煤炭档案立卷归档制度

煤炭档案立卷归档制度为了齐全、完善、准确、系统管理本单位各种门类、各种载休档案，使档案管理走上制度化、规范化、现代化，为本单位各项工作服务，依据有关业务规范，结合实际制定本制度。一、归档范围 凡本公司各项工作活动中产生和形成的各种门类、不同载体的具有参考利用价值和保存价值的文件材料均属归档范围，由各部门或业务部门档案网络员进行整理、立卷，并按时向档案室移交归档，集中保管和提供利用。 二、归档时间 按国家档案局和有关专业主管部门制定颁发的规定执行。 1、党群类档案、行政类档案、经营类档案和生产技术类档案，由各文书部门或业务部门整理立卷，组成保管单位，由职能部门负责人审定后，于按月或季、年终前向本企业档案部门移交，集中管理。移交人和接收人要根据移交目录清点、核对，并认真履行移交手续。 2、基建类档案，在工程项目竣工验收后或告一段落时，由具体承办人和本企业档案网络员将应归档的文件材料、图纸等整理立卷，由项目负责人审定后，移交档案部门及时归档。 3、设备仪器类档案，在开箱验收或安装、调试后向档案部门归档。 4、会计类档案，在会计年度终了后，由财务部门按照归档要求整理立卷完毕，可在财务部门保管一年，隔一年后的六月底前归档。 5、干部职工劳资类档案，在使用完毕后，及时归档。 6、声像类档案，照片底片档案，在冲洗加工后，经整理并书写文字说明由形成部门立卷归档，或随反映同一内容的其他载体文件材料一起归档；录音带、录像带在项目活动结束后及时归档。 7、电子类档案，监控类、视频类逻辑上归档要实（随）时完成归档工作，便于调阅。 8、荣誉实物类档案，其荣誉证书、奖状、锦旗、奖杯、奖牌等，在授奖后及时归档；其他实物在使用完毕后归档。 三、归档要求 归档案卷质量的总体要求是：遵循文件材料形成的自然规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和查阅利用。具体要求如下： 1、归档文件齐全、完整、准确、系统。归档文件材料的门类和载体、形式和内容、份数与页数均应齐全完整，科技文件材料包括文字和图表应与实物相符，做到准确、系统，保持成套性、整体性。已破损的文件材料要经过修整，字迹模糊或褪变的文件材料要附有复印件或作耐久性处理。 2、科学分类，合理组卷。党群档案、行政档案、经营档案、生产技术档案，按照国家档案局归档文件整理规则和山西省档案局山西省实施细则的业务规范，以件为保管单位整理，其它各类档案，按照国家和省档案局相关业务规范组卷。 3、保管期限，划分准确。经过鉴定，区分不同价值，将文件材料区分为永久、定期（长期、短期），不同保管期限的文件材料不得混合组卷。 4、卷内文件，排列有序。归档的文件材料必须层次分明，符合其形成规律。党群档案、行政档案、经营档案、生产技术档案，按照事由结合时间排列，其它门类档案按照相关业务档案规范排序。要保持文件之间的有机联系，相应的组合文件，正本在前定稿在后，正件在前附件在后，批复件在前请示件在后，原件在前复印件在后，批转文件在前被转发文件在后，文电组合为一卷。 5、文件标题，简明确切。案卷题名要准确揭示卷内文件的内容和形式特征，一般由责任者、问题、名称三部分组成，科技档案的案卷题名，包括项目名称或代字代号及其结构、阶段的名称等，以件为保管单位的题名，采用原文标题，原文没有标题或标题不规范的另拟题名并加“”号。 6、编制目录，填写备考表。按照相关档案业务规范，编制相关目录，其中时间（日期）以8位阿拉伯数字标识年月日，责任者和时间不清楚的要考察清楚。卷内文件有需要说明的问题，应填写在“备考表”上，并由立卷人（整理人）和检查人签章。 7、案卷装订，整齐规范。案卷装订前，要另加封面、封底，去掉金属物，用三孔一线或缝纫等方法左侧装订，已成册的文件材料和报表、图册要保持原册封。 8、排列编号，按时移交。案卷组好后，按不同门类、不同保管期限分别排列编号，连同“归档文件目录”、“案卷目录”、“分类目录”、“全引目录”，按规定时间移交