文书档案管理考纲完整版

文书档案管理 绪论1识记：（1）文档管理：社会组织的文书部门或业务部门，依据一定的原则和规范，通过一系列科学有效的方法对文书和档案实施的管理，包括文书的拟制、办理和管理，档案的收集、整理、鉴定、保管、检索、提供利用、编研、统计等内容的环节，大致相当于秘书实务课程中的办文工作和档案管理工作。2领会：（1）秘书文档管理的研究对象文书、文书工作、档案、档案工作（2）秘书文档管理的主要内容基础知识和工作流程（3）“秘书文档管理”与相关课程的关系3掌握：（1）文档管理工作的重要性文书、档案工作是国家管理的重要手段文书、档案工作是秘书工作重要的组成部分文书、档案工作是其他秘书工作的重要辅助手段第一章 文书和档案1识记：(1)文书:是人们在生产和活动中为了记录事项，管理事物、交流情况，依照一定体式制作的具有现实效用的文字材料。(2)档案:是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图像、声像等不同形式的历史记录。(3)文件:广义的文件是人们在社会活动中为相互联系、记载事物、处理事务、表达意志、交流情况而制作的信息记录；狭义的文件只是指机关在工作活动中形成和往来的具备完整公文格式的公文材料，如中共中央文件，省政府文件，单位党、政文件等。(4)科技档案:是社会组织在基本建设、生产技术管理和科学研究活动中形成的科技文件材料，如将图纸、照片、报表、文字材料等归档保存起来，即形成科技档案。(5)专门档案:是各机关、单位在进行某种专业业务工作过程中形成的档案。(5)人物档案:包括两类，第一类是知名人物档案，是出生于某地或者曾在某地工作过的各类知名人士的档案，包括他们的家谱、族谱、手稿、书信、日记、照片以及反映他们生平事迹的传记、报道材料；第二类是人类材料，是组织和人事部门管理的记录干部和员工履历资料的档案。2领会：（1）文书、公文和文件三个概念的外延大小广义文件文书公文狭义文件（2）文书转化为档案需要具备的条件办理完毕的文书才能作为档案保存对日后实际工作和科学研究有一定查考利用价值的文件，才有必要作为档案保存按照一定的规律集中保存起来，才能最后成为档案（3）公文的种类按作用可将公文分为通用公文和专用公文两类。按行文方向可分为下行文、平行文、上行文三类。按来源和使用范围可分为外发文件、收来文件和内部文件三类。按功能性质可分为法规性公文、指挥性公文、部署性公文、知照性公文、报请性公文、批答性公文和奖惩性公文。按时限要求可分为紧急公文和普通公文。按机密程度可分为机密公文和普通公文。（4）档案的种类根据档案形成的历史时期，可将档案分为古代档案、近代档案和现代档案。根据档案内容，可分为文书档案、科技档案、专门档案和人物档案。按档案的载体形式分，有甲骨、金文、石刻、胶片、磁带等。按档案的所有者分，有国有档案、集体档案和个人档案。按档案的内容体式分，有公文、图纸、账簿、家谱、日记、电稿、照片、磁带、胶片、光盘等。3掌握：（1）文书和档案的作用规范作用指导作用联络作用凭证作用参考作用教育作用（2）作为文字材料的文书的含义文书的作者是从事社会活动的人文书具有实用性文书的记录方式为文字文书的载体形式多种多样文书具有广泛的社会作用文书是一个类别名词，一般指一类文字材料，而不单指某份或几份材料（3）档案的定义包括的要素档案的本质属性（原始记录。一般属性：知识属性和信息属性）档案的来源档案形式的多样性第二章 文书工作和档案工作1识记：（1）文书工作：社会组织的文书工作机构和人员遵守相关法规制度的规定，通过一系列相互衔接的环节，完成文书的制作，办理和管理，为组织工作服务的工作。(2)档案工作:广义的档案工作是指档案事业工作，包括社会组织档案工作、档案馆工作、档案事业管理工作、档案教育工作、档案科研工作和档案宣传出版工作等；狭义的档案工作是指档案业务工作，也就是用科学的原则和方法管理档案，为党和国家各项工作服务的工作。(3)文书档案连锁法（民国）：民国时期，为了提高行政效率，出现了文书档案连锁法。