《国际商务礼仪》第四节 商务信函礼仪

第四节 商务信函礼仪,礼仪小故事,中文系毕业的李丽和王芳在公关部工作，二人在接到客户投诉函写回信时，因是否写“质量”二字产生分歧。李丽在信函中写道“我们非常遗憾地得知你从我处购买的产品出现了质量问题，我方”。而王芳在信函中写道“我们非常遗憾地得知你从我处购买的产品出现了问题。我方”。公关部长肯定了王芳的信函，因为在当事人双方都不知道产品出现问题的原因所在时，回复调查投诉的信函是不能写“质量”二字的，如果写上就会被认定是公司产品质量问题。同时也不能对客户所说的问题表示质疑，这是对客户最大的不尊重。只能写“出现问题”，然后向客户说明我们会采取何种措施处理，让客户相信此次投诉将会得到积极的解决。二人通过部长的谈话，感到小小的信函里面大有文章。,一、信函设计,信函设计,外观设计,格式设计,版面设计,选择书写风格,（一）外观设计,1信封（envelop）。目前的商务信函多以电子邮件或传真的形式发出，因此略去了信封和信纸选择的难度。如需要选择信封，应选择质量好的信封，因为这会为自己创造一种职业的、精致的印象。（1）信封的颜色最好是白色、米色、灰色以及其他保守的颜色。（2）在信封正面的中心写上或印上收信人的姓名、头衔、地址和邮编。（3）本公司的名称、徽标或标语的印章，应盖在信封下部的左边或中心。（4）将邮票贴在信封的右上角，不同的贴法会表达不同的含义。,2信纸（paper）。在书写商业长信时，最理想的选择是带有水印的A4（297厘米210厘米）信纸。短信和私人的致谢信、慰问函等则可选用一半大小的A5信纸。为确保所用的信纸和信封相互匹配，用小一号的信封装A5的信纸，这会给收信人留下和谐的印象。如果大小合适的话，也可以把A4的信纸折成1/3大小，而不是对折再对折，这样可以确保信从信封中取出时少些折痕，从而更易于阅读。,3正文（body）。在正式的情况下，如需拟写纸质信函，如代表公司订购商品或解决客户的投诉时，信函应采取打印的形式。而私人信函，或代表公司处理一些微妙的事件时，则应采取手写的形式，以便更好地表达写信人的感情。4卡片（greeting card）。针对私人信函而言，适时地配有一些小卡片儿，有时会比一封完整的信函更合适、更能表达写信人所要表达的情感。,（二）版面设计,1信头（letter head）。信头应包含写信人的公司的名称、地址、电话和传真号码、网址或电子邮件地址，还应有公司的徽标或标语等。信头一般都是事先印好的，位于信纸上方的左边、中部或右边的任意一个位置上。2编号和日期（reference and date）。在商务信函中，当一个公司向另一个公司发函时，双方都会给信函编号。编号应包括卷宗号码、部门代码或者该封信的签发人及打字员的姓名的首写字母,3封内姓名和地址（inside name and address）。在距日期两至三行的左边是封内姓名和地址，其形式与其在信封上形式完全相同。包括收信人的姓名、头衔（相关的）和地址。而政府机构所发的信函则有可能在信末的左下端。注意拼写，以确保信函能迅速送达收信人。 4经办人/注意事项（attention line）。当发信人希望将信能寄给某个具体的人或部门时，便加注经办人，置于封内地址下的二至三行处。如果收信人在前一封同一主题的信中使用了“主办人”，则回信时必须使用。,5称呼（salutation）。每封商务信函的开头必有称呼，它是在信的开头对收信人所表示的敬语，其具体形式取决于写信人和收信人的关系。如果写信人熟悉收信人，并与其有着良好、平等的关系，应称呼其名，如 Dear Harry；如果写信人不熟悉收信人，则称呼他们的姓，如Dear Mr. Smith；如果写信人根本不知道应该如何称呼收信人，则用表示尊敬的通用语，如Dear Sir。,6标题/事由（subject line）。一般来说，商务信函应一事一函。若一封信只涉及一件事，则应在称呼下面空两行的中央写标题，并加上底线以提醒收信人注意，这一标题叫主标题。若一封信涉及几件事，则应把每件事分段写，在每段的开始写分段标题。主标题不需要加句号，而分段标题后则应加上句号、冒号或破折号,7信文（body）。信文是信函最重要的部分，表达了写信人的目的。所以，正文应整洁、易读，以激发收信人继续阅读的兴趣。因此，在拟写时应注意以下几点。（1）简明扼要，合乎语法，重点突出。（2）每段主要讲述一个要点，并尽可能让每个段落长短大致相同。（3）打印无误，布局艺术，力求让收信人有耳目一新的感觉。由于信文的四周的空边起着对信文定格的作用，所以信纸两边边缘一般留3厘米空白，以避免拥挤。,8结尾敬语（salutation）。结尾敬语的书写是一种习惯，表示信函的结束。与主要正文间应间隔一行，与称呼配套使用，如下表所示。称呼 结束语Dear Mr. Health Yours sincere1yDear Sir Yours faithfullyGentlemen Truly yours,9签署（signature）。通常情况下，在结尾敬语下一行，应将写信人公司的名称打印好，以表示该信系公函，而非私人函件，然后再由写信人用黑色或蓝色水笔在公司名称之下签署自己的姓名，避免使用图章。由于手写签名有时难以辨认，大多数商务信函里应在手写签名之下用打字机打上写信人姓名及职务。 10附件（enclosure 缩写为Encl.）。若随信附有附件，须再签署下注明，通常注明附件中的内容及份（件）数。