大型煤炭集团有限公司证券部工作手册

大型煤炭集团有限公司证券部工作手册 发布日期：2011年10月22日版 本 号： A版受 控 状 态： 受控持 有 者： 发 放 序 号： 一、公司质量方针以人为本，创优公司品牌；以您为尊，营销洁净煤炭；求实创新，追求无限改进。二、公司质量目标1、顾客满意度达92以上。2、原煤生产百万吨死亡率控制在0.5以下；重伤率控制在1.0以下。3、营运百万公里肇事死亡率控制在0.5以下。4、喷吹煤合格率为95以上。5、电煤合格率为98以上。6、出口煤合格率为98%以上。三、分目标1、保证公司股东大会、董事会、监事会会议按照规定时间、内容和形式要求发出会议通知，负责编制草拟真实、准确、及时、完整的会议材料，使会议的召集、召开、议案的审议、决议的形成及签字、会议记录严格按照法律程序完成。2、保证公司信息披露的真实、准确、及时、完整，严格按照证监会、交易所文件要求依法履行信息披露义务，对监管部门负责，对中小股东和广大社会公众负责。3、与证监会、交易所保持良好的沟通和联系，及时上报监管部门所要求的报告，经常性就业务问题进行虚心请教，随时将监管最新政策传达到公司董事会和管理层，保持良好的公共关系，树立企业形象。4、提高服务质量，耐心、友好、认真地接待股东的来信、来电、来访及各中介机构的接待工作。5、为公司提供全面、及时、高质量的政策信息。四、分目标实施、考核（一）保证公司股东大会、董事会、监事会会议按照规定时间、内容和形式要求发出会议通知，负责编制草拟真实、准确、及时、完整的会议材料，使会议的召集、召开、议案的审议、决议的形成及签字、会议记录严格按照法律程序完成。1、公司应当于上一个会计年度结束之后的六个月内举行召开股东大会，董事会应当在会议召开三十日以前以公告方式在香港商报、上海证券报上发布通知，通知内容包括召开会议的时间、地点、主持人、议题、参会人员资格的确定办法、委托书办理方法等。对公司董事、监事、高管人员以书面方式在股东大会召开前十日送达会议通知。股东大会召开前两个工作日内进行参会股东的股权登记，对法人股股东和个人股股东分别按照相应的规定进行登记。向上海交易所申请本公司股票在召开股东大会当天停牌。组织召开股东大会，办理股东签到手续，进行股权统计，按规定确定会议监票、计票人员，做好会议记录，会议结束后，做好董事会成员在会议决议和记录上的签字工作。草拟决议公告，经审核后在香港商报、上海证券报上披露，并在交易所网上进行披露。2、在董事会召开十日前向每位董事、监事、高管人员发出书面会议通知，内容包括召开会议的时间、地点、主持人、议题及不能出席会议委托和请假要求。按时召开公司董事会，并要求出席会议的董事、监事、高管人员在签名册上签字，并做好会议记录。会议结束后，做好董事在决议及会议记录上的签字工作。在会议结束后两个工作日内将董事会决议公告在香港商报、上海证券报上发表公布，同时在上海证券交易所网上进行披露。3、在监事会召开十日前向每位监事发出书面会议通知，内容包括召开会议的时间、地点、主持人、议题及不能出席会议时的委托和请假要求。组织召开监事会，并做好会议记录工作，会议结束后，做好监事在会议记录和决议上的签字工作。在会议结束后两个工作日内在香港商报、上海证券报上发表公告，同时，在上海证券交易所网上进行披露。（二）保证公司信息披露的真实、准确、及时、完整，严格按照证监会、交易所文件要求依法履行信息披露义务，对监管部门负责，对中小股东和广大社会公众负责。