办公自动化系统需求说明书

办公自动化系统 需求说明书 （版本 1.0） 万达信息股份有限公司 二六年五月 版本记录 日期版本号作者说明 2006-5-15 10刘剑创建 2006-6-11 10晁俊修改 2006-9-19 10梁克东修改 说明 目录 1.概述概述.4 1.1背景.4 1.2业务术语.4 1.3角色职责.4 1.4参考资料.4 2.系统模型系统模型.4 2.1系统架构.4 2.2功能模块.5 3.系统功能系统功能.5 3.1公文管理.6 3.1.2发文管理.7 3.1.3催办管理.8 3.1.4立卷归档.9 3.2文档管理.9 3.2.1档案立卷.9 3.2.2案卷存放.10 3.2.3档案利用.10 3.2.4档案销毁.11 3.3公共信息 .11 3.3.1电子公告.11 3.3.2大 事 记.11 3.3.3网上论坛.12 3.3.4规章制度.12 3.3.5政策法规.12 3.3.6常用信息.12 3.4行政办公.13 3.4.1外出情况查询.13 3.4.2日程安排.13 3.4.3接待管理.13 3.4.4物品管理.13 3.5会议管理.14 3.5.1会议室管理.14 3.5.2会议安排.14 3.5.3会议纪要.15 3.5.4会议查询.15 3.6系统管理.16 3.6.1部门及人员管理.16 3.6.2流程管理.16 3.6.3基础信息维护.16 3.6.4文件模板.17 3.6.5电子公章管理.17 3.6.6系统日志.17 3.7个人办公（领导办公）.18 3.7.1待办事宜.18 3.7.2信息提示.18 3.7.3阅收信息.18 3.7.4个人日程.18 3.7.5备忘录.19 3.7.6工作日志.19 3.7.7外出登记.19 3.7.8通讯录.19 3.7.9在线人员.20 3.7.10短信息.20 3.7.11密码修改.20 3.7.12个人状态.20 3.7.13实时监控.20 4.接口描述接口描述.20 5数据描述数据描述.20 5.1字典.20 5.2单据/报表格式.21 5.3非功能性需求.21 1 1 . .概述概述 1.1背景背景 开发的软件系统的名称：办公自动化管理系统（Office Automation,简称 OA） 本项目的任务委托单位：上海市职业培训指导中心公共实训中心 开发单位：上海市万达信息股份有限公司 协作单位： 用户单位： 主管部门：社会保障技术部 1.2业务术语业务术语 OA : Office Automation 培训中心：上海市职业培训指导中心公共实训中心 1.3角色角色职责职责 编号角色名称描述信息 1. 系统管理员具有最大的管理权限，可以根据用户的需要设置岗位角色及相 应权限。并进行公用信息的维护工作。 2. 员工用户 可以根据系统管理员分配的权限，登录系统执行系统业务操作。 1.4参考参考资资料料 略 2 2. .系统模型系统模型 2.1系系统统架构架构 办公自动化系统从设计到开发完全采用面向对象的技术，基于 J2EE/.NET 的 B/S 架构，采用了多种标准的 WEB 技术，包括数据库、 XML 等技术，从而使系统具有 比较高的灵活性以及可扩充性，可以稳定、高效的运行在多种平台上，并支持多种数 据库。 客客户户端端浏浏览览器器 应应用用服服务务器器 数数据据库库服服务务器器 HTML Applet RDB 应应用用组组件件 HTTP Servlet JSP Java Bean HTTP Request TCP/IP HTTP Request HTTP W We eb b S Se er rv ve er r JAVA JAVA JAVA 图 2.1 系统架构图 2.2功能模功能模块块 系统分为七大功能模块：公文管理、文档管理、行政办公、会议管理、公共信 息管理、系统管理、个人办公（领导办公） 。 