电子表格软件Excel2003知识培训

第4章电子表格软件Excel2003,4.1Excel2003基础知识4.2工作簿文件的建立与管理4.3工作表的基本操作4.4编辑工作表4.5设置工作表格式4.6公式与函数的运用实例样本,本章主要介绍Excel2003中文版的基本操作、工作簿的建立及工作表的基本操作、工作表的格式编辑和公式、常用函数的使用以及图表的使用、页面设置及打印等。,下一页,用Excel制作的课程表,第4章电子表格软件Excel2003,用Excel制作的课程表,第4章电子表格软件Excel2003,用Excel制作的成绩表,返回,用Excel制作的成绩表,4.1Excel2003基础知识,4.1.1Excel的启动与退出4.1.2Excel2003的用户界面4.1.3几个基本概念及相互关系,Excel2003是一个电子表格处理软件，也是Office2003中的重要组件之一。它在处理数据方面，具有功能强大、操作简单、界面友好等特点。能够实现公式计算、函数计算、数据排序、筛选、汇总、生成图表等功能，用户只需通过简单的操作就可以快速地制作出一张精美的表格，被广泛应用于数据计算、分析、统计和财务等领域。,4.1.1Excel的启动与退出,1Excel的启动利用“开始”菜单启动Excel2003。利用桌面上的快捷图标启动Excel2003。2退出双击Excel窗口左上角的控制菜单图标。选择“文件”菜单中的“退出”命令。单击窗口右上角的“关闭”按钮。按快捷键Alt+F4。,本节首页,4.1.2Excel2003的用户界面,本节首页,4.1.3几个基本概念及相互关系,本节首页,工作簿工作表单元格单元格地址及单元格名称活动单元格单元格区域,4.1.3几个基本概念及相互关系,工作簿：就是Excel文档，系统默认的工作簿文件是Book1。,返回,4.1.3几个基本概念及相互关系,工作表：是工作簿的主要组成部分，每个工作簿最多可包含255张工作表。在系统默认情况下，每个工作簿有3张工作表，默认工作表名是sheet1、sheet2、sheet3。,返回,4.1.3几个基本概念及相互关系,单元格：是工作表中行和列交叉的方格，也是存储数据的基本单位，可以在单元格中输入任何数据。,返回,4.1.3几个基本概念及相互关系,单元格地址及单元格名称：单元格名称通常用单元格地址表示，单元格地址用单元格所在的“列号”和“行号”表示，如本单元格地址为“A1”,返回,4.1.3几个基本概念及相互关系,活动单元格：可以进行编辑的单元格为活动单元格，其边框为粗黑框，同时该单元格的名称显示在名称框中。本例活动单元格为“A1”。,返回,4.1.3几个基本概念及相互关系,单元格区域：由多个单元格组成的矩形区域。本例单元格区域为“B3：D7”。,返回,4.1.3几个基本概念及相互关系,由于一个工作簿文件有多个工作表，为了区分不同工作表的单元格，所以在单元格前中工作表名称。如sheet2!A6表示的什么意思？,4.1.4管理工作簿,1更改工作表数量（1）更改新工作薄的默认工作表数量选择“工具”“选项”，在“常规”选项卡进行设置。（2）插入工作表选择“插入”“工作表”，新增一个工作表。在工作表的标签右击插入2切换工作表单击工作薄标签可以快速地在工作表之间进行切换。,4.1.4管理工作簿,3重命名工作表双击工作簿标签，此时反白显示，再输入新的工作表名称。4删除工作表选取要删除的工作表编辑/删除工作表,5移动和复制工作表1）工作簿之间的复制或移动,打开源工作簿和目标工作簿,选取源工作表,编辑/移动或复制工作表,选中“建立副本”复选框为复制，否则为移动。,2).工作簿内的复制或移动首先选定源工作表复制:Ctrl+拖曳移动:拖曳,4.1.4管理工作簿,6隐藏或取消隐藏工作表选择“格式”“工作表”“隐藏”,4.1.4管理工作簿,4.2建立工作表,4.2.1单元格与单元格区域的选择4.2.2使用模板4.2.3输入数据4.2.4提高数据输入效率的方法4.2.5导入外部数据,4.2.1选定单元格或区域,本节首页,1选定单元格：使单元格成为活动单元格。鼠标选定法：单击鼠标使用光标键：、用名称框移动：打名称框中输入单元格的地址用定位命令：选择“编辑”“定位”命令,4.2.1选定单元格或区域,本节首页,2选定单元格区域：选择多个单元格，可以连续选择，也可以不连续选择。