ERP系统文档操作手册

系统实施文档系统实施文档 机密文件 第 1 页 共 61 页 ERPERP 系统文档系统文档 操操 作作 手手 册册 文档作者：文档作者：文档作者：文档作者：李慧平李慧平李慧平李慧平 创建日期：创建日期：创建日期：创建日期：2009-06-192009-06-192009-06-192009-06-19 当前版本：当前版本：当前版本：当前版本：V V V V 1.0.01.0.01.0.01.0.0 系统实施文档系统实施文档 机密文件 第 2 页 共 61 页 修改历史 修改历史 版本修改时间作者/修改人修改内容软件版本预计完成时间 1.0.02009-06-19 李慧平制订 Ver11.0 系统实施文档系统实施文档 机密文件 第 3 页 共 61 页 目录目录 1销售管理销售管理.4 1.1模块流程图.4 1.2销售订单.4 1.2.1销售订单查询：.4 1.2.2销售订单维护：.5 1.2.3新增销售订单：.6 1.3销售出库.7 1.3.1销售出库查询：.7 1.3.2销售出库维护：.7 1.3.3新增销售出库单：.8 1.4销售发票.9 1.4.1销售发票查询：.9 1.4.2销售发票维护：.9 1.4.3新增销售发票：.9 1.4.4销售发票钩稽：.11 1.4.5销售发票反钩稽：.11 1.5销售报表.12 2采购管理采购管理.13 2.1采购订单.13 2.1.1采购订单查询：.13 2.1.2采购订单维护：.14 2.1.3新增采购订单：.14 2.2外购入库.15 2.2.1外购入库查询：.15 2.2.2外购入库维护：.15 2.2.3新增外购入库单：.15 2.3采购发票：.16 3应收款管理应收款管理.18 3.1销售发票.19 3.2收款单.20 3.3结算.21 3.4凭证处理.22 3.5期末结账.24 4应付款管理应付款管理.24 4.1采购发票.24 4.2付款单.26 系统实施文档系统实施文档 机密文件 第 4 页 共 61 页 4.3结算.27 4.4凭证处理.28 4.5期末结账.29 5仓存管理仓存管理.30 5.1其他入库单.30 5.2其他出库单：.31 5.3仓库调拨：.31 5.4库存盘点.31 6存货核算管理存货核算管理.34 6.1外购入库核算：.34 6.2商品出库核算.35 6.3期末结账.36 7总账总账.38 7.1初始化.38 7.1.1科目初始余额录入.38 7.1.2结束初始化.39 7.1.3反初始化.39 7.2凭证处理.40 7.2.1凭证处理流程.40 7.2.2凭证录入.40 7.2.3凭证查询.43 7.2.4凭证审核.44 7.2.5凭证过帐.46 7.2.6凭证冲销.47 7.2.7凭证汇总.48 7.2.8凭证打印.48 7.2.9模式凭证.49 7.3现金流量表.50 7.3.1现金流量表的实现方式.50 7.3.2凭证录入时指定现金流量表主表项目和附表项目.50 7.3.3编制现金流量表的凭证相关操作.50 7.3.4T型帐户.51 7.3.5现金流量指定.52 7.3.6附表项目.52 7.3.7净利润调整的原理.53 7.3.8现金流量表查询.53 7.4期末处理.54 7.4.1期末调汇.54 7.4.2结转损益.56 7.4.3自动转帐.57 7.4.4期末结账.59 系统实施文档系统实施文档 机密文件 第 5 页 共 61 页 1 1销售管理销售管理 1.11.1模块流程图模块流程图 1.21.2销售订单销售订单 1.2.11.2.1销售订单查询：销售订单查询： 1、 在名称栏中输入查询条件的列名， 2、 比较关系中输入列名的比较关系； 3、 在数值中输入比较值； 4、 同时确定时间 、 审核标志 、 作废标志与关闭标志 ； 系统实施文档系统实施文档 机密文件 第 6 页 共 61 页 5、 确认无误后点击确定按钮。 