办公自动化系统

办公自动化系统规格说明书目录1. 办公自动化规格概述1.1办公自动化的描述1.2预期目标1.3实现语言2. 办公自动化结构2.1总体结构2.2功能描述一、新信息二、企业宣传三、领导办公四、个人办公五、部门办公六、公文管理七、企业园地八、流程中心九、系统管理十、综合查询3.性能需求3.1效能3.2输入输出要求3.3 数据管理能力要求3.4. 资料词典3.4 故障处理要求3.5安全性4.运行环境规定4.1 用户接口4.2 硬件接口4.3 软件接口4.4 通讯接口1. 办公自动化规格概述1.1办公自动化的描述xx集团办公自动化软件属于xx行业专用的办公软件。该软件服务的对象是xx集团及其下属机构的广大员工,该软件的主要作用是让该企业的员工通过计算机网络及时获得与其日常工作相关的信息,使每个员工的工作快速、紧密地融入到企业的整体行为中去,最终使整个企业作为一个整体协调地运行,最终达到无纸化办公的工作模式。本工程的建设内容主要包括:新建连接xx集团各部门的计算机传输网络平台,在各节点配置相应的网络设备、服务器设备和软件;建设xx集团内部邮件系统;建设办公自动化系统;建设综合信息查询;建立企业信息网站通过本工程的建设,将为xx集团的全体员工营造一个统一的企业办公及运作支持综合平台,提高全系统的办公效率和企业管理水平。1.2预期目标本系统的用户是xx集团,由于该企业对核心业务类软件的应用也已较为成熟,大部分具备技术条件的单位逐渐开始应用外围服务类软件,使办公自动化的工作模式和传统的办公方式的融合;采用先进的软硬件系统和各级xx集团单位办公自动化的实际需求有机结合;建设系统具有高度安全性、保密性和可靠性;要求系统具有支持移动办公的能力,具有便捷的场所切换功能,具有广泛的信息采集、方便管理的能力。达到更加科学的规范化管理,树立良好的企业形象。1.3实现语言本次项目的开发工具是:Microsoft Visual Studio 6.0Macromedia Dreamweaver 4.0Adobe Photoshop 6.02. 办公自动化结构2.1总体结构总体结构图:办公自动化系统功能模块图:2.2功能描述本系统主要包括以下十大子系统模块:一、新消息,二.企业宣传, 三.领导办公, 四.个人办公, 五.部门办公, 六.公文管理, 七.企业园地, 八.流程中心,九.系统管理。十.综合查询。借助办公自动化系统可以达到规范工作制度、明确职权、提高工作效率、减少工作失误、广开信息来源、减少纸张作业、实现公司员工办公工作流自动化,使文件的处理、传输、共享等实现计算机化,加强事后分析与监督能力,明确工程负责制,提高办公效率。系统采用工作流的方式处理公文资料的流转,在处理结束之后即可送归档资料库存文件,经过一段时间累积的归档数据库采用光盘存储和备份,可以保证办公系统的正常工作和日后的查询检索。企业内部信息网站内容包括企业形象、常用信息查询、新闻演示文稿、电子期刊等方面的内容,由办公系统进行信息的发布、整理。一、新消息包括公告通知、收发文件信息(新文件通知、新法规制度信息、新图书信息。此应用模块信息由相对应的应用模块发布,本身没有发布操作。新信息的分类由管理员或主管人员进行管理(增加、修改、删除。二、企业宣传由1.领导致词、2.单位简介、3.组织结构、4.实力展现四部分组成。企业宣传模块为新老员工了解企业提供有效的途径,主要包括企业介绍、组织结构、部门职责、企业业绩、企业精英和合作伙伴等内容。1.领导致词收集企业领导的意见和致词,由相关人员录入发布,体现领导对系统的重视,带动相关部门共同使用,使企业系统真正运转,提高用户使用系统的积极性。2.单位简介由专门的部门整理单位的简介,录入发布到系统中,对宣传企业,树立企业形象提供有效的途径。3.组织结构通过组织结构图的方式,提供企业组织结构和机构设置。明确部门职能,查询部门联系方式,宣传部门等方面提供展现空间。