质量记录管理程序

质 量 记 录 管 理 程 序 、 2009-07-30发布 2009-08-08实施 JM/QP-4.2-02 质量记录管理程序 第 1 页 共 7 页 质量记录管理程序 1 目的 确保公司各项记录之完整性，并被妥善保管，需要时能迅速调阅，并作为日后质量追溯的依据，以证明各项生产作业符合公司既定要求和/或顾客规定要求，保证公司质量管理体系得到有效运作。 2 范围 适用于公司质量体系有关产品和原/辅材料的采购、制造（包括设计/开发、样件生产、试生产、批量生产等）、检验和试验及校准、仓储、包装到交付各阶段作业的记录（包括顾客指定的记录和供应商提供的记录及以硬拷贝或电子媒体等形式存在的记录）。 3 引用文件 JM/QP-4.2-01文件和资料管理程序 4 术语和定义 质量记录：是指公司按照质量体系文件实施过程的文件化的证据和记录的结果。 日历年：指从一年的1月1日到年底的12月31日共365天 5 职责 各单位负责相关质量记录的标识、收集、编目、归档、贮存、防护、保管、处理和销毁等管理。 6工作流程和内容 工作流程 工 作 内 容 说 明 使用表单 质量记录 6.1.表单由各使用部门设计，经办公室核准后编入质量记录清单， 表单设计 清单 按程序文件中的要求选用。 JM/QR-4.2- 6.2表单编码 02-01 6.2.1表单编码需统一按如下格式编写： JM/QR 4.2-02 01 表单编码 企业标准号 程序文件编号 表单序列号 6.2.2.各部门使用的记录表单必须与质量记录清单中的表单一致。 6.3.记录填写要求 表单填写 6.3.1. 不得用铅笔填写，可采用钢笔或圆珠笔等填写，字迹要正确、 清楚，不得遗漏。应能准确识别并有签字或签章； 6.3.2.记录填写要完整、详细，如有勿须填写的项目，可在该栏内以 “/”表示。 6.3.3.各种记录填写的内容需更改时，应由更改者在更改处签字/章。 6.4.记录的收集 6.4.1各部门记录负责人在附录基础上收集。 记录收集 6.4.2.每月底对各项记录进行编目、保管。 6.5. .记录的保管/防护 记录保 6.5.1凡电子媒体的记录、保管与防护，相关部门按文件和资料控 管/防护 制程序执行。 6.5.2各部门按第6.8条的保存期限要求保管（可参考附件一）。 6.5.3质量记录的防护须注意保管环境（如防火、防水等），避免受潮、 A 损坏、遗失；对于电子媒体的记录应至少备份二份。 JM/QP-4.2-02 质量记录管理程序 第 2 页 共 7 页 使用表单 工 作 内 容 说 明 工作流程 6.6记录的查阅、检索 A 6.6.1.当顾客或供应商或第三方认证机构需查阅记录时，由相关部门 人员陪同，质量记录负责人应能迅速提供相关记录。 6.6.2.当公司内部查阅和追溯各相关记录时，各部门质量记录负责人 记录使用 应能迅速找出所要查阅和追溯的记录。公司对各部门记录的检索方 法统一以目录和其相关对应的编号、阿拉伯数字流水号进行。 6.7.质量记录归档 记录归档 产品质量记录由记录产生部门保管。 6.8记录保存期限 记录的保存必须满足政府、安全和法规及顾客的要求，当有这种 要求时，公司应按政府、安全和法规及顾客的要求进行记录保存之 作业。 6.8.1、生产件批准文件、工装记录（包含顾客的工装记录）、采购订 单（包含所有顾客和公司的采购订单）和修改单（包含所有顾客和 公司的修订单）的保存期限为零件（或零件系列）在现行生产和服 务中规定的有效期再加一个日历年，如顾客有特殊要求时，依顾客 记录 要求保存。 保存时间 6.8.2质量运行状态记录（如：控制图表、检验和试验状态结果）的 保存期限为其产生的当年再加上一个日历年。 6.8.3与质量有影响的各相关工作岗位人员的证书之保存期限为长 期，如该人员离职后公司将不再保存其证书，而其证书自即日起自 继动失效。 