采购管理及谈判技巧.ppt

1,采购管理及谈判技巧,采购管理及谈判技巧,2,大纲,3,采购理念更新,建立良好及长远的供应商伙伴关系重视更积极及策略性关系重视长远目标及关系,重视減少总成本五项“适当”的要求（5R）适当的物料：质量良好适当的数量：物料的管制，经济订购量，资金的调动适当的地点：供应商越近越好适当的时间：按照生产计划适当的价格：多渠道询价、比价、自行估价、议价,第一章:采购管理理念,4,强化采购管理采购5R存量合理市场行情供应商辅导,发挥储存运输功能确保材料品质安全库存合理储存收发管理,第一章:采购管理理念,采购目标,计划用料配合销售预防呆料控制用料比例,降低成本物尽其用开发替代品余料再使用采购储存成本处理呆料,确保产品质量进货验收增强材料的使用性,适当存量重点管理(ABC法)存货周转率存料率提高仓库使用率,5,采购管理工作职能和职责,分析行情,汇报決策层,制定年度策略寻找来源和供货渠道供应商管理和辅导报价/议价/估价/定价控制交期、质量和成本呆/废料的预防和处理,第一章:采购管理理念,6,管理层次采购方法谈判预算训练员工減少成本,工作层次跟催做纪录处理付款处理物料申请处理报价单比较价格,策略层次采购研究长远计划评估供应能力制定政策,传统方法：比较被动现今方法：比较积极及具策略性,采购策略事项,第二章:采购控制系统,7,采购作业流程及內容,采购作业流程:,第二章:采购控制系统,8,采购作业內容:,第二章:采购控制系统,采购作业流程及內容,9,第二章:采购控制系统,采购作业流程及內容,采购作业內容:,10,第二壇:采购控制系统,采购作业流程及內容,采购作业內容:,11,第二章:采购控制系统,采购作业流程及內容,采购作业內容:,12,1.材料特性导向:,依材料使用特性来区分,主原料,副料和一般物料,机器设备,零配件、杂项购置,工程发包,第二章:采购控制系统,建立架构和制度-依六种导向,13,2.重要性导向:,依材料使用或价值之重要程度来区分,大宗材料(A类材料)由主管亲自采购,常用材料(B类材料)由资深人员采购,非常用材料(C类材料)由被授权者采购,第二章:采购控制系统,建立架构和制度-依六种导向,14,3.采购方式导向:,依采购大类別区分,內购,外购,合约采购,统购,第二章:采购控制系统,建立架构和制度-依六种导向,15,4.作业功能导向:,依采购作业內容区分,询价组:负责询价及开标作业,议价组:负责议价及订购作业,催交组:负责交期控制及追缺料,进出口组:负责进出口事务作业,第二章:采购控制系统,建立架构和制度-依六种导向,16,5.人力资源导向,依采购人员专业区分,外购(含主原料、副料、包材及机器设备),主原料內购,副料內购,包材內购,机器设备內购,第二章:采购控制系统,建立架构和制度-依六种导向,17,6.管理需求导向,依管理上的需求来区分,集中制:集中于总公司统购分配,分散制:由分公司或分厂各自采购,混合制:兼具上述二者之长处,凡属大宗或共用物料采集中采购制,其余授权分公司自理,第二章:采购控制系统,建立架构和制度-依六种导向,18,采购方法种类及实施,第二章:采购控制系统,采购政策:集中采购分散采购,采购方式:直接采购委托采购调拨采购,采购性质:公开采购秘密采购特殊采购投机性采购计划性采购市场性采购,19,第二章:采购控制系统,采购方法种类及实施,订约方式:订约采购口头电话采购书信电报试控性订单,采购时间:长期固定性非固定性紧急采购预定采购即时现金采购,价格方式:招标采购询/比/议价订价收购公开市场采购,20,最佳采购量,第二章:采购控制系统,适当采购数量办法,采购量的大小決定生产与销售的順畅与资金的调度.,过量采购造成过高的存货储备成本和资金积压,少量采购则停工待料而造成再采购成本提高,21,如何计定最佳采购量,第二章:采购控制系统,适当采购数量办法,最佳采购量是指从某固定时期內,能确保配合生产所需的物料数量的最低界限,安全存量=紧急订货所需天数每天使用量,最佳采购量=购备时间每天使用量+安全存量,22,第二章:采购控制系统,适当采购数量办法,如某公司螺丝(38规格),每天平均使用10袋(1000pcs/袋),紧急订货需时7天.正常订货需时15天.,例:,安全存量=10袋/天7天=70袋,采购适当时间由哪方面決定,订购点的时间=10袋/天15天+70袋=220袋,23,前置购备时间,第二章:采购控制系统,适当采购时间细则,供应商备料时间供应商生产时间供应商交货运输时间进货检验时间,前置购备时间指从下订单给供应商到物料入库的时间段.