建设方式可由各部门发布相关信息,提高用户参与能力,增加用户使用积极性。4.实力展现包括企业的资质证明和企业业绩。对企业的实力的展现,提供相关资质证明、企业业绩等内容,增强对工程承接、对外合作等方面能力,在竞争中处于有利地位。资质证明等文件使用扫描方式录入图形,通过分类整理,把资质证明文件管理起来,便于查询和展示。企业业绩通过业绩登记方式,可记录工程名称、评定等级等内容,方便的管理和发布,便于业绩查询和企业宣传使用。三、领导办公由1.总经理信箱、2.领导批示管理、3.领导讲话管理、4.领导日程安排、5.资产信息、6.财务信息、7.经营信息、8.决策实施、 9.调研报告九部分组成。1.总经理信箱企业员工和领导沟通的简捷途径,员工可及时把自己的建议反映到领导层,达到领导与基层的直接沟通。可用于员工对于企业发展和建设、日常工作、学习以及群众生活等方面提出建议和意见。2.领导批示管理将各种批示内容记录到系统中,并下发到各处室,各处室将落实的情况附加到相应的批示中,领导和相关部门可以随时查询和催查办。3.领导讲话管理收集和存放有关领导关于生产、经营、改革、管理、后勤保障等方面的讲话内容。通过快速、方便的查询工具来查询讲话内容,有利于贯彻讲话的精神。4.领导日程安排由院办、总工办、领导本人或有相应权限的人员对领导的活动日程进行安排,并通知相关的人员,避免由于领导日程的原因所导致的工作上的不便及失误。5.资产信息对财务部门产生的资产信息WEB页面进行链接,供分管领导查看。6.财务信息对财务部门产生的财务信息WEB页面进行链接,供分管领导查看。7.经营信息提供一些前期经营信息的登记,并根据经营信息的进展情况对其进行修改,供有相应权限的人员查看。8.决策实施对在会议上形成的决策性信息进行登记,供有相应权限的人员查看,方便领导和有关部门进行查阅和催查办。9.调研报告对调研活动提供备案登记,包括调研主题、内容、时间、地点、经过、结果、参见人等等信息。四、个人办公由 1.外出留言管理、2.通讯录管理、3.电子邮件管理、4.日程计划、5.待办事宜、6.公文包六部分组成。1.外出留言用于出差、请假或其它原因暂时离开工作岗位时,提供对公文处理流程中的审批、会签、签发、批示、办理等权限的委托,通过电子邮件箱系统向主管领导和上级报告外出地点、原因和时间等。2.通讯簿提供个人电话号码本,内容包括单位或人员的名称、电话号码、住址、电子邮件地址等。并可以对其进行增、删、改。3.电子邮件对于邮件又分为对内和对外电子邮件两部分:对内邮件涉及系统内各部门间电子邮件,此功能分布在各子功能模块中,提供内部各部门及人员间相互通信;对外邮件涉及xx集团以外的部门和人员间电子邮件往来。电子邮件的起草和收发功能。如发会议通知、邀请(约会信、请假报告等具有标准化格式的邮件。应能将有关事项记入相关人的日程安排表。4.日程计划用于安排个人的工作计划,提供按时间和类别两种分类方式,且两种方式间可以相互切换。提供制定和修改工作安排日程表、对日程表进行删除管理、设置提示、查询统计个人空闲时间等功能。5.待办事宜待办事宜模块用于日常事务的处理和查阅。文件分为需要办理的文件和需要查阅的文件。需要办理的文件出现在“待办工作”和“已办工作”中,需要查阅的文件出现在“待阅文件”和“已阅文件”中。此模块同时具备显示所有文件及丢弃、删除文件和按处理状态划分文件列表的多个视图的功能。提供自动提醒和显示当前急需处理的审批、会签、签发、批示、办理等事宜。6.公文包收集个人相关的文件、信息等内容,便于个人整理个人信息。五、部门办公由1.会议管理、2.车辆管理、3.人事管理、4.信访管理、5.书刊管理、6.值班管理、7.客户管理、8.合同管理、9.工作计划、10.总结报告十部分组成。1.会议管理会议室基本信息:记录会议室名称、所属部门、负责人、联系电话、电话设备情况、人数容量、有无服务员,使用情况,会议室安排情况(包括日期、时间段、使用部门、会议名称、联系人等等信息,并提供查询功能。