办公自动化培训教材

第一章 办公自动化基本概念 办公自动化(Office Automation，简称OA)是70年代首先在工业发达国家兴起的一门技术科学。它是适应信息化社会的需要，基于软科学的理论和计算机技术、通信技术的普遍应用而发展起来的。第一节 办公活动的形成 办公，是处理集体事务的一类活动，是信息处理的重要组成部分。在人类历史上，办公行为的出现，比人类有意识(而不是本能)地进行信息活动晚得多。早在蒙昧时代，人类已经懂得采用某些符号记录信息，作为对自然现象的总结和生活经验的积累。但是，这样的处理，仅囿于“私”(个人或家庭)的范围。而办公活动，是以“公”，也就是为“集体”办事作为基础的。这种活动，开始于原始社会的早期。例如，人们在分配猎获物时，便需要办公了。这就是说，在人类蒙昧时代的中级阶段，即人类从树上活动为主转移到地面的、以打猎为主的生活，有简单的工具，有相对稳定活动地点的时候，就出现办公活动的萌芽。而形成一套正规的办公行为，则可以追溯到国家出现之前的氏族社会。恩格斯在家庭、私有制和国家的起源一书中引用摩尔根的材料时指出，易洛魁人的氏族有下面的习俗：选举或撤换酋长；公家出面处理死者的财产；相互保护安全；举行氏族议事会，解决氏族间的纠纷；举行宗教仪式；组成成年男女享有平等表决权的民主集会等等。而希腊人的氏族间的事务活动，比这更为完备。这些活动，看来都属于办公的范畴。根据我国历史记载，距今七千年前的半坡氏族和可姆渡氏族社会中，土地、房屋、牲畜等，归氏族公有，氏族成员共同劳动、共同消费。在处理这些问题时，也需要有“办公”活动。 在国家形成之后，办公活动更空前增多。无论是战争还是和平时期；无论是军事、政治、外交、文化还是内务，都充满了办公活动。这样，经历了很长的一个历史阶段，虽然办公的内容和手段都在不断变化，但办公行为却逐渐形成一套比较确定的形式。不同的国家，不同社会制度，甚至不同的部门或行业，办公的体制、习惯、程式都不尽相同，但我们仍然可以总结出若干共同点，从几个方面对办公活动加以阐明。第二节 现代社会办公活动的描述 社会中各种活动单位，其活动内容都可以用不同的流程来描述。例如，一个工厂，有三个主要环节：生产、动力、管理；对应三个流程：物质流、能量流、信息流。一个商店，有四个环节：购、销、调、存；对应两个流程：物质流和信息流。一个机关或管理部门，有两个环节：事务处理和决策，对应一个流程：信息流。当然，这只是大致的说法，具体到某个单位，还可以作更具体和更细致的分析。 从总的来看，办公的核心是实现管理，大到国家(包括国际事务)，小到基层单位，都是这样。而实现管理是通过处理信息来进行的，就是对应信息这个流程。我们可以比较一下，工人的工作对象是产品，农民工作的对象是农作物，医生工作的对象是病人，这些对象都是具体的；而办公人员呢？他们的工作对象不是具体的物质，而是反映人类社会活动的信息，他们从事各类与管理有关的信息处理，属于脑力劳动者。他们固然不同于工作在生产第一线的体力劳动者，就是与从事科学研究的脑力劳动者也有很大区别，形成一类独特的专业活动。那末，用什么来反映办公的行为呢？就办公活动的内容来说，可以分为： 书面信息的接收与处理：包括公文阅读、文件批示、资料存档、计划制订、回答查询等。 书面信息的生成与处理：包括草拟文件、编制图表、批阅公文、整理资料、记录、拍照等。 书面信息的传递和管理：包括电报、电传、文件资料的收发、保存、复制和检索。 口头信息的生成和处理：包括开会、汇报、命令、谈话、指示、报告、讨论等。 口头信息的传递和管理：包括电话、录音及广播等。 办公资料的运用：包括时间安排、设施调度与计划执行、检查等。 若从行为的性质来看，在“办公”这个大前提下，办公行为可分为两大类型，即信息的事务性处理和信息的研究性处理。 信息的事务性处理：即对信息进行例行程式的办理，规律性比较明显。例如，公文的阅读和传递、报表填写、统计累计、资料整理、日常接待、回答查询、完成一般的交办任务等。这类活动一般由中下级办公人员执行。 信息的研究性处理：即运用人的思维活动对信息进行分析(也就是一种特殊的加工)，并作出指导行动的决择。一般表示为决策过程：研究、分析、比较、判断、决心、反馈、修正等行为。其结果是使信息大大增值。这类活动一般由职位较高的中上层领导人进行。 办公行为按表示方式来划分： 信息的采集与编辑：包括听取汇报、阅读报告、记录；书写起草公文，文字处理，计算，思考，讨论；决策等。 信息传递：依赖工具与载体进行信息的分配与发送，包括声音、文字、图像等，属于间接传递。而人与人的直接对话，如会议、面谈等，属于直接传递。 信息整理与存档：分类、总成、存储、复印、归档等。 检索：根据提供的线索，从已保存的信息档案中(包括人在自己脑海中建立起的无形的“档案”)，检取需用的信息。 以上这些，都只是办公行为的静态描述，当把这些行为的动态过程表示出来，便构成反映办公过程的信息流。第三节 办公的基本要素 从上面通过不同角度对办公活动所作的说明，不难看到，办公的内容、表示方法和环境，都是十分复杂的，不易定量地、数学化地去描述。