【干货】仓库帐物卡不相符问题的剖析及解决

【干货】仓库帐物卡不相符问题的剖析及解决 【案例描述】项目组进驻调研时，老师对仓库帐、物进行了抽查，一共抽查了5种物料，就有3种物料不相符，相关数据如下表：【问题背景】老师在仓库现场调研了解到，仓库物料摆放零乱，非常不整齐，有的物料随便用一张废纸做为标识卡，更多的是无物料卡。而且仓库区域混乱，仓管找物料完全凭记忆和经验，要经过长时间的寻找，才能找到物料，严重影响了正常工作开展。仓库由于今年（2014年）4月初才正式设定仓管员，仓库管理的各项制度不完善，仓库管理架构不明确，仓库的直接上级能力不足，仓管员的责任心不足。比如客户送来加工的纸张多，占用大量仓库空间，影响仓库的正常分区和摆放，影响物料的查找与正常发放，而仓管员视而不见。仓管员平时忙于收货发料，很多材料帐没有及时登记，后来凭记忆去补做帐，所以帐目漏记、错记现象十分普遍。 【症结分析】仓库管理制度不健全，车间物料员领料经常不开单，随便拿。仓库钥匙除了仓管外，门卫也有，本来是为了方便仓管不在时生产部门可以领料不影响生产，但是却变成了车间物料员自己到仓库里面去拿，想拿多少就拿多少，也不用审批，自己开个单就是，用剩的物料自行放回仓库。仓管员工作责任心不强，贪图方便，对车间物料的领取没有认真进行控制，仓管员借口平时工作很忙，没有将收入的物料及时进行入帐，相关单据积压多日不进行帐务处理。仓库记帐方式也不正确，没有进、销、存帐务处理概念，仓管员平时只记收入帐，而发出物料由于平时根本没有去管控，领料单不全，故记帐也是凭记忆。每次盘点后出现帐物不符的情况多，仓管对此没有认真对待，没有及时找出不符的原因和对策，到月底盘点时仓管按实盘数倒推出发该月总发出数，将帐一次性调平，将所有的盘盈盘亏问题全部掩盖。在仓库帐务处理方面，财务对仓库数据根本没有进行监控，基本上没有发挥财务对仓库应有的监控职能，虽然也知道仓库数据混乱，但不知道如何去监控及协助仓库改善工作。 【问题处理】从抽查的数据来看，帐物相符率仅为40%，表明仓库的管理已是非常混乱，因此老师根据企业实际情况制定了仓库整顿方案，重新调整了仓库组织架构及各仓管的分工，按照物料种类将仓库划分为原材料仓、半成品仓、成品仓、包材仓、低值易耗品仓，明确每个仓管的职责后，又将仓库区域进行划分，开始了轰轰烈烈的仓库整理、盘点工作，经过整整两个月的整理，仓库的物料标识卡挂起了、台帐建立了，项目组趁热打铁推行了仓库管理制度、进料作业流程、退料作业流程、领料作业流程、成品进仓作业流程、成品出仓作业流程、帐务处理制度等流程、制度对仓库物料以及帐务处理进行了规范。在运行的过程中，老师考虑到仓管员既要自己动手整理仓库，又要忙于收料、备料、发料、工作量非常大、经常加班到晚上10点多，因此项目组又成立了收料组，由收料组根据采购订单或物料请购单负责收料，在接到供应商的送货单后，收料组要根据采购订单或物料请购单对物料进行核对无误后，填制报检通知单交来料品管进行检验，检验合格后收料组将经检验后的物料同检验报告一起移交给对应的仓管员开具材料进仓单进仓、入帐，同时由责任仓管员将材料进仓单一联传至采购部转供应商作为对帐及付款依据，一联传至财务部作为同供应商对帐和核算成本的原始依据。这样就理顺了采购、仓库、供应商、财务之间的关系、同时也建立了三方制约的关系、保证了仓库帐、物、卡相符率稳步上升。这时项目组适时推出盘点管理制度，要求财务部会同稽核小组、物控员定期或不定期对仓库进行盘点，材料仓库帐物卡准确率甚至达到99.95%，在（2015年）10月份时请广州某会计师事务所对公司的财产进核查，仓库帐物卡准确率达到98%以上，最后一次性通过资产清查。收料组在收料时如有不合格物料或超出采购单或物料请购单的物料当即退回供应商，否则在材料进仓单中注明为“供应免费送货，不予计价”字样，这样就制止了供应商多送物料造库存积压的现象。仓库管理基础建立后，老师推行了领料作业流程、退料作业流程，规定必须按单领料，按规定时间领料。明确必须凭经审批有效的领料单进行领料，同时又将生产车间的物料领用时间进行规定，明确了发料时间。但习惯是需要时间和事件的刺激才会改掉的，在6月时几次出现生产车间的物料员私自进仓拿物料，导致仓库帐物卡不准确以及物料丢失的现象，项目组老师同企业老板讨论后决定对仓库实行分仓围网封闭管理，同时将仓管员的办公位置从公司办公室移至自已所负责的仓库门口，起到了监督、保管物料的作用，同时与仓管员达成物料丢失要求仓管员赔偿的协议，对于每月盘点后的帐、物、卡相符率达到规定比率的给予奖励，低于规定比率的要对责任仓管员进行罚款，极大地调动了仓管员的积极性。到6月下旬，项目组针对仓库运作逐渐走上正规后，要求仓库开始建立电脑帐，以适应企业的发展，使资源共享，但考虑每个仓管配备一台电脑会增加管理费用，同时会增加仓管员的工作量，结果可能导致备料和做帐都不仔细认真，出现错误导致车间产生返工或报废。项目组经过计算成本后，决定在仓库设立统计员，负责把各仓当天收、发、存相关数据录入电脑，建立电脑帐，同时也负责单据的相关传递工作，使库存信息能及时共享，对相关部门工作开展起了很大的帮助作用。针对仓库的专业知识不足，项目组老师起草编制了仓库管理知识培训系列教材和帐务处理知识培训系列教材，为仓库管理正规化奠定了基础。【总结与反思】物料就是钱，物化了的钱，仓库就是放钱的口袋。钱放在家里不能增值，钱要通过使用或投资流动起来，才能产生价值。责任心，是一种工作心态，