会议准备:将参加会议的人员、时间、场地、内容议题等内容,以电子邮件或打印通知单的方式发放会议通知。在安排时可以自动查找时间及会议场所的冲突,以便根据实际情况进行调整。会议计划:包括会议名称、召开部门、日期、会期、地点、参加范围、费用预算等简要内容。提供权限查询功能。会议纪要:对院党政联席会议、院长办公会等决策性会议要保留议题、会议记录,对院长例会及专题会议也应保留会议记录。记录、统计参加出席情况和会议内容,并形成会议纪要内容并向与会者和相关部门发送;会议纪要经有关领导审批后,发送相关部门和人员,并进行归档;对于会议中所形成的会议决议可在指定期限内进行督办和催办。2.车辆管理此功能模块具有车辆登记和用车预约功能,极大地方便了各部门查询指定时间内可用的车辆、指定车辆的可用时间,可自动避免不同部门在用车上问题上的冲突。可实现车辆维修和司机补助进行管理。3.人事管理本模块不是专业的人事管理系统软件,主要功能为存储了人员的基本信息(包括在职人员、离退休人员,主要提供领导、工作人员等的查询。对所有档案可以按部门、学历、职务、职称、工资、性别、婚姻状况进行统计和查询。通过本功能模块除了可以方便地查询到企业每一位员工的基本信息外,还能查询离岗人员的离岗原因(离休、退休、调动、下岗、除名、开除等以及自然减员的信息。4.信访管理提供来访管理、来信管理两部分。对接收的信件、来访的记录进行呈报、批示、办理等过程的流程处理。统计总数、办理。5.书刊管理书刊管理模块,其主要功能是对刊物、图书从征订、登到、自动/手工编目入库,以及借阅、归档这一流程的管理,同时能对读者进行登记、注销、挂失及恢复,能查询馆藏的所有图书以及图书借阅归还情况。通过此模块能单位的图书、期刊做到有效、方便的管理,减少繁复的借阅手续,大大提高了工作效率。6.值班管理本模块主要是对各单位节、假日期间的值班安排,办公室值班室录入各部门送来的值班报告、提供给有关领导批示,并对值班报告进行统一的安排和处理,模块提供企业值班情况的记录、查询功能。7.客户管理对用户的信息登记管理,登记用户的单位、联系人、工程名称等内容,合理的管理用户资源,为以后的工程维护、工程后续工作的开展提供用户信息。8.合同管理对xx集团工作中产生的外委设计项目合同、计划项目合同、工程承包合同、监理项目合同、院基建项目合同和各类合作协议等进行合同的登记、查询,以及发生金额的登记、统计等等。9.工作计划由各个部门针对本部门的工作计划安排进行录入,供有相应权限的领导或部门查看,方便领导了解各个部门的工作计划情况。10.总结报告由各个部门针对本部门的工作情况,按要求进行工作总结,供有相应权限的领导或部门查看,为领导安排今后的工作提供帮助。六、公文管理由1.发文管理、2.收文管理、3.档案管理、4.请示汇报、5.传真电报、6.电话记录六部分组成。1.收文管理收文管理是对本单位或外单位的来文进行登记、审批,直到最后归档形成正式文件管理数据库。收文管理模块是用来接收本单位或外单位的发文,并对接收到的文件进行文件的登记、拟办、传阅等处理,用计算机实现企业文件接收过程的数据库。支持扫描录入及调入文本文件等方式。此模块由院办负责收文的人员在接收到对本单位或外单位的发文后,经过扫描等预处理过程,将来文的相关要素输入收文管理数据库,形成收文登记单(文件登记簿和收文签,填写流水号、文件分类等内容,对文件登记簿可以打印出文件处理卡,办公室有权阅批文件的相关人员,可通过本应用系统快速阅批文件,从而实现企业内部文件的自动流转的快速阅批分送传阅,并形成批示、传阅记录。对有固定格式或有一定规律的属性项(来文字、主题词、流水号等,做到可选或自动生成。涉密文件的处理功能:对具有“绝密”、“机密”、“秘密”密级的涉密文件和其它具有权限设置的文件,在系统中只能存放收文登记记录,不能存放文件的具体内容,其登记记录也只有具有相应权限的人员才能查看,所有未经授权的越权查看企图都将被系统记录下来以备查阅。