培训教材应付帐款其它采购

联想集团ERP系统最终用户培训教材应付帐款-其他采购1作者：刘爽日期：99.11.20审核：日期：批准：日期：目 录l 基本概念l 业务流程图l 业务流程简介l 单据、报表l 业务情景介绍l 系统操作l 补充说明及注意事项l 练习 本次课是在应付帐款-标准的基础上重点讲解预付帐款、退货处理、运费类付款、外协加工费付款、办公用品类采购付款,除运费等付款外其它仍然通过A/P和MM模块，把供应商主数据作为明细科目进行未清项核算。运费等付款直接通过A/P模块把供应商主数据作为明细科目进行未清项核算。采购人员报销时记入供应商的贷方，冲红发票或付款时记入该帐户的借方，在核算应付帐款的同时系统将完成进项税的核算。一、 基本概念1 预付帐款*核算采购订单收货前向供应商支付的货款。*仅核算针对采购订单付款。*通过特殊总帐标志A和统预科目、进行集团内预付款、集团外预付款的核算。*通过特殊总帐标志B和统预科目进行购置固定资产预付款的核算。*系统操作路径：会计财务会计应付帐款过帐预付定金预付定金。2退货 *与采购订单相关。 *所退货物能对应原采购订单。如所退货物不能对应原采购订单属于索赔业务。3外协加工*将加工材料发给供应商，由供应商加工成成品，在收到成品后向供应商支付加工费的采购方式。*系统将加工费在收到产成品时与原材料一起计入产成品的成本中。*使用项目类别L。4 预制贷项凭证*用于做与采购订单无关的限额借款。*是系统的一张未记帐的预制凭证，凭证类型KZ-采购付款。*是一张可具有单行和双行的凭证，我们一般录入双行不录入单行。*与预付定金请求的区别在于：预付定金请求是单行项目；预付定金请求通过文本记录银行信息；预付定金请求是注释性的项目。*路径：会计财务会计应付帐款过帐预制贷项凭证二、 业务流程图DC-016-1(见附图)三、 业务流程简介1、发票校验DC-016-030收到供应商的采购冲红发票（退货），系统将发票内容记入应付帐款并将系统产生的凭证号记录在报销单上。借记：XX供应商，贷记：收货/收发票，贷记：应交增值税-进项税，凭证类型：KG-采购冲红发票。路径：后勤物料管理发票校验后勤发票校验凭证条目输入贷项凭证 或后勤物料管理采购采购订单显示采购订单后继功能后勤个别验证环境输入贷项凭证收到供应商的运费等与采购订单无关的发票，直接在A/P模块录入发票凭证，正确无误后记入应付帐款并将系统产生的凭证号记录在报销单上。借记（40）：XX费用和应交增值税-进项税，贷记（31）：XX供应商，凭证类型：KR-采购发票。路径：会计财务会计应付帐款过帐发票收到供应商的运费等与采购订单无关的冲红发票，直接在A/P模块录入贷项发票凭证，正确无误后记入应付帐款并将系统产生的凭证号记录在报销单上。借记（21）：XX供应商，贷记（50）：XX费用和应交增值税-进项税，凭证类型：KG-采购冲红发票。路径：会计财务会计应付帐款过帐贷项凭证2、收款并清帐DC-016-040对于业务部门发生采购收货、发票校验、付款后又退货，收到银行进帐单或现金收款凭据的情况下，在系统中根据进帐单或现金收据入帐同时与原付款或冲红发票的未清项进行清帐。借记（40）：现金或银行存款，贷记（35）：XX供应商。凭证类型KZ-采购付款。路径：会计财务会计应付帐款过帐其它收款3、预制限额借款（预制贷项凭证）DC-016-015 采购人员进行与采购订单无关的限额借款。会计人员根据采购借款单的信息，在系统中录入限额借款凭证并将系统产生的凭证号记录在借款单上。借记（25）：XX供应商，贷记（50）：银行存款，凭证类型：KZ-采购付款。路径：会计财务会计应付帐款过帐预制贷项凭证4、付款并清帐DC-016-020付运费等与采购订单无关的付款。付款的同时可以与已经入帐的发票凭证进行清帐。会计人员根据借款单内容，借记（25）：XX供应商，贷记（50）：现金或银行存款，凭证类型：KZ-采购付款。存盘后，系统会自动记录到统驭科目“应付帐款” 的XX供应商帐户中，同时将系统产生的凭证号记录在借款单或报销单（直接报销）上。路径：会计财务会计应付帐款过帐付款过帐四、 单据和报表1。单据：采购借款单、采购报销单、用款申请表（详见附表）2报表：应付帐款余额明细表、应付帐款已清项目表、应付帐款未请项目表、应付帐款帐龄分析表、超期未报销明细表、应付帐款香港对帐表 (具体介绍在应付帐款-报表与结帐中) 。