它包括:,24,采购适当时间由哪方面決定,第二章:采购控制系统,适当采购时间细则,等物料消耗到安全存量水平的时候,订购的物料刚刚入仓,采购适当时间是一个物料存量基数,而非一个时间含义,采购适当时间=最低存量=购备时间每天使用量+安全存量,25,第二章:采购控制系统,采购价格,适当采购价格应为在既定物料品质、交期或其他条件下,所能得到的最低价格.,26,第二壇:采购控制系统,影响采购价格的八大因素,物料成本物料供求关系季节变动经济循环,5.內部条件变动6.交易条件7.供应商关系程度8.对采购品认识程度,27,第二章:采购控制系统,采购价格管理十大原则,一.勿随时无根据要求降价.杀得愈低,调涨风险愈高,二.材料价格变动是管制之点,三.接近成本价只有开发一途替代品、新供源、新材料,四.最低价供应商为监控点有可能临时中止合作,五.采购失败成本的控制采购应重內外部品质生产成本损失,28,第二章:采购控制系统,采购价格管理十大原则,六.采购物成本表控制:成本因素价格变动、ABC管理,七.采购成本列入单价決定因素內,八.价格评价依管制目标不同而异A.阶段管制:成本价分阶基准/目标价分阶基准B.点的管制:点检表(与市价、行情价)比,九.价格分析报告的沟通:行情及政策、采购策略,十.供应商利益与采购成本策略的一致性.供应商利益的需求,29,第二章:采购控制系统,采购价格对采购人员压力,不斷要求降价,非能降的條件要求降价,不愿降,也不愿賣,价格變動的困懮,所有項目均要求降价,同一水准的要求降价,單一採購价格被左右,皇親國戚供應商妨礙降价,需求實力不足,無力降价,小角色,降价無功,面对不受歡迎的降价,30,第二章:采购控制系统,采购价格管制工具,报章、杂志等资讯淡、旺季循环-了解供应商的淡旺季原材料结构ABC分析表成品利润率表,5.每月需求量实绩统计表6.货源变化统计图表7.成品成本变动实绩表,8.成品售价实绩表9.市价、行情价、同业价等比较表10.原材料控制(价格)表11.供应商报价成本分析表,31,第二章:采购控制系统,如何取得采购产品资讯,工商指南,采购指南,工商刊物,黃页,供应商营业代表,展览,顾问,互联网,宣传单张,同行介绍,32,第二章:采购控制系统,采购成本,除价格外，其他构成总成本的元素,运输收货及检查储存搬运保险保证扔掉、返工存货变坏,33,第三章:降低采购物料成本,采购价格因应涨价/独家采购/紧急采购之道,涨价,独家,紧急,善用合约采购,适当采购现货,善用合约采购,活用采购谈判技巧,开发新供应商/新材料,缩短购备时间,做好“产销协调”,化解“销售预测”不准的压力,34,第三章:降低采购物料成本,节约采购资金的要訣,缩短购备时间,请购作业,请购单自动处理,简化作业流程,避免退件,采购作业,把握细节,澄清疑点,省去会签时间,缩短比、议价时间,查记录,缩短议价时间,交运,缩短待运、交运时间,下订单前预告,缩短备料时间,采购标准规格品,缩短备货时间,验收,事先备妥报关提货文件,预先办妥报关准备动作,确保通关順利,35,第三章:降低采购物料成本,节约采购资金的要訣,实施零库存与JIT,安全存量,零库存,36,第三章:降低采购物料成本,降低采购单价十五方式,集权采购:量的优势/供商成本,2.联合:量的优势/搭便车/互通有无/消化呆料,3.弹性地域供应:调节优势/政策优势,4.替代品策略:询价单重要附加条件,5.內外部授权采购,6.财务导向运作方式:投资抵減/关稅/外汇操作,7.分散采购,8.成本加值法,37,第三章:降低采购物料成本,降低采购单价十五方式,9.产业专区采购:物料生产之成行成市区域,10.数量区隔法采购,11.品质分级采购,12.工作改善成果分享制:给供应商辅导,介绍加工厂给供应商,13.逼迫法:找原始供应源以外的第二、三家供应商,14.自制与外包之选择,15.籍供应商之专业知识降价(低成本),38,第三章:降低采购物料成本,降低采购成本的途径有哪些,采购技朮物料来源寻更优秀的供应商对原设计检讨改进寻替代品,6.加工作业7.维护费用8.标准化9.储运方法,采购成本,39,第三章:降低采购物料成本,JIT与实施零库存,任何东西多於最少的需求(例如工具,物料,零件,空间,工人的时间)便是“浪费”;最少的需求是指可以增加产品的价值President,Toyota,JIT概念的来源,40,第三章:降低采购物料成本,管理概念-不断地解決问题一个以“拉”形式的生产系统理想的生产环境适当及适量的物料,在适当的时间供应到生产部门生产及运到市场上销售,切合时宜(JIT)系统是,JIT(JUSTINTIME)与实施零库存,41,第三章:降低采购物料成本,JIT(JUSTINTIME)与实施零库存,安全存量不是万灵丹,缺料不见得可恥!,高库存才是真要命,42,第三章:降低采购物料成本,零库存不是幻想,大宗材料可做到实质零库存,包材也可做到JIT,JIT(JUSTINTIME)与实施零库存,43,44,45,46,47,48