,11抄送（carbon copy notation，C.C.）。若该封信函有副本寄给他人或其他单位，则应在签属下边的左边打印上“C.C.，”字样，并注明抄送单位。 12附言（postscript缩写为P.S.）。如果在信的正文中遗漏了某事或者需要提醒对方某事，常常将附言补写在比“抄送”低两行的地方。现代信函多以电子邮件形式发出，所以避免了此项。如果拟写纸质信函，请尽量避免使用此项，因为附言可能产生写信人在下笔前计划不周之嫌，给收信人不好的印象。,（三）格式设计,格式设计,齐头式,改良式,混合式,简化式,（四）选择书写风格,1语言。写信的目的是让读信人明白写信人所要表达的意思，因此，在设计信函之前应仔细了解收信人，使信函的语言尽量符合收信人的学识和理解力。当信函是面向大众时，尽量使用简单的词语。而对于合作伙伴，则应使用专业术语，以表示对对方的重视。在任何情况下都应使用通用语言，诸如个人的俚语、内部行话和当地的表达方式等尽量不要使用。,2语气。信函的语气应能反映出写信人的个性以及信件本身的性质。如果想让收信人看信时有耳目一新的感觉，拟写的信函就一定要具有自己特有的风格。要清楚信函的目的，是劝慰、抱歉还是强硬。一定要尽量自然地运用自己的语言，适时地加上表示礼貌和尊敬的用语，如Please、Thank you for、Regret to say等。如果对收信人不是十分了解的话，不要使用幽默的手法，因收信人应正确意识到所谈论问题的严肃性。,3长度。简洁是商务信函的特点之一，所以写作时应控制信函的长度。要时刻谨记写信的目的，只说必须说的，其他的则一律不提。收信人想看到的是你如何解决问题而不是一封解释问题为何会出现的长信。4检查。当完成上述步骤后，还需要从头开始检查有没有拼写、标点或语法的错误。如有可能的话让别人帮忙检查。因为人通常很难发现自己的错误。检查完毕，各方面都没有问题的时候，一封完美的信函就诞生了。,二、建立业务关系信函,建立业务关系是国际商务的第一个环节。良好的开端是成功的一半。因此，在拟写有关建立业务关系的信函时，应注意礼貌、得体，并应将自己要表述的内容清楚地叙述完整。它可能会帮助写信人获得客户，成功销售产品或服务，也可能起到相反的作用,通常可按如下步骤拟写。首先，向收信人说明获得对方信息的方法和途径，以给收信人一个真诚的印象。其次，简单明了地向收信人说明写信的意图。再次，应向收信人介绍写信人公司的经营范围，以引起收信人的兴趣。再次，为收信人提供一个有关公司财务状况及信誉状况的查询之处，进一步体现写信人想与收信人建立业务关系的真诚态度。最后，写信人常常表达期盼合作与早日答复的愿望。,例文1：出口商给进口商的信（Exporter Writes to Importer）,敬启者：（Dear Sirs,）伦敦的怀特有限公司向我公司介绍，贵公司是中国棉织品的主要进口商。这正好是我公司的经营业务范围。因此，殷切希望尽早与贵公司建立直接业务往来。（Your company has kindly been introduced to us by Messrs. White & Co., Ltd., London, as a prospective buyer of Chinese Cotton Piece goods. As this item comes within the scope of our business, we shall be pleased to enter into direct business relations with you at an early date.）为使贵公司对我公司目前可供出口的棉织品有一个总体的了解，特随函附寄目录和价格单各一份。如收到贵方具体的询价，将立即航空邮寄询价单和样品书。（To give you a general idea of the various kinds of cotton piece goods now available for export, we enclose a brochure and a price list. Quotations and sample books will be airmailed to you upon receipt of your specific inquiry.）期盼贵方早复！（We are looking forward to your early reply.）谨上（Yours faithfully，）销售经理（Sale manager）附件（Encl.）：目录（Brochure） 价格单（Price list）,例文2：生产厂家的自我介（Self Introduction by Manufacturer）,敬启者：（Dear Sirs,）我公司从互联网上得知，贵公司是家用电器的主要进口商，目前贵方想要购买电风扇。（We have learned from the Internet that you are a leading importer of household electric appliances, and at present you are in the market for Electric Fans.）因此，我方非常高兴地告诉贵方，我厂生产各种电风扇，最近又生产了一种名为“长风”牌的微风电风扇。它的质量和性能都经过了严格的检验，在附寄的附有插图的目录中对其设计及颜色作了清楚的解释。