3 3 . .系统功能系统功能 图 3.1系统功能 3.1公文管理公文管理 收文管理收文管理 收文是指收阅政府机构及机构各部门发文。 收文包括传阅文件和处理文件，步骤大致为领导批示下达不同部门处理或传阅 归档。 收文的流程可由用户自定义，根据各处理节点的权限设置，可以进行相应的流程操作， 收文一般需要经过登记、签收、请办、拟办、分发、阅办、批阅等处理步骤。系统对收文 流程进行全程跟踪，详细记录公文的当前状态。 公文处理支持代办机制，前一步骤人员可以指定后一个步骤的实际处理人员。 支持标准格式的公文打印；根据收文登记的信息可自动生成公文处理笺初稿。 图 3.1.1收文流程示例 收文登收文登记记 功能功能公文管理员（专门部门的人员，如办公室）负责对来文进行登记、分发处理。其 中非电子来文需通过键盘录入原文；电子来文则可以直接作为发文的附件，需要随公文流转的 其他文件，可以在本地编辑后再作为附件发放。 输入输入公文的基本信息（公文标题、文号、公文类型、收文日期、来文机关、公文摘要、 公文处理的流程） ，附件。 输出输出登记成功/失败，公文进入公文处理流程。 公文公文处处理理 功能功能包括收文处理的所有流程，公文根据流程定义进入每一个处理程序，处理人员进 行公文处理工作，主要包括批办和承办。 批办：上级领导的审批处理。 承办：具体对来文办理的签批部门。 如果有权限对附件进行编辑，可以进行类似 office 修订功能的强制痕迹保留。 输入输入输入建议、意见等。 输出输出处理后的公文，公文进入下一步处理流程。 流程跟踪流程跟踪 功能功能拥有权限的人员查看收文在整个流程中的处理情况和状态，并且可以中止流转中 的流程，查看公文的催办记录。 输入输入无 输出输出选定的收文的处理流程，显示每一步骤的处理状态，已经处理的步骤显示处理结 果、未处理的流程显示流程信息。 3.1.2 发文管理发文管理 发文是办公室起草，发给相关部门，也可以几个机构联合发文。 发文一定有的状态是拟稿、签发、印发等。 发文的流程可由用户自定义，根据各办理节点的权限设置，可以进行相应的流程操作。发 文需要经过拟稿、批示、修改、会签、审核、签发、印发等处理。 系统对发文流程进行全程跟踪，详细记录公文的当前状态、发文审核的过程和领导审签发 意见，系统提供原文修改功能，还有类似修订形式的痕迹保留功能。 公文处理支持代办机制，前一步骤人员可以指定后一个步骤的实际处理人员。 支持标准格式的公文打印。 图 3.1.2发文流程示例 发文拟稿 功能功能发文部门的人员（专门部门的人员，如办公室）负责起草发文。填写发文的基本 信息，具体内容可以直接作为发文的附件。 输入输入 发文的基本信息（公文标题、文号、公文类型、发文日期、发文部门、拟稿人、 公文摘要、份数、公文处理的流程） ，附件。 输出输出 登记成功/失败，公文进入公文处理流程。 公文公文处处理理 功能功能包括发文处理的所有流程，公文根据流程定义进入每一个处理程序，处理人员进 行公文处理工作，主要包括审核-核稿-会签-签发-校对-印发等。 审核：拟稿人的部门领导对公文把关，验证公文内容。 核稿：由专门人员对公文的书写格式和文字把关（办公室人员） 。 会签：如果是本单位两个部门以上的联合发文或本单位和外单位的联合发文需要经过发文 部门签字认可，此时可以用电子签名。 签发：单位的领导决定该文是否能发。可以通过电子签名来保证真实性、有效性。 校对：相关人员按照领导签批的意见，修改文中的字句等，此时进行留痕处理。 印发：具体办理文的人员签字并对发文盖章，此时可以用电子公章和电子签名。 如果有权限对附件进行编辑，可以进行类似 office 修订功能的强制痕迹保留。 