办公性费用审核与报销管理制度

a) a) 办公性费用审核及报销管理制度1 1 范围本标准规定了借款及费用报销程序、要求及相应的实施细则。本标准适用于中美合资公司各职能部门和业务单位，各业务单位可按中美合资公司分权手册自定审批程序及实施细则，但费用报销标准必须控制在中美合资公司规定的标准内。2 2 引用标准无b) b) 定义无3 3 管理内容3.1 3.1 基本原则3.1.1 3.1.1 授权审批原则：借款、预付款及费用报销等财务事项由中美合资公司分权手册授权审批。3.1.2 3.1.2 价格核定原则：办公用品、信息耗材等物资采购（生产性材料除外）由营运管理部统一招标确定供应商、采购价格报财务管理部审批备案后集中采购。 3.1.3 3.1.3 费用预算原则：费用支出前应有尽量详细的预算和申请手续，严格控制预算外、申请额度外和超标准费用的费用开支。3.2 3.2 费用开支标准3.2.1 3.2.1 业务应酬费3.2.1.1 3.2.1.1 业务应酬费标准具体规定参见附件一。3.2.1.2 3.2.1.2 报销业务应酬费时必须附上经批准的“业务应酬费申请表”，该表格式见附件三。3.2.1.3 3.2.1.3 除公司统一组织活动外，禁止内部互相请客、送礼。3.2.1.4 3.2.1.4 中午外单位来客原则上在食堂安排工作餐。3.2.1.5 3.2.1.5 各单位业务应酬费按预算须重新核定，按时间进度进行控制，超预算不予以报销。3.2.1.6 3.2.1.6 预算外业务应酬费标准事先由经办者申请，经审批后实施。3.2.2 3.2.2 办公费3.2.2.1 3.2.2.1 办公费包括各单位日常所必需的办公文具、用品（如电话机）的购置费用，报刊杂志、专业书籍、资料订阅费用，以及领用办公设备配件（含维修费）、易耗材料（如纸张、色带、墨盒等）的费用等。3.2.2.2 3.2.2.2 办公文具指办公用的计算器、电池、笔（芯）、墨水、印油、订书机、起钉器、打孔器、笔座、订书针、回形针、文件袋、便笺、信封等，各单位在年度预算总额内控制开支。3.2.2.3 3.2.2.3 各单位应指定专人负责办公用品的领用和发放，并定期提交需求计划由营运管理部（行政服务）统一组织招标采购，按月与供应商结算。营运管理部集中在财务管理部报账，各单位根据领用的办公用品承担办公费用。3.2.3 3.2.3 邮电费3.2.3.1 3.2.3.1 邮电费包括各部门日常业务运作需要所发生的电话通话费、电话初装费和文件邮寄费。不包括互联网上网费、服务器维护费和数据线路租金。3.2.3.2 3.2.3.2 各职能部门所属的直拨长途电话、分机、传真机的安装统一报营运管理部办理和备案，直拨长途电话及传真机应明确管理责任人。3.2.3.3 3.2.3.3 电话费统一由营运管理部集中在财务管理部报账，各单位根据实际发生情况承担相应费用。3.2.3.4 3.2.3.4 岗位电话费补贴方案另行制订。3.2.4 3.2.4 差旅费按出差地点分为国内出差和境外出差。3.2.4.1 3.2.4.1 国内出差c) c) 符合开支标准的长途交通费用实报实销，经理级（不含）以下人员因特殊情况乘坐飞机的，须经职能部总监或单位总经理事先书面批准，否则按乘机费用总额的60报销；经理级（含）以上人员出差可乘坐飞机。d) d) 出差实行事前申请制度，申请时填写“出差审批表”，经理级（含）以下人员国内出差审批人为主管单位负责人（指职能部总监或业务单位总经理，下同），主管单位负责人（含）以上人员出差审批人为副总裁或总裁，国外出差审批人为总裁。e) e) 出差人因特殊原因未能事前书面申请的，应通过电话、邮件等其他方式向主管单位负责人和单位财务负责人申请，并于回公司后三天内补办书面出差审批手续。