（We, therefore, take pleasure in informing you that we are an enterprise manufacturing various electric fans and have recently produced a new model of gentle breeze electric fan entitled “Chang Feng” whose quality as well as functions has been proved by a scrupulous test, and the designs and colours have been clearly explained in our illustrated catalog enclosed.）由于此电风扇有许多改进之处，我方相信“长风”牌电风扇一定会畅销于贵方市场。（Considering the improvement it offers, we believe you will find our “Chang Feng” a very good seller in your market.）若贵方有意经销“长风”牌电风扇或我方目录中的其他型号的电风扇，请告知详细的要求及贵方银行的名称和地址。（If you have interest in dealing with us in “Chang Feng” or other types of the goods shown in our catalog, please inform us of your requirements together with your bankers name and address.）关于我方的资信情况，请向中国银行上海分行查询，地址为（For our credit standing, please refer to the following bank: The Bank of China, Shanghai Branch（address）若蒙贵方及时回复，将不胜感激。（Your immediate reply would be highly appreciated.）谨上（Your faithfully，）销售经理（Sale manager）,三、日常询函及回复（Inquiries, Requests and Replies）,日常询函及回复,一般询函,正式询盘,询盘的回复,（一）一般询函（Requests）,一般的询问函，比如订购商品，中心思想是非常重要的。如果想让看信的人立即做出反应，一些技巧和礼貌的用语在拟写信函的时候是尤其重要的。因此，所有的日常询函都应该具体、简洁、合乎常理，向对方提供想要了解的完整，准确的信息。写信人首先要阐述写信的中心思想，然后详述自己作此询盘的原因，接着详列自己想要了解的详细信息，最后以礼貌的方式将此询函结尾。,（二）正式询盘（Inquiries）,在国际贸易中，询函通常是买方为了向卖方索要有关商品的目录、价格单、样品，更详细一点儿的是为了询问卖方有关商品的具体交货期或其他交易条件而发出的，通常称为询盘，可以以邮件、电传、传真的方式发出，或者亲自送交到对方手中。,通常按如下步骤拟写。 第一，如是初次接触应向收信人说明获得对方信息的方法和途径，以给收信人一个真诚的印象；已经有过信函往来的，写信人应首先对前一封往来信函进行回应，如“贵方月日的来函已收悉”。 第二，写信人表达清楚所要询问的所有信息，比如商品的价格、交货期、运输方式和付款方式等。第三，写信人表达期盼合作与早日答复的愿望，如“如蒙贵方早日回复，我方将不胜感激”。,例文：对办公复印机的询盘（Inquiry for Office Copiers）,敬启者：（Gentlemen:）我公司有意购买大量不同品牌的办公复印机，如蒙告知中国深圳的成本加保险费加运费价将不胜感激。（We are interest in buying large quantities of Office Copiers in different brands. We would be obliged if you would give us a favorable quotation CIF Shenzhen, China.）如能惠寄样品和价格表，亦必感激不尽。（It would also be appreciated if you could forward samples and your price list to us.）我公司素来向其他公司购买此类产品，获悉贵公司能大量供货且价格有吸引力，此外，我们相信贵公司产品的质量。（We used to purchase these products from other companies. We may now prefer to buy from your company because we understand that you are able to supply large quantities at more attractive prices. In addition, we have confidence in the quality of your products.）盼早复。（We look forward to hearing from you soon.）