但不论什么样的办公体系，一般可归结为六个要素：即人、机构、制度、工具、空间、信息。 一、办公第一个要素：人 办公是人群的一种管理活动，是由人去执行办公任务的。所有办公人员都必须具备按既定要求完成自身职务范围内的任务的能力，他们都组合在某一个系统中，既有分工又有合作，而且要与上、下、左、右进行信息沟通。概括地说，办公人员可以分为决策人员、中层管理人员、专业人员、辅助人员四个层次，他们各司其职，各尽其责。 史记在中，有一段记载： “孝文皇帝既益明习国家，事朝而问右丞相勃(按指绛侯周勃)曰:天下一岁决狱几何?，勃谢曰:不知。问:一岁钱彀出入几何?，勃又谢:不知，汗出沾背，愧不能对。于是上亦问左丞相平。平曰:有主者。上曰:主者谓谁?，平曰:陛下即问决狱责廷尉；问钱彀责治粟史。上曰:苟各有主者，而君主者何事也?，平谢曰:主臣！陛下不知其驽下使待罪宰相。宰相者，上佐天子理阴阳、顺四时，下育万物之宜；外镇抚四夷诸侯，内亲附百姓，使卿大夫各得任其职焉。孝文帝乃称善。右丞相大惭，出而让陈平曰:君独不素教我对？，陈平笑曰:君居其位不知任邪？且陛下即问长安中盗贼数，君欲强对邪?” 这一段记载，生动地表明当时的左丞相陈平很清楚地认识到，不同层次的办公人员，有不同的职责，丞相作为最高级的办公人员，并不必要去处理一些属于中、下级人员所管辖的事情，而且实际上也处理不好。如长安中盗贼数，作为丞相是无须去弄清楚的，丞相只应管理属于全国性上、下、内、外有关的大事。象陈平这样划分工作界面是十分重要的。 决策人员是各部门(从大系统到各个子系统)的领导人，如政府部门的各级领导、公司经理和企业厂长等，他们需要运用自己的职权与智慧，应用有关的科学原理、方法与经验，对各类事件和情况谋取众多的对策，并在其中选取尽可能正确的决策，组织和指挥他所管辖的部属，充分发挥他们的专长和力量，积极进行活动，以达到或趋向于共同目标。 中层管理人员是系统内某一部门的负责人，他们要协调专业人员的工作，综合分析有关信息和情报，对本部门的问题作出判断和决定。他们既要领导下属单位的业务工作，又要及时为上级领导提供决策信息和方案，起到承上启下的作用。 专业人员，在行政机关内是指负责社会、经济、政治、法律等各项业务的工作人员;在企业内是指负责生产、经营、销售和技术发展的各类人员。他们要负责处理大量的信息和文件，直接管理大量业务工作，同时要为组织的决策人员提供辅助决策方案。 辅助人员是行政机构和企业的一般办公人员和后勤人员，如打字员、通信员、保管员等。他们一般进行比较单一性的、例行的工作。 二、办公的第二个要素：机构 无论从大系统或子系统来看，都有相对固定的机构。它的作用，是确定系统内全体办公人员的岗位以及他们之间的相互关系，同时也确定信息的流向。机构的内容、规模、性质与任务，是由办公系统的总目标决定的。但是，机构的建立是否合理，优劣如何，则严重影响着办公效率。设立合理的机构，是办公中的重要问题。 我国办公机构有多种划分方法。行政机构主要有按管理职能划分法、按管辖区域划分法、按行列和产品划分法和按服务对象划分法等。 三、办公的第三个要素：制度 制度可以看成是办公知识、办公经验的固定化。它是维系办公人员的活动，确立办公的流程，使全体人员在统一的目标下有组织地、有条不紊地、高效率地工作的保证。和机构一样，制度是否合理、制度的优劣，也严重地影响着办公的效率。 四、办公的第四个要素：工具 工具用于提高办公的效率和质量。减轻人的负担，降低办公的费用消耗。既然办公是人们的一种脑力劳动，所以，计算机的应用，在办公活动中具有革命性的意义；又由于办公活动是处理人与人之间的事情，是信息的频繁交换，通讯工具的利用也占有十分重要的地位。此外，现代化的办公工具还有录音、录相、复印、轻印刷等等。 五、办公的第五个要素：空间 空间是人们(包括所利用的工具)进行办公的场所，最普通的便是办公室。一般来说，办公室是集中的、固定的。在特殊情况和特定环境下，也可以是活动的。近年来，也有人提出实行分布式的办公，使办公空间变成分散的或不定形的。不管什么样的办公室，都应尽可能使办公人员有一个舒适的、愿意停留的办公环境，这才能使他们工作愉快，提高效率。 六、办公的第六个要素：信息 信息是办公内容的反映，是办公行为的对象和依据，是办公活动所利用的资源。办公室是信息的集散枢纽。办公活动从信息处理角度看，就是对各类信息进行采集、加工、处理和传输的过程。办公信息可分为数值信息和非数值信息两大类。数值信息是指反映数量关系的数据，非数值信息是指文字信息、图象信息和声音信息。按信息的用途可分为经济信息、社会信息、内部信息、外部信息、历史信息和当前信息等等，按信息的形式可分为声音、数值、文字、图形和图像信息。图形信息主要指图表，如表格、直方图、饼图等；图象信息主要指静态的图象，如照片、图画、动画等和动态的图象，如电视、电影等。 在上述六个办公要素中，机构、制度和空间是相对稳定不易变的，而人员、工具、信息是相对活跃易变的。办公活动就是办公人员在一定的办公环境、机构和制度下，通过使用办公工具对办公信息进行采集、加工、处理和传输的过程。 