续 6.8.4内部质量管理体系审核和管理审查记录保存三年（含）以上。 保 6.8.5各项记录的具体保存期限参照“质量记录一览表”之保存期限 存 进行保存。 6.8.6来自供应商的记录保存期限为二年（含）以上。 6.8.7以上记录的保存期限不能替代任何政府的有关规定要求，其规 定的保存时间应理解为“最短的”保存时间。 6.9.记录过期的销毁和处理 作 废 记 N 6.9.1.各部门记录负责人按规定的保管期限定期组织鉴定，对无保存 录 处 理 价值的记录将其列在“记录销毁登记表”上，经单位主管技术员确 单 核准 认后，呈报领导批准，给予销毁。对于仍需保存的记录，按6.5执行。 JM/QR-4.2- Y 6.9.2.销毁时可用碎纸机或烧毁的方式进行。.销毁工作必须由二人 02-02 以上进行。 记录销 6.9.3.严禁将已过期的记录当再生纸在生产现场或办公室使用。 毁处理 7 附件 附件一：质量记录档案、归档、保管期一览表 JM/QP-4.2-02 质量记录管理程序 第 3 页 共 7 页 质量记录档案、归档、保管期一览表附件：一 程序文件 表单名称 序号 保存部门 保存期限 1 月份原材料采购计划 3年 采购管理程序 生产部（采购科） 2 采购物资分类清单 3 合格供方清单3年 4 供方业绩考核表 5 供方100%按时交付记录 6 原材料/成件比价单 7 纠正与预防措施报告 生产部（采购科） 供应商管理程序 供应商质量管理体系开发一览 8 表 供应商产品交付绩效和趋势分 9 析统计表 10 设备采购申请表 3年 11 设备移交验收单 12 设备台帐 设备管理程序 生产部（设备科） 13 设备维修记录 14 设备故障统计表 15 设备封存申请表 16 封存设备启用申请表 17 关键设备备件安全库存记录表 18 设备报废申请单 19 设备年度维修计划表 20 设备点检记录 21 设备预防性维修保养 22 生产过程管理程序 月份生产计划 3年 23 补充计划通知 24 生产记录日报表 生产部 25 在制品盘点表 26 盘点表 27 产品入库单 28 自主检查记录表 29 统计技术管理程序 过程能力评估表产品开发部 3年 JM/QP-4.2-02 质量记录管理程序 第 4 页 共 7 页 程序文件 表单名称 保存部门 保存期限 序号 30 岗位人员名单3年 应急管理程序 31 顶岗人员名单 生产部 32 技术人员技能矩阵表 33 突发性事件处理记录表 34 模具（工装）管理台帐3年 35 模具（工装）维修通知单 生产部 36 模具（工装）出入库记录 工装管理程序 37 模具（工装）备件台帐 38 模具（工装）报废单 39 模具（工装）生产加工计划表 40 让步接收申请单 3年 41 拒收报废降级通知单 不合格品控制程序 42 不合格品评价登记表 质量部 43 返工/返修通知单 44 质量信息反馈单 45 配套产品质量信息反馈单 产品标识和可追溯不合格品追溯流程图 质量部 3年 46 性程序 47 申请检验单 3年 48 检测报告（记录） 50 紧急放行申请单 质量部 51 紧急放行解除通知单 产品监视和测量 52 监控记录 53 试验记录 管理程序 54 进货检验和试验记录 55 最终检验和试验记录 产品质量审核计划 56 质量部 3年 产品审核管理程序 57 产品审核检查项目表 产品审核报告 58 不符合项报告 59 60 监视和测量装置管检验试验设备台帐 3年 理程序 61 检验试验设备周期检定记录 62 检验试验设备报废单 63 检测设备维修保养记录 质量部 64 测量系统分析计划 65 量具重复性和再现性X-R分析 数据表 量具重复性和再现性X-R分析 66 报告 67 量具极差控制图 量具稳定性分析报告 68 JM/QP-4.2-02 质量记录管理程序 第 5 