诚挚问候。（Kindest regards.）,（三）询盘的回复（Replies）,在回复询盘时一定要及时、认真，因为每接到一封询盘的信函，就意味着有了做成交易的机会。即使一时无货，也不要置之不理或者简单地说句“无货”了事。要采取积极主动的态度，有礼貌地、得体地做出回复。通常的回复询盘的信函按如下步骤拟写。第一，写信人先对收信人的询盘表示感谢。第二，对收信人所询问的所有信息，写信人都应一一作答。第三，再次感谢收信人的询盘并期盼对方早日回复。,例文：对办公复印机的回复（Reply to Office Copiers）,敬启者：（Gentlemen:）欢迎贵方6月10日的询盘，并感谢贵方对我方办公复印机感兴趣。（We warmly welcome your inquiry of June 10th and thank you for your interest in our office copiers.）现随函附上我方附插图的产品目录和价格表，上面有贵方想要了解的详细情况。至于付款条件，我方通常要求是保兑的、不可撤销的即期信用证付款（We are enclosing our illustrated catalogue and pricelist giving the details you ask for. As for the payment terms, we usually require confirmed, irrevocable Letter of Credit payable by draft at sight）我方已向中国销售过此类产品，并且由北京的东南进出口公司代理。敬请贵方直接与该公司联系。我方认为，该公司会向贵方提供有关我方产品的详细情况，并且相信贵方定会发现我方产品物美价廉。（We have already sold some of those copiers to China and now represented there by The South East Import & Export Ltd., Beijing. May we suggest that you contact the company directly? We think the company may supply you with more details of our copiers. We feel confident that you will find the goods are both excellent in quality and very reasonable in price.）谨致问候（With best regards）,四、报价、发盘和还盘（Quotation, Offer and Counter offer）,报价、发盘和还盘,报价,还盘,发盘,拒绝还盘,（一）报价（Quotation）,报价是指按照规定的条款提供货物的一种承诺。可以有不同的方式，可以给买方开个价，供其参考，其作为磋商的邀请，若卖方后来决定不出售，它不像实盘那样具有法律约束力，是可以撤销的。,例文：CN233型密封电池的报价（Quotation of Type CN233 12-volt sealed batteries）,敬启者：（Dear Sir:）去年此时贵公司所订购的BS362型号12伏密封电池，现已停止生产。（This time last year you placed an order for Type BS362 12-volt sealed batteries. This is a discontinued line which we had on offer at the time.）现有同类型产品CN233，存货共590件，特惠价每件CIF30英镑。贵公司如感兴趣，敬请参看随附的简介说明。（We now have a similar product on offer, Type CN233It occurs to us that you might be interested. A descriptive leaflet is enclosed. We have a stock of 590 of Type CN233 which we are selling off at CIFGB30 each.）大批订购可获八五折优惠，整批购入则可享八折特惠。为感谢贵公司以往惠顾，特此给予订购优惠。（We can offer a quantity discount of up to 15%, but we are prepared to give 20% discount for an offer to buy the complete stock. We are giving you this opportunity in view of your previous order.）极盼立即回复，如贵公司未欲订购，本公司亦能尽早另作安排。（We would appreciate a prompt reply, since we will put the offer out in the event of your not being interested.）谨上（Yours faithfully,）托尼史密斯（Tony Smith）销售部主任（sale leader）,（二）发盘（Offer）,发盘多半指卖方按照一定的交易条件在规定的期限内向买方出售某种商品的一种承诺，即实盘。