企业商品采购流程培训教材(PPT 50页).ppt

商品采购流程,学习目标,知识目标,技能目标,能力目标,了解企业采购的基本流程明确企业采购的作业流程,了解采购订单的制作过程能够从采购案例中找出采购的程序和环节,采购流程的注意点进货管理和进货评价,看到如此多的采购任务，哪我们应该先做什么？,1.采购流程概述,采购流程是指有制造需求的厂家选择和购买生产所需的各种原材料，零部件等物料的全过程。寻找供应商制定订单计划对采购管理工作做出评价,需求商品的说明,选择供应商,采购合同谈判,签订采购合同和订单安排,商品跟催,商品验收和发票的核对,验收不符与退货处理,结案,记录与档案维护,确认采购需求,一、确认采购需求,任何采购都产生于企业中某个部门的确切的需求请购（采购申请）企业各部门应该清楚地了解本门店对商品的需求：需要什么、需要多少、何时需要由谁决定采购。采购部门和门店一起预测商品需求,二、需求商品的说明,在确认需求之后，需对需求商品的细节需加以描述，包括商品品质、包装、售后服务、运输及检验方式等，均加以准确说明和描述，以便使商品来源选择及价格谈判等作业能顺利进行。,三、选择供应商,（1）在原有供应商中选择业绩良好的厂商，通知其报价（2）开发新供应商。广开货源渠道、保证商品品种多样性,你认为该如何选择供应商？,1、信誉。如是否准时收款发货、遵守交易期限2、品质明确了解所有可能的供应商的商品质量、比较不同供应商的商品性能、寿命、经济指标、花色品种、规格等，择优进货3、价格在保证商品质量的基础上，价格低廉的供应商是首选4、时间包括供应商发货后商品在途时间，以及结算资金占用情况5、费用比较不同供应商、不同地区的进货费用和进货成本进行选择6、服务比较不同供应商服务项目的多少和服务质量的高低。如送货上门、是否退换货、是否提供维修服务、是否赊销、是否负责广告宣传等7、管理考察供应商工厂或公司的管理制度是否科学、系统,四、采购合同谈判,选定供应商之后，企业要确定采购价格、采购条件、供货条件等，以便与供应商进行谈判。新供应商在其第一次进场销售时，往往先要签订一个商品试销协议，一般三个月或更短。期满合格签正式采购协议,一般谈判内容围绕以下几个方面：1、商品配送问题2、供货准时性问题3、商品质量问题4、价格变动5、支付天数和支付方式,五、签订采购合同和订单安排,订货签约手续：订单和合约两种方式订单和合约均属于具有法律效力的书面文件,采购单,六、商品的追踪和催货,企业把采购订单发给供应商之后，应对订单进行跟踪和催货。当订单发出的时候，同时会确定相应的跟踪接触日期。跟踪是对订单所作的例行追踪，以便确保供应商能够履行其商品发运的承诺。,电子采购订单跟踪,七、商品验收和发票的核对,商品的验收是采购活动的一个重要环节。企业一般都会集中验收。验收部门直接或间接地向采购部门负责。1、收货作业（1）卸货一般门店空间有限、大多数卸货行为都在室外进行，要避免在营业时间在店门口卸货（2）验货为拆卸前、应在司机面前验收箱数是否正确，外包装是否破损送货单上一定要有司机签名（3）记录验收完毕验收员必须完成验收记录。可以将送货单做为收货记录,在验收时要注意的问题：,在验收商品时，发现短缺现象或质量与订单不符的情况，都要写出详细的报告交给采购部门。厂商在交货验收合格后，应随即开具发票并支付货款。付款时，必须对发票进行核对和审批，确认无误后财务部门才能办理付款,八、验收不符与退货处理,退货程序：1、楼面申请2、退货审核3、退货财务确认4、退回组核查5、执行退货程序6、通知供应商7、办理供应商退货8、自行处理9、安全员检查,注意事项：1、必须事先签订有退货协议2、退货可以单独进行，也可以与进货作业配合进行3、厂商确认4、填写退货单一定要清楚5、退货商品要妥善保管6、退货时确认时间和金额,九、结案,凡验收合格付款，或验收不合格退货，均须办理结案手续，清查各项书面资料有无遗失、绩效好坏等，报高级管理层或权责部门核阅批示。,十、记录与档案维护,凡经结案批示后的采购案件，应列入档案登记编号分类，予以保管，以备今后选择供应商时参阅或事后发生问题时查考。,2.采购订单,采购订单的定义：采购订单也被称为采购合同，一般在选择供应商后订立采购订单。