就是以集中统一的原则组织文书、档案工作，由总收发室统一进行分类和登记，分发至主办单位，各单位办完公文，随即由档案室进行立卷归档。也就是文书和档案统一分类、统一登记、统一编号。(4)文书工作组织机构：是指在社会组织中担负文书工作任务的部门和人员以及这些部门和人员之间的关系。(5)文书工作组织方式:是指社会组织里面开展文书工作的具体形式，也就是安排文书处理程序所采用的形式。2领会：（1）文书工作的含义文书工作所指文书仅指公务文书。文书工作包含文书制作、文书办理和文书管理三项基本内容，也是三项基本任务。文书工作具有法定的程序和严格要求。（2）文书工作的原则：及时、准确、安全、精简（3）文书工作组织机构的分类：中心机构；专门机构、分支机构（4）档案工作的“三性”：管理性、服务性、政治性。3掌握：（1）档案工作的基本原则实行统一领导、分级管理的原则，维护档案的完整和安全，便于社会各方面的利用。（2）文书工作和档案工作的关系。文书工作与档案工作的联系：联系：对象有交叉；前后相继；相互影响；长期处于一体化状态。区别：工作对象不同，一个是文书一个是档案；工作任务不同；服务对象和目的不同；工作机构不同。第三章 文书制作1识记：(1)文书制作:是文书形成主体为了一定的目的，以特定的文体格式与载体形式表达主体意识的行为。(2)交拟:是组织的负责人将你搞任务交给起草人员的办文环节，是文件制作的起点。(3)核稿:是指将公文送负责人签发前，有办公厅（室）进行审核的过程。(4)签发:是组织负责人对呈批的文稿进行审定后签署意见的过程。(5)复核:是秘书机构在文件正式签发前，对已签发的定稿进行全面检查的过程。(6)文书体式:简单地说就是文书的文体和格式。文书的文体是适应行政工作、公共事务的需要而形成的语文体式，是一种兼有议论文、说明文、记叙文一般特点的应用文体；文书格式是指文书的各个组成部分按一定要求、规格置排的整体结构形式，包括文书的问题要求、内容结构、要素表及和格式安排等几个方面。(7)文稿:是指文书起草过程中形成的历次稿件，又可分成草稿和定稿两种。(8)文本:是指同一文件由于作用不同而形成不同的版本，也有正本、副本、存本之分。(9)修订本:是指文件经发布生效后，经实践检验或随着事物的发展，原有的文件已不再适用，有必要对文件内容或文字进行修订、补充、完善而产生的文本。(10)存本:是发文机关对重要的、有保存价值的文件留档备查的文本。2领会：（1）打字排版的注意点打字排版以签发的定稿为依据，忠实于原稿。版面设计要美观大方，严格按照文件格式进行排版。打印排版要建立相应的登记制度，防止文件在缮印过程中出现丢失。（2）文件用印的注意点以组织负责人签发为准；与文件制发组织相一致。印章端正、清晰地盖在文件落款处，上不压正文，下要骑年盖月。3掌握：（1）文书制作的要求真实反映法定作者意图严格遵守公文格式要求准确把握公文写作特点严格控制公文制作程序（2）公文眉首部分的六要素：公文份数序号、秘密等级、保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人。（3）国家秘密的密级规定及保密期限绝密三十年，机密二十年，秘密十年。（4）公文标题的三要素：发文机关名称、事由、文种。第四章 文书办理1识记：（1）文书办理的含义（广义、狭义）广义的文书办理：包括文书制作 、文书处理和文书管理在内的所有工作。狭义的文书办理：按照国家的相关规定，通过一系列前后相继的环节完成文件制作、传递、阅读、承办等工作，主要包括收文办理和发文办理两个方面，一般不包括文书的保管和立卷、整理和归档等环节。（2）收文办理：接收外组织发来的文件并对其进行运转和办理的过程。（3）拟办：社会组织秘书机构负责人对需要办理的文件提出初步办理意见，以供领导人批办时参考的过程。（4）注办：对文件的承办情况和处理结果予以简要注明的过程。（5）注发：对文件制发情况予以简要注明的过程，即由文书人员于文件发出后，在“发文稿纸”或“发文审批单”的“注发”栏内填写文件发出情况，以方便查考。（6）内部文件：组织在日常行政办公活动中形成的用于内部信息流通的文件。