发盘一经对方接受，就具有法律效力，卖方不随意撤回。发盘要首先感谢对方的询盘（如果有），其次列明商品的名称、质量、数量及规格，商品的价格、支付条件、佣金或折扣、包装及交货日期等详细情况，最后列明发盘的有效期。,例文：手工手套的发盘（Offer of Hand-made Gloves）,乔布朗：（Dear Joe Brown，）手工手套（Hand-made Gloves）兹确认贵方8月10日来函，要求我方报上述手工手套的CIF多伦多价。现发盘如下。（We confirm your fax of 10th August, asking us to make you an offer for the captioned Hand-made Gloves, CIF Toronto. Now we are making you an offer as follows:）1品名和数量：5000副手工手套；（Goods and quantity: 5 000 gloves（Hand-made Gloves）2价格：每副2.38美元CIF 多伦多；（Price: USD2.38 CIF Toronto each;）3装运期：2010年10月；（Shipment: October, 2010;）4支付方式：即期不可撤销信用证；（Payment: immediate irrevocable letter of credit;）5包装：每箱1 200副；（Packing: 1 carton 1 200;）6有效期：10天。（The offer is valid for 10 days.）谨上（Yours sincerely,）南京德创伟业进出口有限公司（Nanjing Dechuangweiye Import & Export Co., Ltd）凯茜李（Cathy Lee）,（三）还盘（Counter offer）,还盘是指交易一方在接到一项发盘后，不能完全同意对方的交易条件，为了进一步洽商交易，针对另一方的发盘内容提出不同建议，这种口头或书面的表示在国际商务中称之为还盘。但还盘不一定是还价格，对支付方式、装运期等主要交易条件提出不同的建议，也属于还盘的性质。还盘中所提出的不同意见，不管多么微不足道，都意味着交易要在新的基础上重新谈判。原来的发盘人变成了受盘人，完全有权利接受或拒绝还盘。还盘的过程可以进行很多回合，直到达成交易或取消交易。,例文：要求降价（Asking for Lowering the Price）,敬启者：（Dear Sirs,）事由：自行车的还盘（RE: Counter-offer for Bicycles）感谢贵方对上述自行车的发盘。(Thank you for your letter about the offer for the captioned bicycles. )我们对贵方自行车的质量非常满意，但价格太高，我们不能接受。（Although we appreciate the quality of your bicycles, their price is too high to be acceptable.）贵方可查询到，在第89SP-754号销售确认书中，我方以比现在价格低10%的价格购买了1 000辆同品牌的自行车。（Referring to the Sales Confirmation No.89SP-754, you will find that we ordered 1 000 bicycles with same brand as per the terms and conditions stipulated in that Sales Confirmation, but the price was 10% lower than your present price. ）自上次订单后，金属原料价格一直大幅度下跌，贵方自行车的零售价降低了5%。（Since we placed the last order, the price for raw materials has been decreased considerablely. Retailing price for your bicycles here has also been reduced by 5%. ）如接受贵方目前价格，会给我方带来巨大损失。（Accepting your present price will mean great loss to us.）如果贵方能将价格降低至少15%，我们将再次订购。否则，我们将转向其他符合条件的供应商。（We would like to place repeat orders with you if you could reduce your price at least by 15%. Otherwise, we have to shift to the other suppliers for our similar request. ）希望贵方仔细考虑我方建议，并尽早回复。（We hope you can take our suggestion into serious consideration and give us your reply as soon as possible.） 