2009-2010十佳优秀社团评选策划书-孙楚帆

北京工业大学十佳优秀社团评选策划书2009-2010北京工业大学十佳优秀社团评选策划书1、 活动目的P22、 活动概况P23、 资源配置P24、 宣传方法P35、 报名及初审入选通知P36、 答辩安排P47、 公示结果P58、 活动时间节点执行P59、 经费预案P610、 具体注意事项应急预案P6附录1 执行表&权责清单P7附录2 社团名单、签到表&打分表P8附录3 宣传策划书P10 北京工业大学社团管理委员会北京工业大学校团委社团部2010年10月一 活动目的时间如白驹过隙，为了在今后的工作中更好总结前段经验，弥补工作中存在的不足，同时共享经验，扬长避短，肯定优秀社团，鼓励、支持社团活动更多更好的开展。社团部秉持“服务社团、服务校园、服务同学”的宗旨，在10月对社团进行“十佳”评选，旨在让优秀社团更多的分享自己的经验，主要以体现社团的多样性、生动性、学习性、灵活性、丰富性为基础。同时，鼓励更多的社团不断进取创新，形成良好的竞争、争先环境。此次活动对于校园社团文化建设起着十分重要的作用，也能为各社团的宣传搭建一个展示自我的平台。二 活动概况1. 活动主题 十佳优秀社团评选2. 组织单位 北京工业大学校团委社团部，北京工业大学社团管理委员会3. 活动地点 学校中轴路，知新园报告厅（待定）4. 活动时间 10月17日至11月2日5. 活动流程 宣传报名答辩会公示6. 面向成员 北京工业大学在校学生7. 评优社团 30个8. 特邀嘉宾 校团委赵梦老师三 资源配置1. 人力资源配置（1） 总调度两名：1，2。（2） 活动负责人：1，2。（3） 工作人员（可重复）： 路展宣传所需人员30人 ，社团部大一同学。 审核统计人员3人，社团部大一同学。 答辩会场工作人员20人，社团部大一同学。（4） 答辩会主持人：1。（5） 答辩会评委：社团管理委员会委员，社团部管理层。（6） 答辩会旁听人员：暂定200人，由个社团骨干组成（每社团5人）。（7） 前优社代表：1，自然爱好者协会前负责人2. 物资需要及来源（1） 场地：学校中轴路及知新园报告厅（待定）。（2） 社团部材料，社管委材料，（3） 各类表格：社团名单、签到表、打分表（详见附录2）（4） 宣传品 展板70张，由社团部宣传组负责设计制作。（5） 矿泉水三厢，纸笔若干，桌牌若干，社团部工作牌20张。（6） 正装：所有评委，社团部副部及以上人员，答辩社团代表自行准备。（7） 社团评优社介绍ppt，由社团部宣传组制作。（8） 奖状10张，请帖一封。（9） 社团评优公示广播台演讲稿，由宣传组编写。四 宣传方法1 详见附录3五 报名及初审入选通知1. 简介十佳优秀社团评选将不单独设立报名机构，报名方式为递交社团风采手册。凡未在规定时间内递交风采手册的视为不参加社团评优。根据此手册，社团部及社管委将进行初审。社团部将会以短信形式通知初审通过的社团领报名表，并准备答辩。2. 风采手册风采手册是展示一个社团介绍书，也是一年的事迹的总结，例如所有常规与大型活动，社长及骨干介绍等。自策划完成后，通知所有社团开始制作（指数不限，格式为word文档）。有参加社团评优意愿的社团应于10月17日晚社管委会议上递交风采手册的电子版。如有特殊情况，最迟可10月19日中午1点前交到团委楼103室（非17日交的社团将会视情况扣分）。3. 初审社管委与社团部将会根据风采手册对该社团进行初步审核，时间为17日晚7点至20日晚5点。通过初步审核的社团可继续参加接下来的答辩会。4. 初审入选通知截止到19日中午1点前，社团部与社管委将会完成对所有递交风采手册的社团的初审。20日 结果统计好后，交予内联组负责通知社长们。通知内容：你好，我是社团部的，恭喜你你的社团已经通过了初审。请于10月21日中午12点1点间来团委楼103室拿报名表，并开是准备答辩会ppt。5. 收发报名表初审通过的社团需要在派人在10月21日中午12点1点之间来团委楼103室拿社团评优中期报名表，并在10月25日中午12点1点之间填好交回103室。过时不候，答辩的具体名额由报名表决定，若未交报名表，则取消答辩资格。六 答辩安排1. 