新一代管理技术的智能办公自动化系统解决方案

SmartBPM基于新一代流程管理技术 的智能办公自动化系统解决方案 2013 年年 5 月月 陕西集思科技有限公司 第 2 页页/共 64 页页 目目 录录 1.概述概述.4 1.1.简介 .4 1.2.设计理念 .4 1.3.产品特点 .5 2.功能结构功能结构.7 2.1 办公自动化系统架构.7 2.1.1内部信息门户.7 2.1.2协同应用模块.8 2.1.3管理定制工具.9 2.1.4应用架构平台.9 2.2 应用系统平台.10 2.2.1门户.10 2.2.2工作流引擎.10 2.2.3数据中心.11 2.2.4统一安全平台.11 2.2.5通讯中心.11 3.产品介绍产品介绍 .12 3.1 界面风格和使用方式.12 3.1.1用户登录和权限认证.12 3.1.2“快速启动” .12 3.1.3通过多层目录浏览和访问功能.12 3.2 系统功能一览.13 3.3 系统功能介绍.13 3.3.1桌面.13 3.3.2组织机构管理.14 3.3.4通讯中心.15 3.3.5协同工作.17 3.3.6信息服务.21 3.3.7工作流程管理.22 3.3.8资源设备管理.30 3.3.9人力资源管理.32 3.3.10数据中心.33 3.3.11档案管理.33 3.3.12公文管理.34 3.3.13会议管理.36 3.3.14车辆管理.38 3.3.15考勤管理.40 3.4 更多的业务应用功能.43 3.5“沟通无限”的功能.44 3.5.1手机短信服务.44 陕西集思科技有限公司 第 3 页页/共 64 页页 3.5.2自动电子邮件.44 3.5.3弹出式提醒.44 3.6 强大的后台功能.45 3.6.1统一安全平台.45 3.6.2通用工作流引擎.46 3.6.3XML Web Service.47 4.主要特性主要特性 .49 4.1 灵活应用架构.49 4.2 可视化工作流引擎.49 4.3 智能电子表单.50 4.4 统一安全认证管理.51 4.5 支持大集中式应用.52 4.6 快速定制和实施能力.53 4.7 充分体现协作特性的功能设计.53 5.技术方案技术方案 .54 5.1 技术架构.54 5.2 服务器和网络规划.54 5.3 平台软件.55 5.4 信息安全.55 5.4.1综合的安全防护手段.55 5.4.2用户验证.58 5.4.3安全网络连接.60 5.4.4权限管理.60 5.4.5数据加密.62 5.4.6系统日志.62 5.4.7病毒防范.63 6.售后服务售后服务 .64 6.1 服务宗旨.64 6.2 完善的服务体系.64 6.3 具体服务项目承诺.64 6.4 阶段性服务内容承诺.64 陕西集思科技有限公司 第 4 页页/共 64 页页 1. 概述 1.1. 简介 SmartBPM 是建立在流程管理技术基础上的、基于 WWW 的新一代智能办公自动化系统平 台（以下简称智能 OA） 。它提供的主要功能包括：组织机构管理、电子邮件系统、协同工 作系统、信息发布服务、工作流管理系统、资源管理系统、人力资源管理系统、数据集成 中心等。作为产品化软件，这些功能模块成熟、可靠，只需根据用户的个性化需求进行定 制，就可快速投入使用。 从当前的发展趋势来看，传统 OA 技术已经逐渐被 BPM（流程管理系统）替代，作为业界 的巨头，IBM 和 SAP 等公司有力推基于 BPM 技术的办公自动化解决方案。与传统的 OA 技术相比，BPM 的特点如下： 智能 OA 完全基于 BPM 技术，不仅提供了完备的功能模块，而且提供了二次开发接口，用 户可以借助已有的大量软件组件，进行个性化的软件开发和实施。这不仅可以帮助用户在 开发自己的应用系统时节省时间和人力，而且有助于建立整合的、一体化的应用系统。 1.2. 设计理念 “办公自动化”是一个不断延伸的概念。随着信息技术的发展和用户需求的深入，它不断 被赋与新的定义。 