中国石化档案管理系统推广项目业务实施流程培训

中国石化档案管理系统推广项目业务实施流程培训石化盈科档案项目组,目录,2,背景介绍组织机构,3,档案项目组织机构及人员,杨国庆、齐学忠、马长东,项目领导小组,杨振刚、苗占东、李涛,项目管理组,办公厅、信息系统管理部、石化盈科,项目工作组,背景介绍项目建设历程,4,项目建设历程,中国石化档案管理系统扩大试点项目,中国石化档案管理系统试点项目,数字化档案馆,河南油田,here,Title,总部机关,上海石化,燕山石化,胜利油田,ERP系统归档接口,北京石油,2009年 至 2011年,2006年 至 2009年,齐鲁石化,天津石化,档案管理信息系统电子文件归档标准接口ERP系统归档接口公文管理系统归档接口财务管理信息系统（股份）归档接口,背景介绍部署架构,5,部署架构（一期）,说明： 目录数据集中在总部服务器 电子原文分散在各企业 业务系统接口部署在各企业,背景介绍部署架构（续）,6,部署架构（二期）,说明： 管理性数据（组织机构、用户、权限等）存放在总部并同步至企业；业务应用性数据（目录数据、借阅数据）存在在企业同步至总部（部署架构改变后仍保持集中管控） 电子原文分散在各企业 业务系统接口部署在各企业,7,背景介绍下一步实施计划,实施范围,8,背景介绍下一步工作计划,实施内容,档案管理系统,江苏油田、高桥分公司、北京化工研究院等27家企业,总部公文系统接口,高桥石化分公司,设备管理系统接口,燕山石化分公司,财务管理系统接口（股份）,江苏油田、高桥分公司、北京化工研究院等27家企业,财务管理系统接口（集团）,江苏油田、高桥分公司、北京化工研究院等27家企业,合同管理系统接口,江苏油田、高桥分公司、北京化工研究院等27家企业,目录,9,10,业务调研总体事宜,注意事项 管理机制 调研企业档案管理机制是采用一级集中管理机制还是二级分散管理机制，二级分散管理的企业有多少二级单位？（判断实施工作量） 隶属于那个部门？（独立部门？隶属于总经理办公室？隶属于信息部？） 企业档案管理信息化情况 是否已部署档案管理系统（整体了解系统的情况，包含数据量、系统业务流程、系统权限机制、系统档案分类机制等以判断实施工作量） 与我们系统优缺点的对比（与企业档案部门人员认真沟通，并征求他们的需求） 系统内是否具有电子原文（实体文件存放？电子原文平台？是否加密？如果是加密的要告诉企业提供解密方案否则无法迁移） 与其他业务系统是否具有接口（OA？?) 单机版还是网络版（应用范围：部分单位？全部单位？） 近期是否有数字化扫描的计划,11,实施流程总体事宜（续）,注意事项 确认实施范围 主要是确认系统的应用范围，尤其是二级分散管理的企业（不一定所有的单位都实施） 调研企业档案数据的数据量（估算数据迁移耗费的时间） 确认实施内容 主要是确认业务系统接口实施范围 档案项目包括的业务系统接口有我方提供技术开发和实施 如果企业有档案项目实施范围外的业务系统接口的需求，我们只提供通用接口支持 确认企业实施领导小组，以达到实施主导项目组人员配合的效果 其他 企业与总部之间的网络带宽 企业领导对项目实施的态度（判断实施难度）,12,实施流程总体事宜（续）,工作环境准备注意事项 网络环境（内、外） 办公环境 住宿（发票，要加盖财务章和发票专用章，石化盈科信息技术有限责任公司上海分公司）,业务调研,业务调研工作项目及内容 档案业务调研共计包含组织机构调研、业务规范调研、档案类型及元数据调研、人员职能调研、业务流程调研、库房结构调研、报表样式调研7项内容。,组织机构,调研实施企业组织机构，包括：机构名称、机构代码,业务规范,调研实施企业是否具有完备的档案管理标准规范，如：文书档案管理办法、财务档案管理办法。,档案类型及元数据,调研实施企业档案类型及元数据，包括：档案分类名称及各档案门类元数据属性（名称、类型、组合规则、限制条件等）,档案分类结构,调研实施企业档案分类结构，包括：档案分类结构、类型名称及规则,人员职能,调研实施企业档案人员职能范围，包括：专、兼职档案档案管理范围,13,业务调研,业务流程,调研实施企业业务流程，包括：归档流程、借阅流程、鉴定流程、编研流程以及流程各审批点审批人的角色,库房结构,调研实施企业库房结构，包括：库房数量、温湿度设备情况、密集架摆放结构及存放哪类档案,报表样式,调研实施企业组织报表样式，包括：案卷目录、卷内目录、封面、脊背卡、备考表、归档目录、年报,注意事项 各业务调研项的成果物统一提交至档案运维系统 运维系统地址：74:8080/ARM/ 确认个人在运维系统中是否可能正常使用，如有问题找运维解决,14,业务调研,组织机构调研注意事项 企业性质与档案管理 调研企业具有何种企业性质（集团和股份？股份和资产？） 中石化企业一般都具有两种企业性质，常用的两种类型为：集团和股份，股份和资产。 调研企业是否按照企业性质的划分管理档案 截止目前只有总部机关采用的是按照企业性质的划分分开管理档案，一般企业对档案管理不按企业的性质划分进行管理而采用的是统一管理的模式。 