简介所有递交报名表的社团，将在10月27日下午参加答辩，经评委打分后，产生十佳优秀社团。2. 答辩会具体流程（1） 入场签到（1:00-1:30）所有社团人员入场签到，参加答辩社团签到后抽签决定答辩顺序。其他社团签到并统计人数。入场时要放一些柔和的音乐。（2） 主持人开头讲话（1:30-1:40）（3） 赵梦老师讲话（1:40-1:50）（4） 前优社代表讲话（1:50-2:00）（5） 主持人宣读答辩流程（2:00-2:05）主持人需要根据之前抽签的结果，告诉大家答辩顺序与时间长度，还有结果揭晓时间。（6） 答辩开始（2:05-6:00）答辩社团须出一到两人，级别须为社长与副社一级。要求每个答辩社团必须要有自己的ppt，根据ppt进行演讲，演讲时间10分钟。之后是提问环节，评委们会对该社团进行一些有针对性的问题，为时5分钟。（7） 主持人作结束语（6:00-6:10）主持人对今天答辩会进行总结，并告知结果公示时间与方法。3. 工作人员构成答辩会当天需要一个会场负责人，2人签到，1人抽签，6人维持秩序，4人引导，2人负责大门，2人机动，1个负责调试音响等多媒体设备，1人负责摄影。共二十人，所有人为大一新生。4. 布场所有当天工作人员例会后随1与会场负责人到答辩会会场进行布场。在所有的评委座前放好桌牌、矿泉水、打分表等表格，将多媒体调试完毕。如有赞助广告等，提前安排好合适的地点或时间投放。在门口设立签到处，将抽签纸条做好。开始播放音乐及介绍ppt。所有工作由当天具体负责人安排。5. 座位排序及观众构成具体座位排位图将在场地确定后制作出。观众由评优社团的骨干构成，规定每个参与答辩的社团出8-10个骨干旁听答辩会，以此吸取经验。6. 服装要求规定，所有答辩评委，社团部副部及以上人员，答辩社团代表需着正装入场。所有社团部大一工作人员可以穿便装，但是必须佩带社团部工作牌。7. 退场答辩会结束后，所有的社团人员现行离开。所有社团部人员留下，收拾场地，整理资料。七 结果公示1. 审核结果27日答辩会结束后，评委会将在四天内将结果研究统计出来。并发给社团部，由社团部组织颁奖等。2. 公示方式（1） 对内公示在11月2日中午社长大会上，社团部将公布2009-2010年十佳社团的名单，并颁发奖状与奖金。并请新优秀社团代表为大家现场讲话。（2） 对外公示11月3日，由校广播台宣传社团评优结果，并对这十个社团进行简短介绍。广播台稿件由宣传组编写。3. 奖励机制社团部将会为优秀社团颁发奖状、奖金。并且对于优秀社团，在三个月内所有活动审批优先考虑，大活动答辩难度降低。八 活动时间节点执行1. 前期活动（按时间节点顺序排序）（1） 所有参与人员了解活动具体事项，执行表、权责清单人手一份。-策划完成-（1） 总调度人联系团委老师，获得宣传申请批准,并拿到批准的转单。（2） 联系校广播台进行配套宣传。（3） 设计并印制宣传展板，各类表格。（4） 联系并确定答辩会场地。（5） 在周三例会上说明说明所需人数，并选出宣传负责人和答辩会当天会场负责人。（6） 宣传组撰写答辩会主持人演讲稿。（7） 确定评委人员名单。（8） 确定主持人及前优社代表。（9） 对两名大一的负责人进行培训。（10） 通过社长大会，对所有社团进行社团评优的说明。-答辩会前两周-（1） 社团部开始收风采手册，进行初审。（2） 统计初审通过社团名单。（3） 对出初审通过社团进行通知，发报名表。（4） 组织社团评优宣传（详见附录3）。（5） 对答辩场地进行踩点。（6） 确认所有社团部副部及以上人员有正装。-答辩会前一周-（1） 收报名表，统计参加答辩社团数。（2） 再次通知参加答辩社团答辩会的时间与地点。（3） 确认所有物资齐全。-答辩会前两天-（1） 通知所有第二天参加答辩会的社团部大一新生时间与地点。-答辩会前一天-2. 答辩会执行（按时间顺序排序）（1） 1，会场负责人带所有工作人员到答辩会场。（中午12:20）（2） 会场负责人分配工作并开始布场。（中午12:40）（3） 开始入场。（中午1:00）（4） 答辩会正式开始。（中午1:30）（5） 当天答辩会结束。（下午6:30 最晚）（6） 所有工作人员收场，统计。