没有经过批准的“出差审批表”，财务部门不予办理借款和报销。“出差审批表”格式见附件四，国内差旅费标准见附件二。f) f) 员工多人（同性）一同出差，应安排二人间或三人间住宿，住宿费按报销标准的70执行。g) g) 公司委派参加国内各种会议、培训的费用开支，凭会议通知及收费票据 报销有关差旅费用。由会议或培训方统一安排餐饮的，公司不再另外报销伙食补贴。3.2.4.2 3.2.4.2 境外出差员工境外（含港、澳地区）出差所发生的差旅费报销标准另行制定。3.2.5 3.2.5 汽车费汽车使用管理办法另行制定。3.3 3.3 个人借款程序3.3.1 3.3.1 出差借款3.3.1.1 3.3.1.1 个人出差借款原则上控制在审定的出差费用预算总额90%以内， 出差借款填制“借款申请单”，附上经审批的“出差审批表”，按程序办理借款：a)2万元（含）以下出差借款审批程序：借款人申请所属单位财务审核主管单位负责人审批借款b)2万元以上5万元（含）以下出差借款审批程序：借款人申请所属单位财务审核主管单位负责人审核财务总监审批借款c)5万元以上出差借款审批程序：借款人申请所属单位财务审核主管单位负责人审核财务总监审核总裁审批借款3.3.1.2 3.3.1.2 还款时间要求：出差人必须于出差回来后7个工作日内（节假日顺延）填单报销冲账，报销单据不足以抵偿借款的，差额必须用现金归还。由于情况变化，业务被取消，所借款项必须立即归还。3.3.1.3 3.3.1.3 不（迟）还款责任a)借款人不按时间要求报销冲账和归还借款，从次月起所属单位财务部门将书面通知人力资源部门从其工资中逐月扣回，并按每月尚欠借款余额从借款日开始计收利息；b)如由于借款人自动离职等原因形成坏账，审批借款的职能经理和单位总监、总经理级负责人负连带清偿责任，并规定在事实确认后15个工作日内（节假日顺延）清偿。3.3.2 3.3.2 生活及特殊困难借款生活费借支原则上限额1000元，填制“借款申请单”并按程序办理： 借款人申请 人力资源部审核 所属单位财务审核 主管单位负责人审核 借款借支1000元以上（含）时应将学历证件（毕业证原件）抵押到合资公司人力资源部，然后凭人力资源部开具的抵押收据到所在单位财务部门办理借款。3.3.3 3.3.3 专项费用借款应提供经批准的书面申请及费用明细预算，费用预算要求清楚、合理。3.3.4 3.3.4 出国人员借款需附申请报告，报财务总监及总裁批准同意后办理借款手续；若为外币借款，应将经审批的申请报告报财务管理部，按其指引办理借款或自购零星外币。3.3.5 3.3.5 其他类型借款，参照上述程序审批。3.3.6 3.3.6 直接支付给外单位的劳务费、咨询费、广告费、材料费等一律不能以个人借款的形式支付，须由财务部门统一对外转账付款。3.4 3.4 申请付款程序3.4.1 3.4.1 申请付款时填制“付款申请单”，属于应付款的附上各项原始单据，属于预付款的应有经审批的书面申请：采购一般办公用品：附采购计划原件或购置呈报单、收料清单、发票。购买精密仪器、设备：附采购计划，各单位投标、报价单复印件，采购合同及技术人员验收单；认证、送检费：经常合作的单位，附收款通知书、发票等；非经常合作单位，应附上经审批的书面付款申请报告，以及检定完成后的验收报告；工程、项目、大宗物料采购：按公司相关制度办理，付款申请时必须附采购计划、投资项目申报表、合同申报表、合同、法律审查意见、招标情况。分期付款的项目首次付款时带合同原件及副本，以后每次付款时应有合同副本，最后一期款必须附有验收报告。合资公司采购的原材料、外协外购件、促销品等另行制定监控程序；其他需预付的情况：附上能足够证明该预付款项合理、合法性的单据3.4.2 3.4.2 款项预付后，经手人应及时索取发票冲账，超期1个月冲账且无正当理由的，财务部门可对当事人处以1003000元罚款。