德州公安局纸质档案数字化加工服务项目技术及服务要求

德州市公安局纸质档案数字化加工服务项目技术及服务要求（一）总则德州市公安局档案数字化扫描采购项目主要是对德州市公安局档案室部分库存纸质档案进行数字化加工，数量约280万页。包括档案的拆卷、前处理、扫描、录入、录入校对、质检、复检、装订、数据挂接、扫描后的数据转入德州市公安局规定的应用软件系统并能正常运行等相关内容，本次采购供应商必须按竞争性磋商文件的要求，对所有服务内容全部进行报价，不得缺陷漏项。1.1系统建设任务1.1.1扫描部分馆藏约280万页纸质档案及少量声像档案等资料；（不区分纸质页面大小和纸质类型，统一按照A4纸张）。1.1.2档案数据条目录入；1.1.3档案拆装还原，对于部分档案需要修补、重新更换档案盒和打印封面、目录。1.1.4三年数据免费维护服务。1.2技术标准及规范中华人民共和国档案法国家档案局CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求GB/T 17678.1-1999归档文件整理规则 中华人民共和国档案行业标准 DA/T22-2000档案著录规则DA/T18-1999电子文件归档与管理规范GB/T 188942002纸质档案数字化技术规范DA/T31-2005（二）加工技术要求供应商必须响应每一项加工技术要求。2.1质量要求 2.1.1供应商必须使用具有自主知识产权数字化加工平台软件进行生产，保证加工质量及可追溯性。2.1.2扫描图像格式为：多页TIFF 和多层PDF文件，同时进行OCR识别。2.1.3彩色扫描，扫描分辨率不低于300dpi，对于案卷中出现字迹较小、较密集等情况，可将分辨率提高到600dpi。2.1.4图像完整清晰扫描图像允许有一定的歪斜度，但不宜过大，每一幅扫描图像倾斜度小于1无黑边。2.1.5扫描图像无错页、漏页。2.1.6著录信息和扫描图像必须一一对应。2.1.7档案装订还原，不得损坏、遗失原始档案。2.1.8采用平板进纸方式扫描，尽量确保纸张扫描时放置端正，从而保证原始扫描图像无歪斜，减少后期处理可能带来的图像失真。2.1.9扫描时，应根据纸张质地、底色、薄厚程度等因素，设置最佳的扫描明暗度、对比度设置，保证原始扫描图像效果与原件吻合。2.1.10对于档案中的“筒子页”，应当平摊开后进行整幅扫描。折子页等超长页进行分页扫描后，要拼接成一页。2.2成品格式要求2.2.1成品数据能与档案管理系统进行无缝挂接。2.2.2只有满足要求，挂接在系统中正确使用的档案才认定为成品。成品数据导入档案管理系统，并通过目录索引系统能正确调用。 经技术处理后的图像文件应同时封装为多层pdf文件，并将封装好的文件存储到相应文件夹中。2.3 加工设备及人员的要求供应商在本项目中投入的设备、人员需满足项目实施质量及工期要求。项目工作人员需具备一定的档案业务知识和档案整理操作能力及档案数字化加工的实际操作经验。2.4其他要求采购人负责提供档案所需的工作场所及办公桌椅，不收取水、电费和场地费；档案扫描所需的任何相应设备由供应商自己提供。（三）安全保密要求3.1保密措施3.1.1供应商必须有严格保密制度。3.1.2供应商在响应文件中必须详细描述保密措施。3.1.3所有工作人员上岗前必须经过保密培训。3.2保密责任在档案数字化加工过程中造成的泄密事故，由供应商承担全部责任。3.3信息安全1.严格遵守有关保密、档案法律法规和德州市公安局的有关规定。数字化加工工作必须在指定的场所内进行，确保场所正常秩序和安全。不得遗失、损坏档案，如有违反有关法律法规的，将追究相关责任人责任。2.加工单位在签订合同时成立项目组，由加工单位和委托单位人员组成。双方指定专人负责该项目，加工单位项目负责人必须为加工单位公司级负责人，并列出具体的项目操作标准及流程、项目实施计划、人员及保证措施。3.项目工作人员必须具备一定的档案业务知识和档案整理操作能力及档案数字化加工的实际操作经验。4.签订保密协议，加强对工作人员的保密教育。5.建立严格的保密制度，加强管理，杜绝工作人员对档案及档案信息的私自复制行为。6.不同的工序之间采取不同的措施，杜绝泄密事故发生。7.扫描加工场地要做好安全及保密措施，具备保密设施，保证档案原件的安全和保密。在工作平台上建立监管系统，实时监控工作人员的操作过程，统一记录保存。