应具有按分类、来文字号、主题词、来文时间、流水号、文件标题、文件字查询的功能,可以通过此查询系统快速查找到需要的文件。督办和催办:系统自动查找即将到期、已到期和逾期未办的文件,形成手工催办单或发送邮件进行自动催办。在消息通知中心形成信息通知,当用户登录时,提示他需处理的文件。流程图如下:2.发文管理发文管理是用来实现企业内部文件的计算机全程自动化控制,达到发文计算机化,此应用可进行文件的输入、部门领导审稿、相关处室会签、办公室核稿、领导签发、办公室编号打印等操作。通过本应用可以实现机关内部文件的自动流转、快速批阅和分送传阅。同时记录了各相关审稿、会签、核稿、签发人的修改情况、批示和各单位收文情况。具备领导签名和批阅手迹保留功能。发文应用是用来实现企业内部文件,从文件的拟稿、批阅、签发、到文件最后的整理、归档的公文发文流程的全程计算机自动化控制,达到文件发文自动化。此应用由企业内各部门负责起草文件的拟稿人将文件输入发文数据库,各部门领导核稿、相关部门会签、办公室审稿、企业领导签发、办公室编号打印,可通过本应用快速阅批文件,从而实现机关内部文件的自动流转和快速阅批、分送传阅。此应用可记录各相关核稿、会签、审稿、签发人的修改情况;具备领导签名和公章加盖功能:可以通过扫描的方式将领导的手写体签名预先存储在系统中,并进行加密处理,以保证此签名的唯一性和安全性。当领导签发某一文件时,将此资料附加在文件上。涉密文件的处理功能:(同收文管理。此应用具有按批阅状态、文件状态、文件标题、文件号、文件类别(如函件、通知等对任意文件查询的功能,并提供全文检索功能,快速查找到需要阅批及分送的文件。3.档案管理档案管理是参照档案法的有关规定、主要完成对各类文档进行归档登记、档案组卷、移卷、案卷检查、分类查询等。归档登记可由手工完成,也可由文件管理流程自动输入。对归档文文件由密级决定一般用户是否可见,用户可通过档案号、标题等多种检索方式进行查询、借阅。具有自动归档功能。可以对档案进行移卷、销卷等操作。具备多种查询方式具有借阅功能严格的权限控制4.请示汇报本功能模块主要是针对下级就某些特定事务向上级主管部门及领导请示和报告,通过电子邮件传递方式,即达到了现代化的高效快捷,又便于主管领导对特定的事务进行及时有效地决策和处理。提供下级对上级请示汇报情况的录入和查询。提供领导对下级汇报情况的批示的录入和查询。提供领导对下级具体汇报事宜的落实情况的查询。5.传真电报本功能模块主要是针对收到的传真和电报进行登记,按收文流程处理。6.电话记录本功能模块主要是针对接听到的电话进行登记,按收文流程处理。七、企业园地由1.布告栏、2.讨论区、3.公共信息、4.意见箱、5.问卷调查、6.活动报名、7.法律法规、8.规章制度八部分组成。1.布告栏此应用模块是一个电子公告牌,有关公告、通知的信息可在应用中发布,同时也可以在应用中获得相应通知的内容。用于企业内部各部门发布相关新文件、新规章制度、新书刊、人事、管理和统计等信息通知,以部门为信息发布单位。根据各类信息的访问权限进行阅读。通知发放模块包括被通知人(可能为多人、通知内容和时限等内容。2.讨论区包括技术交流和BBS模块。技术交流用于企业内部就专业和技术问题在员工之间展开交流讨论。在讨论中可以选择所有人员或指定人员进行讨论。如果选择指定人员讨论,该讨论话题只有被指定人员才可以看到。支持分组讨论区的创建、删除和维护,支持通过浏览器进行阅读并发表见解。BBS模块提供电子稿件编辑、修改;提供电子稿件发布时的参数设置,如发布后的保存期限等;提供电子稿件的发布和问题讨论的功能;提供用户管理功能,发布内容设置专题栏,有权限的用户可以进行查询和参加讨论。3.公共信息主要提供日常办公和业务处理经常使用的信息,包括国际组织、常用网址、列车时刻表、国内国际航班时刻表、邮政编码表、长途电话区号、内部电话号码、常用电话号码、各下属单位和兄弟单位联系电话等。4.