企业组织机构编码 企业组织机构编码在中石化代码网查询 地址：12:8000/userLogin.do 用户名/密码：cx/chaxun 在代码网查询不到的机构代码与企业协商自行编制（8位、唯一）,15,业务调研,组织机构调研注意事项 组织机构调研范围 只调研企业归档部门的组织机构即可，无需调研企业的全部组织机构 确认企业档案管理机制是一级集中管理还是二级分散管理，如果是二级分散管理要全面了解企业二级单位的组织机构,16,业务调研,业务规范调研注意事项 收集企业档案管理办法及相关规范 申请获取企业档案管理办法及相关规范的电子版（不强求），如果企业没有档案管理的相关规范可提供其他同类型企业的档案管理办法供以参考,17,业务调研,档案类型及元数据调研注意事项 档案门类 不同板块的企业会具有特定的档案门类，如：油田企业的勘探开发，炼化企业的设备装置，科研企业的科研档案等 如果企业档案管理采用的二级分散管理机制，要注意调研范围要覆盖所有的调研企业所有的二级单位 元数据字段 确认各档案门类字段名称、字段编码、字段类型、字段长度（数据的实际长度）、字段组合规则（档号）、字段固定选项（密级、保管期限），特别注意日期型字段是否符合日期格式的要求（8位） 尚无部署档案系统的企业 企业一般会使用EXCEL记录档案数据，极少量企业使用WORD记录档案数据（塔河分公司）,18,业务调研,档案分类结构注意事项 对于采用二级分散管理的企业要确认是采用统一档案分类结构，还是采用各二级单位有各自的分类结构（与系统的视图创建及权限分配相关） 注意企业档案数据是否能支持档案分类结构视图的规则（如：文书档案按年度划分，但数据中的年度字段数据不完整） 企业文书档案一般分为2000年前和2000年后两种管理机制（2000年前按卷，2000年后按件） 了解调研企业各档案门类的管理权，即：某一档案门类的管理权在档案部门还是在业务部门（对应系统档案数据的所属单位和所属部门）,19,业务调研,人员职能调研注意事项（权限） 与业务流程调研相结合 业务流程中各审批节点中所对应的领导（档案部门和其他业务部门）的职能权限 企业档案管理人员的管理范围 各档案门类是分专人管理还是一人管理多个档案门类 企业是否具有兼职档案人员（业务部门人员或档案部门临时人员），以及兼职档案人员的权限，如：是否只有数据录入的权限（对应收集整编） 调研企业档案查询利用的管理机制 企业是否在网站中开放目录/电子原文的权限或者什么级别的人才能查看等，如：上海石化只有处长以上级别的人才能在网站中查看档案（有的企业只开放目录查询不开发电子原文查看） 如果企业档案管理采用的是二级分散管理要注意将各二级单位的情况都调研清楚,20,业务调研,人员职能调研注意事项（权限）续 注意企业用户那些是AD域用户（一般具有中石化统一邮箱的用户都是AD域用户，AD域用户如： 人员所对应的组织机构要明确 若企业按企业性质的划分来管理档案那么可能会出现一个人同属于两个组织机构的情况 由于时间所限调研范围至少要达到将各档案管理部门人员的权限以及企业档案查询利用的机制调研清楚,21,业务调研,业务流程调研注意事项 重点了解借阅、续借、归档三个业务流程 与人员职能调研相对应，重点注意业务流程的审核点所对应的角色（人）在人员职能中有没有调研 如果企业档案管理采用的是二级分散管理机制，需要调研企业所有二级单位的业务流程是否一致，如果不一致要统计汇总，并与企业档案主管部门领导协商是否可以统一（尽量做到统一） 注意企业各档案门类是否采用同一业务流程 各档案门类业务流程一致还是各档案门类业务流程不同 一般企业的会计档案的业务流程可能与其他档案门类的业务流程不一致 一般企业主营业务（油田企业的勘探开发等）所对应的档案类业务流程也可能与其他档案门类的业务流程不一致,22,业务调研,库房结构调研注意事项 参考模板完成调研即可,报表样式调研注意事项 如果企业采用的二级管理机制，需要调研企业所有二级单位的报表样式是否一致，如果不一致与企业档案主管部门领导协商是否可以统一（尽量统一）,23,业务系统接口调研,系统推广项目业务系统接口范围及内容 参见PPT第9页 注意事项 财务管理信息系统 了解企业性质：大多数中石化企业都具有两种企业性质，如：河南油田（集团+股份）。少数企业只有一种企业性质，如：燃料油分公司（股份公司）。项目推广企业性质参见附件：中国石化档案管理系统推广项目企业性质表。 我们所称的财务管理系统（俗称浪潮财务）目前在企业已被替换。其中，财务管理信息系统（集团）已被财务集中核算系统替换；财务管理信息系统（股份）已被BCS（SAP）所替换。但目前企业依然保持旧系统的运行以备旧数据的查询（根据部分公司了解，但不全部确认，要调研清楚） 目前企业财务管理系统是针对不同的企业性质部署多套系统还是在一个系统内使用不同的账套以及财务管理信息系统的版本要调研清楚（目前各企业原有的财务管理信息系统版本较多2 .2、2 .3、3 .0、5 .0等）,24,业务系统接口调研,业务系统调研注意事项（续） 财务管理系统调研注意事项（续） 调研财务管理信息系统内的数据范围，如：2000年2008年等（要确定每套系统内的数据范围）