选定连续区域：选定不连续区域：,用鼠标左键拖动,借助于【Shift】键,借助于【Ctrl】键,4.2.1选定单元格或区域,本节首页,3选定整行、整列：选定一行：单击行标选定一列：单击列标选定连续多行：在行标处拖动鼠标或借助于【Shift】键选定连续多列：在行标处拖动鼠标或借助于【Shift】键选定不连续多行：选定部分行区域后借助于【Ctrl】键选定不连续多列：选定部分列区域后借助于【Ctrl】键,4.2.1选定单元格或区域,本节首页,4释放选定区域：用鼠标左键单击工作表的任一处位置；或按光标键,4.2.2输入数据,本节首页,1输入文本型数据：（1）一般情况下，选定单元格后直接输入。,注意：文本数据的对齐方式为左对齐,（2）文本自动换行：打开【格式】菜单【单元格】选择【对齐】选项卡在【文本控制】区选中【自动换行】前的复选框【确定】,（3）文本手动换行：按组合键【Alt+Enter】,Followme,4.2.2输入数据,本节首页,1输入文本型数据：,（4）数字型文本：输入数字时，系统会自动识别为数值型数据，若希望输入的数字为文本型数据，则需选择需要输入数字型文本的单元格区域打开【格式】菜单【单元格】选择【数字】选项卡在【分类】区选中【文本】【确定】；或者击鼠标右键在快捷菜单中选择【设置单元格格式】，依上面的指示进行操作即可。,Followme,4.2.2输入数据,本节首页,2输入数值型数据：（1）一般情况下，选定单元格后直接输入。,注意：数值数据的对齐方式为右对齐,（2）正数、负数：直接在数字前加+、-符号，正数前的+可省略。,（3）分数、百分数：先输入一个0再输入一个空格然后再输入分数,Followme,注：如果发现打单元格输入2后，显示的是0.02，表明“自动设置小数点”功能被打开。如果想关闭在“工具”/“选项”/编辑选项卡中设置。,4.2.2输入数据,本节首页,3输入日期型数据：（1）直接输入日期：以“/”或“-”做分隔符，按年月日顺序输入。,（2）直接输入时间：以“:”做分隔符，按时分秒顺序输入。若按12小时制输入时间，在时间后留一空格，并键入AM或PM（AM表示上午，PM下午）。,（3）同时输入日期时间：在日期和时间之间用一个空格分隔。,Followme,4.2.2输入数据,本节首页,3输入日期型数据：（4）输入当前日期：按组合键【Ctrl+；】,（5）输入当前时间：按组合键【Ctrl+Shift+；】,注意：（1）当单元格中的内容变为若干个“#”时，表示该列没有足够的宽度，需要调整列宽。（2）更改数据的对齐方式不会更改数据的类型。,4.2.3快速输入数据的几种方法,本节首页,1快速输入相同数据(同时对多个单元格输入相同数据),（1）用组合键【Ctrl+Enter】：该方法适用于不连续单元格中相同数据的输入。,Followme,Tryyourself,4.2.3快速输入数据的几种方法,本节首页,1快速输入相同数据：(同时对多个单元格输入相同数据),（2）用“填充柄”：该方法适用于连续单元格中相同数据的输入。,填充柄,Followme,Tryyourself,4.2.3快速输入数据的几种方法,本节首页,1快速输入相同数据：(同时对多个单元格输入相同数据),（3）用“填充”菜单：该方法也是适用于连续单元格中相同数据的输入。,Followme,Tryyourself,1快速输入相同数据：(同时对多个工作表输入相同数据)当需要对多个工作表的相同的单元格中输入相同的数据时，可以先将其选定为工作表组，之后在其中一个工作表中输入数据，输入时的内容就会自动反映到其他选定的工作表中。全部选定为工作组选定部分表为工作组,4.2.3快速输入数据的几种方法,4.2.3快速输入数据的几种方法,本节首页,2输入序列数据：,（1）输入步长为5的等差数列：例如0、5、10、1530。常用操作方法：在选定的一个单元格中输入0，在与其相邻的另一个单元格中输入5，然后同时选中这两个单元格，再按“填充柄”进行拖动。,Followme,Tryyourself,4.2.3快速输入数据的几种方法,本节首页,2输入序列数据：,（2）输入步长为2的等比数列：例如1、2、4、864。常用操作方法：在选定的一个单元格中输入1，然后再选定该单元格，执行菜单【编辑】【填充】【序列】命令，在对话框中填入序列产生在“列”，类型为“等比数列”，步长值为“2”，终止值为“64”，最后按“确定”。