意见箱此应用模块是让员工对公司的政策或及其它事项,有一个良好的建议管道,员工可以透过此应用模块提出相关问题,相关部门或领导可以解答其疑虑。5.问卷调查此应用模块是让企业可以提出问卷给员工填写,来获得员工的意见。6.活动报名此应用模块将公司的社团活动、重要活动、各式节目在企业内部发布,可供员工查阅并参加报名。7.法律法规此应用模块法律法规模块用于将国家重要的法规和政策在企业内部发布,供员工随时查阅。8.规章制度规章制度模块用于将企业内部的有关人事、劳资、财务、保密、技术规范、各类管理制度、工作准则及其它政策在企业内部发布,供员工随时查阅。能实现对已有规章制度的更新和新制度的发布。八、流程中心由1.人事类、2.行政类、3.销售类、4.生产类、5.财务类、6.其它类六部分组成。主要对各种电子表单实施流程自动化,并对其进行有效地管理以提高企业运作效率,降低成本。1.人事类如出差申请,加班申请,请假申请,新人申请单,甄选任用表。2.行政类如设备申领单,工作联络单,名片印制单,用印申请单。3.销售类如出货单,客户服务记录单,客户投诉、请求处理。4.生产类如品质管理单,设计变更管制单。5.财务类如付款请求,应收款处理,日常、差旅、娱乐报销,预算和计划申请单。6.其它类如其它类别各式申请单。九、系统管理由系统管理、用户管理、流程管理、三部分组成。提供用户权限、密级、口令、资料备份管理。1.系统管理对系统中的应用模块和功能进行设置,可定义各部门不同的功能和接口,进行系统版式和功能管理和设置。2.用户管理具有用户管理、用户权限控制等功能。对用户管理,可以进行增、删、改、查;对用户的权限控制,可以对用户使用数据库时分配不同的权限。使用本系统的各机构组织、人员的变动情况、使用人员的权限设置,功能使用时间设置等维护功能。各部门的特定人员可由系统管理授权进行本部门人员的管理和职责设置。3.流程管理主要对公文管理、日常办公、个人办公、企业文化等数据库的流程资料进行维护。诸如流程中单位代码、员工代码、部门代码等各种代码的维护,可分级管理。特定流程可由管理员分配给专业管理人员进行流程管理。十、综合查询由1.模糊查询和2.分类查询两部分组成。提供多种的查询方式进行查询,并将查询结果输出到浏览器。1.模糊查询选择分类或关键词对信息进行定制查询、条件组合查询等。2.分类查询按照某种即定的分类,提供办公自动化系统各模块信息的分类检索。3.性能需求3.1效能3.1.1精度数据采集率:90%动态信息及时率:90%静态信息全面率:90%信息准确率:90%3.1.2时间特性响应时间:局域网10秒,城域网20秒,广域网60秒,实时信息刷新周期60秒3.1.3适应性/灵活性该应用产品的最后提交形式为安装程序,使应用能在Windows 95/98/NT/2000操作系统平台环境下正常运行,并且在以后的需求变化时能方便的进行功能扩充和模块的增加。3.2输入输出要求3.2.1系统要使用到的静态资料企业的组织结构、下属单位的基本情况,包括相应的地址、电话、传真等;关于行业系统的国家的法律和条例;关于行业系统的技术规范和条例;企业的规章制度、人事档案、联系电话;全国的电话的区号表;邮政编码表;火车、飞机、轮船等交通工具时刻表。3.2.2本系统涉及到的动态资料行业企业的相关的信息发布行业系统的业务信息,并能接收读者反馈信息,响应读者反馈;提供多种检索查询手段;定期进行信息整理、归档。企业外部信息通过各种渠道搜集大量的关于新闻、经济动态、经济信息、政治社论等信息,并整理、归类分别存放在相应的应用模块中,为决策人提供大量的参考信息,便于决策人作出准确的判断,作出正确的决策。3.3 数据管理能力要求3.3.1数据采集的要求输入源:手工键盘输入输入介质和设备:键盘,磁盘,输出介质和设备:磁盘,打印纸。3.3.2数据采集的处理COM组件处理浏览器编译3.4. 