传统的“办公自动化”系统，通常是指建立在电子邮件基础上的、为满足企业内部信息交 流的需要而建立的软件系统。使用 Lotus Domino/Notes 和 Microsoft Exchange Server，能够 比较方便地建立起企业内部的电子邮件系统和简单的协同工作应用（如日历、任务等） 。 随着信息系统的普遍应用，企业管理者对“办公自动化”提出了更高的要求。面对愈加复 杂的组织机构、业务数据、管理流程，企业管理者需要通过“办公自动化”系统，获得对 企业内部各种信息、动态、运营过程和结果进行迅速和透彻的了解，并进一步为决策提供 依据。这就要求“办公自动化系统”具备灵活的工作流控制的能力，具有与业务系统进行 陕西集思科技有限公司 第 5 页页/共 64 页页 数据交互的能力。 然而，由于传统的“办公自动化系统”使用基于“文档”的数据管理，它认为所有的数据 （如表单、日程、文件）都是一份份“文档” ，而无法深入了解到数据的内部构造，无法实 现这种灵活的工作流控制，更难以与基于“关系表”的业务系统进行数据沟通。传统“办 公自动化系统”的这种局限，使它们无法进一步满足企业用户在决策支持、流程管理和过 程控制等方面的要求。 使用先进的分布式组件技术，现在的办公自动化系统已经能够摆脱传统技术手段的局限， 发挥更重要的作用。它不仅能够满足传统的办公管理需要，而且具有更强的交互性能，能 够与不同的系统连接和交互数据，并能够发掘信息中潜在的价值，体现知识管理和决策支 持的作用。 过去的“无纸办公” 公文往来 电子邮件 信息沟通 今日的“智能办公” 信息仓库 统计分析 决策支持 企业智囊 1.3. 产品特点 一体化的办公应用 作为新一代“办公自动化”软件平台，智能 OA 能够满足不断深入的用户需要。一方 面，智能 OA 集成了传统“办公自动化”的基本功能，满足信息交流和快速沟通的需 要，能够加强团队和企业内部的协作；另一方面，智能 OA 集成了特定的业务功能， 能够处理各种办公和业务流程，对数据进行结构化的处理，为决策支持提供条件。要 达到上述目的，智能 OA 已经完全就绪，无需再进行耗时费力的程序开发和测试工作。 灵活的流程管理 在智能 OA 中，用户可以快速建立起面向公文处理、财务管理、人力资源管理、业务 单证处理、生产计划管理的一系列工作流程和数据模板，从而使各项管理流程得 以立即开展。通过数据交换接口，用户可以在智能 OA 中访问到业务系统中的数据， 也可以将处理结果直接存储到业务系统的数据库中。 集成不同应用和数据 陕西集思科技有限公司 第 6 页页/共 64 页页 智能 OA 不仅仅是办公自动化系统，它提供的软件组件构成了开放的平台，能够将不 同应用软件集成在一起，使这些软件共享安全管理、组织机构数据、权限分配、流程 控制，从而大大增强企业系统的处理能力和发展潜力，降低系统扩展和管理维护的成 本。 为决策服务提供支持 智能 OA 具有独一无二的与业务系统连接的能力。通过简单的定制，企业管理人员就 能够在一个统一的办公平台上，看到企业的各项运营状态和统计报表，避免数据分散 各处、难以集中、缺少分析结果的状况，为管理决策和企业发展赢得保贵的时间。 陕西集思科技有限公司 第 7 页页/共 64 页页 2. 功能结构 2.1 办公自动化系统架构 基于智能 OA 的办公自动化系统具有面向未来的系统架构。 内容 服务 工作流 服务 安全认 证服务 统一通 讯服务 数据集 成服务 数据存贮和管理服务 应用架构平台 公文 管理 行政 事务 管理 财务 管理 人力 资源 管理 个人 协同 办公 协同应用模块 知识 管理 客户 关系 管理 邮件 系统 档案 管理 管理定制工具 工作流管 理工具 应用数据 集成工具 组织机构 管理 内容管理 工具 统一 登录 个人 桌面 统一 消息 脱机 处理 内部信息门户 信息 发布 内容 搜索 消息集 成 个性化 定制 消息集成 Web 服 务+业务 应用组件 （多层） 2.1.1 内部信息门户 内部信息门户为每位用户提供个性化的信息集成界面。