第五章第一节：书面语言沟通概述PPT课件VIP

.,1,第五章书面语言沟通,人际沟通第五章第一节书面语言沟通概述,.,2,第一节书面沟通概述,导入：书面语言沟通在人际沟通中、在日常管理工作中占有十分重要的地位。然而，在管理实践和人际交往中，人们对于书面语言沟通的认识是不同的，往往带有很大的片面性。,.,3,从个人的角度来看，书面沟通技能也是非常重要的。如果你的总结报告写得很出色，给客户复函时显示很强的说服力，你就会有更多的提升机会和更好的绩效。对组织而言，有效的书面沟通还有助于与客户或顾客建立良好的关系，有助于树立企业的良好形象和声誉，从而有利于组织实现其战略目标。,.,4,换句话讲，无论是单位的内部部门之间互相协调、支持、沟通，还是企业和供应商、客户等外部部门之间互相协调、支持、沟通，都应当有书面沟通函件。但是在许多管理工作和生产工作实践中，一些人往往习惯于口头沟通或电话交谈之后就完事，过分相信它们的功能，结果往往耽误事情，造成损失，实为不该。,.,5,启示：,1.书面语言沟通补充了口头语言的局限性，不受时间和空间的限制，能更详尽、准确、丰富的表达意见和情感。2.办公人员在传达文件的时候，一定要严格按照ISO9001:2000的文件管理标准的要求，一定要有传达的书面函件，该签字的要求签字，该署名的要求署名。否则，出现情况，既耽误了工作，又难以说清责任，同时还反映了管理水平的落后和管理方式的不足。3.书面语言沟通是护理工作中不可缺少的方式，掌握它的基本原理和基本技巧十分重要。,.,6,一、书面语言的概念,（一）书面语言的概念：书面语言又称文字语，笔语。它是将声音转化为文字，靠文字记录书写的一种语言符号系统，是隐含着语音而无声响的语言。（二）书面语言的表现形式：书面语言的表现形式是文字和相当于文字的视觉符号如图示、表格等。文字是形、音、义的结合体，书面语言就是以字形、字义结合，以写和读为传播方式，成为人际沟通的一种重要表现形式。,.,7,（三）书面语言和口头语言的关系：1。都是生活工作中常用的自然语言。2。书面语言是在文字产生后，在口头语言基础上逐渐形成和发展起来的，突破了口头语言转瞬即逝的特点，不受时空限制，长久保存流传。3。与生活化的口语相比较，书面语更加正式，也更严谨。,.,8,（四）书面语言沟通的定义：书面沟通是指以书面或电子作为载体，运用文字、图示进行的信息传递和交流形式。书面沟通是口头沟通、非语言沟通之外的第三种沟通形式。,.,9,二书面语言沟通的特点,（一）规范性在口头沟通中，不同的人表达同一事物采用的语言往往存在很大的差异，反之，同样的语言对不同的人来说可能表达了不同的含义，因此，要想达到有效的沟通，对沟通者的背景就要有一定的要求。书面材料的接受对象范围广泛，差异较大，所以必须规范。,.,10,而书面语言则比较强调规范性，即同样的书面语言要表达相同的含义，不同的人也要尽量使用相同的书面语言。书面语言的规范性有效地保证了沟通的顺利进行。因此，一些困难或复杂的信息适合采用书面的形式来表达，如各种书面声明等。,.,11,在商务活动中，合同的有效执行是以双方对合同的共同理解为前提的，如果双方的理解存在差异，则必然会导致合同纠纷。在企业内部管理中，情况也类似。因此，在商务沟通中，重要内容大多采取书面形式，即使采取了口头形式，事后也会通过纪要、记录、备忘录等书面形式加以确认。,.,12,（二）确切性如果在不同的场合与不同的人进行口头交流，即使一个记忆力非常好的人也很难做到每一次的交流都是完全相同的，而书面沟通却可以给每一个人完全相同的信息。所以在商务活动中，与外部的各种契约、合同和内部管理的各种材料大多采取书面的形式。,.,13,有时，书面语可以配合口头表达使用，以书面形式作为口头表达的参考可以减少口误，提高表达的流畅性。因此，比较正式的讲话、演讲通常先准备好书面材料，之后背诵，或者朗读或作为口头讲话的参考。