水利工程档案管理规定大型水利工程项目档案管理应把好“六关”

水利工程档案管理规定大型水利工程项目档案管理应把好“六关” 把好“六关”，抓好大型水利工程全宗档案管理： 1 强化管理，把好制度建设关。一是根据国家、省、市有关要求，将重点建设项目档案管理工作真正纳入规范化管理轨道，并将重点建设项目档案管理列入重点工程的考核、奖励办法之中。二是工程项目的各参建和管理单位要建立、健全各项档案管理制度。规章制度的条文应严密而简明，便于执行；在实践中认真总结档案管理工作，建立和落实岗位责任制，完善大型水利工程文件材料分类方案、归档范围、保管期限表等制度。建立内部管理参建单位对工程项目档案管理，年初有计划，年终有总结，奖优罚劣。 2 广开渠道，把好档案收集关。大型工程项目资料的种类、名目繁多，形式多样。要制定明确的归档范围和收集重点，以便把有价值的文件收集齐全。 2.1 协作左右，建立网络。结合工程管理单位自身的管理体制、组织机构的设置和档案材料的形成规律，建立纵横交织的管理网络体系。各部门应配备兼职档案信息员，形成左右协作的档案传递网络，专职档案管理人员应与各部门信息员经常联系，加强对收集工作的检查指导，随时收集与定期收集相结合。 2.2 主动服务，尽职尽责。档案管理人员应主动上门，跟踪收集，把握资料收集的主动权，收集反映主要活动和历史面貌的重要材料。阶段工作或年度工作结束后，专职档案管理人员应主动上门将文件材料收集归档，对大量分散的档案资料进行加工、分析、鉴别、集中归档，找出规律性的材料和数据。 3 把握环节，把好档案质量建设关。工程项目档案质量是全面反映工程质量的重要依据，是工程验收的必备条件，是日后维修、改建的重要依据。 3.1 主动介入。要了解基本建设每个程序包括的内容，提前制定工程档案的收集范围和收集要求；掌握工程项目建设每个阶段所形成的文件材料，主动了解工程进展情况，跟踪现场；对工程档案工作进行全过程的监督指导，从源头上把好工程质量关；要积极督促配合设计、监理、质监等部门对工程档案把关。 3.2 科学组卷。一个有机联系的案卷中，文字材料排列在前，图样在后；文字材料按依据性文件管理性文件基础性文件设计文件施工文件竣工文件顺序排列；组合案卷时，按内容、重要程度、时间排列，并适当考虑文件材料的数量和案卷厚度。 3.3 立卷。工程项目从提出到项目竣工一般有准备、设计、施工和竣工验收阶段。在立卷工程中，也基本照这四个阶段进行立卷，区别对待。也可按文书档案、工程档案、会计档案、声像图片档案、电子档案和实物档案归类。对施工图按照“一张施工图（设计图）对应一张竣工图”的原则，并对其分别编号，独立成卷。图纸如有变更，应标注变更依据和必要的说明，重视图片、声像、电子档案的收集。 3.4 梳理查卷。做好“两查三看”。一查立卷归档情况；二查档案出、入库是否实行登记制度等。一看是否齐全完整，是否按时归档，看实际档案数量与目录是否相符；二看各门类档案实体是否收集齐全并集中统一管理；三看档案案卷是否有卷内文件目录，目录与档案实体名称是否一致，是否缺件、缺页等。 4 认真仔细，严把档案利用关。档案管理人员要对不同层次的利用人员规定不同的审批手续，确定不同的利用范围，使利用工作有章可循。做到不失密、不泄密。要经常检查档案利用制度是否齐全，是否进行档案利用登记；档案利用场所是否安装监控设备；涉密档案利用是否有批准手续、登记手续；已有缩微胶片、复制件或数字化档案是否仍提供原件利用。 5 完善设施，把好软硬设施关。一是规范设立档案室。二是将档案管理的相关制度上墙，好的各门类档案入库、上架保管。三是购置安装、标准摆放档案密集架，合理安排档案库房结构，做到办公、利用、库房“三分开”；配齐档案柜、防磁柜、空调等设备设施，达到防尘、防光等“十防”要求。四是做好档案库房安全工作。 6 严格规范，把好档案验收关。工程项目管理规定需收集、的档案资料，各单位要毫无保留地收集，移交档案室集中统一管理。凡因档案资料收集不配合，移交不及时、不完整而发生的损毁、泄密等问题，要按照法律和有关规定，追究相关责任人责任。档案工作者要及时介入，积极做好工程项目档案资料的专项验收工作，对项目档