这六个要素，对研究办公自动化是很重要的。其中，工具这个要素，便是实现办公自动化的突破口。第四节 办公自动化定义的讨论 办公自动化虽然已发展了二十多年，但到目前为止，还没有一个统一的定义，几乎是“十个人有十个说法”。 当前，在许多著作中，都采用美国麻省理工学院M.C.季斯曼教授的定义：“办公自动化就是将计算机技术、通信技术、系统科学、行为科学应用于用传统的数据处理技术难以处理的、量非常大而结构又不明确的那些业务上的一项综合技术。”这个说法的最主要之点，是以计算机技术为中心的若干新技术在特定环境(即特定对象业务，特定的方法数据处理)下的运用。而所谓“量非常大而结构又不明确的业务”，正是指我们通常提到的办公活动内容。虽然办公的机构、制度、工具甚至空间都相对确定，使办公行为有“例行公事”这相对固定的一面，但办公所要处理的信息是变化的，人的思维也是变化的，这就形成办公业务中有很大的不确定性，因而，用传统的数据处理办法便不宜处理而必须求助于一套新的(特别是融汇进软科学的)方法和手段。这个说法在一定程度上反映了办公自动化带本质性的东西，已为许多学者所接受。 国内外的学者还有另外的一些论述，如认为办公自动化是： “不断将智能化的办公工具电子化和机械化，将非智能化工具智能化，以便大幅度地提高工作人员的办事效率”； “用电子计算机或数据处理系统来处理一些例行事务性工作”； “人们处理信息的一种现代化工具”； “作为人们产生价值更高信息的一种辅助手段”； “在办公室中应用计算机以支持那些有知识而又不是计算机专家的工作人员”； “让人们能够利用现代技术更有效地管理信息并进行信息交流”。 不难看出，在这许多的有差异的说法中，有如下共同点，它们都认为办公自动化； a 是新技术，尤其是计算机技术和通信技术的综合利用； b 用于管理信息，包括处理与交流(通信)； c 其目的是提高工作效率。 这几点，确实在办公自动化中占有重要地位。 以上这众多的说法，其优点是比较简练，不足之处是没有把问题说透，或者只是强调了某一个侧面。 1985年，我国召开全国第一次办公自动化规划讨论会，出席会议的专家们对照国内外流行的各种说法，经过讨论比较，倾向于如下的看法： “办公自动化是应用计算机技术、通信技术、系统科学、行为科学等先进的科学技术，不断使人们的一部分办公业务借助于各种办公设备，并由这些办公设备与办公人员构成服务于某种办公目标的人机信息系统。” 在现阶段，办公自动化的支持理论是行为科学、管理科学、社会学、系统工程学、人机工程学等；其直接利用的技术是计算机技术、通信技术、自动化技术等。一般来说，一个比较完整的办公自动化系统，应当包括有信息采集、信息加工、信息传输、信息保存这四个基本环节，其核心任务是向它的主人(各领域、各层次的办公人员)提供所需运用的信息。 由此可见，办公自动化系统，综合体现了人、机器、信息资源三者的关系。信息是被加工的对象；机器是加工的手段(工具)；人是加工过程的设计者、指挥者和成果的享用者。 所以，办公自动化，是一门综合的科学技术，它是信息化社会的历史产物，是在计算机、通信设备较普遍应用，信息业务空前繁忙的情况下产生的。第五节 办公自动化发展简史 和许多科学技术相似，办公自动化并不是由谁先给出定义，然后去补充它的内容和建立这样的实用系统，而是通过人们的实践逐步形成较完整的概念。在本节中，将简单介绍办公自动化的发展过程。 一、办公自动化发展的一般过程 上两节介绍了办公的一般情况。人类社会很长一段时间，办公任务是通过人们的自身活动去完成的，即使运用了工具，也是极其简单的。例如，多少年来，我国办公用的就是所谓“文房四宝”(笔、墨、纸、砚)，或者再加上古老的算盘，通讯也几乎是靠人力或普通交通工具。但随着社会的发展，生产、经营、政治、战争、国际往来等活动规模越来越大，信息量空前增加，对决策正确性的要求也越高，单凭人力和简单的工具已无法适应。而技术上的发展，又为办公行为提供了有效的工具。电报、电话、电传打字机、轻印刷机械等设备便很快地相继为办公室所采用，形成办公走向自动化的第一步。但即使到这个阶段，人们还没有形成办公自动化的概念，办公活动从内容到形式上也未能起本质性的变化。 到本世纪60年代，人类社会出现了一次新的技术革命信息革命，出现了所谓信息化社会。形势瞬息万变，事物相关因素大量增加，知识急速发展，社会信息迅猛膨胀，与原有的办公方式形成了尖锐的矛盾。其表现有以下几个方面： 第一方面，办公人员大量增加。据统计，在主要工业化国家，40%以上的工作人员在办公室内工作。在美国，从1975年起，白领职员就超过工人人数，大约有4500万人从事管理。发达国家都有类似趋势，管理工作平均810年增长一倍。 第二方面，是办公的效率低。人员的增加并未解决办公效率的提高，反而使通讯情况恶化，电话频繁，文山会海，信息准确性不高，判断、决策迟缓。美国一家公司统计，许多办公人员绝大部分的时间花费在通讯和谈话上，只有58%的时间用于思考、计划和分析。