它的功能包括： 1）统一登录：与 ActiveDirectory 或任何其它支持 LDAP 协议的目录服务集成，实现统一 身份验证。提供了自动调用其它 B/S 或 C/S 应用程序，并传递登录信息的手段，能够自动 化地实现与多种应用系统的身份集成，使用户无需重复登录，就可用统一的身份进入不同 的应用系统。基于技术上的突破，即使对原有的不支持 LDAP 的、C/S 架构的老系统，也 能实现自动登入。 2）个人桌面：每位用户都拥有一个个性化的“办公桌面”，集成显示各种最新的信息，用允 许用户快速点击进入、快速查看和处理。用户可以根据自己的工作特点和喜好，定制桌面 的内容和风格。 3）统一消息：使用各种通讯手段，将信息送达用户。这些通讯手段包括：电子邮件、手机 陕西集思科技有限公司 第 8 页页/共 64 页页 短信、即时消息。无论是待办事宜、日程安排、计划任务、会议通知、定时提醒.都可以 通过用户偏好的通讯方式进行消息的传达。智能 OA 还可以为其它已有的应用系统提供统 一消息服务，将其它系统的最新信息采集过来并送达给用户。 4）内容搜索：要在智能 OA 的浩繁数据中查找某一个邮件、某一份文档、某一项任务，怎 么办？很简单，智能 OA 提供了结构化搜索、全文检索等方式，可以快速地从所有数据中 进行目标查找。 5）个性化定制：每位用户都可以方便地定制自己所偏好的界面颜色、布局和内容；系统管 理员可以预先为不同类型的用户制订方案，使每位用户都拥有最贴身、最实用、最舒服的 软件界面。 2.1.2 协同应用模块 协同应用模块解决各种办公自动化应用功能。 1）邮件系统：通过智能 OA 内置的邮件服务器软件，可以建立起企业级的邮件系统，并可 以支持多个物理服务器分布和负载均衡，满足用户不断扩展的需要。智能 OA 邮件服务器 可与多种防病毒软件集成，为用户提供安全可靠的邮件解决方案。 2）公文管理：针对政府机关、大型企业的办公特点，提供基于工作流程的收文、发文管理， 流程可灵活定制，支持文件的会签、串签、修改留痕、手迹批示、手写签名、与 Word 集 成、公文套印。可根据公文的各项信息进行公文检索。公文与档案系统紧密集成，公文签 发后，自动传送至档案管理员，并可自动导入档案系统。 3）档案管理：根据国家档案管理规范开发的通用档案管理系统，提供了强大的档案库定制 功能，可灵活地设置各级档案类别及属性字段，并可根据各个字段进行灵活的档案查询、 检索、排序。支持对案卷的管理，包括组卷、拆卷、合卷、移卷等。支持对多媒体数据的 管理和检索。可灵活设置打印模板，实现对档案目录、案卷封面、案卷脊背等各种文件的 打印。具有灵活的权限设置功能，可灵活地分配档案管理、使用的权限。 4）知识管理：建立多级、结构化的文档库，实现对各类文档的结构化管理和综合查询。 5）行政事务：实现会议管理（会议室管理、会议安排预约、会议通知、会议确认等） 、车 辆管理（车辆资料、驾驶员资料、保养记录、车辆预约、车辆使用记录等） 、合同管理（合 同申请审批、合同查询、合同收付费、合同关联、合同执行计划等） 、签报管理（签报的申 请审批）等行政事务的管理。 6）个人协同：提供协作日历（便于安排自己及工作组的日程） 、项目计划（在线管理项目 进程，通过甘特图了解项目进度） 、文档共享（拥有个人的“网络硬盘”，并可在公共的文档 空间中查看共享文件） 、个人任务等功能。 7）信息发布：发布公司的通知、公告、新闻、消息等。可灵活地建立信息档目。 陕西集思科技有限公司 第 9 页页/共 64 页页 8）财务管理：管理预算、报销、各种费用的申请审批流程。 9）人力资源：在线考勤及考勤状态查询统计、请假申请审批流程、出差管理流程、各种休 假的申请审批流程等，并建立人力资源档案库，管理敏感的人事资料。 