机票预订管理规定

机票预订管理制度第一条 总则（一） 目的为进一步规范公司机票预订工作，加强飞机票预订管理，以合理控制公司费用支出，特制订本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门、各区域公司和专业公司。（三）机票预订审批人 申请人所属部门负责人，分管领导，常务副总经理。 第二条 机票预订规定（一）机票预定审批1. 有以下情形的由部门经理负责审批:1.1机票价格不高于高铁二等票价格的；1.2公司统一安排出行的；1.3乘坐高铁、动车等其他交通工具时间超过12个小时的。2. 有以下情形的由分管领导审批:2.1 公司中层管理人员需乘坐飞机的；2.2行程紧急，高铁动车等交通工具均无法满足要求；2.3陪同重要客户出行；3. 其他特殊情形需常务副总经理审批。（二）机票预订职责1. 公司员工公务出行的机票统一由综合管理部负责预定。2. 综合管理部负责机票信息的查询，票务公司的选择及机票预订手续的办理。原则上流程审批到前台文员处，0.5个工作日内需将最佳航班信息反馈给申请人。3. 机票出票后，前台文员负责邮件发送行程确认单和电子机票给乘机人。4. 综合管理部负责制订机票预订的流程和规定。（三）机票预订流程1. 飞机票预订必须遵守“先申请后发生”的原则，同时由于机票的价格越早预订价格越优惠的特性，故需求人应提早做好出行计划安排，同时在保证工作、出行不受影响的情况下，出行时间应遵循“早”出晚“归”，价格遵循最低航班原则，以此合理控制费用成本。除特殊情形外，需求人原则上应至少提前2天填写OA票务预订流程，根据具体情形选择适当的审批人，并主动跟踪审批流程至审批通过。流程图：需求人提前2天走OA流程申请选择适当的审批人审批需求人跟踪审批流程2. 审批通过后由前台文员负责购买，前台文员收到经审批的票务预订流程后，及时根据预订者的要求进行机票查询及预订工作，同时做好登记，以备后续票务查询及对账工作，出票后需将机票行程确认单和电子机票提供给申请预订者。前台核对预订者个人信息前台将机票信息反馈给申请人确认前台负责机票查询预定预订流程审批到前台文员处将机票行程确认单和电子机票提供给申请人预订完成与票务公司确认预订信息（四）机票预订要求1. 前台文员与公司签订机票预订协议的票务公司预订机票。订票时，在满足预订者出行要求的前提下，要本着安全和节约的原则进行预订。2. 前台文员在预订机票时需与票务公司核对清楚预订者提供的个人信息，并以书面传真的方式与票务公司确认。在特殊情况下（如夜间或节假日期间）前台文员可以以口头形式通知票务公司办理相关机票手续（包括改期，退票，改行程等），但事后申请人返回公司当天需补发OA机票预订流程进行流程审批，说明原因，前台文员需与票务公司传真予以确认。若因申请机票预订者提供的个人信息错误导致出现错票或者因申请机票预订者个人原因导致机票产生额外费用时，则由申请机票预订者本人承担责任。3. 前台文员每月10日前需将上月预订机票的清单认真仔细整理核对，交部门领导审批后移交财务部，方便财务部做好结款工作。（五）机票预订原则1. 机票预订本着“以人为本，安全第一” 的原则，综合考虑航空公司机上服务、转机时间等因素。2. 特殊情况或因时限问题需加急处理的，则视当期航班和所余座位情况另定。第二条 关于退票；改期；改行程；误机规定票务公司一旦出票，如需变更，手续复杂且将产生一系列费用，因此公司要求各级员工应加强日常工作的及时性、准确性，避免出现已出票需要变更的现象。飞机票变更需遵循以下原则：（一）申请人因公需要进行退票，改期，改行程的，需提前提交OA票务预订流程中的相关信息，并说明退改签原因，经审批通过后由前台文员办理相关退改签手续。（二）因受客观因素（恶劣天气）影响，需进行退票，改期，改行程的，需提前提交OA票务预订流程中的相关信息，并说明退改签原因。特殊情况不能提前申请的，可先与直属领导联系，获批准后通知前台文员办理相关退改签手续，待出差返回公司上班后的当天补填OA票务预订流程中的相关项目并说明原因。（三）若乘机人因个人原因（如证件不符规定、没带齐相关证件或误了航班时间等自身原因未能按时登机）导致需要退票、改期、改行程的，需自行承担相关费用（请于行程结束后7个工作日内将退改签产生的费用交到前台，逾期将从下月工资中直接扣除）。如无特殊情况，建议乘机人在飞机起飞前1.5小时到达机场并办理相关乘机手续。第四条 附则1、本规定由拟稿部门负责解释与修订。2、 本规定自下发之日起执行，原有规定与本规定发生冲突的以本规定为准。以下无正文附：机票预订申请表机票预订信息登记表附件一：机票预订申请表乘机人姓名部门身份证号码是否指定航班号目的地（去程）从 到 目的地（返程） 从 到 出发时间 月 日 时至 时返程时间 月 日