,49,50,51,52,53,54,55,56,57,理想的供应商关系,与有良好表现供应商建立长远而穩定的伙伴关系減少供应链上供应商的数目共同发展产品共用资料库协助主要供应商提高质量減少不必要的开支,供应商关系管理与常用供应链控制策略,第六壇:供应商管理,58,虛拟整合策略(virtualIntegration),不要自行制做所有东西注重与供应商的联繫工作，並建立长远的伙伴关系与有资料共享及连繫，例如，生产计划供应商工程师参与产品开发及设计，解決技问题产品由供应商直接送到顾客手上与顾客建立紧密关系，提供技术支援,供应商关系管理与常用供应链控制策略,第六章:供应商管理,59,准时交货交货率逾期率质量退货率平均合格率合作性服务滿意度,第六章:供应商管理,供应商的表现测量方法,60,适价必遵法则,第七章:采购询价/比价/议价工程,一.決定价格的方法,成本分析法,投资报酬率法,比价法,适用于关系企业产品订货,适用于独占性或专利产品订价,按市场供需状況而订,即依卖方市场或买方市场而定,61,适价必遵法则,第七章:采购询价/比价/议价工程,二.选择有利的交易条件,出厂价,到厂价,三.选用适当付款条件,內购-期票,外购-预付,资金周转关系,62,四.物权及风险转移,物权(TITLE)及风险(RISK),物权与风险的转移通常都不在同一时间发生,必须视交易条件和付款条件而定,适价必遵法则,第七章:采购询价/比价/议价工程,63,适价的采购策略,第七章:采购询价/比价/议价工程,数量策略,时间策略,成本策略,如现用现购、预购、投机采购等争取数量折扣,货源策略,品质策略,如长期合约、短期批购、买现货,如外购、內购、联合采购、统购等,如独家采购、多家供应,买适质产品,未必最好,64,询价/比价/议价作业內容,第七章:采购询价/比价/议价工程,询价对象,价格,整理相关资料,选择对象,成本分析,比较其他厂商,价格涨跌因素,运费和保险费及关稅,付款条件,交期,设定议价目标,采购条件,65,询价前准备工作,第七章:采购询价/比价/议价工程,基准明确一致回收期限一致广泛发掘询价对象品质状況充分掌握供方市场资料收集广征替代品公平规格验收标准采购頻率及穩定性供应责任其他,66,询价必要项目,第七章:采购询价/比价/议价工程,产品条件(材料、方法)数量/次付款条件品质要求:精密度交付方式产能承担风险最低请购量标准规格验收方式,67,比价方法/原则/方式,第七章:采购询价/比价/议价工程,比价方法货比三家:不能所有用此法:在量大情況下用化整为零化零为整品质标准设定,比价原则按相(等)同基准比价务实核对:规格、生材等询征同业情报市价、参考价、标准价预算差异,68,比价方式最低总价比价法成本表內单项比价法最低零件汇总比价法,重点比价法原材料、特点、精密度、利润、耗材费用最低订量,比价方法/原则/方式,第七章:采购询价/比价/议价工程,69,议价原则,第七章:采购询价/比价/议价工程,最低价非唯一決标条件,只重视议价內容、结论及其优、缺点,要有“根据”的议价,考虑決标时价格占其他因素比重,议价时须留詳细痕跡(合约及決标的基准清楚),议价犹如人之用人面试、资料、态度很重要,70,成功的谈判人员的特征,第八章:采购谈判过程及技巧,计划充足,可抵受压力,认真及小心聆听,明白谈判对手,小心观察,可处理冲突及对立,准確的判断,创新的思维,能处理危机,良好的发问技巧,良好的管制,71,采购谈判技巧模式,第八章:采购谈判过程及技巧,谈判前的准备准备及分析资料制定谈判目标及策略,会议讨论、分析、達到目标,谈判后推行合约条件,72,采购谈判技巧方式,第八章:采购谈判过程及技巧,集体议价:大量、重要、特殊之采购无价议价:(心中无标准价)、新品种、材料之采购,标准价及预算价法估价单比较法:择优为基准、择劣为缺点、相互对照之议价法,73,采购谈判技巧方式,第八章:采购谈判过程及技巧,成本加值法:成本+利润、大量采购、独占采购用景气、市场趋势运用:景气好坏、淡旺季,目前供应商实力借力法:新供应商议价用评价(鉴)后议价功能发挥:评鉴之缺点切入法,74,采购谈判之时机,第八章:采购谈判过程及技巧,客观环境利用,新厂商/料源开发成功时,有副料(对抗品)或代用品开发成功时,采购量增加时,行情变化价格看跌时,汇率变动有利于厂商时,厂商有超量库存或存货时,规格要求变更,采用价廉材质时,新项目引进,增加交易机会时,75,采购谈判之时机,第八章:采购谈判过程及技巧,化危机为转机,查觉厂家有围标或联营嫌疑时,独家采购或有被吃定的感觉,76,谈判技巧-谈判前准备,第八章:采购谈判过程及技巧,事的分析,成本分析,一.知己知彼,对方产能及品质,交易內容,对方销售状況,价格承受能力及我方缺料风险,对方销售对我方依赖度,对