2017年会议管理课程教材企管培训

会,议,管理,2018/2/3,Hank,Page 2,講 師 簡 介 : 郑 瀚 根,現任：,台灣華盛頓集團,廣東逸華企業顧問有限公司,台灣鄭記企業管理顧問股份有限公司,董 事 长,中原大学企管、硕士、中央大学研究所研究员,學歷：,全国推动辅导5S 、 ISO9000 、 QS9000 、 ISO14000专家,臺灣品质管制学会会员代表，荣获亚太金爵个人奖,台湾杰出管理协会执行常委,經歷：,中卫发展中心讲师、顾问师,汉声广播电台企业资讯顾问师,国际超级讲师，曾在嘉義市政府、省政府授課2000 場以上,轟動海峽兩岸,2018/2/3,Hank,Page 3,曾輔導中華汽車、裕隆汽車、福特六和汽車、宏基電腦、永光化學、東培公司創維集團、南航、TCL集團、立白集團等多家企業;輔導臺裕橡膠QI品質獎,經歷：,曾任職復盛集團、裕隆集團、亨通、和勝、春源鋼鐵集團、華巨企業、實英實業等公司經理、廠長、副總經理、總經理等職務,授课经验：,统计制程管理（SPC）, C.J.P潜能训练,班组长干部督导(TWI),全面品质管理（TQM）,业务行销,成功激励,中阶干部辅导(MTP), QS9000、ISO14001專案輔導,講 師 簡 介 : 郑 瀚 根,2018/2/3,Hank,Page 4,一、会前之准备（企划）,（1）通知主题，以四大意识来分析目的、目标、成本、问题。,壹、成功会议的要件,会议成败成本知多少,（1535%）,（2）研讨方式,（3）互动技巧,準備什麼,2018/2/3,Hank,Page 5,（1）秘书主席式,会议成败成本知多少,（2）规格制度式,（3）互动轻松式,（4）主管现身式,2018/2/3,Hank,Page 6,（1）時間管理,会议成败成本知多少,（2）內容扼要,（3）攻擊/抱怨性問題移至另一特定時段(例：季檢討會),2018/2/3,Hank,Page 7,四、幕僚人员的服务水准 （1025%）,会议成败成本知多少,2018/2/3,Hank,Page 8,（1）记录简单化,五、会后的追踪稽核及沟通协调 （2551%）,会议成败成本知多少,（2）工作时序表,（3）专案分配表,（4）安辅式协调,如何參與會議,2018/2/3,Hank,Page 10,会议的三项正向功能,1.讯息收集开会者多参与提 供讯息 及研讨,2018/2/3,Hank,Page 11,2.沟通及问题分析一这是一种过程由主持者主导，开会者的基本训练亦是一重要因素 （1）主席要主导主控 （2）问题的因果 流程图法 Milk模式 确认Identify 辐度 Magnitude 产生Location 趋势Trend,会议的三项正向功能,2018/2/3,Hank,Page 12,（3）公文/签呈一特例专案/分析研判/裁量决策,（4）资料/简报一数据资讯/统计分析/解说推推论,（5）会议/记录一讯息搜集/表达看法/结论追踪,（6）协调/共识一表达立场/互动研商/平 稳妥协,会议的三项正向功能,2018/2/3,Hank,Page 13,3、减少非会议事宜，以防时间大盗,(1)训示（以签字方式代替之）(2)设计（以小型非正式研讨代替之）(3)教育（以正式内部训练代替之）(4)决策（以结论代替之，Decision-MakingConclusion） 验收绩效或技术研讨（以一对一 方式代替之）,会议的三项正向功能,2018/2/3,Hank,Page 14,会议管理即时间管理之一部份,个人领导20%,组织领导70%,系统领导10%,2018/2/3,Hank,Page 15,会议管理即时间管理之一部份,1.以前锋（L-Line）及后卫（幕僚，S-Staff）分工合作。,2.分工（人力调配）、授权、矩阵管理（专案管理）、协调沟通、整合管理（工作团队）是五大主题。,2018/2/3,Hank,Page 16,会议管理即时间管理之一部份,有:,2018/2/3,Hank,Page 17,一切运作皆以动态式系统方式为之Dynamic System，有输入（Input），输出（Outcome）及组件的观念。