1.2.21.2.2销售订单维护：销售订单维护： 1、 在此窗口中包含了销售订单的所有的功能：新增、修改、删除、查看、审核、上 查、下查等功能； 2、 新增：点击新增按钮则打开 1.2.3 功能； 3、 修改：点击修改按钮则打开此张单据，对于可录入项修改确认无误后，点击 保存按钮； 4、 删除：单据必须是在未审核状态未审核状态下才可以进行删除，选择中要删除的单据，点击 删除按钮； 5、 查看：选中要查看的单据，点击查看按钮，或双击要查看的单据双击要查看的单据； 6、 审核：选择中要审核的单据，点击审核按钮，单据审核后则不能修改，审核 后的单据才可以进行下推生成单据或在上拉模式中引用该单据。 7、 复制：选择要复制的单据，点击复制按钮，则生成与原单据内容完全相同的 单据（单据编号不同） ，此功能主要用于与某一笔业务非常相似的单据新增，可以某一笔业务非常相似的单据新增，可以 节省很大的工作量节省很大的工作量。 8、 上查：点击上查按钮可以查到通过下推或上拉生成此单据的原始单据原始单据。 9、 下查：点击下查按钮可以查到由此单据通过下推或上拉生成的目标单据目标单据。 系统实施文档系统实施文档 机密文件 第 7 页 共 61 页 1.2.31.2.3新增销售订单：新增销售订单： 1、 销售方式：一般为赊销； 2、 购货单位； 3、 日期：单据日期； 4、 结算日期：为应收款结算日期，到期预警有关，可带到销售出库的收款日期； 5、 币别：若无多币别核算，默认采用本位币； 6、 产品代码：按 F7 选择输入商品代码，也可输入订货号，若基础资料中商品的助记 码为空，则在此处输入订货号无效； 7、 数量； 8、 单价：不含税单价； 9、 含税单价； 10、金额； 11、折扣率：单个商品折扣率，计算方法为：金额*（1折扣率） 12、税率：系统自动取商品税率，若参数中进行了设置也可取自客户属性中的税 率，可手工修改； 13、价税合计：手工不可修改，由系统自动算出，可通过调整税率来进行调整 14、交货日期：可手工调整，若未设置运输提前期系统默认取单据日期，计算方 法：单据日期+运输提前期，可手工修改； 15、备注； 16、建议交货日期：可手工修改； 系统实施文档系统实施文档 机密文件 第 8 页 共 61 页 1.31.3销售出库销售出库 1.3.11.3.1销售出库查询：销售出库查询： 设置方法同设置方法同 1.2.1 1.3.21.3.2销售出库维护：销售出库维护： 功能同功能同 1.2.2 系统实施文档系统实施文档 机密文件 第 9 页 共 61 页 1.3.31.3.3新增销售出库单：新增销售出库单： 1、 销售出库类型：用默认销售出库类型 ； 2、 收款日期：可由销售订单结算日期带出，可手工修改； 3、 购货单位：客户，按 F7 选择输入； 4、 销售方式：默认采用赊销； 5、 摘要：备注； 6、 源单类型：选择上拉方式中单据的类型，若此处选择了销售订单，在选单号处通 过 F7 选择输入相应的单据； 7、 选单号：按 F7 选择相应类型的单据内容； 8、 日期：单据日期； 9、 发货仓库：按 F7 选择输入； 10、整单折扣：出库单中所有商品的折扣率，若修改此折扣率，则单据体中所有 商品按此折扣； 11、产品代码：按 F7 选择要出库的商品； 12、应发数量：若单据是由销售订单关联生成的，由此数量为订单上的数量； 13、实发数量：为本次出库的实际数量，实发数量若小于应发数量，则下次再由 该订单关联生成出库时，应发数量为 订单数量实发数量； 14、销售单价：默认取物料属性中的销售单价； 