输入输入 输入建议、意见、修改内容等。 输出输出 处理后的公文，公文进入下一步处理流程。 流程跟踪流程跟踪 功能功能 拥有权限的人员查看公文在整个流程中的处理情况和状态，并且可以中止流转中 的流程，查看公文的催办记录。 输入输入 无 输出输出 选定的发文的处理流程，显示每一步骤的处理状态，已经处理的步骤显示处理结 果、未处理的流程显示流程信息。 3.1.3 催办管理催办管理 催办管理是对紧急突发事件或要求迅速解决的事件做出快速反应，确保在限定的时间内完 成任务。系统具有自动催办功能，对于超过办理期限或需特殊办理的公文，可以通过发送催办 通知、邮件等功能实现。对每一个催办事件都有相应的记录以备日后查询。 功能功能 对于有处理时间限制的公文，系统在时间超过限定时间时发送催办通知、邮件， 并对该催办操作进行记录。 输入输入 无 输出输出 催办通知，包括公文处理类型、公文标题、拟办理时间等信息。 3.1.4 立卷归档立卷归档 无论是收文或者发文，文件办理完毕后都需要进行归档，通过与系统文档管理的连接， 对于已完成流转办理的公文，可以进行相应的归档。 功能功能 文档或者档案管理人员查询出流转结束的文档，选择已经著录的案卷进行归档。 输入输入 文档、案卷的查询条件 输出输出 归档成功/失败 3.2文档管理文档管理 文档管理主要是实现对内部文件、资料、档案如文字、图片、胶片、录像等多媒体材料的 管理，包括对 OA 系统内部生成的文件及手工录入的档案文件的管理。文档管理包括档案立卷、 档案利用、档案销毁、档案转储四类功能处理。 图 3.2.1文档管理 3.2.1 档案立卷档案立卷 系统用户在权限范围内进行文档录入、文档信息修改、立卷、案卷信息修改、案卷拆卷。 文档的信息主要有文档名称、文档类别、文档日期等，案卷的主要信息有案卷编号、案卷类别、 案卷日期等。 目目录录管理管理 功能功能操作员对案卷建立符合实际的，利于案卷管理的虚拟目录树。 输入输入父级目录代码、目录名称 输出输出建立/修改目录成功/失败。 案卷案卷录录入入 功能功能用户输入一份案卷的著录信息，新建一份案卷。 输入输入案卷的著录信息（主要信息有案卷编号、案卷类别、案卷日期等） 输出输出案卷录入成功/失败 文档文档录录入入 功能功能用户输入一份文档的著录信息，文档包括内部文件、资料、图片、胶片、录像等。 输入输入文档的基本信息（主要有文档名称、文档类别、文档日期等） 输出输出文档录入成功/失败 案卷案卷组组卷卷 功能功能选择一批文档，归档到某一份案卷中。 输入输入查询条件（用于查询一批未归卷的文档） 输出输出组卷成功/失败 案卷拆卷案卷拆卷 功能功能将已经归档的文档重新置为未归档状态。 输入输入查询条件（查询一批已经归档的文档） 输出输出拆卷成功/失败 3.2.2 案卷存放案卷存放 管理案卷在档案室或者档案库房中存放的位置信息，可以通过查看案卷的位置信息，迅速 找到需要的案卷。 功能功能维护案卷的存放信息 输入输入案卷的存放信息。 输出输出操作成功/失败 3.2.3 档案利用档案利用 包括系统用户在权限范围内进行案卷借阅登记、案卷归还登记、案卷查询统计、文档查询 统计、案卷借阅统计等。登记的信息包括利用人、利用时间等。 文档文档/案卷信息案卷信息查询查询 功能功能用户输入查询条件，根据权限查询文件/案卷的著录信息。根据客户的具体需求， 查询可以考虑申请批准放开查询权限的流程，此时查询结果的展现不是即时的。 输入输入文档/案卷的查询信息（多条件组合查询） 输出输出查询到的文档/案卷 借借阅阅登登记记 功能功能核对是否借出，填写文档/案卷的借阅信息。登记借阅信息。 输入输入借阅登记的基本信息，包括利用人、利用时间等。 