从1968年到1978年，美国白领职员的劳动效率提高约4%，而同期内农业工人效率提高184%，工业工人效率提高90%，一些工业化国家办公室工作人员平均17分钟就要受到一次干扰。美国一些研究结果表明，会议、书写、电话这类通讯性工作占去工作人员每天办公时间约65%，只有35%的时间用来阅读、思考、分析。日本企业负责人在其全部办公时间中，判断和决策时间仅占16%，而传递时间占39%，数据和文件处理时间占25%，移动和其他占20%，一般工作人员的文件处理时间就更长了。 第三方面，是办公费用不断增加。据统计，全世界每年的办公用纸连起来可达2亿英里，美国政府纸面工作每年约100亿张，为了书写、打字、印刷，耗去大量人力。一封商务文件的价格1967年为2.49美元，1975年为3.79美元，1980年为6.07美元而1982年约7.11美元。美国1980年为办公人员支付工资达6000亿美元，办公费用耗资达3000亿美元，因此，降低办公成本已成为迫切的问题。 以上情况表明，如果沿用旧有的(60年代以前的)办公方式，势必导致信息量的大量积压和弃置，这样，便谈不上获取合理、有效或令人满意(更不用说是最佳)的决策了。或者，即使有较好的决策，也会因决策的周期过长而贻误时机，无法实现有效的管理。 然而，正是这个时期，电子计算机早已突破数值计算的应用范围，在非数值计算领域(如数据处理、过程控制、人工智能等)里取得惊人的进展。尤其是70年代后期出现的个人计算机，为人们处理信息提供了最便捷的工具。另一方面，管理科学、系统工程学、行为科学、社会学、人机工学等一系列软科学，从理论到应用都取得了很大的成功，为人们改进办公活动提供了强有力的理论基础。 早在1960年，美国著名经济学家H.A. 西蒙(1978年诺贝尔经济学奖金获得者)发表管理决策的新科学(THE NEW SCIENCE OF MANAGEMENT DECISION)一书，提出由计算机管理公司的重大命题。他指出：“人类知识的增长是产生改革的主要因素”。“新知识实际上就在于对思维与学习过程的一种基本理解。我们现在可以给电子计算机编写出控制程序，这些程序可以使计算机进行思维与学习。这门学问正在并仍将在两个方面具有实际影响：其一，因为我们现在有可能极其具体地模拟人类头脑的一些重要过程，我们就具有在心理学研究中有巨大威力的技术；其二，因为我们现在有可能给计算机编写出复杂的信息处理控制程序，我们就正在获得有可能在思维与决策工作的迅速而广泛的范围中用计算机来取代人的技术能力”。“我们谈到人类智能的间接增长，指的是计算机的人工智能对人类智能的加强”。“在不久的将来，也许在下一代，我们将有用机器来取代企业组织中一切人类职能的技术能力”。西蒙还进一步谈到，“工厂和办公室都在迅速变成一个复杂的人-机系统”，“人与机器的相互关系将变成(实际上已变成)一个设计课题。这个设计问题，其重要性就象设计人和人之间的相互关系的系统一样重要”。H.A. 西蒙的这本书中许多论点和预言，无疑对办公自动化的实现有重要的影响。尤其是他所描绘的人-机系统和日后出现的办公自动化系统是十分吻合的。 于是，当人们以一整套的软科学为理论基础，以计算机为核心工具，引进到办公活动领域之后，连同原来通信技术、自动化技术，使办公活动出现了本质性的飞跃，形成一个新的概念办公自动化(Office Automation)；也可以说，使办公自动化进入到一个新的阶段，即逐步演变成为一整套新的技术门类的阶段。 因此办公自动化是在人类社会活动有迫切需要，在技术和工业基础上又具备了可能的条件下产生出来的。 归纳起来，办公自动化发展的一般过程可以分为三个阶段： 第一阶段，是以通讯技术和自动化技术为支柱的办公活动。 第二阶段，就是现阶段，是在原来的基础上引进软科学理论和计算机技术； 第三阶段，办公自动化的未来，将广泛采用不断出现的新理论、新技术。 二、工业发达国家发展办公自动化的几个进程 工业发达国家，如美国、日本等，发展本国的办公自动化已有一段历史，走过的道路也不尽相同。 美国大致可分为三个阶段： 第一阶段为单机阶段(1975年以前)。主要表现为采用单机设备，如文字处理机、复印机、传真机、专用交换机等，办公活动的某些环节由机器来执行，局部地、个别地实现自动操作以完成单项业务的自动化。 第二阶段为局域网阶段(19751982年)。主要表现为个人计算机开始进入办公室，并形成局域网络系统。在办公室的关键部分出现信息采集、处理、保存的综合系统，专用自动交换机和文字、语音的网络通信系统等已广泛使用，实现了关键部分业务运行的自动化。这一阶段还陆续出版了有关办公自动化技术的许多专著。 第三阶段为一体化阶段(1983年以后)。主要表现为办公设备的一体化、办公系统综合化，如可以与计算机连接的数码相机、多媒体投影机等设备的出现与应用，多功能工作站、电子邮件、卫星和光缆数据通信网络、全国性的和国际性的综合业务数字网的形成等，实现了办公业务综合管理自动化。 日本的发展可以分为下列几个时期： 初期(1979年以前)，其特点是常规电信的调度，即“无主观意识地”引用电话、用户电报、电传打字机等设备。 