2领会：（1）行文制度的三要素：行文关系、行文方式、行文规则（2）我国各级党政机关组织关系的四种类型：同一系统的上下级组织之间属于领导与被领导的隶属关系。同一系统中的上级主管业务部门与下级主管业务部门的业务指导与被指导关系。同一系统的同级组织之间属于平级关系。不同系统之间不相隶属关系。 （3）文件处理单的基本格式（P125图4-3）（4） 承办工作的注意点承办上级文件，首先要消化理解上级指示的内容实质，这是完成承办任务的基础。其次，办文时不能照抄、照转，必须注意结合实际情况具体加以贯彻。再次，上级文件指示的传达，要按照有关规定和领导批办意见，不能只是念念就了事。最后，上级文件一经下达，要根据领导批办意见，及时检查贯彻执行情况。承办下级的请求、报告，首先，对请示要着重审核所请事问题的事由、依据情况，要求是否符合实际，是否正确。其次，根据上级有关规定和机会领导批办意见，对请示口头或书面做出答复，答复问题要明确、肯定。统筹规划、妥善安排。（5）内部文件的特点实用性、保密性、多样性。3掌握：（1）文书办理的特点：连续性、时效性、保密性、集成性、规范性。（2）文件暂行保管阶段的主要任务：整理、保管、提供利用、处置、移交、销毁。（3）行文方式的六种类型：逐级行文、多级行文、直达行文、越级行文、直接行文、联合行文。（4）行文规则的主要内容行文要尊重社会组织的隶属关系。行文要尊重组织职权。行文要考虑必要性。行文要明确发文权限。同级社会组织可以联合行文。经批准公开发布的公文同发文机关正式印发的公文同等效力。（5）两次签收的任务清点。检查。签字。（6）批办的要求：要准确领会发文意图，交代办文的具体要求，科学合理地组织人力、分配任务，以求迅速处理文件。重要的，必须由社会组织主管领导批办的文件，一定要由领导当面批办。文件准确送至文件所涉及主管领导处批办，避免出现主管领导批办不属于其职权范围的文件的现象。文件示经领导批办之前，不得将文件的内容和拟办意见随意透露级组织内部及外部的相关人员。批办过程保持联系，随时了解文件去向和处理情况。领导不能依赖秘书的拟办意见，要仔细阅读文件。（7）传递文件的主要方式邮局传递、机要通信传递、机要交通传递、电信传递、文件交换。（8）秘书部门开展档案咨询与提供服务的方式针对组织工作重心和业务活动安排，提供相应的文件资料和数据支持。定期印发已归档保存的内部文件目录。主动编制相关的汇编产品，如组织工作制度汇编、关于某项活动的文件汇编等。第五章 文书管理1识记：（1）文书管理：通过严格规范的制度和科学有效的方法对文书的数量、质量和运作过程进行的监控和掌管。（2）文书保管：特指文书从生成或收到开始到归档或销毁之前，在组织内的保存和管理。（3）文书清退：是文书部门根据有关制度和归档，对办理完毕的文件进行清理，退回原发文组织或本组织的文书部门的工作。2 领会：（1） 保证文书安全的具体要求首先要做到及时收集，文书工作者要主动关心文件的办理进度，掌握文件的去向，将办理完毕的文件及时收集起来，避免文件的丢失。其次要做到集中保管，将文书分门别类地集中保存于指定场所，由专人管理，如需借阅，必须严格执行登记制作，避免文件流散。再次，要保证文书存放的库房和文件装具的牢固，做好保卫工作，避免文件受到损害。（2） 保守文件机密的具体要求 首先要制定严格的保密制度，严惩违规违纪事件的当事及相关人员；其次要选用业务过硬、政治素质高的人员专门从事机密文件的管理工作，必要时要成立专门的机要部门。再次，要将机密文件和普通文件分开管理，在从制作到传递再到利用的诸环节上，都要采取相应的保密措施。（3）文档管理工作的根本目的：为组织工作和社会各方面提供服务（4） 在文书管理工作中处理好严格管理和方便利用的关系 一方面，文书管理工作要严格遵守各项规章制度，严守机密，另一方面，又要方便利用。这两个方面看上去有些矛盾严格管理有时会妨碍利用的方便些，会缩小利用的范围；方便利用、扩大利用范围，就会破坏制度的严格性，可能影响文件的安全性和保密性。但就长远和整体而言，严格管理和方便利用是同一的，严格管理是方便利用的基础和前提，没有严格的管理，文件数量不全、结构混乱、文件残破，就无法利用。