输出输出登记成功/失败 归还归还登登记记 功能功能核对借出登记记录，填写借阅归还单。 输入输入归还信息，包括归还人、归还时间等。 输出输出登记成功/失败 文档文档/案卷借案卷借阅阅信息信息查询查询 功能功能查询一段时间内，文档/案卷的借阅信息 输入输入查询条件（多条件组合查询） 输出输出符合查询条件的文档/案卷的借阅信息 3.2.4 档案销毁档案销毁 系统用户在权限范围内进行案卷销毁登记，如销毁的时间、销毁的内容、销毁的形式、监 销人、参加的人员等。 功能功能对需要销毁的档案进行登记，记录销毁信息。 输入输入档案销毁的信息，如销毁的时间、销毁的内容、监销人、参加的人员等 输出输出登记成功/失败 3.33.3公共信息公共信息 3.3.1 电子公告电子公告 功能功能用于发布单位的公共信息如新闻、领导讲话等。公告栏内可设置多个栏目，供某 个部门使用或者全体人员发布公告。授权人员可在相应栏目维护公告。 输入输入公告栏目、公告信息 输出输出添加/修改公告成功/失败 3.3.2大大 事事 记记 功能功能记录单位历年来发生的各类事件，授权专人维护，其他员工只能查看。 输入输入大事记信息 输出输出成功/失败 3.3.3 网上论坛网上论坛 功能功能提供给员工一个交互沟通的平台。员工可在此讨论工作生活中的各类问题，促进 解决问题，加强人员沟通。论坛可设置多个论坛区，用户可在各讨论区提出话题参与讨论；论 坛区由论坛管理员管理；每个区可由管理员设置版主，负责对该区文章的管理。另外，要求能 够匿名发言。 输入输入话题名称、内容 输出输出添加话题成功/失败 3.3.4规章制度规章制度 功能功能规章制度系统用来管理与本部门有关的各种规章制度，信息内容由专人录入，供 所有人员查询, 支持字符、图片等各种格式，其他员工只能查看。 输入输入规章制度信息，包括分类、标题、发布部门、规章制度内容等 输出输出成功/失败 3.3.5 政策法规政策法规 功能功能政策法规系统用来管理与本部门有关的各种法律法规及政策，信息内容由专人录 入，供所有人员查询, 支持字符、图片等各种格式，其他员工只能查看。 输入输入政策法规信息， ，包括分类、标题、发布机关、政策法规内容等 输出输出成功/失败 3.3.6 常用信息常用信息 功能功能为了便于用户的日常工作，系统设计还提供了飞机航班、火车时刻、邮编区号、 长途区号等查询管理功能。 系统中的常用链接可以将单位经常使用的各类相关站点进行设置，方便日常工作中迅速 准确的连接。 输入输入无 输出输出无 3.4行政行政办办公公 3.4.1 外出情况查询外出情况查询 功能功能对于员工外出的情况进行查询。 输入输入或以按照外出，返回情况，员工当前出入状态，以及人员名称等条件进行查询 （多条件组合） 输出输出符合条件的人员的信息 3.4.2 日程安排日程安排 功能功能相关人员协助安排领导或特定人员的日程。实现对领导或特定人员日程的安排、 提示备忘等功能。 输入输入日期、时间、日程名称、日程类型、日程内容等 输出输出日程安排成功/失败 3.4.3接待管理接待管理 接待情况管理接待情况管理 功能功能对于各种来宾接待情况进行相应的登记管理。 输入输入来宾接待情况，内容包括来访人员、被访人员（部门） 、来访人员证件号、来访 日期、来访事由等。 输出输出管理成功/失败 接待情况接待情况查询查询 功能功能查询来宾接待情况的历史信息 输入输入查询条件（多条件组合查询） 输出输出符合条件的来宾接待信息 3.4.4物品管理物品管理 物品登物品登记记 功能功能对公司各种物品进行管理以及查询。 输入输入物品的基本信息(物品名称、物品类型、所属部门、购买价格、购买时间、物品 编号) 输出输出物品登记成功/失败 物品物品领领用用 功能功能对物品进行领用的管理及物品领用情况进行查询。 