,人员及其他资源皆是灵活运用，以大系统，小系统的运用方式进行，因此每个人必须有扮演多元角色的能力。,会议管理即时间管理之一部份,三、系统领导四、专案管理,2018/2/3,Hank,Page 18,依工作任务的需求及执行过程而设计不同的系统，在职量上皆以配合系统流程运作为主。,领导任务的成败不在个人，变不在组织，而在系统流程设计及管制稽核技巧。,组织领导可和系统领导并存，只是前者的部门界线必须打开。,会议管理即时间管理之一部份,三、系统领导四、专案管理,2018/2/3,Hank,Page 19,企划的精义,處 方,服 藥,診 斷,企劃的步驟流程,2018/2/3,Hank,Page 20,企划的精义,機會分析,資訊收集,強化方案,訂定目標,推動執行,企劃的步驟流程,2018/2/3,Hank,Page 21,为什么要开会（Why？）,企划的精义,何时开会（Why？）,如何开会（Why？）,何种形式（Why？）,何处开会（Why？）,2018/2/3,Hank,Page 22,企划的精义,三、诊断会议的可能问题,2018/2/3,Hank,Page 23,为什么要开会（Why？）,為什麼要開會（Why？）,2018/2/3,Hank,Page 24,最适当时段,需用多少时间,时间如何分段切割,為什麼要開會（Why？）,二、何时开会（When？）,2018/2/3,Hank,Page 25,1.分组式,2.议题式,3.授权式,4.简报式,為什麼要開會（Why？）,三、何种形式（What？）,2018/2/3,Hank,Page 26,三明治式,主持人主导式,為什麼要開會（Why？）,四、如何开会（How？）,五、何处开会（Where？）,会议室,其他,辦公室,2018/2/3,Hank,Page 27,会议前应有的准备工作,分配精,效能多,效率快,如何管理會議,2018/2/3,Hank,Page 28,会议的基本管理模式,1.场地布置及应有之设备,2.时间管制的规划及简报的方式.,3.书面文件的形式,4.幕僚人员之服务,5.主持人的领导方式,6.会议记录格式,会议前应有的准备工作,二、,2018/2/3,Hank,Page 29,几种会议的优缺点研讨,会议前应有的准备工作,二、,2018/2/3,Hank,Page 30,策略规划应用于会议管理中,事宜简单例行工作,时间短捷15分钟内,特案另议事先研讨,一、小型派工会议的特性界定,2018/2/3,Hank,Page 31,步骤方法,策略规划应用于会议管理中,二,2018/2/3,Hank,Page 32,1、每周一部门内派工会议 （经理五位主任）,2、4：004：15开会（4：30下班要上交通车）,3、3：00 4：00经理做准备工作,4、习修心得,策略规划应用于会议管理中,2018/2/3,Hank,Page 33,设计穿插其他活动,主持者强化会议品质的技巧,一,2018/2/3,Hank,Page 34,设计穿插其他活动,二,布局的技巧,2018/2/3,Hank,Page 35,主控式收集质量化情报的会议,停会协商式,攻守并重式协调谈判会议,暗示性,设计穿插其他活动,三,權變式的技巧,如何自我培训会议领导技巧,2018/2/3,Hank,Page 37,主持人如何领导会议,2018/2/3,Hank,Page 38,二、主持者的基本条件,中性包装语调、表情、反应。,反应快速研判、状况、决策如何因应。,精确记录良好记忆或快速笔记能力。,经验技巧适时运用不同技巧来控制。,主持人如何领导会议,2018/2/3,Hank,Page 39,二、主持者的基本条件,话多，重复且无重点式说明。,明显快速露出偏好及主观。,情绪化的反应及表情。,主持人如何领导会议,主持者的三大缺點,注：,2018/2/3,Hank,Page 40,会议中的现代化简报技巧,一、数据、资讯、情报的不同点及表达方式,2018/2/3,Hank,Page 41,二、简报技巧六要领,资料准务方法,视听辅助器材,口述说明要领,应付问题技巧,适时补充资料,轻松表现专业,会议中的现代化简报技巧,2018/2/3,Hank,Page 42,导引全员参与讨论的方法话术,一、主持者控制会议效率的技巧,1.