谨上（Yours truly,）,（四）拒绝还盘,在交易磋商中，买方和卖方也许不同意还盘的条件或建议，比如买方也许会认为卖方的价格还是不切实际而再一次还盘，而卖方却坚持认为价格合理，尽量劝买方接受价格。在这种情况下，为了达成更有利的条件，谈判、争论、讨价还价将持续进行。,例文：拒绝降价的还盘（Rejecting the counter-offer）,敬启者：（Dear Sirs,）我方已经仔细讨论了贵方8月5日关于我方棉织品发盘的还盘，非常抱歉，我方不能接受贵方的还盘。（We have carefully studied your counter proposal of 5th August to our offer of Cotton Knitwear, but very much regret that it is impossible for us to accept it. ）对我方来说，7月25日的发盘价格已经是最微利的。（The prices we quoted in our letter of 25th July leave us with only the smallest of margins.）实际上，我方价格比同类产品供应商的价格都低。（They are, in fact, much lower than those of other suppliers for products of similar quality. ）事实上我们是本国棉织品的最大供应商，因此，也说明了我们的产品价值。（The fact that we are the largest supplier of Cotton Knitwear in this country is in itself evidence of the value of our products.）贵方接受我方目前的发盘，或者与我方联系修改其他条款，我方都非常欢迎。（We will be equally happy whether you accept our present offer or contract us regarding other items. ）希望尽快到贵方回复，我方定会仔细思考贵方建议，愿意与贵方进一步交往。（We hope to hear from you and will carefully study any proposals likely to lead to future business between us. ）谨上（Yours faithfully）,五、订单（Order）,订单既可能是买方对发盘的接受，也可能是买方主动寄发的购货单。订单的书写应该清晰，语言准确。买方发出的订单一经卖方接受，就不能随意撤回，买卖双方就将按着订单上的条件签署合同并执行合同。因此在国际商务活动中，拟写订单时，一定要将主要的交易条件叙述完整.,例文：订购毛绒玩具（Order of Plush Toys）,敬启者：（Dear Sirs,）贵公司的毛绒玩具样品在我方客户中深受欢迎，兹随函附寄我方第345号订单。（Your samples of Plush Toys received favorable reaction from our customers, and we are pleased to enclose our Order No. 345）由于此货急需，所以如若贵方能及时装运，将不胜感激。（The goods are urgently required, so prompt delivery will be most appreciated.）谨上（Yours faithfully,）,六、合同及确认书（Contract and Confirmation）,国际商务活动中，买卖双方经过磋商，一方的发盘被另一方有效接受，交易达成，合同即告成立。但在实际业务中，按照一般习惯做法，买卖双方达成协议后，通常还要制作书面合同将各自的权利和义务用书面形式加以明确，这就是所谓的签订合同。,六、合同及确认书（Contract and Confirmation）,常用的书面合同的形式有下列几种：合同（Contract）（较为正式）、确认书（Confirmation）、协议（Agreement）、备忘录（Memorandum）等。在我国的进出口业务中，书面合同主要采用两种形式：一种是条款较完备、内容较全面的正式合同，进口合同（Import Contract）、购货合同（Purchase Contract）、出口合同（Export Contract）、销售合同（Sales Contract）；另一种是内容较简单的简式合同，如销售确认书（Sales Confirmation）、购货确认书（Purchase Confirmation）。,六、合同及确认书（Contract and Confirmation）,书面合同的内容一般由下列三部分构成。（1）约首。指合同的序言部分，包括合同的名称、订约双方当事人的名称和地址（要求写明全称）。（2）正文。这部分是合同的主体，包括交易的各项条款，如品名、品质规格、数量、价格、支付方式、包装、交货时间和地点、运输及保险条款，以及检验、索赔、不可抗力和仲裁条款等。（3）约尾。一般列明合同的份数，使用文字及效力，订约的时间和地点，以及合同生效的时间，最后是双方签字。