8. 加工现场不允许有移动存储设备，任何加工数据不能带出工作区域，加工设备不允许接入互联网。9. 加工过程中的废弃光盘和纸张必须销毁，在指定地点处理。10. 在数据调用接口程序中必须有保证信息安全的设计。11.项目完成且经过验收后，加工操作终端上的数据须在委托方项目负责人的现场监督下销毁，所有硬盘无偿归采购人所有。（四）实施要求4.1实施数字化流程要求数字化流程至少应包括：档案领取、资料整理、编码、起钉拆档裱、扫描、改名、图像处理、编辑文件属性、质检、补扫、档案排序、目录打印、档案装订、原始档案质量抽检、档案归还、数据批量导入、图像数据备份等。供应商所提供的档案数字化成品应能满足德州市公安局档案管理软件的要求，挂接数据能在系统中得到很好地应用，对硬件设备的需求提出合理化建议。4.2档案版权要求档案数字化入库后可设置选择加入或去除版权水印，水印不能影响档案内容，在打印时一并打印到纸张。4.3扫描工作环节与质量要求完整的数字化加工一般要以下工序：l 档案领取本项目涉及档案数量大，档案的正常规范领取是保障档案安全的重要前提。供应商应结合实际情况，制订合理的档案领取归还制度，专人负责，认真填写领还档表格，责任落实到人，建立档案的再借阅制度，不影响日常业务受理及档案查询。具体项目格式如下：整档期间档案领取、归还登记表 （A3纸横）领档时间领档人号段领档数量（卷）档案类别还档人接档人接档数量（卷）档案类别接档数量（卷）接档时间备注l 资料整理档案内散落的资料要根据档案实际情况及卷内目录要求，归入每宗资料内相应位置，且根据系统批量数据上传规则标注每宗案卷扫描的先后次序及每宗文件号。l 编码 根据档案管理要求按照确定的编码规则，在每页的左上或者右上角编辑文件页码。不允许跳码、漏码、重码。随时检查打码机是否有漏码、跳码现象，一经发现，立即更换，打码时翻页要仔细。l 起钉拆档裱糊在档案扫描前用起钉器拔掉档案中的钉书钉及金属物，档案要拆分成独立的页，不得有粘连的情况，以方便扫描。在拆档案的过程中要注意保护原始档案，不能对原档案造成人为的损坏；对装订边过小导致装订后会压字的，以及客户要求的其它需要裱糊的档案进行裱糊。裱糊应不改变纸质载体原貌，不损坏原载体和字迹及其他历史痕迹。A4扫描用A4文档扫描仪对A4纸幅文档扫描，扫描时，注意技术参数的合理调节，使图像质量达到最佳。l A3扫描用A3文档扫描仪对A3纸幅文档扫描。扫描分辨率不得小于300DPI，图像存储格式为TIFF和PDF，扫描的图片文件存放到本机硬盘。在扫描过程中，不要对原档案造成损坏；仔细检查扫描的档案是否有夹页，避免有漏扫或重扫的情况发生；并应根据不同的档案质量（字迹的清晰度）随时对扫描亮度、对比度以及图像尺寸进行调节，以确保扫描出来的图片字迹清晰，亮度合格，图像完整；扫描图像允许有一定的歪斜度，但不宜过大。l 改名合并A3、A4图片数据，根据档案实际页码对电子文件进行页码改名，删掉重复扫描页，并用工具软件检查该宗档案是否有漏扫描现象。对扫描人员扫描的图片按纸质档案上编写的页码改成电子页码，做到与纸质档案的页码一致，并参照每宗条码号建立电子文件夹名称。避免因大意造成手误，错录页码，特别是条码号的建立一定要谨慎。l 图像处理对扫描仪自带软件未能处理图像，利用工具软件对图像进行例如：图像纠偏、去黑边、去黑斑、压缩、图像格式规范等系列处理，对不清晰图像的核查。l 编辑文件属性根据数据上传档案分类要求结合原始目录对每卷档案逐页进行影像属性编辑。l 质检对图片文件分类属性、分辨率、存储格式、字节量大小、光亮度、对比度、倾斜度等结合原始档案进行质量检验，不合格数据必须补扫。对已经完成更名的电子图像使用单机质检程序进行逐页的质量检查，包括页码、亮度、字迹的清晰度、分辨率、扫描格式等，质检后的成品数据以日期命名保存到本地硬盘。质检人员在质检的时候，仔细检查其页码是否正确，有无扫错页、扫漏页以及扫重页等情况；扫描的页面是否完整，亮度是否合格，字迹是否清晰以及分辨率是否大于或等于300DPI，扫描格式、文件命名格式是否达到客户要求。还要对扫描人员的各种错误作相应的记录，及时反馈给相关负责人和扫描人员，以便及时更正其错误，项目负责人也可以以此来了解本项目目前的运行状况，随时作出调整。质检后的成品数据由项目负责人对其进行抽查，若发现问题及时通知相关人员，责令其改正。