（晚上7:00）3. 后期打分（1） 评委综合打分，推选出十佳社团（2） 社团部统计评优结果。（3） 宣传组制作奖状，撰写校广播台稿件。-10月31日前-（1） 11月2日召开社长大会，宣布评优结果，颁发奖状奖金，宣告优待措施。（2） 11月3日校广播台宣传社团评优结果。4. 后续工作（1） 统计大一新生工作情况，视情况调进行政组。（2） 收好宣传用展板，留明年继续用。（3） 在整个活动期间照相，有关照片和其他文件整理好，留作社团部资料。（4） 总结，庆功。九 经费预算物资金额（元）矿泉水3箱20*3=60展板70块35*70=2450奖状10张15*10=150各类表格制作打印20元合计2680元十 宣传具体注意事项及紧急预案1. 要确定落实参于组织执行的人员数量。没有特殊事不得无故退出，当天若不能来要提前向1请假。不能出现某一天宣传只有其中一部分人工作的情况出现。任务要分配到个人。2. 负责人分配任务要以人为单位。打印出执行表和权责清单，让每个人清楚，有任何问题按清单办。并且及时汇报进展，以便处理各种信息。3. 进行过程中，要有至少一种让所有工作人员沟通的方式。比如手机短信，纸条等。4. 社团对此次评优活动的态度及对工作人员的态度将极大的影响评优的结果。5. 如果出现社团拒绝配合此次评优活动的情况，或对工作人员态度恶劣，则取消评优资格。6. 对于两个新大一的具体活动负责人，要进行有针对性的培训，包括熟悉策划，聊个各部分工作和一些常识问题。7. 若两名具体负责人出现无法调动人员的问题，有活动负责人1出面调解。若出现具体负责人现场无法胜任此工作，由活动负责人3负责临时替换人选。8. 对于跑转单等流程类事务，组长一级应带自己组员共同完成。9. 跟此次活动所有表格类文件一律由1负责，要做到表格先行。10. 对于初审为通过的社团也要进行通知，通知内容：你好，我是社团部的，很遗憾你的社团没有通过社团评优的初审，请再接再厉。11. 答辩当天签到分为答辩社团签到，如果有答辩社团未出骨干来旁听此次答辩会或出席人数太少，则对其社团进行记录，并进行扣分。12. 答辩会当天一定要有座位图，带名字的桌牌，所有人不能乱坐。13. 答辩会当天要注意时间，社团答辩时间由主持人掌控，评委问问题时间由1掌控。到时间立即喊停。答辩会最晚要在晚上六点半结束。14. 对于迟到的，没穿正装的，答辩社团要给予扣分。15. 如果在答辩会期间出现冲场现象，有社团部工作人员将闹事者带离。16. 没有正装的人可以向其他同学借。17. 关于评优的结果要严格进行保密。18. 工作人员要熟悉活动地点及周边环境，若遇到踩踏，火灾，立即组织疏散。附录1 1 具体执行表日期执行工作主题人员配置12 权责清单总调度1，2活动负责人1，2具体负责人会场负责人：宣传负责人：附录21 社团名单社团社长联系表序号社团名称负责人联系方式1合唱团2舞蹈团3电视台4器乐团5广播台6 工大报记者团7国旗班8 计算机协会9心理协会10民间文化艺术社11 先锋实践社12 前程社13 青年社工协会14 商业模拟协会15 PMC音乐爱好者协会 16 空间动漫社17 电影爱好者协会18 ID时尚舞社19爱心社20 青棕榈话剧社21VC时尚文化传播协会22 美食文化社23 摄影协会24国学社25 英语协会26 自然爱好者协会27 健美协会28 Outfeet足球协会29 羽毛球协会30 棋牌普及发展协会31 峻野登山协会32 乒乓球协会33 天文爱好者协会34 游泳协会35 武道文化交流社36 太极拳协会37 轮滑社38 书法协会39 电子竞技协会40 红十字协会41理论研究社42 台球社43 SAVE滑板协会44 高尔夫球协会45 外语俱乐部46 自行车协会47 起点广告社48推理桌游社49 相声社（传笑堂）50 创业联盟51 手语联盟52 工大新闻网53 交谊舞协会54 滑雪社55 中日文化交流协会56 汽车协会57魔术社58腰旗橄榄球59辩论社60红丝带志愿团61宏文学社62艺术创想画社63职业规划协会64模拟联合国2 签到表3 打分表附录3十佳社团评优宣传策划书一 活动目的时间如白驹过隙，转眼间社团评优将至将至，为展示社团风采，为评优工作做一个良好的开始，并且让社团部也能够更加为同学们所了解 。