15、折扣率：单行折扣率，受单据头中的整单折扣率的影响，也可手工修改单行 折扣率； 16、折后单价：计算方法为：基础资料商品的销售单价*（1折扣率100） ，若 有折扣需将此单价复制粘贴到销售单价中去； 17、单价一致检验：计算方法：销售单价折后单价，若此处不为 0 说明销售单 价与折后单不一致，则使用折扣率； 18、发货仓库：本行商品的发货仓库，受单据头中的发货仓库的影响，也可单行 系统实施文档系统实施文档 机密文件 第 10 页 共 61 页 指定； 1.41.4销售发票销售发票 1.4.11.4.1销售发票查询：销售发票查询： 设置方法同设置方法同 1.2.1 1.4.21.4.2销售发票维护：销售发票维护： 功能同功能同 1.2.2 1.4.31.4.3新增销售发票：新增销售发票： 建议采用通过销售出库关联生成销售发票 系统实施文档系统实施文档 机密文件 第 11 页 共 61 页 1、 购货单位：客户； 2、 收款日期：可由销售出库中的收款日期带出，默认取系统当前日期； 3、 源单类型：关联生成发票的单据类型； 4、 选单号：按 F7 选择源单类型相应单据内容； 5、 往来科目：选择相应的应收科目，注意：此处科目必须选择，否则在应收中看不注意：此处科目必须选择，否则在应收中看不 到相应的发票到相应的发票； 6、 日期：单据日期； 7、 摘要：备注； 8、 产品代码：按 F7 选择商品代码； 9、 数量：可由销售出库中的数量关联生成，可手工修改； 10、单价：不含税单价； 11、含税单价； 系统实施文档系统实施文档 机密文件 第 12 页 共 61 页 1.4.41.4.4销售发票钩稽：销售发票钩稽： 1、 选择要勾稽的销售发票、销售出库单和费用发票，可通过工具栏中的按钮 发票、 单据、费用来进行选择； 2、 本次钩稽数量：指本次欲钩稽的数量，可手工修改，发票与单据的本次钩稽必须 一致； 3、 钩稽：点击钩稽按钮完成本次钩稽； 1.4.51.4.5销售发票反钩稽：销售发票反钩稽： 1、 反钩：选中欲反钩稽的单据，点击反钩按钮即可完成反钩稽； 2、 补钩：主要用于补充钩稽费用； 3、 反补钩：反钩稽补钩的费用； 系统实施文档系统实施文档 机密文件 第 13 页 共 61 页 1.51.5销售报表销售报表 系统实施文档系统实施文档 机密文件 第 14 页 共 61 页 2 2采购管理采购管理 2.12.1采购订单采购订单 2.1.12.1.1采购订单查询：采购订单查询： 设置方法同设置方法同 1.2.1 系统实施文档系统实施文档 机密文件 第 15 页 共 61 页 2.1.22.1.2采购订单维护：采购订单维护： 功能同功能同 1.2.2 2.1.32.1.3新增采购订单：新增采购订单： 1、 供应商：按 F7 选择输入供应商； 2、 摘要：备注； 3、 源单类型； 4、 选单号； 5、 日期：单据日期； 6、 商品代码：按 F7 选择要采购的商品； 7、 数量：本次采购数量； 8、 单价：系统默认取物料属性中的采购单价，订单由施耐德返回确认单后自动填入 施耐德给出的单价； 系统实施文档系统实施文档 机密文件 第 16 页 共 61 页 9、 含税单价； 10、金额； 11、税率：默认取自基础资料商品的税率，可手工修改； 2.22.2外购入库外购入库 2.2.12.2.1外购入库查询：外购入库查询： 设置方法同设置方法同 1.2.1 2.2.22.2.2外购入库维护：外购入库维护： 功能同功能同 1.2.2 2.2.32.2.3新增外购入库单：新增外购入库单： 建议采用采购订单关联生成外购入库单 系统实施文档系统实施文档 机密文件 第 17 页 共 61 页 1、 供应商：按 F7 选择输入； 2、 摘要：备注； 3、 