3.5 3.5 报销程序3.5.1 3.5.1 费用审批、报销流程3.5.1.1 3.5.1.1 预算、标准内费用审批、报销流程报销人 部门负责人审核 所属单位财务审核 所属单位负责人审批 报销3.5.1.2 3.5.1.2 超预算开支、专项费用必须先经申请预算，批准后才能报销报销人 部门负责人审核 所属单位财务审核 所属单位负责人审核 财务总监审批 报销3.5.2 3.5.2 报销时间的规定3.5.2.1 3.5.2.1 所有费用应于发生之日起七日内报销（出差人员自返回公司之日起计算），每迟报一天按报销金额的1%扣罚。3.5.3 3.5.3 差旅费报销3.5.3.1 3.5.3.1 报销差旅费时应附经审批的出差申请表，并填制“差旅费报销单”。3.5.3.2 3.5.3.2 出差过程中发生的电话费、传真费、保险费等杂费以及长途交通费、住宿费单据粘贴在“粘贴单”上。3.5.3.3 3.5.3.3 合肥市内出租车票原则上不予报销，特殊情况须主管单位负责人审批。3.5.3.4 3.5.3.4 出差地点市内交通费在规定限额内据实报销。若有公车出差，住宿费、伙食费在规定总限额内据实报销。3.5.3.5 3.5.3.5 出差过程中，如发生业务应酬费的，应附上经审批的“业务应酬费申请表”。3.5.3.6 3.5.3.6 业务应酬费报销：发生应酬费前应先填“业务应酬费申请表”，并逐级审批。3.5.3.7 3.5.3.7 礼品、礼金报销时要求有两人或两人以上人员同时经办证明。3.5.4 3.5.4 电话费、邮费报销：必须以电信、联通、邮电等部门开具的有效发票为报销凭证，并据以填制“付款申请单”。3.5.5 3.5.5 办公费报销：3.5.5.1 3.5.5.1 采购办公用品应付未付款，可参照4.4.1办理，填制“付款申请单”。3.5.5.2 3.5.5.2 采购办公用品已付款报销时，应有合法、真实的发票，采购计划、购置申请表或呈报单，收料清单。3.5.5.3 3.5.5.3 各项办公料件由合资公司下达文件中规定的部门统一采购，特殊情况下各单位自行采购的应征求归口管理部门（合资公司营运管理部）确认、同意。3.5.5.4 3.5.5.4 电脑设备外出维修费报销需附经审批的呈报单及设备使用部门、营运管理部（信息技术）签名的验收报告（验收报告单格式可由信息技术部门自行拟定）。3.5.5.5 3.5.5.5 各单位工作所需购买书刊、音像制品报销时需附经审批的购买申请、书刊清单（用于培训的资料费还应有被培训者签收的清单），由营运管理部备案确认后，财务审核报销。行政服务部门应不定时抽查相关物品的保管情况。3.5.6 3.5.6 汽车费报销：3.5.6.1 3.5.6.1 汽车费用（油耗、修理、保养、保险、年审、停车、养路等费用）应控制在各单位预算范围内。3.5.6.2 3.5.6.2 报销时应附上经营运管理部审核的“付款申请单”。3.5.7 3.5.7 几项特殊的费用报销：3.5.7.1 3.5.7.1 品质认证、鉴定测试费报销：应附上经批准的鉴定申请报告以及鉴定完成后相关部门的验收报告、对方单位收款通知或发票。3.5.7.2 3.5.7.2 会务费报销：附会议邀请函副本（外地会议的还应有出差申请表）、会务费发票、收据等。3.5.7.3 3.5.7.3 律师代理费报销：原则上不准报销律师代理等律师费用。特殊情况，须单独审批。3.5.7.4 3.5.7.4 短期培训、经理级（含）以上干部委培、资格考试费报销：附经人力资源部、所属单位财务部门及分管副总裁审批的外出培训申请表，毕（结）业证书副本及考试合格证件复印件。