在每一个会计年度前三个月、九个月结束后三十天内编制公司季度报告，在每会计年度前六个月结束后六十日内编制公司半年度报告，在每一会计年度结束后一百二十日内编制年度报告。定期报告编完成后由公司董事会秘书、总经理审核后提交公司董事会审议，并召开公司董事会、监事会分别审议定期报告，形成会议决议和会议记录，由董事、监事在相应的会议决议和会议记录上签字。定期报告在董事会召开后两个工作日内送往上海证券交易所，由监管人员初审、复审后，交由香港商报、上海证券报上进行披露，同时在上海交易所网上进行披露。定期报告披露后五日内，将董事长、总经理、财务负责人、会计主管人员签名的定期报告原件各两份寄给中国证监会及呼和浩特特派办。（三）与证监会、交易所保持良好的沟通和联系，及时上报监管部门所要求的报告，经常性就业务问题进行虚心请教，随时将监管最新政策传达到公司董事会和管理层，保持良好的公共关系，树立企业形象。证券业务员定期向中国证监会寄送公司定期报告，随时报送证监会所要求的自查报告和调查。按受证监会组织的巡检，积极配合检查，提供所要求提供的资料。（四）提高服务质量，耐心、友好、认真地接待股东的来信、来电、来访及各中介机构的接待工作。对股东和中介机构的来访主动热情地接待，实事求是地解答上述人员提出的所有咨询问题，对股东索要的公司定期报告或股东大会资料立即办理邮寄。（五）为公司提供全面、及时、高质量的政策信息。由证券业务员从中国证监会、上海证券交易所、国家经贸委、中国煤炭网站收集有关证券、经济、金融、伊煤B股等信息，每日一期，编辑成册。每日将证券参考发放到公司自动办公系统信息简报上，供公司董事长、经理层及有关中层领导阅读。每年年初将上一年度有关证券方面的法规、政策汇编成册，供有关领导查阅。五、岗位设置图证券部部长证券部副部长证券事务代表证券业务员六、部门职责1、按照上市公司运作程序，协助公司董事会秘书组织召开公司董事会、监事会、股东大会，依照法定方式和时限负责通知上述会议，依照证监会要求格式制作会议材料，对出席会议人员进行资格审查，制作会议议程，使会议内容按照法定程序审议通过，使公司的决策机构、权力机构、监督机构各司其职，各负其责，使公司在证券市场中依法规范运行，以提高管理水平和向国内、国际现代化管理水平接轨的步伐。 2、严格、准确、依法做好公司的信息披露工作，包括每年的年报、中报、董事会公告、股东大会公告、重大事件公告及其它临时信息公告。保证披露信息的文字质量及内容的真实、准确、完整性，遵守证监会、交易所的一系列规定，对股东负责，在证券市场中为公司树立良好企业形象。3、根据公司目前具体情况，制订资本运营计划，对有前景的项目或投资做出投资计划，合理运用好公司的财务杠杆作用，制订合理的资债结构，积极发挥存量资产效益，及时为领导提供国家对上市公司或煤炭行业的优惠政策，为公司开辟新的利润增长点及增加公司在市场中的主动性做出合理化建议及前期工作。 4、经常与中国证监会、上海交易所保持联系，及时将国家有关证券监管的政策、法规传达到公司决策层、管理层，落实到具体工作中，虚心接受监管，适时上报这些上级部门要求上报的文件、材料，保持良好的公共关系，力争在公司融资方面开辟有利渠道和捷径。 5、耐心、友好、认真地做好股东的来信、来电、来访工作，对股东的来信及资料索求及时回复，对来电要认真、耐心解答，对来访要友好接待，把握分寸，从一丝一毫的细微处保持公司良好的企业形象。 6、做好券商、律师事务所、会计师事务所等中介机构的来访、咨询接待工作。中介机构是公司与二级市场沟通的桥梁和纽带，本部需真实、准确、及时为中介机构提供一手资料，诚实、友好地接待中介机构，构建良好的公共关系，体现公司良好的企业文化。