商主记录，每个主记录包含了有关供应商的名称、地址以及如下数据：向该供应商订购物料时使用的货币支付条款重要联系人的名字 (销售人员)由于在核算时供应商代表了一个应付帐户，所以供应商主记录也包含了会计信息，例如在一般记帐系统中的有关控制帐户 (调节帐户)。因此，供应商主记录由核算和采购个部门负责的是供应商主记录中与采购部门有关的数据的的创建、更改和显示。在向系统中输入供应商的发票之前，必须以提供了与该供应商有关的核算方面的数据。如何组织供应商主记录？供应商主记录结构反映了企业的结构。供应商主记录细分为三个不同的数据区域：1.一般数据 这是适用于集团公司内所有公司代码的数据。一般数据包括供应商地址和电话号码这样的数据，以及与供应商进行交流的语言。2.核算数据 这是专门用于核算的信息。例如，这类数据包括了与支付业务有关的数据和相关控制帐户 (调节帐户) 的编号。3.采购数据 这是与采购有关的数据 (例如，联系人、供货条款等)。组织层次“采购组织”包含下列与批发/零售贸易相关的层次：-供应商子范围 (VSR)-工厂-工厂/供应商子范围除了可应用于采购组织的数据以外，你还可以维护某工厂或供应商子范围的数据，例如，不同于采购组织层次数据的付款条款或 国际贸易术语。按照下列优先次序进行搜索和输出数据：1.供应商子范围 - 工厂 - 采购组织 2.供应商子范围 - 采购组织3.工厂 - 采购组织4.采购组织这意味着： 1.如果存在最特别层次“供应商子范围 - 工厂 - 采购组织”的数据，则使用该数据。2.如果不是这样，系统会检查是否维护了“供应商子范围 -采购组织”层次的数据。如果可用的话，就进行输出。3.如果在该层次也没有数据存在，系统会在层次“工厂 - 采购组织”上搜索数据。 4.如果在此层次上仍没有可用的，则仅输出采购组织层次上的一般数据。对可变数据的规定如果你希望根据随某些地点或供应商而变化的数据进行工作的话，例如在零售业中，可按如下方式处理：1.在采购数据或合伙人作用 (合伙人功能) 屏幕，选择变化数据。只有在允许数据留存 (数据存储) 层次“供应商子范围和/或地点”的帐户组被选择时，该按钮才是可用的。如果未创建变化数据，则要求你指定数据留存层次。并显示现存的层次。2.选择所需的数据留存层次，然后选择采购明细或合伙人明细。出现相关的屏幕。输入变化数据，然后返回起始点。什么是帐户组功能？当创建供应商主记录时，必须输入帐户组。帐户组决定了编号分配的类型编号范围，从中可以指定系统用来标识供应商的帐户编号是否涉及的是一次性供应商屏幕包含哪些字段以及在这些字段中的输入是必需的还是可选的允许采购组织下有哪些数据留存层次 (例如，供应商子范围)哪些合伙人纲要 (确定合伙人的程序) 是有效的一旦创建了供应商主记录，就不能更改帐户组。只有在特殊情况下才授权系统管理者这样做。(这可能是必要的，例如，如果又有新的应用投入使用。) 在这种情况下，当更改主记录时，在建立供应商主记录时不能进行输入的的字段可以准备接收输入。如何对供应商主记录编号？给每个供应商主记录分配了唯一的编号(也是财务会计系统使用的供应商编号)。你需要用编号来调用主记录 或输入采购记录。可以在内部或外部的基础上指定编号。内部编号分配意味着系统可以指定编号。外部编号分配意味着创建主记录时可以输入编号。对于外部编号分配，也允许使用字母数字编号。通过你在创建主记录时输入的帐户组可以确定编号分配类型以及编号范围。系统保证编号总是唯一的。借助内部编号分配，系统在给定的范围内连续地分配编号。借助外部编号分配，可以防止已使用过的编号再重复使用。在所有公司代码中，供应商都有同样的帐户号。维护供应商主记录本节解释了如何创建、更改或冻结供应商主记录。创建供应商主记录要创建供应商主记录，过程如下：1.自采购菜单选择主数据 -供应商 -采购 -创建。2.输入采购组织和帐户组。如果要使用另一个供应商主记录作为参考，在供应商字段输入 (在参考下) 该供应商的帐户号。然后按 ENTER 键。3.输入供应商地址并填充国家和语言字段。这些输入是必需的。