报销额度可参照人力资源部相关文件。3.5.7.5 3.5.7.5 招聘费用报销：附用人单位确认的招聘计划，以及每次招聘效果专题汇报（含招聘的组织、效果、费用构成），填制“付款申请单”按规定的程序审批。3.5.7.6 3.5.7.6 教师费：外聘教师费需附聘请报告及费用预算，事后专项报告培训效果，外聘教师费用支出应由对方签收；内部讲师费按人力资源部相关培训文件规定执行，并报人力资源部、财务管理部确认。3.5.7.7 3.5.7.7 对外宣传费：附详细的宣传实施报告和费用预算，事后就宣传效果进行专题书面报告，有劳务费支出的需提供有效的支付凭证。3.6 3.6 发票/单据的审核3.6.1 3.6.1 发票、单据的基本要求所有发票应当清晰载明单位名称（公司全称）、金额、开票日期，发票要素填制规范、齐全，发票上必须有开票单位加盖的财务专用章或发票专用章。如果是收据的，必须是行政事业性收费专用及其他行业专用的、税务部门认可的收据。除增值税发票外，所有发票的背面都要有经办人的签名和日期。3.6.2 3.6.2 采购发票的要求发票应当清晰栽明单位全称、货物名称、型号规格、单价、大小写合计金额、开票人签名，增值税发票要保持票面清洁，要素填制规范齐全。3.6.3 3.6.3 业务应酬费发票要求：3.6.3.1 3.6.3.1 餐费发票正面必须有消费日期、单位名称和金额，背面必须有经办人签名。发票上的时间与地点应与“业务应酬费申请表”的时间、地点吻合。3.6.3.2 3.6.3.2 对于定额的餐饮业发票，按规定的标准核实报销。3.6.3.3 3.6.3.3 除以转账形式支付礼金之外，其他礼品发票正面必须载明礼品名称、单价、总金额、采购地点，背面必须有两个以上经办人签名，并附有采购之前已审批的申请表。3.6.4 3.6.4 差旅费发票要求：3.6.4.1 3.6.4.1 飞机、车船票：票面必须载明日期、终始地点、票面金额，界线正确（以划界最明显的大写金额为核报金额），背面应有经办人签名。3.6.4.2 3.6.4.2 住宿费发票正面必须有出票日期、入住和退房日期、住宿费用项目、单价、总金额等。3.6.4.3 3.6.4.3 一次出差到多个目的地的，在“付款申请单”上要列示每个行程的明细路线（日期、起止地点、费用项目、合计金额等）。3.6.5 3.6.5 电话费单据要求：手工电话费单据需有电信、邮局或住宿旅馆等加盖的印章，日期、金额清楚；电脑发票上标明的日期、金额清楚。3.6.6 3.6.6 汽车费票据要求：票面金额，票面界线不正确的，以界线处最明显的金额为报销金额。当次用车费用单据应单独整理，不按规定整理的单据视同非法单据拒绝受理。3.7 3.7 费用报销责任界定3.7.1 3.7.1 报销人的责任3.7.1.1 3.7.1.1 报销人对所报销项目的真实性、准确性、及时性负责，单据及附件应合法、完整。3.7.1.2 3.7.1.2 各项报销票证、资料必须齐全并按要求粘贴整齐（发票正面向上、在粘贴单界线内平均摊薄粘贴），否则财务部有权拒绝报销。3.7.2 3.7.2 直接领导的责任3.7.2.1 3.7.2.1 负责审查费用项目申请及批准手续，报销金额是否控制在标准之内。3.7.2.2 3.7.2.2 对所报销项目的真实性、合理性负责。3.7.3 3.7.3 财务审核人员的责任3.7.3.1 3.7.3.1 负责审查单据的合法性、真实性，报销内容是否符合有关标准。3.7.3.2 3.7.3.2 审查报销项目审批手续的完整性。3.7.4 3.7.4 审批者的责任：审批者对报销项目的真实性、必要性、费用总体的合理性负责。3.8 3.8 处罚办法3.8.1 3.8.1 报销人营私舞弊、弄虚作假，不予报销不真实不合理部分。