10）客户关系：管理客户、合作伙伴、供应商的资料，包括其公司信息、联系人、销售机 会、市场活动、合同及订单、服务记录、财务记录、通讯记录等。 2.1.3 管理定制工具 智能 OA 是成熟的通用软件套件，通过定制，可以满足不同用户的个性化需求。这些定制 功能包括： 1）组织机构管理：建立部门、人员、职位体系、角色，并通过角色分配权限。 2）工作流管理工具：通过图形化、可视化的界面，直观地设计流程、表单，以及各种流程 条件，满足各类行政办公管理流程。它甚至能够与多种业务数据库集成，实现各种业务流 程的处理。 3）应用数据集成工具：连接多种数据库，实现数据的交换和集成。 2）内容管理工具：实现信息栏目定制、信息发布、内容搜索。 2.1.4 应用架构平台 应用架构平台为所有上述功能的实现提供了坚实的基础，它是一套由分布式组件和服务程 序构成的应用服务体系，主要包括： 1）内容服务：内容的定制、发布、管理。 2）工作流服务：驱动流程的运转，并进行有效的监控。 3）安全认证服务：满足安全登录、统一登录和目录集成的要求。 4）统一通讯服务：提供多种通讯手段，包括邮件、短信、即时消息等，服务于各个应用模 块。 5）数据集成服务：提供同步和异步的数据集成服务，连接多种数据库系统，实现数据的交 换和集成。 2.2 应用系统平台 智能 OA 首先为用户提供了应用系统平台，然而才在该平台的基础上建立了办公自动化系 陕西集思科技有限公司 第 10 页页/共 64 页页 统。应用系统平台提供企业 IT 应用中的公共组件，可以服务于包括办公自动化系统在内的 各种应用系统，帮助用户实现整合、集成、一体化的 IT 架构。 智能 OA 应用系统平台 门户（Portal） 工作 流平 台 统一 安全 平台 数据 集成 中心 智能 OA 平台功能结构 统一消息 平台 2.2.1 门户 智能 OA 提供的“门户”功能，包括用户桌面、个性化定制、内容管理等，实现集成化的 信息入口。当用户登录到系统后，可在“门户”上看到来自各个系统的最新和最常用的信 息。 门户的特点是： 可定制 可扩展 与工作流集成 与数据中心集成 与通讯中心集成 2.2.2 工作流引擎 智能 OA 的工作流引擎是一个以过程为中心的、满足管理型工作流和生产型工作流双重需 要的、完全基于 Web 的工作流管理系统。它实现了工作流的设计、运行和监控，并提供了 与业务数据库连接和交换数据的手段。 智能 OA 工作流引擎的主要特点： 陕西集思科技有限公司 第 11 页页/共 64 页页 图形化流程设计和建模 方便直观的使用、管理界面 业务数据集成 可编程的系统扩展方法 2.2.3 数据中心 “数据中心”提供了完整的企业数据集成解决方案。 “数据中心”的结构包括： 数据提取、处理中间件 数据视图定义 数据展现 数据交换 2.2.4 统一安全平台 统一安全平台为各个应用系统提供用户帐户管理、统一登录验证、统一权限管理等功能， 使用户只需登录一次，就能够以适当的权限访问各个系统，并使系统管理更加简洁、有效， 有助于建立更安全、更具有管理策略的应用系统。 2.2.5 通讯中心 智能 OA 通讯中心集成了电子邮件、手机短信、即时消息等多种通讯方式，为各种应用系 统提供统一的通讯解决方案。 陕西集思科技有限公司 第 12 页页/共 64 页页 3. 产品介绍 3.1 界面风格和使用方式 智能 OA 具有友好的界面和易于使用的设计。 3.1.1 用户登录和权限认证 智能 OA 可完全通过浏览器（Internet Explorer 5.5 及以上版本）访问和使用。户登录后，可 进入系统使用各项功能。用户只能使用被授予使用权限的功能。如果用户企图访问超越其 权限的功能，将被禁止。 3.1.2“快速启动” 登录后，可通过“快速启动”看到系统的主要功能模块。它很类似于 Windows 系统中的 “开始”菜单。无论用户正在使用任何功能，用户都可以通过“开始菜单”跳转到其它功 能模块。 “快速启动”可以根据用户的要求进行定制，添加新的菜单项，或修改和删除已有的菜单 项。甚至可以将其它应用系统的功能放置到“开始菜单”上，并建立相应的链接，从而实 现从统一的目录访问多个应用系统。 3.1.3 通过多层目录浏览和访问功能 从“开始菜单”进入到任何一项功能模块，将在一个多层目录上看到模块中的功能。只要 简单地点击，即可进入该项功能的页面。例如， “协同工作”的目录如下： 陕西集思科技有限公司 第 13 页页/共 64 页页 3.2 系统功能一览 桌面（内部网信息门户） 个人 事务 处理 组织 机构 管理 行政 办公 协同 工作 信息 资源 管理 桌面信息显示 桌面内容定制 桌面风格定制 消息自动提醒 桌面信息显示 桌面内容定制 桌面风格定制 消息自动提醒 电子邮件 个人便笺 个人记事本 个人日历 电子邮件 个人便笺 个人记事本 个人日历 机构设置 人员设置 人事管理 考勤管理 机构设置 人员设置 人事管理 考勤管理 公文处理 日常事务处理 领导办公管理 资源预约 档案管理 资产管理 会议管理 公文处理 日常事务处理 领导办公管理 资源预约 档案管理 资产管理 会议管理 协作日程管理 计划任务管理 共享文档管理 公共讨论组管理 协作日程管理 计划任务管理 共享文档管理 公共讨论组管理 新闻管理 通知、公告管理 知识库管理 公共资源 新闻管理 通知、公告管理 知识库管理 公共资源 数据 中心 集中显示各 类业务数据 清单 集中显示各 类业务数据 清单 3.3 系统功能介绍 3.3.1 桌面 “桌面”是用户登录到系统后进入的首要界面。在“桌面”上，显示出最新和最常用的信 息，以及对当前用户的提醒，如最近的新闻、未读的邮件、未处理的文件、今日的日程和 任务等。 陕西集思科技有限公司 第 14 页页/共 64 页页 “桌面”上的内容可以由用户根据自己的工作性质和个人喜好进行安排。 图：可订制的“桌面” 显示每个用户不同的个性化的桌面； 在桌面上可显示快捷信息窗口，包括：新闻、日程、项目任务、个人备忘录、工 作流收文、论坛（可选择多项） 、文档（可选择多项） 、电子邮件、头条新闻、个 人工具箱等； 自动提示最新信息，如新到邮件、新到待处理流程等； 显示当前在线人数和人员清单； 提供即时消息服务； 桌面内容可由用户自行定制。 3.3.2 组织机构管理 “组织机构管理”记录企业的部门、人员结构信息，设置人员角色和权限，提供与部门人 员、用户、权限相关的服务功能。 “组织机构管理”是智能 OA 的基础模块。 智能 OA 的组织机构管理具有支持多级机构、多级授权的特点，能够满足集团型组织单位 （如集团公司、大型政府机关）的分级管理要求。 陕西集思科技有限公司 第 15 页页/共 64 页页 部门多级部门的建立、修改、删除； 人员的添加、修改、删除（离职） ； 通过设定条件检索人员； 人员职位的添加、修改、删除，可设置职位的级别； 支持一人多职设置； 自动按人员职位排序； 建立和删除用户，并建立用户与人员之间的联系； 在线进行考勤记录； 考勤报表查询； 上下班时间设置； 人员角色的设置、修改； 角色的定义、角色功能的指派； 可建立部门的快捷视图； 快速查看“我的部门”的信息； 密码修改； 查看系统具有的功能清单。 3.3.4 通讯中心 电子邮件系统 “电子邮件系统”提供了最基本的信息沟通工具，能够满足企业内部人员、内部人员与外 部人员之间的电子邮件往来需要。 陕西集思科技有限公司 第 16 页页/共 64 页页 邮件服务器 与 OA 系统的用户账户紧密集成； 大容量和高可靠性支持； 支持多个服务器集群和自动负载均衡； 提供 SMTP 和 POP3 服务； 接收和发送内部电子邮件； 接收和发送 Internet 电子邮件； 自动过滤垃圾邮件； 自动收取其它 POP3 邮箱信件； 邮件客户端 支持丰富的文本格式； 可设置多个 POP3 邮件账户； 个人文件夹管理； 自动检查新邮件； 邮件送达提醒； 多种方式排序； 邮件地址智能匹配； 群发邮件。 