,Followme,Tryyourself,4.2.3快速输入数据的几种方法,本节首页,2输入序列数据：,（3）输入自定义序列：例如星期一、星期二、星期三、星期四星期日。操作方法一：前面介绍的等差序列的操作方法在此同样适用。操作方法二：在选定的一个单元格中输入“星期一”，然后选定需要填充的所有单元格（包括已经输入内容的单元格），执行菜单【编辑】【填充】【序列】命令，在对话框中填入类型为“自动序列”，按“确定”即可。操作方法三：在选定的一个单元格中输入“星期一”，然后直接按“填充柄”拖动。,Followme,Tryyourself,（4）自定义序列建立自定义序列的步骤：选择“工具”/“选项”，对弹出的对话框中，选择“自定义序列”选项卡。在输入序列文本框中输入序列。单击“添加”按钮。根据已经输入到工作表中的序列建立自定义序列：打开“选项”/“自定义序列”选项卡，进行选择。,4.2.3快速输入数据的几种方法,4.2.4数据有效性,自定义有效数据的输入提示信息和出错提示信息功能，是利用数据有效性功能，在用户选定的限定区域的单元格或在单元格中输入了无效数据时，显示的输入提示信息或出错提示信息。选中需要设置数据有效性的区域；打开“数据”/“有效性”命令进行设置。,1数据有效性设置,1特定数据序列,4.2.4数据有效性,4.3简单数值计算,4.3.1创建公式4.3.2单元格引用4.3.3公式中错误信息4.3.4名称的应用,4.3.1创建公式,本节首页,1输入公式公式是对单元格中数值进行计算的等式。通过公式可以对单元格中的数值完成各类数学运算。公式的输入由等号（=）开头，其后为常量、单元格引用、函数和运算符等。,本节首页,2运算符：,在Excel中包含四种类型的运算符：算术运算符：+（加）、-（减）、*（乘）、/（除）、%（求百分数）、（乘方）。关系运算符：（大于）、=（大于等于）、（不等于）。文本运算符：0;”隐藏所有数值时,在文本框中输入”;”,4.5格式化工作表,注:被隐藏的数值只出现在编辑栏或当前正编辑的单元格中,打印时不会被打印出来.,4.5格式化工作表,本节首页,例：对于给定的下表，按要求设置数字格式。,Followme,（1）设置“金额”为货币格式（2）设置“利率”为百分数（3）设置“本息”为小数点后一位（4）“本息”再增一位小数位数（5）设置“到期日”为年月日格式,Tryyourself,4.5格式化工作表,本节首页,一般情况下文本靠左对齐，数字、日期和时间靠右对齐。为了使表格看起来更加美观，可以改变单元格中数据的对齐方式。操作一：使用“格式”工具栏【左对齐】、【居中】、【右对齐】、【合并及居中】、【减少缩进量】、【增加缩进量】按钮。操作二：执行菜单【格式】【单元格】命令，单击【对齐】选项卡。,3设置对齐与缩进,本节首页,Followme,例：对于给定的下表，按要求设置表格。,（1）合并A2和A3单元格，并分两行输入“节次”和“星期”；（2）A2、A3合并后的单元格加上细斜线；（3）整个课程表外边框为粗实线，内框线为双线；（4）课程表背景设置为浅绿色。,Tryyourself,4.5格式化工作表,4设置边框和底纹,选定需格式化的区域,格式自动套用格式,选择某种格式,一般要求,进一步要求,特殊要求,选定要设置格式的区域,格式/条件格式,设置条件表达式和设置条件格式,返回本章首页,条件格式是根据设置的条件动态地为单元格自动设置格式。,4.5格式化工作表,5条件格式,6自动套用格式,列宽,选定需改变列宽的区域,格式列,最合适的列宽,行高,选定需改变行高的区域,列宽,标准列宽,格式行,最合适的行高,行高,返回本章首页,7设置行高和列宽,4.5格式化工作表,工作表保护分为二步：第一步：锁定或隐藏单元格选择“格式”菜单中“单元格”命令，屏幕上出现“单元格格式”对话框，选择“保护”选项卡，第二步：设置工作表保护选择“工具”菜单中“保护”子菜单中的“保护工作表”命令，然后在打开的“保护工作表”对话框中选择要保护的项目，还可以设置密码，单击“确定”按钮,返回本章首页,8工作表的保护,4.5格式化工作表,1）使用菜单命令隐藏或显示行和列选择“格式”/“行”（“列”）/“隐藏”命令。选择“格式”/“行”（“列”）/“取消隐藏”命令。2）使用鼠标隐藏或显示行和列,9隐藏行和列,4.5格式化工作表,图表的作用,用图表表示工作表的数据。用图表表示工作表的数据直观、简捷，更便于数据分析及比较数据之间的差异。工作表数据变化时。图表也随之变化(既图表和工作表自动建立连接关系)。