输入输入领导时需要输入的信息（领用的物品编号、领用情况、领用人、责任人、领用时 间、归还时间） ，查询条件（物品编号、领用情况、时间等） 输出输出 3.5会会议议管理管理 会议管理包括会议计划、会议审批、会议通知、会议纪要等所有步骤。会议召集人在会议 计划审批通过并确认会议地点、日期、与会人员及相关事项后，可将此会议通知发送给所有与 会人员，系统将在每一位被邀请者的日程安排中自动添加一条开会的记录。届时，系统将会自 动提醒每一位与会者参加会议。 图 3.8.1会议管理 3.5.1 会议室管理会议室管理 功能功能有权限的人员可以维护会议室的信息，供会议安排时根据会议大小及会议室使用 情况确定会议室。 输入输入会议室的基本信息（名称、容纳人数、类型、具体位置、使用状态等） 输出输出操作成功/失败 3.5.2 会议安排会议安排 会会议计议计划划 会议发起人员或部门用户进行会议筹备拟稿，然后交给办公室作会议计划的登记。 功能功能登记会议申请基本信息 输入输入会议申请基本信息（主题、议题、类型、拟召开起止时间、拟召开地点、发起人 （部门） 、发起时间、参加人员、申请要求等） 输出输出操作成功/失败 会会议审议审批批 系统提交会议申请，必须经上级审议后再返回该部门。审批通过后的会议才能进一步进行 会议安排。 功能功能浏览会议申请，签署审批意见。 输入输入审批意见。 输出输出通过/拒绝。 会会议议安排安排 会议安排人员可以查询会议召开期间是否和与会人员的日程安排冲突，方便组织者确定会 议时间。用户也可查看各个会议室的当前使用情况，对于单位会议室安排进行登记，避免使用 冲突。 功能功能会议安排人员可以查询会议召开期间是否和与会人员的日程安排冲突，安排人员 也可查看申请的会议室的使用情况，对会议时间和会议室安排进行调整。 输入输入修改的会议时间、会议地点 输出输出操作成功/失败 会会议议通知通知 功能功能通过邮件向会议相关人员发放会议通知。通知的信息来自会议议题以及会议安排 的结果。 输入输入无 输出输出无 3.5.3 会议纪要会议纪要 相关人员可整理每次会议，对于各类会议精神、决议的登记，相关文件的上传管理。 可以使单位会议管理井井有条，便于日后对于会议决议执行情况的跟踪管理。 功能功能相关人员整理每次会议的纪要，以附件或者直接输入的方式记录会议纪要。 输入输入会议主题、会议议题、会议纪要等 输出输出操作成功/失败 3.5.4 会议查询会议查询 根据会议的基本信息查询会议计划、安排、历史记录，查看会议的纪要等，便于对会议执 行情况的跟踪管理。 功能功能根据会议的基本信息查询会议计划、安排、历史记录，查看会议的纪要等。 输入输入会议基本信息（多条件组合查询） 输出输出符合条件的会议信息 3.6系系统统管理管理 3.6.1部门及人员管理部门及人员管理 包括部门设置、岗位设置和人员信息管理。 部部门门管理管理 功能功能添加、修改部门信息，设定本机构树状组织结构。部门不能删除，可以停用。 输入输入部门名称、说明、上级部门等 输出输出操作成功/失败 岗岗位管理位管理 功能功能在选定的部门中添加、修改岗位信息，一个部门中可以有多个岗位。岗位不能删 除，可以停用。 输入输入选定的部门、岗位名称、岗位说明 输出输出操作成功/失败 人人员员管理管理 功能功能在选定的部门中添加、修改人员信息，一个部门中可以有多个人员。人员不能删 除，可以停用。并为人员分配岗位（权限）； 输入输入选定的部门、人员姓名、代号、密码、岗位信息（一个人员可以有该部门中的多 个岗位） 输出输出操作成功/失败 3.6.2流程管理流程管理 功能功能定义系统中：收文、发文、会议管理的流程。 