个人通讯簿 在“个人通讯簿”中，用户可以管理自己的联系人的资料，建立人员档案，并可以在电子 陕西集思科技有限公司 第 17 页页/共 64 页页 邮件系统中向这些联系人发送电子邮件。 联系人资料录入、修改、删除； 按指定条件检索联系人； 联系人类别的增加、修改、删除； 与 Outlook 联系人进行数据交换。 通讯组 用户可在系统中建立自己的、或公共的通讯组。每个通讯组包含多个人员或地址项，可用 来群发邮件、群发手机短信。 手机短信 用户可在系统中快速发送手机短信。既可发送到特定的手机号码，也可发送到通讯组，即 群发短信。 即时消息 用户可以向系统的其他用户发送即时消息。通过对方的“智能 OA 自动提醒程序” ，接收方 可以看到弹出式消息提醒。 3.3.5 协同工作 个人任务 在“个人任务”中，用户可以记录待处理的事宜，以便于对自己的日常活动进行安排和提 醒。 陕西集思科技有限公司 第 18 页页/共 64 页页 添加、修改、删除个人任务； 可指定任务的起止时间、优先级、状态、完成情况； 当日任务自动提醒； 未完成任务自动提醒。 协作日历 通过“协作日历” ，用户可以管理个人日程，并安排多人参加的会议。在安排会议时，发起 人可以看到所有被邀请人的可用时间状态，以便于安排一个最佳的时间段。每一个被邀请 人都可以在线看到会议邀请，收到电子邮件或手机短信通知，并可选择“同意”或“拒绝” 。 陕西集思科技有限公司 第 19 页页/共 64 页页 在首页上显示今日日程和未确认的邀请； 以日、周、月的方式显示日历； 支持日、周、月格式的日历打印； 可设置日历类型为私人事务、会议、出差、临时外出、假期、电话呼叫、工作事 项、特殊、其它等； 可设置日程的提醒时间； 可设置时间的忙、闲、暂定、外出状态； 邀请多人加入日程； 显示每个被邀请人的可用时间状态； 被邀请人可以同意、拒绝他人的邀请； 查找日程安排； 自动发送电子邮件和手机短信提醒； 快速转到今日或某年、某月、某日。 项目计划 通过“项目计划” ，用户可在 Web 上进行项目管理，制订项目计划、分配任务到不同的人 员、设置和了解项目进展、查看资源分配报表。 与 Microsoft Project 不同，智能 OA 的“项目计划”系统能够通过网络，将项目信息共享给 相关人员，使项目团队能够及时了解项目的计划、进展和人员安排等情况。 在首页上显示“我的任务” ； 在快捷任务板上，显示所选日期的任务、以及任务截止期限情况； 陕西集思科技有限公司 第 20 页页/共 64 页页 新建、删除、修改、移动项目； 以甘特图的方式查看项目的任务时间表； 通过资源分配图查看项目的资源分配状况； 新闻、删除、修改、移动任务； 查看任务的详细信息和资源安排； 设置任务的完成情况，并以图形化方式显示； 项目和任务管理的权限控制； 项目库的建立、修改、删除、权限配置； 项目任务完成状态统计； 项目任务综合查询； 与 Microsoft Project 转入或转出数据。 在线文档 “在线文档”提供了安全的文件存贮和共享平台。通过 Web 页面，用户可以管理文件夹和 共享文件，通过各种条件进行文件检索。只要将文件保存到“在线文档”系统中，用户就 可以随时随地、使用任何一台电脑，访问自己需要的文件。 “在线文档”提供了与 Windows NT/2000/XP 文件系统类似的安全管理功能。系统管理员 可以设置不同人员、部门、角色对文件夹的访问权限。 “在线文档”还提供了独特的文件版 本记录功能。对文件的历次修改，都将在系统中保留其历史版本。用户可以随时追溯至早 前版本，下载查看。 提供个人文件夹和共享的公共文件夹，支持多级文件夹结构； 陕西集思科技有限公司 第 21 页页/共 64 页页 在文件夹中对文件进行上传、下载、删除、移动、更名等操作； 根据多项条件进行文件搜索； 支持文件更新和版本管理，可追