往来科目：选择相应的应付科目； 4、 源单类型； 5、 选单号； 6、 日期：单据日期； 7、 收料仓库：选择要进入的仓库 8、 商品编码：按 F7 选择输入； 9、 实收数量：本次实际入库单量； 10、单价：可手工填入，也可由采购订单关联生成，与发票钩稽后，若进行了入 库核算，则会将发票的价格填入此处； 11、金额； 12、备注； 13、收料仓库：本行商品收入仓库 2.32.3采购发票：采购发票： 采购发票查询： 系统实施文档系统实施文档 机密文件 第 18 页 共 61 页 采购发票维护： 新增采购发票： 采购发票钩稽： 系统实施文档系统实施文档 机密文件 第 19 页 共 61 页 采购发票反钩稽： 3 3应收款管理应收款管理 系统实施文档系统实施文档 机密文件 第 20 页 共 61 页 3.13.1销售发票销售发票 销售发票查询： 销售发票维护： 新增销售发票 系统实施文档系统实施文档 机密文件 第 21 页 共 61 页 3.23.2收款单收款单 收款单查询： 收款单维护： 系统实施文档系统实施文档 机密文件 第 22 页 共 61 页 新增收款单： 3.33.3结算结算 核销查询： 应收款核销： 系统实施文档系统实施文档 机密文件 第 23 页 共 61 页 反核销： 3.43.4凭证处理凭证处理 选择生成凭证的原始单据： 生成凭证： 系统实施文档系统实施文档 机密文件 第 24 页 共 61 页 凭证查询： 凭证维护： 系统实施文档系统实施文档 机密文件 第 25 页 共 61 页 3.53.5期末结账期末结账 4 4应付款管理应付款管理 4.14.1采购发票采购发票 发票查询： 系统实施文档系统实施文档 机密文件 第 26 页 共 61 页 发票维护： 新增发票： 系统实施文档系统实施文档 机密文件 第 27 页 共 61 页 4.24.2付款单付款单 付款单查询： 付款单维护： 新增付款单： 系统实施文档系统实施文档 机密文件 第 28 页 共 61 页 4.34.3结算结算 核算查询： 应付款核销： 反核销： 系统实施文档系统实施文档 机密文件 第 29 页 共 61 页 4.44.4凭证处理凭证处理 选择生成凭证的原始单据： 生成凭证： 系统实施文档系统实施文档 机密文件 第 30 页 共 61 页 凭证查询 凭证维护： 4.54.5期末结账期末结账 系统实施文档系统实施文档 机密文件 第 31 页 共 61 页 5 5仓存管理仓存管理 5.15.1其他入库单其他入库单 系统实施文档系统实施文档 机密文件 第 32 页 共 61 页 5.25.2其他出库单：其他出库单： 5.35.3仓库调拨：仓库调拨： 5.45.4库存盘点库存盘点 新建盘点方案： 系统实施文档系统实施文档 机密文件 第 33 页 共 61 页 录入盘点数据： 编制盘点报告并出相关单据： 系统实施文档系统实施文档 机密文件 第 34 页 共 61 页 盘盈/亏单： 系统实施文档系统实施文档 机密文件 第 35 页 共 61 页 6 6存货核算管理存货核算管理 6.16.1外购入库核算：外购入库核算： 系统实施文档系统实施文档 机密文件 第 36 页 共 61 页 6.26.2商品出库核算商品出库核算 系统实施文档系统实施文档 机密文件 第 37 页 共 61 页 6.36.3期末结账期末结账 系统实施文档系统实施文档 机密文件 第 38 页 共 61 页 系统实施文档系统实施文档 机密文件 第 39 页 共 61 页 7 7总账总账 7.17.1初始化初始化 7.1.17.1.1科目初始余额录入科目初始余额录入 当各项资料输入完毕后，接下来就可以开始初始数据的录入工作了。除非是无初始余 额及累计发生额，否则所有用户都要进行初始余额设置。