物品管理办法

沪现设集规办字201002号规划院物品管理办法为了规范物品管理，根据企业财务通则、企业会计准则等有关规定和内部管理的要求，结合院的实际，特制定本办法。第一条 物品分类1、耐用品本办法所指耐用办公用品是指，单价在1000元（含）以上、5000元以下，使用年限超过一年，不能划为固定资产的物品。包括：电脑及配件（移动硬盘等）、办公家具、办公家电、办公文具等。耐用品使用年限为：电子用品3年，其他用品5年。2、一般物品本办法所指一般物品是指，单价在1000元以下，使用年限一年以下的物品。包括：办公家电、办公文具、福利用品等物品。3、消耗品本办法所指消耗品是指，一次性消耗不可重复使用的物品。如：办公耗材、食品、药品等物品。第二条 物品管理一、耐用品管理（一）耐用品的管理主要包括价值管理、实物管理和使用保管1、院财务是耐用品的价值管理部门，其主要职责是：（1）负责耐用品的价格审核、财务入账等会计核算工作；（2）对耐用品的实物管理程序及审批手续实行财务监督。2、院总务是耐用品的实物管理部门，其主要职责是：（1）负责耐用品的采购、调拨、维修保养、处置等工作；（2）建立耐用品的实物台账，包括名称、规格型号、价格、数量、购入时间、使用部门、使用人员等内容。3、使用部门是耐用品的实物保管部门，其主要职责是：（1）应落实每件耐用品的保管责任人，保管好说明书、保修卡、配件备件等；（2）配合建立耐用品的实物台账，及时办理变动手续；（3）提出申购、配合采购、配合维修保养、提出处置申请等；（4）配合价值管理部门和实物形态管理部门，按要求对耐用品进行清查盘点。（二）耐用品申购1、部门因工作需要添置耐用品的，应在部门年度预算范围内执行。由部门负责人签填申购单，经综合办公室主任审核、院分管领导审批后，配合院总务实施采购。总金额超过1万元的应由院分管领导与院领导联合审批。2、耐用品采购完毕，使用部门应配合院总务，将耐用品的申购单、发票等相关文件资料及时移送院财务入账。（三）耐用品处置耐用品使用年限到期或损坏不能使用时，由所属部门负责人签填报废申请单，经综合办公室及专业鉴定审核、院分管领导审批，综合办公室与院财务凭单予以销账。二、一般物品和消耗品管理1、一般物品和消耗品采购（1）总务采购员应进行物品的询价比价，掌握市场价格行情。（2）总务采购员应合理掌握物品库存，适时安排采购计划。2、一般物品和消耗品保管（1）购入物品后，应办理入库手续。应填写物品入库单（见附表三），采购员和保管员分别在发票及入库单上签名，确认采购入库物品的名称、单价、数量、金额等。（2）物品入库单一式三份：一份采购员留存，一份保管员用于登记物品库存月报表（见附件四）的凭证；另一份与发票对应，用于财务报销。（3）保管员记好物库存月报表，每月初上报一份汇总报表交综合办公室主任审阅。3、一般物品和消耗品领用（1）领用物品，应由领用人及部门负责人在综合办公室保管员的物品领用台帐上签名登记。（2）为解决部门负责人公务繁忙不能及时签名的矛盾，可由部门负责人书面授权（授权书见附件二），指定本部门一名员工代理行使签名确认责任。4、一般物品和消耗品成本核算院综合办公室保管员每月一次定期汇总各部门领用情况、结算制表，经各部门负责人签名确认后，交财务计入部门成本。第三条 违章处罚对违反本办法的采购员、领用人和保管员，要进行批评教育；屡教不改、造成差错和损失的，要严肃处理。相关责任人要扣罚奖金，并给予照价赔偿处罚；综合办公室主任负领导监管不力责任，扣罚责任奖金。 第四条 附则1、本办法自颁发之日起施行，同时，沪现设集规办字200908号低值易耗品类办公用品管理规定废止。2、本办法由综合办公室负责解释。附件一：物品管理流程附件二：授权书附件三：耐用品申购单附件四：入库单附件五：物品领用台帐附件六：耐用品部门台帐附件七：耐用品报废毁损申请单附件八：物品库存月报表（本页无正文） 上海现代建筑设计（集团）有限公司 规划建筑设计院综合办公室 二一年八月二十三日附件一（1）：物品管理流程（1）耐用品管理流程部门经办人填写申购单部门负责人签名办公室主任签名分管领导签名总务登记备案总务与部门配合采购财务入账部门落实保管人（使用人）并登记台账总务建立台账按照要求进行清查盘点到期或损毁，部门填表申请报废办公室办理专业鉴定审核并签批分管领导签名财务、总务、部门销账附件一（2）：物品管理流程（2）一般物品及消耗品管理流程 采购员统一采购一般物品 烟、酒、茶叶、茶歇等消耗品1）购入物品后，应办理入库手续。应填写入库单（见附表四），采购员和保管员分别在发票及入库单上签名，确认采购入库物品的名称、单价、数量、金额等。2）入库单一式三份：一份采购员留存，一份保管员用于登记物品库存月报表（见附件八）的附件；另一份与发票对应，用于财务报销。 领用人办理签名领用手续 部门负责人或其授权人签名 保管员发货 保管员做月结算表，交 保管员汇总库存月报表交办 各部门负责人签名确认 公室主任 月结算表交财务核算部门成本附件二： 授 权 书部门授权人受权人授权内容 日期： 年 月 日附件三：耐用品申购单 申请部门申请日期 年 月 日名 称规格型号申请理由经办人部门负责人建议购置方式预计单价申购数量预计金额预定放置地保管人办公室意见 年 月 日分管领导 年 月 日附件四：入 库 单日期品名单价数量金额备注采购员： 保管员：附件五：物品领用台帐日期部门品名入库数量入库金额发出数量结存数量附件六耐用品部门台帐 部门： 部门管理员： 编号名称规格型号购置日期单价数量金额保管人本表格一式三联，使用部门、总务、财务各执一联附件七：现代规划院耐用品报废毁损申请单编 号名 称规格型号资产