,.,14,（三）严谨性书面沟通一般属于非同步沟通，信息的发出者和接收者使用信息的时间可以不同。无法得到新信息的及时反馈，发送者必须在发送信息以前进行比较充分的准备、核对和文字修改，以最大限度地减少错误和不恰当的表达方式。书面沟通还能较好地将非常复杂的材料进行删改、提炼使信息接收者更容易理解。,.,15,（四）长效性书面语言是人类创造文字以后的产物，是文明进步的伴随物，人类的经验、文明历史等，主要靠它记录下来、流传下来。书面语的长效性是口头语、体态语等无法相比，更无法替代的。书面沟通形式适合于存档、查阅和引用，采取书面形式的信息可以长期保存，不受时间、地点限制；书面信息便于查阅和引用，并且其在传递、解释过程中造成的失真也比较少。,.,16,（五）权威性,与口头沟通、非语言沟通相比，人类使用书面语言的时间是非常短的，但书面语言在现代人类生活中的重要性则比前两者要大得多，这是与书面语言的优势密切相关的。书面沟通形式虽然使用频率不如口头传递高，但它传播的信息量最大。国际传播协会的调查研究表明，通过书面形式的信息通道所传递的信息量高于面对面的交流和电话交流。,.,17,与口头语言相比，书面语言要稳定得多。例如，现在人们形容一个人、一个企业或产品很有市场时，口语中常说“火”字，但在20世纪80年代以前人们很少这样说。(PK,DIY，酷毙）这说明口头语言的变化是非常快的。相比之下，书面语言则要稳定得多，如几百年以前的文献现代人也能够看得懂。书面语言落笔为证，具有唯一性和比较强的稳定性，因此表达上更准确。无论在法律上还是在其他用途方面都具有比较强的权威性。,.,18,三书面语言沟通缺点：1、书面沟通方式对沟通者要求比较高2、书面材料的准备比较耗时3、书面材料不利于反馈4、书面材料缺少非语言信息,.,19,四书面语言沟通的主要形式,（一）书写书写是使用文字符号将信息发出者所要表达的内容、意见记录下来的过程。书写下来的文稿称为文书。它是根据工作需要而产生的具有相对固定格式的书面记录，是书写者处理日常事务、互通信息、解决问题的一种行为方式。,.,20,书写的技巧：1.文字书写要规范、清楚、工整2.正确使用标点符号（下雨天留客天留我不留）3.行款格式符合要求4.使用统一的修改符号,.,21,1、下雨天留客，天留我不留。2、下雨天留客，天留，我不留。3、下雨天留客，天留我？不留。4、下雨天留客，天留我不？留。5、下雨，天留客；天留我不留！6、下雨天，留客天，留我？不留。7、下雨天，留客天，留我不？留。8、下雨天，留客天，留我不留？,七种拆解方式，见于刘玉琛标点符号用法,.,22,公司部经理先生：这次请您了解商品市场情况，承蒙您在百忙之中作深入的调查了解，实在不胜感激。关于商品价格，待我公司调整修订以后再函告您。希今后加强往来，并请给予大力支持！特此书面表达感谢之意！此致敬上年月日,.,23,（二）阅读阅读是理解书面语言的最重要形式，是指信息接收者通过阅读文字符号学习他人的知识和经验，理解他人的情感和意见，达到沟通的目的。通过阅读可以积累广泛而丰富的知识，提高理论知识水平和业务能力。,.,24,书面文件的阅读基本技巧（一）材料分类可以将需要阅读的材料按照重要性的程度分为三类：第一类属于重要的资料，不去阅读，很多工作就无法进行。第二类属于有用的资料，例如，一些相关背景资料信息，这些信息对于深入了解重要的资料是有用的，但并不很着急，可以在有时间的时候阅读。第三类基本属于无用或无关的信息，这些信息可能是误传给阅读者的，或者虽然有用但已经为阅读者所掌握，这类资料可以弃之不读。,.,25,（二）采用不同的阅读方法正确的做法是根据材料的不同和阅读的不同阶段采取不同的阅读方法。根据阅读速度的不同，我们可以把常见的阅读方法区分为浏览、快速阅读和精读三种。,.,26,1、浏览。所谓浏览是指在正式阅读之前，通过