7、通过网络、传真、报纸及其它新闻媒介及时了解证券市场动态，广泛收集各类信息，及时掌握国家财经政策法规，掌握国际经济动态及国内金融形势，及时为公司决策及管理层提供最新经济政策法规、股汇行情，尤其是B股市场相关情况、大股东持股情况及变更情况，为领导正确决策提供参考。广泛收集煤炭市场行情及国家有关煤炭行业的政策信息、动态，同时广泛收集甘草等产业最新信息和高新技术产业信息。对信息进行收集、整理、加工，开发出公司可利用的信息资源，及时地以专题或每日证券参考的形式向管理层提供。七、岗位职责（一）证券部部长岗位职责1、负责证券部的全盘工作，协助董事会秘书整体筹划公司的股证事务运作计划及全过程的实施，及时与内外部协调、联系沟通，做好信息披露工作和股东、券商、中介机构的来访接待、咨询答复，及时将上级监管政策传达到公司。2、按照上市公司的运作程序，协助董事会秘书组织召开公司股东大会、董事会，协助筹备会议的通知、会议材料的制作、会议的召开，组织做好各项决议事项和法律见证事项，负责将会议决议公告提交交易所审核并及时、准确地在指定报纸上公告。3、协助董事会秘书做好公司的信息披露工作，包括制作年报、中报、季报、董事会公告、股东大会公告、重大事件公告及其它临时公告，保证所披露信息真实、准确、及时、完整。4、协助董事会秘书组织做好股东、券商及其它社会公众的来访接待、咨询答复、邮件回复及资料邮寄工作。5、与董事会秘书配合，经常性与证监会、交易所保持联系，及时将最新监管政策传达到公司各管理层，对一些把握不准的事项坚持勤请示、勤汇报，适时上报监管部门要求的文件、材料。6、协助董事会秘书制订公司的资本运作计划，结合公司现状，提出可行的运作方案，合理运用公司负债率低的优势，发挥财务杠杆作用，积极发挥存量资产效益，探讨一些委托理财或股票自营方面的实施办法。7、组织做好公司信息资源的研究与开发工作，通过网络、报纸、及其它新闻媒介及时将与公司相关联的经济政策、证券市场动态、法规规则、国内外金融形势、煤炭行业政策、高新技术产业信息收集、整理、加工，及时地以专题或每日证券参考的形式向公司管理层提供。8、做好部门员工的工作安排计划，制订好部门业务计划和员工学习培训计划，组织实施以上计划并经常性考核，检查落实情况。9、根据董事会秘书的授权，负责筹划公司证券业务的运作。有权参加公司股东大会、董事会、各种经营例会。10、对外承担与董事会秘书相同的法律责任，对内在公司证券运作、信息披露、资本运作方面承担责任。11、有权对部门员工的工作任务做出安排，有权对部门业务费用支出统一做出计划和审批。12、对公司生产经营等重要信息有保密责任。（二）证券部副部长岗位职责1、协助部长工作，按时完成部长交办的工作任务，具体办理公司的股证事务日常运作工作，及时与内外部协调、联系沟通，做好信息披露工作和股东、券商、中介机构的咨询答复。2、按照上市公司的运作程序，协助董事会秘书和部长组织召开公司股东大会、董事会，协助筹备会议的通知、会议材料的制作、会议的召开，组织做好各项决议事项和法律见证事项。 3、协助董事会秘书和部长做好公司的信息披露工作，包括制作年报、中报、季报、董事会公告、股东大会公告、重大事件公告及其它临时公告。 4、协助董事会秘书、部长组织做好股东、券商及其它社会公众的来访接待、咨询答复、邮件回复及资料邮寄工作。5、协助董事会秘书、部长制订公司的资本运作计划。6、组织做好公司信息资源的研究与开发工作，提出信息资源开发计划、实施办法及日常所达到的要求。