页 共 7 页 序号 程序文件 表单名称 保存部门 保存期限 3年 69 监视和测量装置管理程计数型量具小样法分析报告 70 实验室操作规程 序 质量部 71 检验试验设备操作规程 72 专用检验试验设备校准规程 73 专用检验试验设备校准记录 74 实验室管理程序 年度试验计划 质量部 3年 75 质量费用明细统计表 3年 76 预防费用明细表 质量成本管理程序 财务部 77 鉴定费用明细统计表 78 外部损失明细统计表 79 内部损失明细统计表 80 内部损失明细统计表1 81 管理评审计划办公室 3年 82 管理评审报告 管理评审管理程序 83 管理评审通知单 84 管理评审会议记录 85 内部质量体系审核计划3年 86 内部质量体系审核实施计划 体系审核管理程序 87 内部质量体系审核检查表 88 内部质量体系审核报告 办公室 内审纠正措施完成情况统计 89 表 90 不符合项报告 91 签到表 92 持续改进计划 办公室 3年 持续改进管理程序 93 持 续 改 进 记 录 纠 正 预 防 措 施 处 理 办公室 3年 纠正和预防措施管 94 单 理程序 95 纠正和预防措施汇总表 96 基础设施台账基础设施与工作环办公室 3年 境管理程序 97 基础设施维修计划 98 现场管理（5s）检查表 99 业务计划办公室 3年 业务计划管理程序 100 质量记录清单办公室 3年 质量记录管理程序 101 作 废 记 录 处 理 单 102 文件发放/回收清单办公室 3年 文件和资料管理程 序 103 作废文件处理单 104 文件和资料更改申请单 105 （）文件借阅明细表 106 第三层次文件申请单 107 函件处理 108 办公室 3年 人力资源管理程序 部门招聘申请表 JM/QP-4.2-02 质量记录管理程序 第 6 页 共 7 页 序号 程序文件 表单名称 保存部门 保存期限 109 员工培训记录 110 员工培训效果确认表 111 员 工个人 培 训 档 案 人力资源管理程序 112 员工培训计划 办公室 3年 113 员工登记表 114 ( )部门培训申请表 115 企业员工问卷调查表 116 合理化建议表 117 合理化建议实施表 118 3年 三包件台账 服务管理程序 销售部 119 服务报告 120 外部损失统计表 3年 年度顾客抱怨和趋势分析 121 销售部 统计表 顾客抱怨处理程序 主机厂基本情况一览表 122 123 顾客满意度调查表 3年 顾客满意度管理程序 销售部 顾客满意度趋势分析统计 124 表 125 顾客需求管理程序 常规合同评审记录 3年 销售部 126 电话合同记录 127 特殊合同评审记录 128 订单/合同汇总表 129 货款回收管理程序 月销售回款进度表 销售部 3年 130 市场调研报告 1年 市场调研与分析 131 原始访谈纪录表 3年 管理程序 销售部 132 新品建议书 1年 133 同行情况报告 1年 134 产品制造可行性分析报告 135 项目小组成员及职责表 新产品项目APQP进度计 136 划 137 设计开发评审表 产品开发部 3年 138 产品初始材料清单 产品质量先期策划 139 设备初始清单 管理程序 140 模具初始清单 141 量具试验装置初始清单 142 产品和过程特殊特性清单 143 产品保证计划 产品质量策划总结和认定 144 报告 JM/QP-4.2-02 质量记录管理程序 第 7 页 共 7 页 序号 程序文件 表单名称 保存部门 保存期限 145 新产品项目开发申请单 146 设计开发任务书 147 新产品开发设计目标 148 产品初始流程图 产品可制造性和装配设计 149 表 150 设计更改申请表 151 控制计划 152 样件检验和确认记录表 153 设计和开发验证记录表 产品开发部