发展期(19791984年)，其特点是计算机广泛地进入办公室领域，各种各样的电子设备，如个人计算机、字处理机，智能数据终端，工作站和局域网络都用来装备办公室，并推行办公业务管理方式的统一化和标准化。 改进期(1984)，将各种各样的电子办公信息管理功能综合为统一工具，并使之用于任何办公场所中。 三、中国开展办公自动化的简况 80年代初为启蒙与准备阶段，这一时期做的主要工作是理论研讨，在典型的试点上开展某些办公自动化系统的建立，探讨中国办公自动化的模式，建立全国性的领导机构国务院电子振兴领导小组所属办公自动化专业领导组，制定我国办公自动化发展规划等等。1981年国家公布了计算机汉字字符交换标准系统GB2312汉字字符交换集，开发了最早的计算机中文操作系统和汉字输入方法。 80年代末为发展阶段，这一时期办公自动化设备和软件激增，有了国产计算机和比较优秀的汉化办公软件，形成了单机和一体化办公系统相互交错的应用局面。 近年来，计算机技术发展非常迅速，银行、税务、海关、民航、铁路等部门基本实现了电子化、网络化。一些行政机关、大专院校、企事业单位的办公自动化工作，也达到相当高的水平。 但应该指出我国办公自动化的总体水平还不高，有计算机的单位不少，但由于办公人员素质不高，绝大多数计算机还处于单机工作状态，仅能完成打字和制表这样一类最一般的办公事务；就软件而言，我国软件业虽然有了很大的发展，但是国产优秀大型软件不多，国产软件的市场占有率较低，成功的办公软件更是凤毛麟角。第二章 办公自动化硬件介绍 一个比较完善的现代办公自动化系统由计算机、通信系统和各种现代化办公硬件设备以及相应的软件组成，共同实现各种信息的处理功能。 办公设备一般可分为三类：第一类是独立使用的办公设备，如收录机、复印机、普通照相机、碎纸机等，这类办公设备与系统中其他设备关系不大，可以单独使用；第二类是与通信网络连接使用的通信设备和系统，如电话、传真、电报、无线寻呼系统、电视会议系统等；第三类办公设备是与计算机连接使用的设备，例如打印机、扫描仪、多媒体投影机、数码照相机、PC传真机、语音处理系统、绘图仪、光盘刻录机等，这类办公设备只能与计算机连接使用，才能发挥它应有的功能。现代通信和计算机的发展使得这三类设备的关系日益密切，反过来也使计算机与通信日益成为不可分割的整体。从这一点上说，后两种分类就不可能是一成不变的了。 由于计算机的出现和发展，那些独立使用的办公设备已经不能满足人们提高办公效率的需要，计算机被引入办公活动中并成为办公设备的主角。现代化办公活动主要是围绕计算机展开的。下面介绍以计算机为中心的各类办公设备。第一节 计算机 现代办公自动化的主要标志是采用计算机，办公人员通过与计算机对话的方式进行办公活动，甚至经理对办公室的领导和管理也都是通过计算机来进行。 一、计算机系统组成 计算机系统由硬件与软件两大部分组成，硬件是“看得见，摸得着”的有形东西；而软件是“看不见，摸不着”的，它是数据、信息、指令等的有机的集合。只有硬件而没有软件的计算机称为“裸机”，“裸机”是不能工作的，是软件使“裸机”变成有用的东西，成为人类改造自然的得力帮手。 计算机是依靠硬件和软件的协同工作来完成某一给定任务的。一个完整的计算机系统包括硬件系统和软件系统两大部分。 二、计算机硬件系统构成 计算机硬件由主机和外部设备组成，主机又可以进一步分为计算机中央处理器(Central Processor Unit，简称CPU)和内部存储器，CPU又可分为运算器和控制器；外部设备可分为输入设备、输出设备、外部存储器和一些辅助外部设备。运算器、控制器、输入设备、输出设备和存储器是计算机的五大基本部件。 1.输入设备 用户通过输入设备把信息输入到计算机。输入设备包括键盘、鼠标、书写器、扫描仪、数码相机等。通过一定的接口，录音机、录像机、话筒等也可以成为输入设备。键盘和鼠标是最常用的输入设备。 2.输出设备 输出设备是指从计算机中取出信息的器件，如显示器、打印机、绘图仪等。显示器和打印机是最常见的输出设备。 3.控制器 控制器能对程序的每一条指令进行分析、判断，并发出各种控制信号，使计算机的有关设备协调工作，它是整个计算机的指挥中心。 4.运算器 运算器负责计算机中的各类运算，如四则运算、逻辑运算，另外还能进行代码的传送、移位等操作。 运算器和控制器一起组成了计算机的心脏，也就是中央处理器(CPU)。 5.存储器 存储器是计算机的记忆装置，用来存放原始数据、中间结果、最终结果和解题步骤。存储器可以区分为内存储器(内存)和外存储器(外存)。外存储器是指硬盘、光盘、软盘、磁带等外部磁性存储介质，外存相对内存而言读取速度比较慢。内存储器包含随机存取存储器(RAM)和只读存储器(ROM)，它们用半导体材料做成，读取速度快。只读存储器(ROM)是不可写的，它内部的数据信息是由工厂输入，并固定在里面，一般情况下用户不能更改。ROM内部存放的信息是计算机内最原始的信息，它用来启动和引导系统软件，是它最初激活了计算机。