《高效会议管理技巧》学员手册

1,高效会议管理技巧 主管培训系列课程,培训导师： 顾樾 2007.,(版权所有 侵权必究),2,国际教育联盟培训专家组成员暨新加坡HR大学客座教授；中国当代名人研究院教育培训中心主任暨培训专业委员会秘书长、上师大HR研究所研究员、上海浦东经理学院培训室主任、上海悟得企业管理公司顾问；中华培训网专家；法国JB国际商业集团首任培训师。顾先生拥有20年企业管理与10年培训专业经验。在李嘉诚和荣毅仁集团投资期间，曾任重要职务，在法国JB国际商业集团、中信国际集团与韩国乐天集团任CEO15年实战磨练,积累大量资料与案例；后任美国SRI公司授权中国首席管理咨询师；参与管理系列课程编写，其企业咨询与管理、管理技能提升模型、企业工作质量等研究成果已融入培训理论与咨询实践中，颇受理论界和企业界认同与好评，被誉为“将西方管理理念在中国本土化和实用化”管理专家 培训特点： （采用最新问题引导式培训方式）培训方式：讲演、系统理论、模型工具、方法技巧、案例剖析、真实故事、问题思考、测试练习、角色扮演、观摩学习、管理游戏、情景模拟、讨论交流、现场析疑、领悟归纳、开发潜质、互动推理等,主讲嘉宾简介,3,明确会议的成本与价值了解管理以及会议理论 学习会议管理方法技巧 掌握控制管理特殊会议,培训目标,4,课程目录,第1单元：会议的作用 一、 会议的概念二、 会议的种类三、 成功会议要件四、 成功会议要素,第2单元：会议与管理 一、 会议的意义二、 会议的目的三、 问题 6 步骤 四、 会议的管理,5,课程目录,第3单元：瓶颈与问题一、效率不高原因 二、会议效率7 原因三、会议难题分析四、高效会议方法（一）(二),一、会议成员四象限 二、合格会议四标准 三、克服会议异议四、分析问题方法 第4单元：发挥成员作用,6,课程目录,第5单元 会议管理技巧一、会议四阶段二、会议议程三、如何做开场白 四、主持会议原则 五、记录与总结 六、圆满结束会议,第6单元 会议特殊处理 一、如何面对冷场？二、减少阻力四方法三、会议冲突处理四、掌握议事进度,7,课程目录,第7单元 会议与进度 一、一个中心二、两个基本点三、掌握议事进度（一）（二） 四、会议决策要素五、会议决策技巧六、四种群体决策法,第8单元 会议与执行一、决议执行三举措 二、会议执行六要点三、会议平衡模型四、总结会议要领 （一）（二）,8,第一单元、会议的作用,集中交流布置传达了解情况全面形成,9,会议的概念,通过集合的载体使不同的人、不同想法汇聚一堂，通过相互、集思广益、碰撞沟通,分析解决问题并达成的过程,10,成功会议要件,参与性 实效性 公正性性,11,成功会议要素,1. 主持人与成员 2. 主题 3. 时间、地点 4. 流程 5. 方式与,12,第二单元、会议与管理,时间紧凑 目的明确 与会者投入 正确 达成,高效率会议要点,13,会议的意义,1. 会议是一个集思广益的渠道 显示组织或一个部门的存在 是群体集中有效沟通的方式4. 与会者工作状态、能力,OHT 9,14,会议的目的,1 开展有效沟通 2. 传达资讯3. 监督员工、协调矛盾4. 达成协议与解决问题 5. 6. 激励7. 巩固主管地位,15,解决问题 6 步骤,问题所在2.发现问题并寻找方法3.衡量问题的轻重缓急4.想出新点子5.评议新点子6.确定,16,会议的管理,人员管理纪律管理时间管理管理,17,企业专题会议,1. 角度小 2. 效果强3. 4. 迅速5. 参与性,要点,18,第三单元、瓶颈与问题树,练习：填写下列内容我参加或主持的会议，主要目的会议最大的难度是通常的解决方法是你平常遇到的会议瓶颈是,19,会议效率要件,1. 支持 2. 资料充分3. 专业知识4. 工具科学5. 