输入输入流程名称，描述，定义流程的步骤，每一步骤都需要录入的信息包括：步骤的名 称、执行人（人员或岗位） ，执行人执行的操作类型、限定时间、后续步骤（返回或者跳 转） 输出输出流程定义成功 3.6.3基础信息维护基础信息维护 系统中要维护的基础信息包括：公文类型、公文机密程度、文档类型、文档载体类型、 案卷保管期限、案卷类型、物品类型、公告栏目、规章制度类型、政策法规类型、人员状 态类型、人员 IP、密级、会议类型、日程类型、工作日志类型。 功能功能添加、修改、停用、启用各种基本信息。 输入输入信息名称、信息说明 输出输出操作成功/失败 3.6.4文件模板文件模板 模板元素模板元素 为文件模板自定义和制作提供所需元素，这些元素可以是文本框、下拉框、单/复选框等； 功能功能添加、修改、停用、启用各种模板元素； 输入输入元素名称、元素类型、元素的值（如果是复选框或下拉框，元素值是指要选择的 内容列表） 、初始值、启/停用标志。 输出输出元素管理成功/失败 模板自定模板自定义义 功能功能为收/发文登记所需的公文样式进行灵活定义公文样式，可增加、修改、删除定 义样式。 输入输入模板名称、模板内容、模板描述、模板启用/停用 输出输出模板定义成功/失败 3.6.5电子公章管理电子公章管理 对所有使用的电子公章进行统一管理，可以上传电子公章，并记录公章的一些基本 信息，包括公章名称，公章类型，公章使用者，密码等等。 功能功能添加、修改、上传印章、查询电子公章。 输入输入章印名称、章印类型、密码、上传的章印、章印描述 输出输出电子公章管理成功/失败 3.6.6系统日志系统日志 系统内的操作都需要记录日志，供管理人员日后查询、统计，保证系统的正常运行。 要记录的日志信息包括：登录人 ID/名称、登录时间、操作内容、操作结果。 日志日志查询查询/统计统计 功能功能根据查询条件查询或者统计日志，主要是用户操作日期。 输入输入查询信息（日期段、日志类型） 输出输出符合条件的日志信息或统计信息。 日志日志导导入入/导导出出 功能功能一段时间后，数据量很大会影响系统性能，此时可以将历史的日志从数据库 中导出到文件中另行保存，如果需要查询统计历史的日志，还可以将数据导入。 输入输入时间段、文件名称、路径 输出输出操作成功/失败、日志文件 3.7个人个人办办公（公（领导办领导办公）公） 3.7.1 待办事宜待办事宜 针对领导和办事人员所设置。该模块涉及多个办公模块，特设待办事宜模块以简化领导或 办事人员操作，将待批公文、日程安排、会议通知、报表等以统一的入口提供给领导，免去信 息多路查找，给领导办公提供最大的方便。 功能功能通过待办事宜，即可浏览所有需要处理的工作，完成公文批阅、申请审批以及会 议活动批示等一系列工作。 输入输入无 输出输出无 3.7.2信息提示信息提示 功能功能提供了信息的提示查看功能，这些信息包括已经进入催办的公文、备忘录、以及 个人日程 输入输入无 输出输出无 3.7.3 阅收信息阅收信息 功能功能实现阅收信息的查询功能 输入输入按照类型（收文、发文、会议申请等）以及是否已查阅的状态进行查询 输出输出要查询的阅收信息 3.7.4 个人日程个人日程 日程管理日程管理 功能功能 用户可以按照日程类型，对个人进行日程的安排。 输入输入日程的起始时间、日程名称、日程类型、日程内容等 输出输出日程安排成功/失败 日程日程查询查询 功能功能根据日期、时间段进行日程的查询 输入输入查询条件（日期、时间段） 输出输出符合条件的日程信息 3.7.5 备忘录备忘录 功能功能实现提醒功能，系统可以设置提醒的类型（一次、每日、每周、每月）及时间并 提供查询。 输入输入备忘录名称、提醒次数、开始/结束时间、备注； 输出输出备忘录设置成功，系统会按照设置去提醒用户。 3.7.6 工作日志工作日志 用户可随意添加，删除，修改多个日志，通过翻阅日历查