随机存取存储器(RAM)是可读可写的，其中的数据会因断电而丢失，故用来存放正在使用的数据信息；RAM还可分为两类，DRAM(Dynamic RAM，动态随机存取存储器)，即平时所称内存条；SRAM(Static RAM，静态存储器)，又称Cache(高速缓冲存储器)，是介于CPU和DRAM之间的内存，可以加速计算机的运行速度。第二节 打印机 打印机是计算机的输出设备，是办公自动化的必备工具。通过打印机可以将计算机内的文件、图表打印在纸介质上或胶片上，便于保存和使用。 一、打印机的分类与特点 打印机的种类很多，按印字的方式来分，目前最普及的主要有针式打印机、喷墨打印机和激光打印机三种；按打印文本的幅度可区分为窄行打印机和宽行打印机；按印字的色彩来分可分为单色打印机和彩色打印机。现将其特点与功能介绍如下： 1.针式打印机 针式打印机根据打印头针数的多少，可分为9针和24针等多种。9针的打印机一般只适用于打印西文字符，现已淘汰。由于汉字的笔画比较多，一般要采用24针的打印机打印。针式打印机的实现原理比较简单：打印针头在计算机打印驱动程序和打印字库字形信息的控制下按照一定的次序击打在色带上，通过色带一点一点印到纸上，形成字符。针式打印机的优点是打印机的价格比较便宜，打印材料的成本比较低，有很好的易用性，且它是唯一一种可以用来打印蜡纸和多层纸的打印机；当然针式打印机也有其自身难以克服的缺点，如打印质量低、速度慢、工作噪声大。这些都使其无法适应当今社会的需要，因而现在已很少使用它。 2.喷墨打印机 喷墨打印机使用喷墨来代替针打。喷墨打印机按工作原理可分为固体喷墨式和液体喷墨式两种，目前较常见的是液体喷墨打印机。液体喷墨方式又可分为气泡式(如佳能和惠普喷墨打印机)与液体压电式(如爱普生喷墨打印机)两种。气泡技术是通过加热喷嘴，使墨水产生气泡，喷到打印介质上的。而在压电式喷墨技术中，墨水从一个类似热感应式喷墨技术的喷嘴喷出，但是墨滴由缩小墨水喷出的区域形成，而喷出区域由施加电压到喷出区内的一个或多个压电板控制。由于墨水在高温下易发生化学变化，性质不稳定，所以打出的色彩真实性就会受到一定程度的影响；另一方面由于墨水是通过气泡喷出的，墨水微粒的方向性与体积大小不好掌握，打印线条边缘容易参差不齐，在一定程度上影响了打印质量，这都是它的不足之处。微压电打印头技术是利用晶体加压时放电的特性，在常温状态下稳定地将墨水喷出。它有着墨滴控制能力强的特点，容易实现高精度的打印质量，且微压电喷墨时无需加热，墨水就不会因受热而发生化学变化，故大大降低了对墨质的要求。目前，爱普生、惠普和佳能这3家公司生产的液态喷墨打印机代表了市场的主流产品，而它们在技术方面也各有所长。 喷墨打印机有许多优点：价格比较便宜，打印速度比针式快，噪音比针式的要小，打印质量比针式好，接近激光打印机的效果，可以打印彩色图象。在打印介质的选择上，也具有一定的优势；既可以打印信封、信纸等普通介质，还可以打印各种胶片、照片纸、卷纸、T恤转印纸等特殊介质。缺点是耗材贵。正因为有诸多优点，喷墨打印机日益受到人们的喜爱，逐渐占领了广大的中低端市场。 3.激光打印机 激光打印机是比较先进的打印机。它是集激光技术、微电子技术和精密机械于一体的现代科技产物。激光打印机工作噪音极低，可以产生高质量的文本和图像，其质量可与铅字印刷的质量媲美。 激光打印机的工作原理是利用计算机送来的字符信息调制激光束，被调制的激光束在有机感光鼓表面产生静电潜像，静电潜像吸附打印墨粉，显影后形成真实的墨粉字符或图像，然后把真实的墨粉字符或图像转印到纸上，最后将纸上的墨粉字符或图像作加热加压定型，输出永久性的文本，整个过程准确而且高效。虽然激光打印机的价格要比喷墨打印机昂贵得多，但从单页的打印成本上讲，激光打印机则要便宜很多，因此激光打印机的市场占有率是越来越高。 除了上述3种最为常见的打印机外，还有热转印打印机和大幅面打印机等几种应用于专业方面的打印机机型。热转印打印机是利用透明染料进行打印的，它的优势在于专业高质量的图像打印方面，可以打印出近于照片的连续色调图片来，一般用于印前及专业图形输出。大幅面打印机，它的打印原理与喷墨打印机基本相同，但打印幅度一般都能达到24英寸(61cm)以上。它的主要用途一直集中在工程与建筑领域。但随着其墨水耐久性的提高和图形解析度的增加，大幅面打印机也开始越来越多地应用于广告制作、大幅摄影、艺术写真和室内装璜等装饰宣传领域，成为打印机家族中重要的一员。 二、打印机的安装 新购买的打印机一般都附带有两根线，一根是电源线，一根是数据线。把电源线插入插座中接通电源，再把打印机数据线两头分别插入打印机通信端口和计算机上的并行口(LPT端口)中。这样就物理连接好了打印机，下一步将为其安装驱动程序并进行相应设置方可执行打印操作。下面介绍在Windows2000中安装打印机的操作。 a 在“开始”菜单中选择“设置”|“打印机”命令，打开打印机对话框； b 双击“添加打印机”图标,得到“添加打印机向导”对话框,然后单击“下一步”按钮； c 单击“本地打印机”不要选中“自动检测并安装我的即插即用打印机”复选框，然后单击“下一步”按钮，得到“选择打印机端口”对话框； d 选择LPT端口,然后单击“下一步”按钮,可以得到选择“制造厂商和型号”对话框； e 在对话框中找到你的打印机制造厂商和型号(如果没有列出，可以单击“从磁盘安装”按钮)。