按下 ENTER 键后，会显示 控制屏幕。4.在该屏幕上，可以输入下列信息：例如，付款要求的核算数据和催付程序，报给税务机关的数据和采购中进行分析所需要的数据 (比如，行业代码)。按下ENTER键后，会显示采购数据 屏幕。5.在该屏幕上，输入与采购有关的数据，例如，订单中用的货币或支付条款代码。6.保存供应商主记录。支付条款支付条款代表了有关到期金额付款时间的约定条件，包括立即付款所给予的任何折扣的详细说 明，以及符合折扣的期间 (例如，条款在净 30 天内付款，或如果在 10天内付款，折扣为 2%）。在上一个例子中，如果在指定的期间内付款，则折扣从发票金额扣减。可以在供应商主记录中规定付款条款。当你与供应商签订订单时，它们作为默认值自动出现；然而，你可以跟据需要进行更改。还可以在供应商发票中输入支付条款。这些是被付款程序使用的。更改供应商主记录要更改供应商主记录，过程如下：1.从菜单栏中选择主数据 -供应商 -采购 -更改。2.输入供应商编号和采购组织，并选定要更改的数据。按下 ENTER。3.进行更改并保存。显示供应商清单你可以创建供应商清单。该清单包含了各供应商的重要信息：例如，从供应商处采购物料的采购组织，支付条款和供应商的冻结状态。1.选择主数据 -供应商 -清单显示-采购清单2.输入选择标准并运行分析程序。冻结供应商假设要阻止供货质量差的供应商继续供货。可以冻结供应商主记录中的供应商帐户。 一旦在供应商主记录中设置了冻结标识，则不再向该供应商发出订单。供应商“冻结”状态 一直适用，直到你取消供应商主记录中的冻结标识。冻结供应商的过程如下：1.选择主数据 -供应商 -采购 -冻结。输入供应商号和采购组织。然后按 ENTER。2.出现一个屏幕，从中可以标注是冻结特定采购组织的供应商还是所有采购组织的供应商。保存你的输入。可以通过货源清单冻结单个物料的供应商 (在 货源管理 一节中讨论了订货清单。)。一次性供应商你可以为只打算采购一次或很少采购的供应商创建一个特殊的供应商主记录。例如，假设因为你的主要供应商不能够提供所需的货物，你可以向不经常发送订单的供应商进行订货。在这种情况下，应在一次性供应商主记录中存储相关数据。与其它主记录相反，“一次性供应商”主记录可用于多个供应商。这样的目的是避免创建不必要的过多的供应商主记录号。因此，不能在一次性供应商主记录存储任何与供应商有关的数据。当创建具有一次性供应商的采购凭证时，系统会自动转到主记录屏幕。在此输入与供应商相关的数据，例如，名称、地址和银行。在凭证内单独存储它。显示，冻结或删除 一次性供应商主记录的方式与所有其它主记录一样。当创建一次性供应商主记录时，你必须分配一次性帐户组。该帐户组决定了与供应商有关的字段不能被输入。您应在创建相应的采购凭证时提供这些数据。维护业务合伙人业务合伙人供应商在与另外的企业打交道时可以承担不同的角色。于是，在一项采购业务中，供应商首先是订单接收人，然后是货物供应商，接着是开票方，最后是收款人。这些角色可以涉及不同的供应商主记录。因此，可以为供应商分配几个合伙人角色 (合伙人功能)。在有关的后继后勤和核算功能中使用这些变化数据。在合伙人角色 (合伙人功能) 屏幕上，在创建供应商主记录期间，所建议的是在帐户组 (已在定制中定义) 的合伙人纲要 (确定合伙人的程序) 中标记为强制性角色的合伙人角色。在字段编号中，输入供应商号。系统检查该供应商是否已为当前采购组织而创建。在标准系统中定义了下列合伙人角色：供应商订单接收货物供应者开票方收款人通过定制功能你可以确定哪个合伙人角色是可选的，哪个是必需的。除了供应商这个角色外，所有的角色都是可选的。如果没有维护其它角色， 则应用供应商角色的数据。如果已按付款业务数据进行了维护，则会显示不同收款人。要维护供应商主记录中的合伙人，选择供应商 。在接着出现的初始屏幕上，选择 合伙人角色 (合伙人功能)中心协议合同的合伙人 可以在供应商主记录和合同中对中心协议合同的合伙人进行维护。如果已在供应商主记录中维护了中心协议合同的合伙人，则在合同中就建议它们。