资料词典车辆管理车辆保修单:编号、送修车牌号、车型、司机、送修项目、送修时间、预计天数、材料费、工时费、合计、备注;用车申请单:申请部门、联系电话、申请人、乘车人数、申请时间、目的地、预定时间、用车事由、备注;派车单:派车人、预定人、预定人部门、联系方式、预定时间、乘车人数、预定车辆;司机出车补贴单:项目、标准、数目、金额;新增车辆登记:车牌号、车型、司机、座位数、车架号、发动机号、购买时间、使用年限、所属部门、可用时间段。电子公告栏电子公告单:分类、标题、作者、部门、发布时间、有效期、正文。发文管理发文单:缓急程度、机密等级、发文标题、发文人员、发文日期、发文单位(部门、文件分类、发文编号、发文字(号、文件内容领导讲话管理领导讲话:讲话主题、领导姓名、领导职称、讲话地点、讲话日期、记录人、记录日期请示汇报请示汇报单:标题、汇报人、签批人、报告日期、编号、事由收文管理收文登记单:文件标题、原文发文日期、来文类别、原文编号、收文字(号、缓急程度、来文份数、机密等级、登记人员、登记日期、主体词、文件内容书刊管理借书单:借书人、填表日期、所属部门、联络电话、书刊类别、书刊名称、借书日期、原因信访管理电话记录处理签:记录人、部门、登记编号、来电人姓名、单位、地址、来话时间、记录时间、内容摘要来信处理签:记录人、登记编号、来信人姓名、单位、地址、类别、来源、收信时间、内容摘要来访处理签:记录人、登记编号、来访人姓名、单位、地址、类别、来访时间、内容摘要值班管理值班分派单:填表人、填表日期、值班部门、值班地点、值班时间、工作内容、值班地点政策法规法律法规:法规名称、法规分类、时效性、颁布部门、颁布日期、实施日期、发文文号、录入单位、录入时间、章节、正文规章制度:规章名称、时效性、颁布部门、颁布日期、实施日期、录入单位、录入时间、章节、正文人事管理人事管理:姓名、年龄、性别、婚姻状况、职称、职务、工资、学历、单位、专业、毕业院校、毕业时间、住宅电话、办公电话、手机、BP机、住址3.4 故障处理要求如果发现运行异常现象,应当具有报警信息提示,并对出现的异常记录在日志文件中。要求输入项提示请输入 XXX错误处理光标移入要求输入域内。要求选择项提示请选择 XXX错误处理光标移入要求选择的域中。数据类型错误提示域中存在不正确值错误处理光标移入要求输入域内,要求重新输入有效资料。3.5安全性在软件系统的安全性方面要求有较高的安全防护,基本的安全防护为静态式的密码,要求在一段时间后系统能自动提示用户更改密码,并且对密码的管理工作要求严格进行管理,只有在特定用户的状态下才能对用户的信息资料进行访问调阅。软件系统自身能不具有的病毒检查能力,对经过服务系统的文件资料不能进行是否携带病毒的检查。解决的方法可以使用其它外部病毒防护软件与系统结合。4.运行环境规定4.1 用户接口为方便使用,软件系统的用户接口要求为图形接口。全部的系统功能要求以页面等形式出现在用户接口中,用户仅需简单地用鼠标点击表示某项系统功能模块的按钮、热点操作,就可方便的执行模块特定功能。使用企业信息网站通过登录方式进入办公自动化系统进行办公处理,减少分类的级数,增加快速返回功能。4.2 硬件接口本应用产品在B/S结构的环境中使用,所以应该提供一网络环境,网络传输协议为 TCP/IP,在该环境的服务器上运行的可以是WINDOWS2000操作系统,客户端使用Windows95/98/2000操作系统。系统主要提供电子邮件服务、办公信息的收集、存储、传输、加工处理和管理等功能。主要对系统中的信息量作一分析,从而取定系统的存储能力。电子邮件系统根据xx集团的现状和以后发展规划,本工程按照满足1000用户的容量。取普通用户、部门领导和公司级领导各占总用户数量的87%、11.5%和1.5%,其邮箱容量分别为50M、100M 和150M,则需要58G的容量。由于各用户的邮箱空间不会同时满负载,按照25%的平均负载量计算,则实际需要有效存储容量为14G。办公自动化系统办公自动化系统的信息主要包括公文类、通用信息类和数据文件类三种。公文类信息,包括各种阅件、签报、公文、请示、领导批示、