对已经报销的，除退回违规报销金额外，同时对报销人予以违规报销金额20-100%但不低于100元的罚款。3.8.2 3.8.2 直接领导在资料不全、原始凭证不充分、项目不真实的情况下签名准予报销的，对其给予违规报销金额10%-50%但不低于50元的罚款。3.8.3 3.8.3 财务审核人员审核不严使公司造成损失的，对财务审核人员按违规报销金额5%-15%的罚款。3.8.4 3.8.4 审批人对违规报销或审核不严给公司造成的损失承担连带责任。4 4 附则5.1报销费用时涉及外币的，以外币借款时的汇率换算成本位币付款。5.2本规定自下发之日起执行，原荣合字2004014号文件合资公司日常费用报销制度作废。附件一：业务应酬费标准一览表附件二：国内差旅费标准一览表附件三：业务应酬费申请表附件四：出差审批表附件五：专项费用开支预算申报（请）表附件六：报销单据规范指引附件一业务应酬费开支标准一览表 单位：元/人陪同人员类别业务应酬标准备 注经理40陪餐人数原则上不超就餐人数的50%，且最多不超过四人部长50高层总监/总经理100副总裁预算内实报实销总裁实报实销说明：中午外单位来客一律在食堂安排工作餐；在外招待用餐需填写业务招待申请表，单位负责人副职按单位负责人标准的80%执行。附件二国内差旅费标准一览表一、 一、 乘坐交通工具标准职级飞机火车轮船总监/总经理（含）以上经济仓软席二等仓部长/经理级空中距离大于1000公里或乘坐火车超过12小时；其他情况下事先报总经理或主管单位负责人批准。在火车上当天晚上八点以后至次日早晨六点，连续乘车超过10小时者，可以乘坐硬席。三等仓其他员工在火车上当天晚上八点以后至次日早晨六点，连续乘车超过10小时者，可以乘坐硬席。三等仓及以下说 明：1、员工乘火车在可买卧铺的范围内不乘坐者，如乘坐直快、慢车硬座或特快硬座，可按硬座票价的60%给予补贴；2、原则上不予报销车船、飞机票的订票费用。如遇特殊情况确实需要发生的订票费用，须提供所属单位负责人签名确认的书面说明方可报销；3、凡公司派专车出差的员工，不予报销交通费。二、 二、 住宿费、伙食费及市内交通费，在相应限额内据实报销 单位：元/天 职 级地 区总监/总经理级部长/经理级其他员工特 区380300250直辖市、省会、沿海开放城市320260200其他地区300230180说 明：1、特区指：深圳、珠海、厦门、汕头、海南、上海等城市；2、沿海开放城市指：大连、秦皇岛、烟台、青岛、连云港、宁波、南通、温州、湛江等城市；3、地区等级的计算，是以住宿发票开具的地点作为报销等级，报账时须提供实际出差天数及其当地住宿发票，住宿发票须注明人数、天数、单价等；4、出差回程日差旅费计算：返回车船票、机票所注时间或随公司车出差返回时间在22：00以前，按对应地区半天计算；22：00以后，差旅费按对应地区全日计算。出差当日返回者，亦比照办理。5、随主管单位负责人等高层干部出差的一般员工，其出差费用可按经理/部长级标准报销，但须经相应领导签字批准；6、出差人员出差期间，除有关联系业务的邮费、电话费、复印费等正常小额可以报销外，其他开支的一切费用均个人自理，不予报销；7、当日不能往返的出差按标准凭票报销；当日往返的出差不误餐的不可享受伙食费补助。有公车出差的不享受市内交通补助，只享受误餐补助20元/天；8、以上标准不适用于长期驻外人员，长期驻外人员津贴另行制定；9、营运管理部法务人员（包括公司内部律师）出差的，按公司标准执行；如需要外聘律师、法院人员配合一同出差的须另行申请，报销差旅费时必须提供案件处理的结果说明；10、以上所有员工差旅费报销时填制的“差旅费报销单”后应附有足够的、真实有效的发票。附件三：业务应酬费申请表申请时间： 年 月 日申请部门经办人申请原因