文书管理工作要提倡“管而不死、活而不乱”的做法，做到原则性和灵活性的统一。该严格时，决不放松；该灵活时，也不死板，在坚持原则的前提下，具体问题具体分析，分别采取不同手段处理问题。（5） 阅文室的作用便于领导和相关人员安排阅读时间；提高文件周转速度；有利于文件的安全和保密；有利于提高文书工作效率。3掌握：（1）文书管理的意义有利于提高文书工作的质量和效率有利于保证文书的安全为档案工作奠定坚实基础（2） 文书管理的原则 统一管理原则；分类管理原则；安全保密原则；方便利用原则。（3） 文书保管的方法分类保存、平时归卷、装入文件盒（夹）、存放有序、严格借阅制度（4） 借阅制度的主要内容借阅范围、借阅登记、借阅后的归还（5） 如何建设阅文室 阅文室地点的选择要本着既方便领导阅读又方便文书人员管理的原则，尽量靠近领导办公室所在的楼层和建筑，也不能离机要室很远。阅文室要保证周边和室内的安静，室内整洁，光线充足。物品摆放有调理。阅文室内要配备文件柜、文件盒（夹）、桌椅等基本设施，还应注意安保工作，安装保险门窗，放置消防器材。（6） 现行文件汇编的几种形式 法规文件汇编、重要文件汇编、发文汇编、会议文件汇编、公报和政报、统计数字汇集(7)办好文件清理工作的注意事项经常讲文件实物和文件登记簿对照，做到文账相符；认真抓落实，做到该承办的件件有措施，该回复的件件有回应；做好交接工作，文书工作人员调离工作或离职时，要把文件交接清楚。第六章 文书工作与档案工作的衔接1识记：（1）文书终极处理:就是对已经办理完毕的文书进行价值鉴定，以确定文书是否具有继续保存价值，并将没有保存价值的文书予以销毁，将有价值的文书经过整理变成档案长久保存的工作。（2）立卷：文书部门或业务部门将处理完毕的，具有保存价值的公文，按照它们在形成过程中的联系和规律进行系统整理编目，组成案卷的工作，它是整理与保管档案文件的一种重要手段。（3）案卷：由互有联系的若干文件组合而成并放入卷夹、卷皮的档案保管单位，也是全宗内档案系统排列、编目和统计的基本单位。（4）档案收集：是接收、征集档案和有关文献的活动，就是按照国家规定，通过例行的接受制度和专门的征集办法，将分散在各机关、组织、个人手中和散失在社会其他地方的档案，有组织、有计划地分别集中到各机关档案室和各级各类档案馆，实现档案的统一和分组管理。（5）档案价值鉴定：按照一定的原则、标准和方法，甄别和判定档案的价值，确定档案的保管期限，剔除失去保存价值的档案并加以销毁，使保存的档案达到精炼的工作。（6）归档范围：用来指定哪些文件需要归档，哪些文件不需归档的界限和标准（7）立卷类目：也称归档类目或立卷方案，是各个社会组织在每年初根据本组织工作活动的规律，预计该年度可能形成文件的类别和数量，拟制出来的归卷条目，作为平时文件材料立卷的指南。（8）平时归卷：是指文书部门依照立卷类目表所设类目，将办理完毕的文书随时归入事先准备好的卷夹内。（9）卷内备考表：是关于卷内文件状况的记录单，排列在卷内文件之后，用于注明卷内文件与立卷状况。（P215图6-1）（10）通讯者特征的概念：也可称为收发机关特征，是指公文中具有问复的性质的文种特征。2领会：（1）文书工作和档案工作的“分水岭”和“结合部”文书归档，意味着文书工作的终结和档案工作的开始，是文书工作和档案工作的“分水岭”和“结合部”，也是文书部门和档案部门按不同的职能履行“交”与“接”手续的过程。（2）文书处理部门立卷的好处便于发挥文书处理部门熟悉业务和文书处理过程的优点，可以维护机关活动的历史面貌，提高案卷质量和工作效率。由文书部门暂时保存当年的文件，方便承办人员随时调阅，减少了归档和调卷的手续。由文书部门随时集中立卷，可以防止文件散失，有利于保证文件齐全及保护党和国家机密的安全。有利于档案室专门从事档案的整理、保管、利用等工作，改变机关档案部门“一年工作，八个月立卷”的被动局面。有利于沟通文书部门和档案部门的联系，共同研究文书处理和档案中的有关问题，提高机关工作水平。