然后单击“下一步”按钮，在“命名你的打印机”对话框中，给你的打印机起一个名字，再单击“下一步”按钮，在“打印机共享”对话框中，选择“不共享这台打印机”单选框，然后单击“下一步”按钮，得到“打印测试页”对话框； f 选择是否打印测试页，然后单击“下一步”按钮，得到“正在完成添加打印机向导”对话框，单击“完成”按钮，打印机图标就出现在打印机对话框上了，至此打印机安装工作全部完成。 三、打印机的日常维护 打印机作为一种比较精密的设备，平时的维护工作显得非常重要。尤其是打印机工作时，需要不断地执行进纸、出纸操作，而打印纸不可避免地会带有某些灰尘、杂物，这些都有可能对打印机造成损害。为了延长打印机的使用寿命，保证高质量的打印效果，就要对其进行有效的日常维护。考虑到针式打印机已逐步退出历史舞台，下面只对喷墨打印机与激光打印机的日常维护进行介绍。 1.喷墨打印机的日常维护 喷墨打印机由于内部结构复杂，出现故障的可能性和操作注意事项也较多，所以更应在平时勤加维护。喷墨打印机的日常维护主要是进行喷墨头、墨水和墨水盒的维护。 喷墨头的维护 喷墨打印机的喷墨头由很多细小的喷嘴组成。喷嘴的尺寸与灰尘颗粒差不多。如果灰尘或细小的杂物掉进喷嘴中，就很有可能将喷嘴阻塞而使其无法喷出墨水来，同时还容易使喷嘴面板被墨水污染。此外，若喷嘴内残存有气泡，也有可能发生墨水喷射不良的现象，所以在日常维护中应该特别注意对喷墨头的维护。维护喷墨头应该注意如下几条： 不要将喷墨头从主机上拆下并单独放置。尤其是在高温低湿状态下，如果长时间单独放置，墨水中所含的水分会逐渐蒸发，干涸的墨水容易导致喷嘴阻塞，从而形成永久性损害。如果喷嘴已出现阻塞现象，应用清水进行清洗。若清洗达不到目的，则应更换新的喷墨头。 避免用手指和工具碰撞喷嘴面,以防止喷嘴面损伤,或杂物、油质等阻塞喷嘴。不要向喷嘴部位吹气、不要将汗、油、药品(酒精)等沾染到喷嘴上，否则墨水的成份、粘度将发生变化，造成墨水凝固阻塞。同时还要注意不要用面纸、镜片纸、布条等擦拭喷嘴表面。 切记一定要先关掉打印机再切断电源。先将打印机置于关机状态，当喷墨头被盖帽后方可关闭电源，最后拔下插头。否则对于某些型号的打印机，打印机无法执行盖帽操作，喷嘴暴露于空气中会导致墨水干涸。一旦出现非正常断电，要及时让打印头回复到停机待命位置，以避免打印头喷嘴干涸造成阻塞而形成永久性损害。 墨水盒及墨水的维护 墨水盒在使用之前应储于密闭的包装袋中，温度以室温为宜。温度太低会使盒内的墨水冻结；而如果长时间置于高温环境中，墨水成份有可能发生变化。 不要将墨水盒放在日光直射的地方，安装墨水盒时注意避免灰尘混入墨水造成污染。不要用手触摸墨水盒的墨水出口，以免杂质混入。 为保证打印质量，墨水要尽量使用与打印机对应的型号。墨水盒是一次性用品，用完后要更换，不能向旧墨水盒中注入墨水。 墨水具有导电性，因此应防止废弃的墨水溅到打印机的印刷电路板上，以免出现短路现象。如果印刷电路板上有墨水沾染，可用含酒精的纸巾将其擦掉。 不要随便拆开墨水盒，墨水盒安装好后，也不要轻易用手去移动它，以免造成打印机故障。 2.激光打印机的日常维护 越来越多的用户将激光打印机作为自己的首选打印机，而激光打印机相对喷墨打印机而言采用了较多的先进技术，其部件也比较精密，所以在日常的使用过程中，同样需要经常对其进行有效地维护，以维持激光打印机良好的打印效果。 一般激光打印机在使用一段时间后，由于空气中的灰尘与碎屑的侵蚀，有可能会损坏打印机，不能保证正常的打印效果，所以要养成定期清洁打印机的好习惯，清洁打印机的操作步骤如下： 断开打印机电源。 用清水打湿干净的布条，将布条拧成稍微有点湿，然后用来清洁打印机外部。 用毛刷或光滑的干布清洁打印机内部，擦去打印机内所有的灰尘和碎屑。 当激光打印机硒鼓中的碳粉消耗尽后，打印出的文字就不清晰了，这时就要更换硒鼓。更换硒鼓的方法比较简单：断开电源，打开打印机的外壳，捏住硒鼓上的手柄，将其拔出。然后抽出新硒鼓上的封条，安装上新硒鼓即可。 注意：清洁打印机时，若衣服上沾染了碳粉，可用干布将其擦掉，然后用冷水冲洗。切记不要用热水，因为热水会使碳粉固定在布料的织物纤维里。第三节 扫描仪 扫描仪是计算机的外部输入设备。被广泛应用于档案馆、印刷业、平面设计、广告、传真、电子文档的发送和Internet上信息共享等领域。扫描仪的扫描对象有反射类的印刷品、照片、手稿等和透射类的反转胶片或负片。扫描仪的作用是将图像、图片、照片或文字材料(如签字、手迹)等扫入计算机中，供计算机调用处理。有了扫描仪，用户就可以将喜欢的图画或照片扫到计算机中，实现图文混排，打印出图文并茂的作品。