时间管理技巧

时间管理技巧,2008.8,1,一、认识时间,1、什 么 是 时 间？,2,日 晷,大约5500年前，人类还不知道时间。之后，人们在地上插了一根木棍，根据太阳的光和影来知道时间，这就是日晷的起源。,3,但由于利用日晷算不出晚上的时间，有座日晷上刻着这样的文字：没有阳光，就没有用处！,4,再后来，人们发明了一个精巧装置：将一条绳子绑在一个帮手上，利用星星移动来计算时间。,5,第二代计时工具（1）,水钟,6,第二代计时工具（2）,沙漏,7,第二代计时工具（3）,计时蜡烛,8,第三代计时工具,没有分针的时钟,9,第三代计时工具,中世纪的印度，最小的计时单位是13分钟钟，正好是米煮熟的时间。,10,第三代计时工具,分针出现在15世纪，开始把一个小时平均分为60分钟；,11,第三代计时工具,在16世纪出现秒针，开始把一分钟平均分为60秒。,12,随着工业化和城市化的出现和发展，人们工作和生活的脚步越来越快，对时间分秒不差的要求也越来越高，同时由于科学的不断进步，计时工具的准确性得到大大提高。,13,由于生活越来越复杂，人们从事多样性的活动需求越来越大，一年一年过去，时间变得越来越少，时间因而在相对增值。,14,200年前，富兰克林提出： “时间就是金钱！”。,15,2、现代管理学宗师彼得克拉克的时间观点：,（1）时间是个限制因素。 任何流程的输出量都会受到最紧缺资源的制约，而在我们称之为“出成就”的这条流程里，这一制约因素就是时间。,16,（2）时间是一种非同一般的资源。 在其他一些主要资源中，资金实际上还是很充裕的。 人才是第三种制约因素，但总还可以雇到人才，尽管要雇到足够理想人才并不容易。 然而，我们确实无法通过租用、雇佣、购买或者其他手段来获取更多的时间。,17,（3）时间的供应是没有伸缩性的。 不管需求有多么强烈，时间的供应就是那么多。它没法用价格来进行调节，也没法为它来绘制边际效用曲线。另外，时间稍纵即逝，根本无法储存，昨天的时间已经一去不复返了。所以，时间才是最最短缺的东西。,18,（4）时间失掉之后是完全无法补偿的。 在一定范围之内，我们可以用一种资源替代另一种资源，如用钢替代铝，用资金替代劳力。我们可以使用更多的智力或者体力。但是没有任何东西可以替代已经失去的时间。,19,（5）做任何工作都要耗费时间，时间是必须具备的一个条件。 要说卓有成效的管理者与其他人有所不同的话，其最大的区别就在于他们对自己的时间十分爱惜！,20,（6）时间是最独特、最紧缺的资源。 若不将时间管理好，要想管理好其他事情就只是空谈！,21,时间的增减对你来说意味着什么？如果时间多了，你做什么？如果快没有时间了，你又会做什么？,22,时光隧道,23,地球毁灭,24,25,26,27,28,29,二、管理时间,要管理好自己的时间，首先是记录时间，然后分析时间是怎么度过的，最后管理好自己的时间。,30,管理好时间，才能管理好工作，也才能管理好自己。,31,1、记录时间,（1）为什么要记录时间？,32,人脑的记忆是有限的,俗话说：“好记性不如烂笔头。”“记录是记忆的延长，工具是手的延长。” 我们必须养成记录时间的习惯,33,每天集中想第二天要做的事情既不可行，也不可能。,人们常常忘记自己应该做什么事情？,34,关于时间使用问题，记录要比记忆可靠得多。,研究调查表明，人们对时间的感觉经常出错。只有时间记录才真实地反映时间使用的效率。如果我们仅仅依靠记忆，往往就说不清楚时间是如何花掉的。,35,管理者通过时间记录，知道自己的时间实际花在哪些地方，从而改进时间利用的效率。,这是经实践证明为行之有效的方法。,36,（2）如何记录时间？,37,随身携带时间记录本，随时随地记录当天发生的、想起的，或别人提到的事情。,38,今天随时记录明天要做的事情，随时回顾昨天记录事情的办理情况。以不至于有所遗漏。,39,按照事情的轻重缓急，将事情分类。例如用不用颜色或符号标注。,40,建议使用“时间管理表格”，在每天结束工作前，安排好第二天的工作，是工作安排有条不紊。,41,时间管理表的左半边为一天应做的工作，“次序”按工作的轻重缓急分三个等级。,42,时间管理表的右半边为完成一天工作的时间安排，根据工作性质及所需时间，安排在一天中的不同时间完成。,43,2、分析时间,（1）持续不断地做时间记录是分析时间的前提。,44,（2）定期对时间记录进行分析，即分析自己的时间主要花在什么方面，以及对时间使用的效率。,45,（3）管理者常常面临一些压力，迫使他把时间花在不产生任何价值的事情上。（如接听电话、应酬客户及来访者、沟通及协调人际关系、参加一些无关紧要的会议、无谓的等待等。）,46,（4）分析自己的时间安排，也就是系统地分析自己的工作，鉴别和分清轻重缓急。（管理者每天要担负许多工作，必须分清轻重缓急，安排好工作之先后顺序及所花时间，方能做到事半功倍，忙而不乱。）,47,（5）管理者定期对时间记录进行分析，就可以经常地调整自己的时间安排。（例如把一些不产生效益、或效益不高的活动另行安排。）,48,3、管理时间,有些人马不停蹄，时时刻刻都充满了紧张、忙碌和焦虑，想一口气完成好几件事，分不清轻重缓急，重要与不重要的事情都令他焦头烂额，事倍功半。,49,而另一些人则能做到忙而不乱，有条不紊，把所有工作都安排的井井有条。把有限的时间作最充分的运用，事半功倍。,50,东欧有一句斯拉夫谚语：“如果你在体力上比人家缺了点什么，那么你必须在智力上比别人多点什么。” 这有点像“时间守恒定律”：我们若能从体力劳动上省出更多的时间来，那么就可以在脑力劳动上花更多的时间。多用脑就可以少用脚。,51,（1）有效利用时间的原则。,下面是专家们总结出来的关于如何有效利用时间的12项原则：,52,信息原则,缺乏必要的信息就不能在有限的时间内做出正确的决定。,53,目标原则,不清楚自己的方向，就不要轻举妄动，否则就可能事倍功半，浪费时间。,54,行动原则,任何目标的实现都离不开坚持不懈的具体行动。,55,过程原则,如果目标是100%，就应该对过程中的X%同样重视。由于不可能一步登天，过程有时候比结果更重要。,56,协作原则,聪明的管理者必须学会给下属人员分责授权，共同协作完成任务。,57,集中原则,集中精力重点处理某项工作，会比同时处理多个问题效果好得多。,58,倡导原则,把希望发生的事情变成积极的行动，把自己的想法说出来并努力赢得大家的支持。,59,计划原则,详细的行动计划比盲目行动更能取得出人意料、令人满意的结果。,60,守时原则,如果自己不遵守时间，也不要指望别人遵守时间。,61,简单化原则,有多种方案选择时，最简单的往往就是最好的。,62,矜持原则,优秀的管理者之所以优秀，在于他们不会对任何人的任何要求都一味迁就。他们懂得如何拒绝。,63,形象思维原则,只有锻炼出较强的形象思维能力，才能及时察觉任何风吹草动，做到防患于未然。,64,（2）评估自己利用时间的能力,这是一个充分利用时