2014仓储流程及与计划采购室接口问题规定

2014年仓储流程及与计划采购室接口工作规定一、合同的接收1、采购合同清单与采购计划的内容严格保持一致，计划采购室在合同中注明，要求供货商供货时，按需求部门将物资分开打包供货。2、计划采购室将最终生效的采购合同（副本）交给仓储室统计助理，纸质版和电子版各一份，计划采购室须保证采购合同的电子版和纸质版一致性和正确性。3、对于未下达的合同，供应商需提前供货的，采购人员打印纸质合同签字后连电子版合同交仓储，并在送货单签字确认（一号线的送货单需要签字后发传真给对应审核人员）。4、合同的纸质版和电子版均要由计划统计室统一编号（可按照某一类物资或者按照某一个供应商统一编号），最好是计划采购室和仓储室制定专人对合同进行交接，便于统一编号，遇到问题统一协调。计划采购室分线别传递合同副本给仓储人员，分线别进行编号，传递一份编一个号，如2014年传递给1号线的第一个合同编号为01-，以此类推。保证传递合同连贯性和可追溯性。二、紧急物资即合同或者协议号没有签订下来，但该批物资又是生产紧急需要的，仓储依据什么来接收物资？1、计划采购室必须向仓储室出具书面和电子版（且要保证书面和电子内容的一致性）到货物资清单，清单上必须有计划采购室主任和采购该批物资的采购人员共同签字后，仓储室方可依据计划采购室提供的临时清单进行物资的接收验收等工作。2、紧急物资合同签订下来之后计划采购室如何通知仓储室计划采购室将签订下来的合同的电子版和纸质版同时交仓储室（同时必须保证电子版和纸质版合同内容的一致性）。仓储室收到正式合同后必须将正式合同和计划采购室当时提供的临时收货清单装订在一起妥善保存。三、合同发生变更怎么办？合同发生变更时，计划采购室必须出具书面和电子版（且要保证书面和电子内容的一致性）合同变更明细，并且有计划采购室主任和采购该批物资的采购员共同签字后，仓储室方可依据计划采购室提供的合同变更明细进行物资的接收验收等工作。四、送货单的传递1、送货单的传递须严格按照既定的流程进行，禁止各库管员直接接收未经核对的送货单。2、供应商将送货单（及电子版）交仓储人员：一号线送货单审核人是刘倩、雷娜；二号线送货单审核人是王萌清、张华，待审核人员签字登记后，交各库管员办理验收入库手续。审核人须审核与采购合同的一致性，审核内容包括：送货单合同号或订单号、物料名称、规格、单价、数量、计划时间、需求部门等是否与合同、协议或订单一致，若不一致，要求供货商重做或整改并在整改处签字。仓储审核人在登记本（见附表1）上登记并在送货单上签字。然后仓储统计将审核过的送货单交对应库管员。3、仓储室库管员对货物按照规定程序验收完毕后，将执行完毕的送货单复印两份，一份交库管，一份交采购，原件由仓储助理妥善保存。五、入库单交接：库管员根据送货单维护库存物资动态表或K3系统、编制并打印入库单。每周五下午2点前将本周入库单汇总整理，编制入库单明细表交仓储统计。仓储统计审核汇总后，将入库单第一联交财务，第二联存档；第三、四联交采购，以备报销之用。仓储统计对所有接收、发放的入库单进行签收登记。五、实物验收要求：1）消耗性材料、常规劳保或常规工器具等，由库管员进行验收。验收标准参照生产性物资验收管理办法，若有特殊要求，须在供货合同中注明。建议合同中应注明到货验收时需要供货商提交的资料（如检验报告，出厂证明，产品鉴定证书，非标件的图纸技术资料，报关材料，原产地证明等相关证明资料或其他在谈判过程中要求供货商提供的资料），以便供货商供货时及时提交。2）与安全相关、专业性物资、计量器具、备品备件等由库管员通知专业技术人员和采购人员进行验收。六、物资验收不合格如何处理？1、当仓储室根据送货清单对物资进行验收时（前提是送货清单和合同完全一致），发现实物和送货清单不符时，库管员拒绝接受该批物资，并将物资放入不合格区，要求供货商予以解决。涉及退货的，在送货验收单上注明，由仓储助理以书面、电话或电子邮件的形式时告知计划采购室，由计划采购室进行协调处理。2、若实物和合同不一致时，但实物的使用功能或者性能大于或等于合同中的物资且生产部门同意接收使用时，计划采购室必须向仓储室提供书面的证明材料，证明材料中必须有计划采购室主任、采购该批物资的采购员、生产部门相关人员的共同签字。仓储室根据该项证明资料对该批物资按照合同中的内容进行验收入库和发放。七、退换货的处理1、当使用部门经过使用后发现某项物资质量发生问题时需要退换货，由仓储室出具书面材料通知计划采购室进行处理。2、退换货处理需要进行单据更换和更改时，必须由采购该批物资的采购人员出具书面证明材料，说明退换货的理由并由部门主管领导和计划采购室主任签字认可，