并做好相关记录上报公司，按公司的规章制度对相关人员进行处理。l 补扫对质检后的错误数据进行修改和补充扫描的过程。l 电子档案抽检质量抽检人员在当天质检后数据中抽取35%的数据进行质检，不能满足100%的合格率，则该批数据必须重新质检。l 档案排序根据档案页码还原资料排列。l 目录打印依靠目录打印程序，调取制作好的电子数据，打印卷内目录，更新档案卷内目录。打印前把电子封皮和目录与原档对照一下，确定无误后放入打印机打印。打印时发现档案皮表面毛燥的应更换新档案皮再进行打印。l 档案装订按照原档案装订模式进行还原性装订。装订过程中，要注意对原始档案的保护。装订后要三孔一线，以左齐、下齐为原则，并检查有无掉页等情况。l 原始档案质量抽检对装订好的原始档案进行质量抽检，检查是否装订不整齐、掉页等现象。l 档案归还对照档案领取记录，按批次归还档案。供应商档案交接人员先把需要归还的档案排序，清点数量，准备好档案交接清册与采购人交接人员进行档案交接工作。l 数据批量导入利用业务系统，实现电子档案数据上传系统数据库。l 图像数据备份按照拟订的数据备份原则对扫描电子档案数据进行备份。4.4编制案卷目录宗内文件目录是以文件（证件）为单位著录的，置于卷首。用以介绍宗内文件的成分和内容，便于查阅和统计宗内文件。具体项目格式如下：宗内文件目录（A4纸纵） 移交日期： 年 月 日序号责任者文件名称日期页号备注表中各项内容的填写：宗内目录表应按宗内文件排列的顺序填写，宗内目录表上的内容应与宗内文件的份数及排列的顺序相一致。不重登、不漏登、不错登。（1） 序号：宗内文件按照排列顺序编的流水号，每份文件有一个顺序号。（2） 责任者：宗内文件所属部门的名称。（3）文件名称：即宗内文件的名称。（4）日期：按文件的形成时间填写。（5）页号：指宗内文件所在之页的编号。（6）备注：留待宗内材料发生变化情况之用。4.5案卷封面格式档案的包装，采用卷皮与档案盒（袋）相结合的形式包装档案为好，即盒（袋）内装数卷档案的形式。基本达到了对档案进行相对密封保管的条件。4.5.1案卷格式：案卷封面宗内文件目录宗内文件封底4.5.2案卷封面的填写全宗号；类别号；目录号；档案号4.6档案盒脊背的填写档案盒脊背项目包括：全宗号；类别号；目录号；起止卷号；盒号；保管期限4.6.1全宗号：立档单位形成的全部档案的代码。4.6.2类别号：全宗内各类别档案排列编号的总代码。4.6.3目录号：全宗内各类档案案卷目录的统一代码。4.6.4起止卷号：是指盒内档案的权属号。4.6.5盒号：库存档案存放流水号。4.7 服务要求4.7.1供应商需遵守档案业务性标准规范，档案业务技术性标准规范，以及软件工程标准规范。4.7.2供应商有完整的售后服务方案。 4.8项目人员安排 供应商将根据项目实际情况成立项目组,项目组由项目经理、项目组长及具体加工人员组成。（1）项目人员岗位安排项目经理： 对项目进行统筹安排，处理项目较大事务。项目组长： 对项目进行具体事项进行安排、管理。档案处理： 提取档案、归还档案、制工单、还原装订等工作。配 送： 将已经整理好的资料送到需要资料的相应岗位人员手中（比如：扫描、质检等）。著 录： 对档案信息进行录入工作。扫 描： 将文档资料按要求进行数字化加工，形成图片存放在本地指定磁盘。质 检： 对已经处理好的扫描图片进行质量控制（比如：档号是否对应、去污、重页、错页、错卷、漏页、歪斜校正、亮度判断、扫描黑屏、旋转、页面不全等相关扫描错误的控制、校正），图片数据存放在本地指定磁盘。复 检： 对已经质检后的图片数据进行全面再次检查（包括质检错误类型外，还要保正数据是否在综合过程中是否丢失等）、监督、修改，从而保证数据综合的全面性、准确性、 安全性。综合数据： 将复检后存放在数台复检电脑中的成品数据，按数字化要求及光盘容量要求合并在一起，数据按要求盘号存放指定的本地磁盘。刻 盘： 对复检后的数据按要求将数据刻进DVD光盘，并保证数据刻全、准确、可读、可利用。（2）项目人员具体安排工序名称人员总数项目主管1人前处理1人录入2人录入校对1人扫描4人质检1人验收数据综合刻盘管理服务器总合计10人注：人员安排不得少于以上人数（3）项目设备安排本项目的设备配置：该项目所需所有设备都由施工公司提供，不得少于6台电脑、2台扫描仪。（五）其他5.1知识产权行为供应商在实施本项目时不得侵犯他人（法