利用扫描仪可将文字材料、图形图像扫描输入，然后由打印机打印输出，起到复制的效果；还可以通过光学字符识别(Optical Character Recognition，简称OCR)软件，将扫描输入的以图形形式保存的文字文档转化成可以编辑的字符型文档；通过扫描仪和计算机传真的配合使用，能像独立式传真机那样发送文件“真迹”；Internet的普及是扫描仪市场的主要驱动力，利用扫描仪，人们可以在互联网上发布广告照片。随着扫描仪的大幅度降价，使扫描仪进入家庭已成为现实。对于家庭用户，可以使用扫描仪制作电子相册、挂历、T恤等充满个性化的物品，也可以用它处理老照片使其焕发青春，还可以将照片扫描到计算机中用电子邮件发送给远方的亲朋好友。正因为扫描仪有如此多的用途，它被称之为办公自动化的第三大件。 一、扫描仪的原理 目前常见的扫描仪基本采用两种不同的制造原理。一种采用CCD(charged coupled device)技术，用电荷耦合器件(CCD)作为传感元件，它是一种能够根据照射在扫描物上的光线强度，输出对应于光强的模拟电压的器件。扫描仪内部，由一个带光源的反射镜、光学透镜和CCD元件板的镜头组成，它连续地进行纵向移动。从而将放置于工作台板上的稿件扫描入计算机。另一种则采用CIS接触式扫描原理，这种技术过去通常用来制造传真机。它的图像在用LED灯管扫过之后会直接通过CIS感光元件记录下来，不需使用镜片折射，因此整个机体能够做得很轻薄。它比较适合对文件或一般平面图文的扫描，而不适合扫描立体物品和胶片、幻灯片等光线可透射的扫描介质。 CCD技术与CIS技术相比更加成熟，图像质量更好，但是在制作上，由于其结构非常精密，也使得扫描仪的体积较大，而采用CIS技术的扫描仪则可制作得非常薄，有的厚度只有4cm。 二、扫描仪的分类 目前市场上的扫描仪种类比较多。按照结构大致可分为3类。即手持式扫描仪、平板式扫描仪(也称平台式)和滚筒式扫描仪(也称馈纸式)。 手持式扫描仪：体积较小、重量较轻、携带比较方便，但扫描精度较低、扫描质量较差，幅面也小，随着平板式扫描仪的大幅度降价，目前手持式扫描仪已经销声匿迹了。 滚筒式扫描仪：这种扫描仪通常应用在需要大幅面扫描的地方，由于其扫描的图稿幅面大，主要运用于一些专业领域，如工程图纸输入等，它通过旋转的滚筒进纸方式工作，因此适合平面图文的扫描。滚筒式扫描仪价格昂贵，不适合一般办公和家庭使用。 平板式扫描仪：是扫描仪家族中用途最广、种类最多、同时也是销量最大的产品，是目前市场的主角，现在平板式扫描仪的分辨率一般为1200dpi或以上，高的可达6400dpi或更高。扫描的速度快、精度高、价格便宜，最适合办公或个人使用。 按照接口分类，扫描仪又可分为EPP、USB和SCSI三种。 EPP扫描仪：这种扫描仪的最大特点是连接方便。而且现在的增强型EPP接口和USB、SCSI接口的速度已经很接近，同时EPP接口对计算机硬件要求很低，486以上档次的计算机就可以用，所以如果用户还停留要486或586时代，那么EPP接口的扫描仪则是最好的选择。 USB扫描仪：这种接口的扫描仪最大的特点是速度较快，安装方便，可以带电拔插，即常说的热插拔。USB扫描仪对计算机的性能要求很高，首先必须支持USB技术，另外主板的质量也影响扫描仪的稳定性；如果主板对USB设备供电不足，就有可能导致扫描时死机。随着USB技术的成熟和普遍应用，USB接口的扫描仪当前已成发展的主流。 SCSI扫描仪：这种扫描仪的最大优点是速度快，扫描稳定，扫描时占用系统资源少。但是成本较高，且安装麻烦，要求主板带有SCSI接口，或者通过一块SCSI卡连接。现在除高档专业扫描仪外，使用SCSI技术的扫描仪越来越少了。 三、扫描仪的性能指标 扫描仪的性能指标是衡量扫描仪品质优劣的重要条件，主要指标有分辨率、灰度、色彩位数、扫描速度和扫描幅度面等。 分辨率：表示扫描仪对图像细节表现的能力，指每英寸长度上扫描图像所含有像素点的个数，单位是dpi。扫描仪的最高分辨率是指在光学分辨率上的软件插值，也就是说通过软件运算得到的。一般扫描仪的分辨率为1200dpi就已经够满足一般办公或家庭使用的需要了。 灰度：表示灰度图像亮度层次范围的指标，灰度级数越多表示扫描图像的亮度范围越大、层次越丰富，目前多数扫描仪的灰度为64512级。这个指标和复印机上灰度所表示的含义是一样的。 色彩位数：体现彩色扫描仪所能产生的颜色范围，与计算机里用的单位一样，也是采用位表示，如36位、48位，色彩位数越多表示所能扫描图像的颜色越多，图像也显得越真实，如36位则表示236种颜色，即百万种颜色；48位则表示248颜色，即亿万种颜色。 扫描速度和幅面：表示扫描一定的图像所需要的时间和扫描对象的最大尺寸，和打印机一样，基本可分为A3、A4两种。 四、扫描仪的选购 在3种类型的扫描仪中，手持式描仪虽然便于携带，但是由于精度差、分辨率低，已经很难满足人们的需要，已被淘汰；滚筒式扫描仪价格昂贵，适合于专业领域，在社会上很难见到，因此下面介绍平板式扫描仪。 决定购买扫描仪时，必须搞清楚到底需要什么档次的扫描仪。此时，首先应根据实际需求来确定扫描仪应具备的性能指标，然后再根据经济状况以及易用性等方面确定价位，最后根据这些要求选择适当的产品。 如果在办公室使用，应该选择光学分辨率为1200