（3） 确定文件材料归档范围的依据和指导 确定文件材料归档范围，应以中华人民共和国档案法为依据，以国家档案局颁布的机关文件材料归档范围和文书档案保管期限归档为指导。（4） 档案价值鉴定的原则 从国家和人民的利益出发去判断档案的价值； 用全面的观点去判定档案的价值； 用历史的观点去判定档案的价值； 用辩证的观点去判定档案的价值； 另外，档案鉴定还需注意这样几个原则：保存从宽，销毁从严；年久从宽，近期从严；孤本从宽，复本从严；本单位文件从宽，外单位文件从严。 （5）档案价值鉴定最基本的方法 档案价值鉴定最基本的方法是直接鉴定法，即直接、具体的审查档案，要求档案鉴定人员逐件审查档案材料，从它的内容、作者、名称、可靠程度等方面，全面考察分析确定其价值，不能只根据文件题名、名称、文件目录等确定档案价值。（6）我国现行社会组织档案鉴定工作的程序各组织档案室根据国家档案局的原则精神和本单位的具体情况确定本单位的归档文件范围和档案保管期限表等文件，提出没有保存价值的文件，即“不归档文件”，由文书处理部门或业务部门保存一二年后加以销毁或作为参考资料使用；根据档案保管期限表确定文件的保管期限；档案价值复审：复审主要有两种移交复审和到期复审。（7） 机关文书档案的保管期限：永久、定期两种。定期一般分为30年、10年。（8） 文书立卷的要求第一，保持文件之间的内在联系与完整；第二，正确反映本质工作的历史面貌；第三，要区分文件材料的保存价值；第四，要方便保存、检索和应用。（9）分类编号法的运用：P204 表6-1（10）案卷标题的拟写卷内文件的作者的拟写；卷内文件问题的拟写；卷内文件的文种的拟写；卷内文件的时间的拟写；卷内文件的通讯者；卷内文件涉及地区的拟写。（11） 案卷标题中的时间指向 是指公文内容所针对的时间，而不是成文时间，所以它一般只用于计划、总结、预算、决算等时间特征组成的案卷中。年份要写具体，不能用“今年”、“去年”一类的词语代替。（12） 装订案卷的“三孔一线法” 具体步骤是，出去文件材料上的订书钉、大头针、回形针等金属物，对破损、不合规格的文件材料要进行修补和托裱，对字迹不清的文件要修复，对文件大小不一、长短不齐的应将其折叠的整齐美观，取折叠好的档案卷皮与卷内文件目录、文件材料的左边和底边平放入折叠好的卷皮中，卷脊要正好吻合，然后将档案卷皮的封面、封底向外翻开，用铁架子把档案卷皮和文件材料的上部、底部和卷内文件材料夹紧；将档案正面朝上放在桌面上，下面垫装订板或就书包，用手电钻或钻子在装订部位钻三个等距离小孔；用档案装订线装订案卷；装订好的案卷要做到掉页、不倒页、不压字，不损坏文件材料，不妨碍阅读。（13） 归档章的标准格式（P238图6-4） 归档章的位置不限于首页右上角，只要在首页上端空白处皆可，归档章项目只保留检索必备内容。归档章的标准格式为长45mm，宽16mm，分为均匀的6格，其内容从上到下，从左到右分别是全宗号、年度、室编件号、机构或问题（为选择项）、保管期限、馆编件号。（14） 归档文件目录封面式样：P246图6-73掌握：（1）档案收集的作用收集是档案工作的起点。收集工作是贯彻档案工作基本原则的首要措施。收集工作直接关系到档案工作的信誉问题。（2）档案价值鉴定的意义便于发挥档案的作用便于档案的安全保管便于应付突发事件（3）现行机关文件材料归档范围和文书档案保管期限的规定特点？规定具有宏观性和指导性，强制性和权威性，为各级各类社会组织依法开展文件材料归档范围和档案保管划定工作提供了重要依据和保障。 (4)具体档案价值鉴定工作的注意点 区别对待、以本单位为主、综合分析。（5） 档案保管期限表的结构 档案保管期限表通常有顺序号、条款、保管期限、备注和说明等部分组成，其中条款和保管期限是最基本的组成部分。（6） 档案保管期限表的类型 标准档案保管期限表（通用档案保管期限表）； 专门档案保管期限表； 同系统机构档案保管期限表； 同类型机构档案保管期限表； 机关档案保管期限表。（7）文书立卷的步骤文书立卷通常要经过以下几个步骤：编制立卷类目、平时归卷、年终调整定卷、组卷、卷内文件的排列和编号、你写案卷标题、填写卷内文件目录和备考卷、填写案卷封皮、装订案卷。