要在中心协议合同中创建合伙人，在合同中选择标题 -合伙人。会出现用于维护合伙人的一览屏，在此你可以确定要输入合伙人的层次。转到合伙人维护屏幕并输入数据。采购主数据除了供应商和物料主数据，采购部门的日常工作还得到以下另外的主数据类型的支持：采购信息记录货源清单配额分配条件供应商评估采购信息记录Info record 是信息记录（ Information record）的简称。信息记录包含关于供应商和从该供应商采购的物料的简明信息。因而信息记录说明了物料-供应商的关系。例如，信息记录标注了从供应商订货的物料的计量单位以及可应用的催付等级。它还显示了供应商为物料所做的的价格更改。为确定成功的投标人，该信息在对报价进行评估时是有用的。在你对物料进行订货时，信息记录被自动创建。你还可以创建、更改及删除信息记录。在 采购信息记录中叙述这些任务。货源清单货源清单规定了在给定的一段时间内物料可能的供货来源。它显示了物料从给定的供应商或根据一个长期合同可以进行订货的时间。货源清单可以帮助你确定在一个特定的时间上，可以提供物料的供应商或内部的供货源。它还可用于对某一物料的供应商的自动选择。在 货源管理 一节中讨论了订货清单。配额分配配额分配是在配额的基础上对物料的供货来源进行分配的机制。它可以使你在任何指定的时间都能够确定哪一个是列在采购申请中物料采购的有效来源。配额的设定允许在一个时期内，在不同供应来源之间自动分配物料总需求的比例。在 货源管理中叙述了配额分配。主条件主条件是全局行的的并且可用料确定采购订单价值的条件，是作为计算实际价格的基础。有关该主题的更多信息，参见 主条件。供应商评估供应商评估是分析和评估供货商成绩的过程。它也构成供应商选择的基础。根据不同标准判定供应商得分。供应商的全部得分可用于决定是在供应商数据库中保留它们还是消除它们。 有关本主题的更多信息，请参考 MM 供应商评估文档。 申请和物料计划本节叙述了 MM 采购中的申请过程。它包括下列主题：关于采购申请维护申请物料计划及控制核准申请核准过程 1核准过程 2核准过程监控申请采购申请清单有关服务采购中的采购申请信息，参考 MM 外部服务管理 文档。关于采购申请本节叙述了采购申请的一般特征。什么是申请？采购申请定义了对物料或服务的需要。它具有下列特征：它是标识物料或服务的主要方法，物料或服务必须到公司外采购。它授权采购部门在指定的时间内按指定的数量采购物料。它是内部凭证：不能在公司外使用。如何创建申请？在 SAP 系统中，可以按下列方法创建申请：间接地：通过物料计划和控制 SAP 的模块“基于消耗的计划”提供了根据过去消耗或使用数据以及现存库存水平决定的需要订购 的物料。这一部分还自动确定了订购数量和供货日期。通过网络 从 SAP 的模块 PS通过工厂维护的订单 从 SAP 的模块 PM采购中的采购申请项目文本采用自系统外创建的申请 (PS, PM) 文本。直接地： 由申请部门的工作人员手工输入采购申请。创建申请的人确定采购什么和采购多少以及供货日期。申请中的创建标识显示出申请是手工创建的还是通过物料计划创建的，它在申请分析和申请项目统计数据中显示 (参见“监视申请”)。物料计划可以规定，如果在预先规定的期间内未处理申请，则需要重新把申请提交给采购系统。维护申请本主题说明如何手工创建单个采购申请 (也可由基于消耗的计划自动生成申请)通过参考其它采购凭证创建申请在申请中输入帐户分配更改现存申请把申请标记为“已结束的”手工创建申请创建申请的目的是告诉采购系统，你需要物料或服务。开始之前在创建采购申请之前，需要考虑下列方面：如果要 .则需要 .指定项目的帐户分配帐户分配种类和帐户分配数据订购具有主记录的物料物料号订购不具有主记录的物料帐户分配种类和帐户分配数据、采购组、估价价格、物料组和短文本 (简短说明)输入作为优先供货来源的供应商供应商号创建大量同样需求的申请可以自己指定 编号，以监视申请的进程 (需求跟踪号)申请通常逐个项目进行处理。这意味着每个申请项目代表一个单独的需求。创建申请 - 具有主