校团委社团部决定做一次大型的社团路展，以此激励社团发展，展示社团自身优势。并让在校同学更加了解工大社团。二 活动概况9. 组织单位 北京工业大学社团部、北京工业大学社团管理委员会10. 宣传地点 工大中轴路（礼堂西侧草坪到三食路口之间地段）11. 宣传时间 10月18、19日12. 宣传形式 大型路展13. 面向群众 校社团人员，所有在校学生三 资源配置3. 人力资源配置（1） 总负责人：1宣传负责人：1（2） 展板制作人员：10名，社团部宣传组人员参与路展人员：30名，社团部各组人员路展负责人：由社团部执行组选出一人4. 物资需要及来源（1） 场地：北京工业大学中轴路（2） 展板：70块展板，社团部设计制作（3） 胶条3卷，塑料绳2卷（4） 社团评优资料2份，有社团部提供四 具体宣传1 展板（1） 底板规定每个社团用一块展板，底板由社团部宣传组设计。（2） 设计由个社团在9月29日之前提交1张社团图片和100字以内介绍给宣传组站长2。由2与宣传组同学将介绍与照片分别放置在底板上。若有社团未发送照片及文字，则有宣传组同学为该社团编辑100以内文字，无需照片。（3） 制作所有70块展板有社团部负责设计，在10月11号前完成。10月11日将所有设计送去制作，做好后存于团委楼仓库内，可联系团委1老师。2 路展（1） 展台10月18、19日两天内，于中轴路摆放所有70块展板。顺序由1决定，底板颜色按递进色，街道两侧相对的展板颜色相同，街道每一侧为35块展板。由胶条与塑料绳固定，以防大风。（2） 咨询为了配合路展，社团部将进行路展咨询活动，为路人讲解十佳社团评优的流程与意义。计划路展两天内联组出2个大一新生专门为路人进行咨询解答。（3） 管理路展期间，每天社团部出15个工作人员在路展处看管展板，确保所有展板的完好性。路展所需展架要在11点15前布置完毕。路展时间为中午的11:3012:45。12:45后所有人将物资归位，所有展板运回团委楼仓库。3 收尾由宣传部同学为此次路展摄影，以作为今后社团部资料使用。19日下午将所有展板收回团委楼仓库，明年继续使用。记录对于这次路展，各社团的重视态度，视情况影响社团评优的结果。五 日程安排5. 前期准备（按时间节点排序）（2） 定制所有参与活动组织执行人员的联系表和人员执行表。展板底板制作完成，社团资料收集完成。-策划完成-（2） 联系团委老师，获得路展申请批准。（3） 宣传组开始设计展板。-十一长假期间-（2） 宣传组所有展板设计完毕，1审核完毕。（3） 将所有展板设计图送制作。（4） 转单审批完成。-10月11日前-（6） 所有展板制作完成，并送达团委楼仓库保存。（7） 通知所有18日参加路展的人员，并确认准确人数，选出一个大一的路展负责人。（8） 再次确认所有资源到位，打印出展板排序名单。-10月15日前-6. 路展执行（按时间顺序排序，以第一天为标准）（7） 所有当天参加布置路展人员到103集合。（上午10:30）（8） 所有大一新生按安排，将展板运往中轴路，搭好展台。（上午10:40）（9） 所有人员到达中轴路，并开始摆放展板。（上午11:00）（10） 布置完成，所有人员到位。（上午11:15）（11） 路展开始，咨询开始。（上午11:30）（12） 路展结束，所有人员将物资归位，展板收好后统一运回团委楼仓库。（上午12:45）7. 后续工作（1） 宣传组出人将此次路展情况拍摄后整理为社团部资料。（2） 10月19日路展结束后，所有参加布置路展的人员按照安排前往中轴路收拾展板，存回团委楼仓库，供明年再次使用。（3） 大家总结，准备十佳社团评优。六 经费预算展板70块35*70=2450元矿泉水1箱20元合计2650元七 活动注意事项及紧急预案1. 要确定落实参于组织执行的同学人数。没有特殊事不得无故退出，路展当天若不能来要提前向组长请假。不能出现一个组内只有其中一部分人工作的情况出现。任务要分配到个人。2. 组长分配任务要以人为单位。打印出权责清单，让每个人清楚，有任何问题按清单办。并且及时汇报进展，以便处理各种信息。3. 进行过程中，要有至少一种让所有