,七、支付（Payment）,支付在国际商务活动中非常重要，该程序通常非常复杂。每笔交易的支付方式都应在发订单或签合同时由交易双方达成协议，通常的支付方式有汇付（Remittance）、托收（Collection）、信用证（Letter of Credit，L/C）、银行保函（Letter of Guarantee，L/G）和福费廷（Factoring）。在国际商务活动中最常用的支付方式是信用证。,（一）信用证（Letter of Credit，L/C）,信用证（L/C）是一种银行开立的有条件的承诺付款的书面文件。它是把由进口人履行付款的责任转为由银行来履行。银行保证出口人安全迅速收到货款，买方按时收到货运单据，从而提取货物。采用信用证支付的好处是信用证项下首先负付款责任的是开证行。只要所提供的单据和信用证的规定完全相符，即使是买方倒闭、货价下跌，银行都得付款,信用证没有统一的格式，但内容基本是相同的，总的来说就是国际货物买卖合同的有关条款与要求受益人提交的单据，再加上银行保证。一般主要包括以下内容。1信用证本身的说明。2信用证的种类。3信用证的当事人。 4汇票条款。5货物条款。6支付货币和信用证金额。7装运与保险条款。 8单据条款 。9特殊条款。,（二）催证（Urging Establishment of L/C）,在以信用证方式付款的合同中，一般都明确规定买方应在什么时间开来信用证，并规定信用证的有效期。比如说在装船前30天开来信用证，有效期为装船后15天在中国到期。但在实际业务中，买方在市场发生变化或自己资金短缺时，往往迟迟不开证。所以卖方催促买方开立信用证常常是口成交后一项十分重要的工作。,例文：货已备妥催开信用证（Urging Establishment of L/C-Goods are Ready）,敬启者：（Dear Sirs,）敬请贵方注意，贵方第123号订单的信用证目前还没到达我方，而我方已经反复要求过了。（We invite your attention to the fact that the letter of credit covering your order No.123 has not reached us in spite of our repeated requests. ）为满足贵方要求，我方督促供应商以偏高的成本尽早交货。（We urged our suppliers to execute an early delivery of product at higher costs to suit your requirements.）仍收不到贵方信用证的话，我方将不得不取消订单。（As we have not received your L/C, we may be forced to cancel your order.）为了能使双方一贯的友好关系持续，我方更希望贵方本月底前开立信用证。（However, we would prefer you to establish your L/C by the end of this month so that we can continue our usual friendly business relations.）谨上（Yours faithfully,）,（三）改证（Amendment to L/C）,信用证应该严格按照合同条款的规定开立。然而在实践中，由于种种原因，如工作的疏忽、电文传递中的错误、贸易习惯的不同、市场行情的变化或进口商故意加列对其有利的条款等，所开出的信用证往往与合同的规定不符，如果卖方没有严格地审核对方开来的信用证，没有将信用证中出现的问题（尤其是影响合同执行或卖方安全收汇的问题）及时要求对方修改，那么，将会给卖方造成重大的经济损失，带来严重的后果。,对信用证审核的内容，一般应包括以下几个方面。（1）审核信用证的性质；（2）审核信用证的金额及货币；（3）审核信用证的有效期和到期地点；（4）审核信用证中规定的装船日期。,例文：要求改信用证的金额和包装条款(Ask to Amend the Amount & Packing Terms）,敬启者：（Dear Sirs, ）我方已收到贵方所开立的支付贵方第678号订单下200箱化学品的信用证。（We have received the L/C No.345 established by you in payment for your Order No.678 covering 200 cases of chemicals.）同有关合同核对之后，我方发现，信用证金额不足，贵方订单中CIF 纽约价总额是2 750美元，而不是2 550美元，两者相差200。（When we checked the L/C with the relevant contract, we found that the amount in your L/C is insufficient. The correct total CIF New York value of your order comes to US$2 750.00 instead of US$2 550.00, the difference being US$200.00.）贵方信用证中只容我方半个月时间交货。但在签订合同时我们已经达成议，在收到信用证后一个月交货。（Your L/C allows us only half a