排除倾轧,20,会议效率七要素,（1） 时间 （2） 地点 （3） 对象 （4） 主持人技能 （5） 参会者技能 （6） 会议 （7） 会议主题,21,会议难题分析,1. 不愿说2. 不敢说3. 说了无效4. 说了,22,第四单元、发挥成员作用,问题分析: 下列内容与会议管理有什么重要关系?,甄别与挑选1. 与会的必要性2. 议程发言安排3. 能力表现4. 会议担当角色,23,会议参与四象限,高,高,作业能力,标兵,？,者,会议参与度,低,？,24,合格会议四标准,1. 2.参与 3.效率 4.达成,25,会议规范与守则,1.主题和决议2.议程表及资料3.时间和效率 4.避免无原则争议 5.记录和反馈 6.会议和监控,26,克服会议异议,罗列异议辨别非语言信号答复提出的问题关注,27,第五单元、会议管理技巧,认知- 共识- 异议 流程 问题点 利益点 点 分歧点 机会点 共同点 控制点 点,28,会议流程,一、开始1.欢迎 2.会议目的 3.议程 4.时间安排 5.会议制度二、议程1.话题目标 2.交换信息 3.产生主意 4.决定与行动 5.小结三、结束会议1.总结2.安排工作 四、 跟踪1.备忘录2.跟踪计划,29,会议主持人技巧,引发尊重和鼓励沟通与倾听生动而活泼不冗长,30,会议主题,1. 目标和期望2. 成绩与差距3. 计划与时间4. 问题和建议5. 人员和支持,31,如何做开场白,定义：简洁及明确宗旨内容：目的、时间、纪律程序：概括会议程序提供和议程指定会议记录者征求对的意见,32,记录与总结,会议记录: 规范化 责任人 检查 会议总结： 回顾 重复要点 概括,33,如何结束会议,询问参会者重复要点保留 提出希望计划 会议总结,34,高效会议八特征,1.必要时才召开2.认真策划3.分发议程表4.遵守 5.按部就班6.请有经验与相关人员7.作与总结8.记录：决定、建议和负责人,35,第六单元、会议特殊处理,古语：予则立，不予则废 特殊，相对于常规 管理学同时研究 ，以预防和控制不利局面和结果的发生，这是辩证法 所以，会议管理+高效+技巧的科学性，就在于系统、全面地研究各种会议状态,36,如何面对会议冷场？,迟到 支配欲强, 散漫 刁难,37,会议冲突处理,冷静并退一步2. 验证冲突的积极与消极面3. 列出共识和差异点 思考价值与方法 了解调解纠纷事实和依据6. 把问题重新交会议研究,讨论:1.什么是冲突源? 2.分析会议冷冲突现象的原因,38,减少阻力四方法,验证根据我理解，你意见是？站在同一阵线让我从你的角度去看 告诉我多一点你关注的事项针对某方面我们如何努力做好，达到？ 如要 需做些什么？,39,一、一个中心二、两个基本点三、掌握议事进度 四、会议决策要素五、会议决策技巧六、四种群体决策法,第七单元、 会议与进度,40,一个中心,1.会议开始： 欢迎词、阐明目的、议程、时间、制度、会议记录人 2.会议讨论 分享话题、 、产生主意、做决定、确认、小结3. 会议结束 总结、安排下次会议,41,两个基本点,1.会议头尾a. 会议前准备b. 会议后跟踪2.流程a.备忘录b.制定计划c.下次人选,42,会议决策技巧,问题点人选方法新想法思维信息,预测模型风险评估决定,决策： 制订行动方案并准备实施的活动 要素： 决策者、目标、方案评价与,43,无异议,四种群体决策法,权威决策,服从多数,决策,44,第八单元、 会议与执行,跟进 落实 检查 帮助,45,决议执行三举措,差异化分析：1.为什么2. 因素 3. 确定模板： 1.方法 2 . 3. 人员三大举措 1. 宣传 2. 3. 执行层,46,会议执行六要点,1. 宣传正反典型2. 形成文件规范3. 关键绩效考核4. 化分析 5. 按最佳方法6. 压担和,47,总结与提问,一、 要点整理,三人学习,二