烟酒管理制度

烟酒管理制度 一、目的为规范公司烟酒管理，对业务招待需要发生烟、酒、茶、水果、点心等的采购、保管、领用、盘点的程序化，特制定本制度。二、适用范围： 用于公司及各部门对外工作的必要招待。三、权责 公司招待所用的烟酒等由财务部负责采购，行政部负责保管，采用内部回避管理，采购人不得兼任保管，保管人不得自己领用。如遇特殊情况需报总经理核准。四、申购、入库、流程1、由行政部根据上月烟酒领用和库存情况，于每月25日前提出下月的采购计划，并填写烟酒采购申请表（附表1），上报总经理审批。2、烟酒每月的大致库存情况可参考如下（少于此量可申请采购）：序号香烟库存数量白酒库存数量1软中华5条茅台2箱2苏烟5条五粮液2箱3硬中华5条剑南春2箱4黄金叶5条（20元）海之蓝3箱5红酒2箱6泸州头曲3箱3、 财务部采购人员对市场烟酒价格做出调查后，提供三个及以上烟酒供应商的信息，由行政部经理挑选其中一家作为公司烟酒供应商。4、 采购人根据烟酒采购申请表于2个工作日内采购公司招待烟酒。5、 采购回来的烟酒必须当天入库，并获得保管人开具的烟酒入库单（附表2）.如遇特殊情况，保管人不在或无法返回公司，采购人对已经采购但未入库的烟酒负保管责任，遗失或损坏都由采购人负责赔偿。 6、采购的烟酒经核实无误后，行政部保管人办理入库手续登记台账由行政部经理复核签字。 7、采购人持烟酒采购申请表、烟酒入库单、烟酒发票按财务报销程序报销。五、保管 1、行政部对烟酒负责保管工作，确保账实相符。 2、烟酒保管人员必须建立烟酒台账，烟酒入库、出库应如数登记，注明领用人、领用用途、数量等，做到账物相符。 3、保管人凭烟酒采购申请表入库，保管人认真清点数量、品类，开具入库单，一式三份，保管人一份，采购人一份，备存一份。（月底汇总交于财务部经理留存备查）。 4、采购回的烟酒存放在公司的储藏室内，做好防霉防潮工作。六、领取及使用烟酒的领用由需要领烟酒的部门经办人提出申请，并完整填写烟酒领用单（附表3），由部门经理审核，主管副总审批后，方可在行政部办理领用手续。1、 烟酒的级别分类：类别品名级别类别品名级别酒茅台A烟软中华A五粮液B苏烟B剑南春C硬中华C海之蓝D黄金叶D红酒E泸州头曲F（注：1、由于啤酒不为常用酒，且保质期较短，一般不做库存和级别区分，有需要可申请临时采购，部门经理负责审核，主管副总审批。 2、烟酒领用参考标准招待对象级别备注贵宾A招待贵宾时由使用部门经理审核，报总经理审批后按A/B/E级别领用烟酒。贵宾B重点客户C员工活动、业务招待D贵宾E工程现场业务F 3、剩余烟、酒等的退还：对于领用的烟、酒等未使用或者剩余的，领用人必须在24小时内退还保管人，并办理剩余烟酒退还单（附表4）签字确认。七、库存盘点行政部每月1-3日，对上月烟、酒、礼品等管理情况（入库、领用、退还等）进行检查，并对库存烟、酒等进行盘点，汇总登记在月度盘点登记表上，报送主管副总、总经理检查。八、检查标准及记录1、烟酒领用单禁止涂改，对于登记错误进行涂改的，须有相关责任部门经理签字确认。2、申购、领取及使用、退还必须严格按流程执行。3、各项签字必须严格执行，禁止代签。九、本制度经公司总经理审批后执行。 附表1：烟酒采购申请表 编 号： 年 月 日申请部门申请人申请日期序号名称品类库存量采购数量预算单价合计预计总金额主管副总审核总经理审批附表2：烟酒入库单 编 号： 年 月 日序号名称品类单价数量级别采购编号备注 采购人： 保管人： 复核人： 附表3：烟酒领用单 编 号： 年 月 日领用部门领用人领用日期招待对象招待人数领用标准领 用 物 品 内 容序号名称品类数量备注部门经理审核主管副总