(8) 立卷类目的组成 立卷类目通常由类目名称、条款名称和条款号，即类、目、号三部分组成。 （9）平时归卷工作的内容 准备文件夹；及时归卷；定期检查和调整。 (10)卷内备考表:（P215图6-1）(11)六个特征立卷法根据问题特征立卷；按时间特征立卷；按文种特征立卷；按作者特征立卷；按通讯者特征立卷；按地区特征立卷。第七章 档案的整理与保管1. 识记：（1）档案整理工作：是档案基础工作中的关键环节，它是将处于凌乱状态的档案进行基本的分类、组合、排列和编目，组成一个有序体系的工作。（2）全宗的概念：是一个独立的机关、组织或人物在社会活动中形成的具有有机联系的文件整体，是档案馆的基本分类和管理单位。2. 领会： （1）构成立档单位的主要条件构成立档单位的主要条件有三个:第一，可以独立行使职权，并能主要以自己的名义对外行文；第二，是一个会计单位或经济核算单位，自己可以编造预算或财务计划；第三，设有管理人事的机构或人员，并有一定的人事任免权。 （2）全宗的主要形式 独立全宗是全宗的主要形式。联合全宗、人物全宗、档案汇集、全宗汇集为补充形式。 （3）年度分类法中所属年度的判定文件上有两个以上日期且不是一个年度；文件上没有日期；跨年度文件；专门年度的文件。 （4）年度组织机构分类法 先把全宗内档案按年度分开，然后在每个年度下面在按内部组织机构进行分类。P274 （5）组织机构年度分类法 先把全宗内档案按组织机构分开，然后在组织机构下面再分年度。P274 （6）年度问题分类法 先把全宗内的档案按年度分开，在年度下面再分问题。P275 （7)问题年度分类法 先把全宗内档案按问题分开，然后在问题下面再分年度。P276(8)案卷目录封面：P280图7-1(9)档案保管工作的基本原则以防为主，防治结合；按全宗和专业类型项进行保管；以保护为宗旨，以利用为目的；保护重点，兼顾一般；自力更生，勤俭节约。(10) 档案库房建设的基本原则 档案库房建设的基本原则是适用、经济、美观，档案库房的基本要求是具有较好的保温与隔热性能。3. 掌握： （1）档案整理工作必须坚持的原则首先，应该按照档案形成的特点和规律开展工作；其次，要保持文件之间的历史联系；最后，要注意充分利用原有的整理基础，便于管理和利用档案。 （2）档案整理工作的内容档案整理工作的内容，也可以说是档案整理工作的基本程序或整理工作的环节，主要包括区分全宗、全宗内档案的分类、立卷（组卷）、卷内文件的整理、案卷封面的编目、案卷装订、案卷的排列、案卷目录的编制、档案盒的排架等。档案室对档案的整理，按其工作内容，大致可以被分为三种情况：系统排列和编制案卷目录或归档文件排列；对整理不善的档案进行局部调整；对一些零散档案或机关单位、个人委托整理的档案，档案室还要按照立卷整理流程或归档文件整理流程进行全过程的整理工作。（3） 全宗的三个基本涵义 全宗是一个有机整体；全宗是在一定的历史活动中形成的；全宗是以一定的社会单位为基础而构成的。（4） 跨年度文件处理方法 对于计划、规划、总结、预决算、统计报表以及法规性文件等内容涉及不同年度的文件，统一规定为按文件签发日期（即落款日期）判定文件所述年度；跨年度形成的会议文件、案件材料等往往统一在办结年度归档，分类时归入办结年度；几份文件作为一件时，“件”的日期应以装订时排在最前面的文件的日期为准；回复性文件归入复文年度。 （5）影响档案寿命的人为因素由于政治斗争、战争及其他各种原因，某些档案文件遭到有计划有意识的破坏，导致该历史时期或事件无法被完整或真实地记录下来；由于档案工作人员或利用档案、接触档案的有关人员麻痹大意，或玩忽职守，或不遵守规章，或缺乏档案管理知识等导致管理或使用不当，由此造成档案的丢失、损坏或档案系统的混乱；在档案日常管理和利用过程中，难以避免的发生档案材料的老化和磨损现象。 （6）档案保管工作的任务 防止档案的损坏；延长档案的寿命；维护档案的安全。第八章 档案的检索与利用1识记：（1）档案著录：通过对档案的内容和形式特征分析选择并记录下来，形成条目。