五、 业务情景介绍1预付帐款创建供应商主数据创建采购订单并批准付预付款收货发票校验显示行项目显示余额清帐显示行项目显示余额2、退货A. 不影响财务操作的退货：1 收货后退货.2 收货、收发票或付款后换货且货物完全相同，换货无时间差3 收货、收发票后发现收货错误（收货多于收发票数）4 收货、收发票后发现收货错误（收货少于收发票数）B. 影响财务操作的退货：1、 收货、收发票后退货收到冲红发票清帐2、 收货、收发票、付款后退货收到冲红发票收款并清帐3、 收货、付款后退货收款并清帐3.运费创建、维护供应商主数据限额借款发票校验显示行项目显示余额限额借款生成定额借款清帐显示行项目显示余额创建、维护供应商主数据发票校验显示行项目显示余额定额借款清帐显示行项目显示余额4.外协加工创建、维护供应商主数据创建采购订单并批准发料收货发票校验显示行项目显示余额定额借款清帐显示行项目显示余额5、 不同科目设置类别的采购 备件、研发材料、办公用品、固定资产、系统集成、第三方采购 业务流程与标准采购相同，只是记帐科目不同。六、 系统操作(一) 预付帐款预付帐款同一般流程的两点区别在于：1 预付帐款发生于收货之前,标准流程的付款都在收货之后 2 在付款时预付货款使用特别总帐标志A，预付固定资产款使用特别总帐标志B，标准采购付款使用特别总帐标志为D.路径:会计财务会计应付帐款过帐预付定金预付定金录入完付款凭证后，查询凭证可以看到：凭证在第二行项目记帐码29后附加了特别总帐标志A。双击此行项目可以看到：表明此笔业务已被记入统预科目-集团外预付款中。除特别总帐标志不同外，其他系统操作参照标准采购的讲义。（二）运费等与采购订单无关的付款 创建、维护供应商主数据路径：后勤物料管理采购主数据供应商中央的创建 操作方法同标准采购，唯一一点区别在于运费供应商的排序码项应维护为001 即以记帐日期+凭证编号作为供应商行项目定位字段的录入内容。限额借款路径：会计应付帐款过帐预制贷项凭证 录入凭证日期：一般填写当天日期；公司代码：0001；记帐日期；货币：使用币种；记帐码:25-付款（借方）帐户：供应商科目号；回车进入下一屏录入供应商行项目的内容： 金额：增值税发票开具的含税价；计算税额并税码：J0；业务范围：适用部门编号；收付基准日期：现金折扣为0的日期；定位：经办人人员编号+借款单号(如无借款单号可仅用人员编号)；文本：凭证摘要。 继续录入下一行项目-银行项目的记帐码：50-贷方分录；帐户：现金或银行科目号。回车进入下一屏录入银行项目的内容： 金额：实际支付金额；业务范围：适用部门编号；利润中心：可不录入，由业务范围自动带出；起息日：可不录入；定位：支票号；文本：凭证摘要。 存盘记帐。提示凭证生成，显示凭证结果如下：发票校验路径：会计财务会计应付帐款过帐发票凭证日期：一般录入当天日期；公司代码：0001；货币：适用币种；凭证抬头文本：发票号；记帐码：31-发票（贷方）；帐户：供应商科目号。回车后进入第二屏录入供应商行项目的内容：选择计算税额；税码：适用税率（运费选择J3）；业务范围：适用部门编号范围；定位：经办人人员编号+借款单号(如无借款单号可仅用人员编号)；记帐码：40-方分录（借）；帐户：采购运费，回车后进入下一屏录入运费项目的内容： 税码：J3；成本中心：费用所记入的成本中心编号；定位：凭证摘要。 选择凭证模拟，预览凭证内容：长椭圆内的文字在系统中以红色显现，提示行提示：标明的行项目可以更改。表示此行项目有未录项目，可以双击此行项目进行更改：文本：凭证摘要。录入完毕单击返回可以看到被修改的行项目已变为黑色存盘记帐后系统提示：将限额借款转为定额。路径：会计财务会计应付帐款凭证预制的凭证记帐/删除公司代码：0001；凭证编号：预制凭证的凭证编号；会计年度；相应会计年度。回车进入下一屏。显示如下屏面：双击凭证行项目可按实际金额对行项目进行修正：修改后，经检查确认无误后存盘记帐。系统提示：清帐路径：会计财务会计应付帐款帐户清帐操作方法同标准采购讲义。注：如果实际业务需要做与采购订单无关的冲红发票，可以通过路径：会计财务会计应付帐款过帐贷项凭证。