初始余额的录入分两种情况进行 处理：一是账套的启用时间是会计年度的第一个会计期间，只需录入各个会计科目的初始 余额；另一种情况是账套的启用时间非会计年度的第一个会计期间，此时需录入截止到账 套启用期间的各个会计科目的本年累计借、贷方发生额、损益的实际发生额、各科目的初 始余额。根据以上情况，在初始数据录入中要输入全部本位币、外币、数量金额账及辅助 账、各核算项目的本年累计发生额及期初余额。 在“金蝶K/3 主控台”界面，选择【系统设置】【初始化】【总账】【科目初 始数据录入】，进入“初始余额录入”窗口进行录入操作。如下图所示： * *注意：注意： 1、在“初始数据录入”界面中系统以不同的颜色来标识不同的数据：白色区域：表示 可以切换不同的 币别，进行录入 点开“”进行 明细的核算项目 初始余额录入 系统实施文档系统实施文档 机密文件 第 40 页 共 61 页 可以直接录入的账务数据资料，它们是最明细级普通科目的账务数据；黄色区域：表示为 非最明细科目的账务数据，这里的数据是系统根据最明细级科目的账务数据或核算项目数 据自动汇总计算出来的；绿色区域：系统预设或文本状态，此处的数据不能直接输入。 2、如果账套的启用期间非当期的第一期，也就是一月份，那么科目初始余额录入的界面会 多列出两列，累计借方和累计贷方，损益类科目还会额外多出第三列，本年累计损益实际发生 额。 期初余额：是指在进行初始化当期的期初科目余额。 累计借方：指某一科目自年初至初始设置时止借方累计发生额。 累计贷方：指某一科目自年初至初始设置时止贷方累计发生额。 本年累计损益实际发生额：由于损益类科目处理的一些特点，对于在账套启用之前所发生 的损益类科目的实际发生额，系统就无法取到。因此这里就需要用户将损益类科目的本年 累计实际发生额在初始化时录入系统，这样系统才能对损益类科目的实际发生额进行处理， 才能保证有关业务资料数据的准确。 7.1.27.1.2结束初始化结束初始化 初始数据试算平衡和现金流量数据符合钩稽关系之后，在“结束初始化”界面就可以结束 初始化工作，您也可以将全部数据打印出来保存。在“金蝶K/3 主控台”界面，选择【系 统设置】【初始化】【总账】【结束初始化】，进入“结束初始化”界面进行操作。 结束初始化后，初始数据录入界面将变为不可编辑状态，此时，您可以开始一系列财务工 作了。 7.1.37.1.3反初始化反初始化 初始化后，还没有进行日常业务处理之前，发现初始化的数据错误，可以进行反初始化处 理。在“金蝶K/3 主控台”界面，选择【系统设置】【初始化】【总账】【反初始 化】，进入“反初始化”窗口进行操作。 系统实施文档系统实施文档 机密文件 第 41 页 共 61 页 7.27.2凭证处理凭证处理 7.2.17.2.1凭证处理流程凭证处理流程 7.2.27.2.2凭证录入凭证录入 进入“记账凭证-新增”界面， 【财务会计】【总账】【凭证处理】【凭证查询】 后工具栏中的“新增”按钮进行凭证的录入操作 。 系统实施文档系统实施文档 机密文件 第 42 页 共 61 页 凭证录入的快捷键凭证录入的快捷键 F7 按F7系统即可弹出“科目代码”界面查看所有的代码，如凭证摘要库、科目代码库、 核算项目代码库等，您可以从代码中选择您所需的科目。代码查询功能是凭证录入中十分 有用的一项功能，它是一种具有智能化的功能，它能根据光标所在位置自动选择您需要查 看的代码内容。 F9 按F9进行汉字模糊查询，只要您在科目栏中录入汉字，如“应”， 再单击功能键 F9， 系统会自动将包含“应”字的会计科目全部显示出来。 ESC 按ESC进行凭证的分录行删除的操作，如果在凭证录入中，有一行分录需要删除， 可以使用此快捷键进行删除。 Ctrl+F7 按Ctrl+F7进行凭证的借贷方金额自动平衡。 