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文档简介

,会议,主讲人：尹锦菱,目录,一、会前准备,二、会议期间,三、会议后期,一、会前准备,1.会务人员安排,2.确定会议主题、流程、时间,明确会议主题、名称，名称尽量简洁明晰，切合主题。,注意会议时间的确定勿与其他会议时间冲突，协调各方，尽量安排在正常上班时间。,策划会议流程、主要内容，若会议议程较多时长较长，可适当安排中场休息时间。,3.确定参会人员、准备会议材料,确定参会人员名单时，如有需要，注意区分参会人员角色。,按照参会人员角色划分准备签到表、人员通讯录及会议所需分发的文件材料，文件材料较多时注意装订整齐有条理。,准备好会议所需PPT、影音资料等，放在电脑醒目位置确保能在需要展示时第一时间找到。,4.安排会议场所、发布会议通知,考虑会议的性质及与会人数的多少，安排适当的会议场所，确保当天可用并满足会议流程需求。,会议通知包括简要的会议议程说明、参会人员、会议时间、会议地点。按照需求选择通知方式：电话通知，书面、邮件通知。,如有需与会人员发言等需与会人员准备材料的环节，提前发布通知，提出要求：发言从那些角度写、应该写什么、什么时间上报稿子、审核等事项。,5.准备会议所需物品，进行会场布置,准备好各项会议记录工具，会议记录本、相机等，可带适量纸笔防止参会人员忘记携带。,注意茶叶纸杯带够，携带热水，杯中茶叶量注意不要过多或过少，尽量每杯平均。,提前进行会场布置，注意桌子的摆放，如需席卡等注意摆放位置，会前调试好投影仪、麦克风等器材，注意确认会议所需材料能正常播放演示。,二、会议期间,1.会务人员安排,2.会议开始及进行中注意事项,提前到达会场，会前注意参会人员的签到及引领，会议即将开始前注意再次通知尚未到场人员。,提醒参会人员手机调成震动或静音，会中注意维持会场秩序。,注意给领导倒茶顺序，一般茶水不能倒满，会议进行中注意给领导加水及加水时间，加水时拿起水杯，切勿在桌面上直接添加。,会中安排专人拍摄，照片切忌模糊，应多角度拍摄，适当拍摄特写。,三、会议后期,1.会务人员安排,2.会场整理,维护好参会人员出场秩序。,清理会场桌面，清扫地面杂物。,关闭会场投影仪、灯光、空调等，收纳好麦克风、仪器线路等相关器材，确保器材完好。,整理携带好所有会议材料及会前准备的物品，关好门窗，及时归还会前借用物品。,3.会议总结,整理好会议中的文字记录和图片、视频、音频记录，进行备案。,完成会议记录，内容应包括：会议议程各项内容、主要人员发言材料、会议讨论内容和总结性结论。,及时撰写会议总结
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