做法与蓝发票一样，只是记帐码不同：21-贷项凭证（借方）50-贷方分录（贷方）（三）影响财务操作的退货1 收货、收发票后退货A 财务收到退货的红发票后，在系统中做贷项凭证： 路径：后勤物料管理发票校验后勤发票校验凭证条目输入贷项凭证 或后勤物料管理采购采购订单显示采购订单后继功能后勤个别验证环境输入贷项凭证录入凭证日期、记帐日期、发票总额（含税）、税码：J1并计算税额、采购订单号和行项目号；注意屏幕上圈中的部分与蓝发票的选项正好相反。选中屏幕上方的项目清单按钮，屏幕提示： 表明付款条件从采购订单上取到发票上。点击绿钩或回车进入下一屏，录入发票内容： 选择屏幕上方的存盘按钮，保存。系统提示以下屏幕，输入该输入的项目：填写完凭证抬头文本和定位后，检查出票方是否是要记应付帐的供应商，收付条款是否填写正确。确认正确后，点击屏幕上方的绿色箭头，系统将该冲红发票凭证存盘。系统将在屏幕下方提示发票凭证号。注意：冲红发票和应付帐款-标准中提到的取消发票相同，在系统中和原发票有关联关系。取消或冲红的发票凭证都是不能被取消的。B 将冲红发票和原蓝发票清帐。具体操作参见应付帐款-标准的讲义。2 收货、收发票、付款后退货A 收到冲红发票。 具体操作与收货、收发票后退货中的A部分相同。B 收款并清帐。 路径：会计财务会计应付帐款过帐其它收款 填写完所要填写的内容后回车，系统将供应商的未清项全部显示出来并全部选择，点击全部选择后点击非激活状态，再选择所要清帐的行项目，如下所示：点击屏幕上方的存盘按钮，系统将凭证该收款并清帐的凭证存盘，并在屏幕下方提示：（四）外协加工费的付款 1外协加工收货的会计凭证：以上凭证可以分解成三张凭证：借：委托加工材料（原材料标准价） 借：委托加工材料（加工费） 贷：原材料（原材料标准价） 贷：收货/收发票（加工费） 借：原材料（委托加工材料标准价） 产品-采购差异（借方和贷方的差额） 贷：委托加工材料（原材料标准价+加工费） 产品-采购差异（借方和贷方的差额）从以上分析看出，与应付帐款相关的会计分录只有第2笔。2、收到委托加工费的发票 路径：后勤物料管理发票校验后勤发票校验凭证条目输入发票 或 后勤物料管理采购采购订单显示采购订单后继功能后勤发票校验。 与应付帐款-标准中讲到的国内采购相同： 产生的发票凭证如下：利润中心凭证如下：可见和科目是不能记到利润中心的，只有在月末进行了BA调整，才可以记到利润中心。4、 付委托加工费款路径：会计财务会计应付帐款凭证预付定金预付定金与应付帐款-标准中讲到的国内采购相同。5、 清帐 路径：会计财务会计应付帐款帐户清帐与应付帐款-标准中讲到的国内采购相同。（五）不同科目设置类别的采购 收货时的借方分录根据不同的类别而不同，贷方仍是-收货/收发票，付款和清帐与应付帐款-标准中讲到的国内采购相同。 在创建采购订单时，系统根据不同的科目设置类别记帐到不同的科目。例如：科目设置类别选择1-研发采购（零价管理），在显示采购订单时，先选中某个行项目，然后点击屏幕上方科目分配按钮，屏幕显示： 其中：总帐科目是系统后台设定的，业务范围和成本中心是创建采购订单时根据业务情况录入的。系统将根据帐户设置中的信息产生会计凭证。 下面着重介绍以下不同科目设置类别在收货时产生的会计凭证。1 研发采购（零价管理）-12 备件采购（零价管理）-23 办公用品-34 固定资产-A固定资产收货不产生会计凭证，收发票时产生会计凭证：5 有KD-CO的客户（LAS）-Z（系统集成）6.全部辅助帐户设置-X（第三方采购-外购）注意：在以上六种情况下，进行发票校验时，均产生与国内采购发票校验相同的会计凭证：借记收货/收发票，应交税金-进项税，贷记：XX供应商，与国内采购发票校验的不同之处在于：如果发票校验时采购订单价格与实际发票价格有差额，差额也将记到相应的科目中去。例如上例：如果实际发票比采购订单多100元，该差异也将计入科目中。会计凭证如上图所示。七、补充说明及注意事项1查看采购订单历史：路径：后勤物料管理采购采购订单显示，选中一个行项目，选择：项目统计采购订单历史 或 在查看某张与采购订单有关的收货、收发票会计凭证时，选择：环境原始凭证，点中某一行项目，选择：环境采购订单项目统计采购订单历史2、现有系统不能在一次发票校验的操作中进行两个BA（业务范围）的发票校验。如果进行了类似操作系统将产生如下提示：如果遇到以上情况，请将一张发票拆分成两次操作，每一次操作仅对应一个BA进行。八、思考与练习1预付帐款与应付帐