,4.5格式化工作表,图表的基本概念,1坐标轴标记坐标轴上的文字就是坐标轴标记。2图例用来标示图表中所用到的各种数据。3数据点图表中绘出的单个值，一个数据点对应一个单元格中的数值。4数据系列一个数据系列是图表中所绘出的一组相关数据点，它们来自工作表的一行或一列。5分类分类用来组织数据系列中的值。,图表的组成,成绩表,成绩,科目,图例,数据系列,图表区,图表标题,Y轴标题,X轴标记,X轴标题,创建图表的步骤,第一步打开建图表的工作表,第二步单击插入下的图表,创建图表的步骤,第三步选图表类型和子类型,第四步单击下一步,创建图表的步骤,第五步输入图表的数据区域,第六步选图表产生的位置,第七步单击下一步,创建图表的步骤,第八步输入图表标题、分类轴、数据轴名,第九步单击下一步,创建图表的步骤,第十步选图表所在的位置,第十一步单击完成,图表的编辑方法,法一：图表工具栏法：单击插入的图表(或单击图表工作表标签)就可显示图表工具栏，之后用图表工具对图表进行编辑。法二：图表菜单法。单击插入的图表(或单击图表工作表标签)后，原菜单【数据】变为【图表】，之后用图表菜单对图表进行编辑。,1.图表的缩放、移动、复制和删除.,选中图表,鼠标指向图表任意处拖曳图表,移动,缩放,鼠标指向图表控制点之一,拖曳图表,复制,删除,Del,鼠标指向图表任意处,Ctrl+拖曳图表,图表的基本操作,2.改变图表类型,选中图表,图表/图表类型,选择某种图表类型和子类型,返回本章首页,3.更新图表的数据源（1）更新图表数据源（2）添加数据系列嵌入图表：直接选中数据，拖曳到图表；也可用图表/添加数据命令。独立图表：选中图表图表/添加数据选中工作表数据（3）删除数据系列选中数据系列，Del键。,图表的基本操作,选中图表对象,图表/图表选项,选择上述6个标签之一，根据对话框进行设置,4.设置图表选项增加标题、坐标轴、网格线、图例、数据标志、数据表等。,选中图表,图表/数据源,重新选择生成图形的数据源,返回本章首页,双击图表对象,显示格式对话框,选择上述格式标签进行格式设置,操作方法：,返回本章首页,图表的基本操作,5、图表格式化指对图表中各个图表对象的格式设置。不同的图表对象，有不同的格式标签。数据系列：图案、坐标轴、系列次序、数据标志等标签。坐标轴：图案、刻度、字体、数字、对齐标签。图表区：图案、字体、属性标签。图例：图案、字体、位置标签。图形区：图案标签。,课堂练习,1将“图表课堂练习.xls”打开，为这张表建立嵌入式图表，图表的数据为前三名学生的四科成绩；图表的类型是簇状柱形图；图表序列为学生姓名；图表的标题为“学生成绩图表”。2放大图表，设置图表标题为隶书、16号，并给图表区加上白色大理石图案。3修改图表中的数据源，新的数据源为第1个学生和第3个学生他们四科成绩。,4.7数据管理与分析,数据库是把数据按照一定的联系结构组织起来存放在外存储器中的数据集合。其特点是数据高度共享，数据的冗余度小，易天维护和使用。,在excel2003中，把工作表中的数据做成一个类似于数据库文件的数据清单数据清单也按照行、列方式组织数据，每一行称为记录，每一列称为字段，数据清单的第一行称为标题行，由字段名组成。,4.7.1创建数据清单的准则,应存放在一个连续的区域；数据列表中不能有空行或空列；每一列包含相同类型的数据；数据列表的第一行为列标题（称字段名）；,4.7.2利用记录单编辑数据清单,记录单可实现的操作：添加记录查找记录删除记录修改清单数据,4.7.3记录排序,1默认排序顺序数字从最小的负数到最大的正数排序。文本以及包含数字的文本，按0-9、A-Z顺序排序。在逻辑值中，FALSE排在TRUE之前。空格排在最后。,4.7.3记录排序,排序的字段叫关键字段，最多允许3个字段，以主和次区分。2.根据单列数据对数据行排序,数据排序,选择排序主关键字段名,可以选择次关键字段名,排序区域,选中要排序列任一单元格,常用工具栏/升序降序,3根据多列数据对数据进行排序,注意：简单排序只能对某字段列进行排序。,4.7.3记录排序,4对自定义数据清单排序,数据排序,选择“选项”按钮,排序区域,选择所需要的自定义序列,注：确定需要的序列在定义序列库中,5根据行数据对数据列排序,数据排序,选择“选项”按钮,排序区域,选择按“按行排序”,4.7.4记录筛选,数据,筛选就是根据指定条件，将不符合条件的记录隐藏起来，在工作表中只显示