探析基建工程项目中档案资料的管理与监控

探析基建工程项目中档案资料的管理与监控 摘要：基建工程中相应的档案管理至关重要,档案管理渗透于建设整个过程,地位特殊。本文就管理以及监控中的不足,提出了应对策略。 关键词：基建工程 档案 监控 基建档案在整个企业档案中有着非常重要的地位,对档案资料进行管理与监督,虽然对工程建设没有直接影响,但是却贯穿于整个建设过程中的方方面面。将基建档案管理好,能够为企业之后工程扩建、设备检修、技术改造等提供齐全并且真实的资料。因此,对基建中档案的管理以及监控加以重视十分必要,想要提高档案的真实性与可靠性,应当与基建进度保持同步对项目中涉及到的环节采取高效监控,确保档案资料的管理以及监控紧跟工程建设的步伐。 一、基建工程项目中档案资料监控以及管理中的不足 对工程中的档案资料进行管理,实际上即对工程施工整个过程里涉及到的相关资料进行收集、进行合理编制并且归档、保管。因为工期较长,因此资料的形成也需要较长时间。项目方面有些工程较多,并且分散面广,由于动态管理而使人员流动性高,相关责任较难落实。 1.1资料收集不够全面 例如,某些工程上的设计有变动,在编制资料的时候,只将变更通知书进行记录,却未对相应的施工进行记录;某些待用材料尤其是以大代小的那些材料并没有核定审批意见;部分交接验收记录没有签认手续等。对基建工程中档案进行管理是有序管理以及动态控制高度结合的工作,必须以实事求是、科学严谨的态度严格执行。 1.2资料不够准确 资料上的随意性比较严重:对相同工序检查出的数据,按照其相似的数据填到了另外的同类工序中而缺少必要的检查;部分监测数据在所允许的误差范围内,害怕数据受到质疑,便填了一些留有余地的数据;引起不必要的麻烦;有的人以为只要检查得出的数据在相应的误差范围内即可,便随意填了一些看起来很合理的数据。准确性的档案体现出自身价值的关键所在,必须本着严谨、负责任的态度来认真落实。 1.3收集与不够及时 对工程对应的档案资料进行管理应当从合同签订完成后准备开工时就着手,如图纸会审纪要以及开工报告等,对于施工过程,根据规定对其及时予以规范记录,努力做到开工有报告、进场有合同、变更有手续、验收有根据、施工有记录、对照有标准,每一个环节都应当及时、到位。实际工作中,却离上述要求有较大距离,记录往往延迟,之后补“回忆录”的现象较为普遍。 二、管理以及监控措施 2.1与工程建设同步,进行全程监控 2.1.1及时对相关人员进行培训,提高工作质量 一切工程合同中都对其档案的移交进行了明文规定,施工单位作为档案的最直接的接触方,施工单位能否适应档案管理相应的要求以及标准,树立档案意识等都会对档案的质量产生很大影响。有些单位仅仅较为重视入厂安全,却缺乏档案管理方面的培训。因此,必须及早对相关监理人员进行培训,树立档案思想,这样才能够确保资料能够收集齐全并且质量较好。同时,对施工单位相关人员开展文件、档案管理、交工技术等培训,加强建档以及归档意识,熟悉其归档要求、收集范围、标准等。 2.1.2资料分发时必须加强监控 基础建设工程在施工过程中,承建方的资料室在工程竣工以及档案验收中起着十分重要的作用,同时负责图纸以及其他资料的发放。未来确保竣工时所需档案高质量,相应的管理者应当亲自参与监控资料分发的工作,分发前首先将需归档部分保存之后再分发,特别是像详勘这些数目有限的资料,必须妥善保管。这样才能够在保持图纸清洁的同时使归档资料比较齐全。 2.1.3立项时应当加强资料监控 工程项目在立项、审批、勘察之前,相应的管理部门并没有成立,自然就缺少档案管理者。而工程准备时相关材料往往比较分散,部分文件在其文书相关部门,部分文件放置在规划部,并没有经过应有文书处理程序,同时,投招标以及勘察文件又放于工程管理部。如果没有对上述比较分散的相关资料进行及时收集,久而久之,会使收集上述文件的难度加大,甚至可能导致文件丢失。所以,在工程项目立项的前期,就应当及时介入档案的收集以及,由专人负责。 2.1.4对新设备的检验加强监控 新设备到货后,随之会有相应的图纸资料,值得注意的是,进口设备对应的外文资料往往是与其设备一起放置,而国产设备所提供的使用手册又不足,这些环节时常会出现漏洞。缺乏细致认真的态度,就可能丢失设备资料。所以,必须建立合理的设备开箱检验相关的制度并且贯彻执行,对开箱权限予以明确。 2.2完善制度,明确责任 对基建工程进行档案管理是很必要也十分重要的,管理过程应当是有目标、有计划、有落实、有责任的活动。所以,承建单位必须建立由副经理或者总工程师领导,质量生成或者工程档案部门负责专管,下面的各级主管相应的分片领导,由档案管理者以及项目经理负责,由施工管理者来具体落实,并且对各级各类人员的权责予以明确规定。对于大型的工程项目部门一定有现场的档案管理员,对于中型或者小型项目部门,应当有兼职人员对资料进行收集以及。企业应当适时对档案工作者进行业务相关的培训,提高其业务水平以及工作质量。依照档案资料管理的重点在现场的特点,加强建立完善的工程档案编制、收集、归档以及的制度。 2.3发挥合同的法律效应 档案管理部门应当参与起草合同的相应管理工作,将文件材料的归档以及积累当作合同中的重要内容独立为一条款,明确要求竣工文件材料相应的验收时间、质量以及份数、副本内容、归档范围,使相应的承建单位也对档案管理有足够的认识与重视,这样以来,就以法律形式保证了归档工作的落到实处。 _： 1