订定会议规范,自己率先执行,自律 式,评分表式。,2.点人发表技巧（点差者，而非强者）。,3.提案下结论技巧（以心腹为之）。,4.会后个别询问来代替表决。,2018/2/3,Hank,Page 43,5.重述纲要式。,6.分阶段开会式。,7.主持人暗示方式技巧。,8.文件补充沟通方式。,9.上级参与式。,10.情境控制。,导引全员参与讨论的方法话术,一、主持者控制会议效率的技巧,2018/2/3,Hank,Page 44,2.举例说明式(但例子要恰当)。,1.分离主题为子题法,先议部份子题使能被接受。,(注:会议效能是指藉会议产生影响力的大小),3.意见领袖人物的参与式。,4.部属参与式。,5.技术性简报或放映影片(现场示范表演、操作。,6.气氛感染式。,导引全员参与讨论的方法话术,二、主持者提升会议效能的技巧,2018/2/3,Hank,Page 45,主持人做结论的七向度,得到共识及结论一一开会后应有七项构面,界定问题重点（Define）,处理之方向（Orientation）,目标水准（Goal）,下手点何在（Target）,可能的效应（Impact）,行动的原则（Action）,多久之前要完成（Latency）,注：“DOGTAIL”七字合起来即是狗尾巴就很容易记起来,2018/2/3,Hank,Page 46,带人的特色比重,权威,习惯,操作,情,法,理,感受,51%,49%,2018/2/3,Hank,Page 47,情法理及感受加起来共49%，这是观念性数据， 表示小于一半的影响力，另一半欲要靠权威+习惯+操作。,员工重视感受。,說明一：,說明二：,带人的特色比重,2018/2/3,Hank,Page 48,权威的定义。 1.公司各项制度规则的订定。 2.员工任免升迁权及调度派工权。 3.薪资红利奖金的发放方式。 4.工作环境条件,及餐饮福利措施的提供。 5.以影响力主控工会及其他从业人员社团。,說明三：,带人的特色比重,2018/2/3,Hank,Page 49,习惯的定义任何制度法规及生产方式虽然开始不易接,但经过一短时间后,很快会习惯一高适应力。,說明四,带人的特色比重,2018/2/3,Hank,Page 50,会议中时间控制的技巧,小型会议效益与时间管理,1.纲要准备 一会前准备文字纲要。,2.A一VAID 一视听辅助器材可节省书写时间。,3.文字性布达 一会中要宣示之事宜，以文字布达即可让人员 带回看，不必浪费时间来布达一般性事宜。,2018/2/3,Hank,Page 51,4.同向解决法 一会中一定有不同意见，但讨论方向及逻辑必须要同向与解决之途径，而不是逆向讨论或分叉讨论。,5.整体、个体冲突化解决 一会前先把整体及个体立场矛盾之处点出，参与会者不再重复提出这些大家已知之论点。,6.分段开会法 一以阶段性达到共识与结论。,7.决策性分工法 一主持者以决策者权力分派工作，各自去设计及完成，或提下一次会中再讨论。,会议中时间控制的技巧,小型会议效益与时间管理,2018/2/3,Hank,Page 52,8.休息式沟通法 一有重大意见冲突时，以休息方式可做较软性及变向式沟通。,9.移下沟通式 一有时因主持者在场，使讨论中有顾忌，不如交付其他参会者自己沟通，得到共识及草案，再做裁决。,10.会后企划法 一会议中只能提企划原则，企划细节及设计工作只能在会后进行。,会议中时间控制的技巧,小型会议效益与时间管理,2018/2/3,Hank,Page 53,会议后人性工作推动七步骤,体认、了解并消化工作目标,每一阶段订定工作时间量，并确认完成点,评估内部可用人力，并配合 完成工作的时间分点，做最适化（Optimization）调配,由上而下的有压力式督监方式辅以横切入的辅导方式,STEP1目标内化：,STEP2工作时序：,STEP3人力调配：,STEP4督导并用：,2018/2/3,Hank,Page 54,STEP5人性管理：将执行方案看成产品以行销手法逐步推介给客户（使属下接受且努力执行）,STEP6肯定员工：以各种激励方式，建立员工自信，以积极工作态度去努力,STEP7管制稽核：工作进行过程中即应以各种行政稽核手法来