（2）档案标引：赋予著录对象分类标识或主题词标识，赋予分类标识的过程为分类标引，赋予主题词标识的过程为主题标引。2领会：（1）档案检索的两大部分档案的检索分为两大部分-档案信息的存储和档案信息的查找。档案信息的存储阶段具体由著录和标引完成，并由此形成了不同的检索工具。档案信息的查找实际上是通过对各式各样检索工具的利用来获得需要的线索，然后根据这些线索去寻找对应的档案实体或档案信息。（2）存储过程的两大环节：档案著录标引和编制检索工具。（3）档案检索效率的查全率和查准率查全率=（检索出的有关档案/全部有关档案）*100%查准率=（检索出的有关档案/检索出的全部档案）*100%互逆关系。（4）档案著录与标引的依据档案著录的依据是档案著录规则(DA/T 18-1999)标引的依据是中国档案分类法、中国档案主题词表、档案分类标引规则、档案主题标引规则。（5）档案检索语言的两大类分类语言，即中国档案分类法主题语言，即中国档案主题词表（6）档案提供利用的方式阅览服务外借服务展览与陈列服务复本制发服务制发证明服务目录信息服务咨询服务3掌握：（1）档案检索系统的三要素档案信息档案检索技术设备档案检索语言与方法（2）档案检索的地位与作用档案检索是档案管理中重要的环节和内容档案检索是提高档案管理水平的重要手段档案检索推动档案管理的科学发展档案检索促进了档案及其信息的利用档案检索促进档案人员业务素质的不断提高（3）档案著录规则的主要内容著录项目、标识符号、著录条目格式、著录用文字、著录信息源和著录项目细则 。（4）档案检索工具的作用桥梁作用交流作用管理作用第九章 档案的编研与统计1. 识记：（1）档案编研：档案编辑研究工作，是指以馆（室）藏档案为主要依据，主动提供和报道档案信息，为社会、组织机构或有关方面服务的一项工作。（2）大事记：又称年表、年谱、大事件纪年等，是以档案记载为主要依据，按时间顺序简要记述一定历史时期的重大事件和重要活动的史料型参考资料。（3）组织沿革：也称为组织机构沿革，是全面、系统地记述和反映某一地区、某一系统、某一单位组织机构演变的参考材料，其主要作用是为人们查考、研究某一主体的组织变革和历史发展提供客观的基础性信息。（4）档案统计：用表册、数字的形式，对档案和档案工作诸多现象的数量关系进行调查、整理、分析和研究，从而揭示其发展过程、现象及其一般规律工作。2. 领会：（1）档案编研的意义档案编研工作是高效、优质地满足社会对档案信息需求的有效方式档案编研工作是保护档案原件永久保存的重要途径档案编研工作是衡量档案馆（室）工作水平的重要标准（2）现行档案文件汇编的编写要求适当的选题恰当的选用档案实事实是的编研态度注重效率与效益的提高（3）大事记的结构：题名、前言、目录、正文、附注（4）组织沿革的结构总题名、总序、目录、正文、附图3. 掌握：（1）档案编研的主要内容编写档案参考资料编纂出版档案汇编或在报刊上公布、发表档案史料编史修志、撰写学术著作和文章（2）现行档案文件汇编的特点全面性、可参考性、可替代性（3）现行档案文件汇编的结构汇编名称、目录、文件原文。（4）大事记的种类组织工作大事记；专题大事记；组织职能变更大事记。（5）组织沿革的形式文字叙述：以文字表述的形式记述社会组织与负责人职务变化的基本情况，其中社会组织性质与主要职能、隶属关系、人员编制、内部机构设置、负责组成这五个要素为必备要素。组织系统图：用于介绍一段时期内社会组织的职能部门设置与负责人、工作人员安排等情况所采用的图形方式。组织系统表：将文字表述的五大要素以表格形成表现出来。（6）组织沿革的体例：年度内容法；部门年度法；问题-阶段-部门法（7）档案统计的步骤：档案统计调查、档案统计资料的整理、档案统计资料的分析。（8）档案利用效果登记簿。日期单位姓名案卷或文件题名利用目的利用效果第十章 电子文件管理1识记：（1）电子文件：又称数字文件，是在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。