,3.进货方式环节管理,1)自提进货自提进货，就是在供应商的仓库里交货，缴获以后的进货过程全由采购者独家负责管理。(1)货物清点环节管理(2)包装、装卸、搬运上车管理(3)运输环节管理(4)中转环节的管理(5)验收入库环节的管理,2）供应商送货供应商送货对采购商来说，是一种最简单轻松的采购进货管理方式。他基本上省去了整个进货管理环节，把整个进货管理的任务以及进货途中的风险都转移给了供应商。只剩下一个入库验收环节。而入库验收也主要是供应商和保管员之间的交接，进货员最多只提供一个简单的协助而已,3)委托和外包进货委托外包，就是把进货管理的任务和进货途中的风险都转移给第三方物流公司。这时供应商和采购商都得到了解脱。因此这不但对采购商、对供应商来说都是一种最好最轻松的进货方式。对第三方物流公司来说，也是一种最理想的进货方式。因为它有利于发挥第三方物流公司的自主处理、联合处理和系统化处理，提高了物流运作效率、降低了物流运作成本。,进货管理的基本原则,1)进货方式选择原则进货方式选择，要根据进货难度和风险的大小的具体情况选择合适的进货方式。(1)对于进货难度和风险大的进货任务，首选是委托第三方物流公司进货方式，次选供应商送货方式，一般最好不选用户自提进货方式。(2)对于进货难度小和风险小的进货任务，首选是供应商送货进货方式。2)安全第一原则3)成本效益统一原则4)总成本最低的原则,4.采购流程优化,1）影响采购流程的因素：供应商和品牌规格选择供应商签订合同重视价格管理机构,第六章供应商的开发与管理,供应商的开发与管理,学习目标,重点掌握供应商开发流程供应商评价的主要内容供应商的评价方法供应商的合作伙伴关系,一般掌握供应商的评价原则与标准供应商衡量选择供应商管理,供应商开发信息的来源,供应商开发的操作流程,明确需求,编制供应商开发进度表,寻找新供应商资料,初步联系,初步访厂,报价,正式工厂审核,样品认证,批量试产,正式接纳为合格供应商,订单转移,开发新供应商流程图,供应商评价与选择的步骤,成立供应商评估和选择小组,确定全部的供应商名单,列出评估指标并确定权重,评估每个供应商的履行能力,综合评分并确定供应商,供应商评价步骤,供应商评价体系的确定原则,评价体系确定原则,灵活可操作性原则,灵活可操作性原则,灵活可操作性原则,灵活可操作性原则,供应商评价体系标准,（一）供应商管理能力,供应商评价体系标准,（二）员工能力,员工能力,员工为提高供应商的业绩作贡献的机会和意愿,劳动力的人事变动率,员工道德,劳动力弹性,员工与管理人员关系的状况,劳动力的全面技术和能力（特别是教育和培训）,员工支持和保证及持续完善质量的程度,供应商评价体系标准,（三）成本结构,成本结构,制造或工艺运营成本,总制造费用成本,直接人工成本,间接人工成本,物料成本,供应商评价体系标准,（四）财务能力和稳定性,财务能力和稳定性,流动比率,运营比率,获利能力比率,负债比率,具体指标见表6-6,供应商评价体系标准,（五）工艺和技术能力,供应商用以研究和发展的资源,工艺和技术能力,工艺流程,供应商的设计能力,供应商评价体系标准,（六）符合环境规章,供应商评价体系标准,（七）生产计划和控制体系,（八）信息体系能力电子交流的能力：EDI、条码、ERP、CAD/CAM等（九）地理位置（十）更长期的潜在关系（1）对发展长期合作关系表达出意愿和保证；（2）保证一些资源将不用于其他客户；（3）参加产品设计；（4）给双方的合作关系带来了益处；（5）如果出现问题，愿意进行谈判解决；,第三节供应商的评价方法,一、定性分析选择方法,主要是根据以往的经验，凭借以前的关系来选择供应商。,定性分析选择方法,直观判断法,招标法,协商选择法,三种定性方法的比较,第三节供应商的评价方法,二、定量分析选择方法,依据供应商在各标准上的得分乘以该标准的权重得到的综合评分对供应商评价选择,定量分析选择方法,直观判断法,直观判断法,ABC成本法,鲁德霍夫和科林斯于1996年提出的基于活动的成本分析法。用来分析企业因为采购活动而产生的直接和间接的成本的大小。,其总成本模型为：,第三节供应商的评价方法,三、定性分析与定量分析相结合的分析选