7、协助部长做好部门员工的工作安排计划，制订好部门业务计划和员工学习培训计划，组织实施以上计划并经常性考核，检查落实情况。8、根据董事会秘书、证券部长的授权，负责筹划公司证券业务的运作。有权参加公司董事会、股东大会。9、对公司证券运作、信息披露、资本运作承担责任。10、对属下证券业务员的工作失职承担领导责任。（三）证券事务代表岗位职责1、协助董事会秘书整体筹划公司的股证事务运作计划及全过程的实施，及时与内外部协调、联系沟通，做好信息披露工作和股东、券商、中介机构的来访接待、咨询答复，及时将上级监管政策传达到公司。2、按照上市公司的运作程序，协助公司董事会秘书组织召开公司股东大会、董事会，协助筹备会议的通知、会议材料的制作、会议的召开，组织做好各项决议事项和法律见证事项，负责将会议决议公告提交交易所审核并及时、准确地在指定报纸上公告。3、协助董事会秘书做好公司的信息披露工作，包括制作年报、中报、季报、董事会公告、股东大会公告、重大事件公告及其它临时公告，保证所披露信息真实、准确、及时、完整。4、协助董事会秘书组织做好股东、券商及其它社会公众的来访接待、咨询答复、邮件回复及资料邮寄工作。5、与董事会秘书配合，经常性与证监会、交易所保持联系，及时将最新监管政策传达到公司各管理层，对一些把握不准的事项坚持勤请示、勤汇报，适时上报监管部门要求的文件、材料。6、协助董事会秘书制订公司的资本运作计划，结合公司现状，提出可行的运作方案，合理运用公司负债率低的优势，发挥财务杠杆作用，积极发挥存量资产效益，探讨一些委托理财或股票自营方面的实施办法。7、根据董事会秘书的授权，负责筹划公司证券业务的运作。有权参加公司股东大会、董事会、各种经营例会。8、对外承担与董事会秘书相同的法律责任，对内对公司证券运作、信息披露、资本运作承担全部责任。（四）证券业务员岗位职责在董事会秘书、证券部部长、副部长的领导下，认真完成以下工作：1、 在证券部部长的领导下，按照上市公司运作程序，参与公司董事会、监事会、股东大会召开的具体工作，依照法定方式和时限负责通知上述会议，并按照证监会要求格式协助制作会议材料。2、 按照上市公司工作要求，努力完成证券部部长、副部长交办的有关公司年报、中报、董事会公告、股东大会公告、重大事件公告及其它临时信息公告制作中的具体工作任务。3、认真细致地协助做好证券部文件、年报、公告、会议材料等重要资料的建档、存档及日常管理工作。4、协助部长认真、耐心地做好股东的来信、来电、来访的接待、回复工作，严格按照信息公开披露的要求，准确地回答股东提出的问题。5、经常学习中国证监会、上海证券交易所、财政部等上级有关部门制定的最新的法律、法规、宏观政策及相关业务知识，以保证个人素质能适应岗位工作需要。6、认真完成部长交办的其它工作。7、根据董事会秘书、证券部长的授权，负责公司证券业务的具体操作。8、对公司证券运作、信息披露、资本运作承担相关责任。八、任职要求（一）证券部部长任职要求1、一般要求性别：男女不限年龄：50岁以下学历：大学本科以上学历，学士以上学位经验：具有从事过法律、股权事务、管理工作经验且具有证券专业三年以上工作经历。2、生理要求五官端正、仪表整洁。3、心理要求性格开朗，有良好的沟通能力，有一定素养和应变能力。4、能力要求熟悉财务、税收、法律、金融、证券等方面知识；能熟练应用电脑进行办公自动化和网络操作；具有良好的文字表达能力和口头表达能力；具有良好的个人品德和职业道德；具有吃苦耐劳、一丝不苟的奉献精神；具有强烈的责任心和集体意识；具有勤奋好学、不断进取的敬业精神。（二）证券部副部长任职要求1、一般要求性别：男