（2）文本文件：又称字（表）处理文件，它是使用文字处理软件生成的，由字、词、数字或符号表达的文件。（3）电子文件技术鉴定:是对电子文件的各方面技术状况进行全面检查，包括对信息真实性、可读性、完整性、有无病毒以及对载体状况的检测。（4）双套制:大多数社会组织为谨慎起见，仍坚持将电子文件及其硬拷贝一起存档，双套保存。2. 领会：（1）常用电子文件存储格式：P362表10-1（2）电子文件的双重鉴定：一是判断电子文件信息的有用程度，即内容鉴定；二是判断电子文件信息的有用程度是否有实现的可能，即检查电子文件的技术状况，即技术鉴定，二者合称为双重鉴定。它是电子文件鉴定工作的核心内容。（3）电子文件内容鉴定的步骤：制订电子文件保管期限表将电子文件保管期限表纳入管理系统并予以维护归档鉴定期满鉴定进馆鉴定（4）电子文件利用的特点共享性、复用性、交互性、多样性、开放性（5）电子文件在线利用的具体方式计算机网上浏览、网上复制、网上咨询（6）电子文件非在线利用的具体方法计算机单机浏览、提供电子文件拷贝、缩微阅读3. 掌握：（1）电子文件的三要素：内容、结构和背景。（2）电子文件处置工作的内容：保存（保存在文件管理系统中、脱机保存、缩微）、销毁、迁移（3）电子文件技术鉴定的具体过程分析影响文件技术状况的因素以及应当采取的相应措施检查保障措施的实施结果根据检查的结果，判断文件技术状况（4）电子文件保管的特点电子文件的保管贯穿于整个生命周期电子文件管理成本增加电子文件的内容信息安全是电子文件保管的重要内容结构的复杂性影响文件的真实性、完整性和系统性（5）对电子文件载体保护的具体措施控制温湿度，推荐温度18，相对湿度40%。防止灰尘防止外来磁场防止机械震动防止光线（特别是紫外线）和有害气体加强日常管理维护工作。（6）电子文件信息保护的技术措施加密身份认证备份防火墙物理隔离入侵检测（7）电子文件内容信息保护的管理措施。加强安全意识和保密意识建立健全电子文件管理制度完善电子文件信息安全的法律法规体系第十一章 企业文档管理三、考核知识点和考核要求1识记：（1）企业文档:是指企业在日常生产、技术、经营等管理活动中形成并使用的各种文书及由这些文书转变而来的档案，它是企业各类活动的重要工具和真实记录。（2）“三低一少”：水平低、受重视程度低、技术手段低、经费投入少，是中小企业文档管理的现状。2. 领会：（1）企业文书工作的基本原则企业文档工作的基本原则：实事求是、精简、高效、准确、安全企业档案工作的基本原则：集中统一管理企业档案；维护企业档案的完整系统与安全；确保企业档案的有效利用（2）企业档案人员的要求遵纪守法、忠于职守、具有专业知识，档案部门负责人应具有中级以上专业技术职称或大学本科以上学历，档案人员应具备大学专科以上学历或同等学历水平，档案人员应定期接受档案业务培训。（3） 企业档案信息提供利用时应注意的问题根据保密规定和知识产权管理要求，设定利用者权限。超越权限的利用需经有关领导审批；利用档案应按规定进行登记。对利用效果突出的应进行登记；对档案信息进行分类汇总，形成专题汇编，如规章制度汇编、专题文件汇编、荣誉证书集等；对档案信息进行综合整理，形成专题材料，如大事记、年鉴、组织沿革、产品性能比较、科研成果简介、工程项目简介、设备的更新换代、市场的变化等；对档案信息进行分析研究，形成深层次加工材料，如历年生产经营指标统计分析、重大事故研究分析、企业史志等。（4） 选择企业文档管理软件时通常考虑的因素 需要因素、功能因素、兼容因素3. 掌握：（1）企业文档的作用是企业管理工作的重要依据和凭证是企业深化改革的第一手资料是企业实现可持续发展的必要保障（2）企业档案工作的基本原则集中统一管理企业档案维护企业档案的完整系统与安全确保企业档案的有效利用（3）大型企业文书工作机构层次和人员分布组成文书工作中心机构，即企业办公室文书工作分支机构，即企业的各职能部门文书工作专门机构，即机要室、文书室等（4）企业文件材料归档的基本要求归档的文件必须完整、准确、系统，其制成材料应有利于长久保存，图文字迹应符合质量要求。归档的文件材料必须准确地反映企业生产