空格键空格键 按空格键进行金额的借贷方向的转换操作。 . 自动复制上一条摘要 凭证录入界面的凭证录入界面的“查看查看”菜单中的菜单中的“选项选项”设置介绍设置介绍 （1）查看菜单下有一个”选项”,如下图 系统实施文档系统实施文档 机密文件 第 43 页 共 61 页 打开“选项”后，见下图： 具体说明如下表： 数据项数据项说说 明明 自动显示代码提示 界面 系统自动在摘要、科目、核算项目录入时显示提示界面 凭证录入缺省显示缺省录入界面以外币凭证格式显示。 系统实施文档系统实施文档 机密文件 第 44 页 共 61 页 数据项数据项说说 明明 外币 凭证保存后立即新 增 凭证保存后自动跳入下一张凭证的录入界面而无需再单击【新增】 接快捷键F4才能新增凭证。 新增分录自动平衡系统自动在下一条分录的金额栏进行数据借贷平衡 自动携带上条分录 信息 在凭证录入的过程中，按向下或Enter键可以自动将上条分录的 相关信息复制下来， 以提高凭证的录入速度。 新增凭证时取系统 日期 当系统日期与账套期间不一致时，选择此项，在新增凭证时，凭证 日期取系统日期，如：当系统日期为 2006-02-06，而账套还在第一 期，如果选择了此选项，则新增凭证的凭证日期显示为 2006-02- 06，如果没有选择此选项，则新增凭证的凭证日期显示为 2006-01- 31。需注意的是，当系统日期与账套的期间一致，如系统日期为 2006-03-06，账套期间也为 2006 年第三期，则不管选不选择该选项， 新增凭证时都取系统日期为凭证日期。 凭证录入检查对分录的每一项数据及每一条分录的正确性进行合法性检查。 连续新增模式凭证在“新增凭证界面，引入一张模式凭证，录入金额保存后，不论是 否选择了该选项，新增凭证界面都仍然为该模式凭证界面。直到引 入另外一张模式凭证后，新增凭证的界面则开始连续停留在另外一 张模式凭证界面上。如果不想录入模式凭证了，则必须取掉的参数选项。 单价不随金额计算在单价、数量和金额已经存在时，改变金额（包括原币和本位币）， 单价将不随着金额的改变而改变。如果此时“单价*数量金额”， 则在保存时给出提示：“ 单价* 数量金额，是否继续？”，由 用户自己决定是否需要手工调整。 结算方式和结算号 重复报警 输入的银行科目的结算方式和结算号相同，系统在保存凭证时会给 予警告提示。 参考信息凭证的一些辅助信息，可做为凭证查询的条件。 凭证录入界面的文件菜单和编辑菜单的部分功能凭证录入界面的文件菜单和编辑菜单的部分功能 文件文件保存为模式凭证保存为模式凭证 在“凭证录入”界面，当录入完一张凭证后，如该凭证内容会经常使用，我们可以选 择文件保存为模式凭证，将该凭证保存为模式凭证，如以后重复使用时，只要 在“凭证录入”界面，选择文件调入模式凭证，即可。 编辑编辑出纳复核出纳复核 对于涉及到“现金”和“银行存款”等科目的凭证， 每付完一笔款， 出纳人员都需 要在凭证上面签字，此时，您可以选择编辑出纳复核，系统会自动地将当前用 户的姓名添在凭证的栏上。 7.2.37.2.3凭证查询凭证查询 在主控台界面，选择【财务会计】【总账】【凭证处理】【凭证查询】。 凭证过滤条件凭证过滤条件 在打开“凭证查询”界面之前，首先弹出“ 过滤条件”对话框。如下图所示。在此对 系统实施文档系统实施文档 机密文件 第 45 页 共 61 页 话框中，可设置查询窗口的过滤条件、排序规则以及查询方式。 条件条件 在“条件”标签页中，设定条件过滤公式，如果选择的条件字段是“会计科目”，则 光标停在栏中时可以按F7查看科目代码。如果有多个过滤条件，可选择菜单 编辑插入行，继续设定下一个过滤条件。还可以选择编辑删除行删 除选中的过滤条件行或编辑全部清除清