《管理方法与艺术》期末复习指导

第二部分 复习内容第一部分 自我管理职业生涯管理重点内容：（一）自我评估的SWOT法与职业生涯规划作为职业生涯规划基础的自我SWOT分析一般可以分以下三个部分：1自己的人生目标分析。2自己的优势和劣势分析。3环境、挑战和机会分析。自我SWOT分析，让自己对自我有了深刻的了解，对自己未来的发展路线有了初步认识，也就有了自我规划的基础。（二）职业生涯路线选择职业生涯路线是指一个人选定职业后选择什么途径去实现自己的职业目标。（三）职业生涯目标确定职业生涯目标的确定，是职业生涯规划的核心。一个人事业的成败，在很大程度上取决于有无正确适当的目标。时间管理重点内容（一）时间管理的方法：四象限法、80/20法则、时间管理的技巧1、四象限法著名管理学家科维提出的一个时间管理的理论。它把工作按照重要和紧急两个不同的程度进行了划分，基本上可以分为四个“象限”，如下图：第一象限：重要而且紧急。举例：处理某媒体对公司的负面报道、为孩子填报高考志愿等。这些事情必须马上去做，否则后果将会非常严重。第二象限：重要但不紧急。举例：编写公司下季度的工作计划、制定家庭的投资理财策略、参加心理咨询师的培训等。这些事情虽然看起来不紧急，但是我们却不能置之不理。如果你现在不重视它，它随时都会发展成重要而且紧急的事情。第三象限：不重要但紧急。举例：办公室里的突然来电、临时会议等。这个象限里的时间投入是相当可惜而且无奈的，忙了半天可能一点效果都没有，包括你在内的很多人都会被假象所迷惑，认为紧急的就是重要的。其实紧急和重要一点关系都没有。第四象限：不重要而且不紧急。举例：闲谈、看无聊的电视节目等。重要结论：“四象限法”告诉我们如何区分工作的重要性，安排工作的优先顺序；在时间安排上应该收缩第三象限，舍弃第四象限；在考虑行事的先后顺序时，应先考虑事情的“轻重”，再考虑事情的“缓急”，也就是我们要有重点地把主要的精力和时间集中处理那些重要但不紧急的工作上，这样可以做到未雨绸缪，防患于未然。2、80/20法则19世纪意大利经济学家帕累托（PARETO）发现：80%的财富掌握在20%的人手中，这种现象被称为“帕累托法则”。一般表述为：在一个特定的组群或团体内，这组群中一个较小的部分比相对的大部分拥有更多的价值。在时间管理中，在优先顺序里，也有一个帕累托（PARETO）时间原则，也称80/20法则。假定工作项目是以某价值序列排定的，那么80%的价值来自于20%的项目，而20%的价值则来自于80%的项目。这意味着，如果你有10件工作要做，其中2件的价值比另外8件加起来还要大。80/20法则时间管理的重要意义在于能经常以20%的付出取得80%的成果。重要结论：集中精力在能获得最大回报的事情上，而不要花费在对成功无益的事情上。处理事情时，一定要抵制住先易后难的诱惑。优先完成那些最重要、最有价值的事，哪怕它很困难、很复杂。3、时间管理的技巧A、做好计划；B、使用日程表；C、善于授权；D、今日事今日毕；E、不做“工作跳蚤”，只要做一件事，就要一气呵成做完，至少做到工作告一段落为止；F、关门做事；G、避免完美主义；H、整洁和条理工作的习惯；I、学会拒绝。当你有重要的事情要处理时，学会对别人说“不”。压力管理1、压力的主要来源A、个体心理。B、工作压力。C、职业发展。2、面对压力的正确态度压力并不可怕，关键要用正确态度去面对，正确的态度是成功压力管理的前提。压力管理中不正确的态度压力管理中正确的态度回避问题或夸大问题沉着面对问题，分析问题的关键所在把注意力放在可能失败的情况上 把注意力放在可能成功的情况上 消极，认为命运操纵一切 积极，认为通过努力可以改变命运 为自己的行为辩护，或归咎于他人 自省，承担自己的行为责任敌视、攻击别人与人为善，淡化矛盾独自面对压力和问题倾诉、聆听，寻求他人协助 走进问题的死胡同，钻牛角尖，较真多方面考虑，换个角度用新的方法去解决问题忍受苦难，不可自拔以乐观态度看待所有问题和困难因一次的失败而时常沮丧 从失败中吸取教训，学习向上吸烟，酗酒，滥用药物 运动，健康的休闲、休息、放松3、压力管理的方法与技巧1减少不必要的压力。2明确自己的“需要”与“想要”。3管理好你的时间。良好的时间管理能有效减轻你的压力。4寻求和接受帮助。5善于放下，活在当下。6学会接受，主动面对。7行动起来。 8坚持心理上积极的自我暗示。9自我松驰。10健康平衡的生活方式。第二部分 管理团队组建你的团队 团队是由一群具有互补技能的人所组成的，致力于共同的目的、业绩目标，合理利用各成员的知识和技能，进行协同工作，并且各成员愿意相互承担责任的一个群体。团队具有优势互补、目标相同、相互协作、共担责任的特点。团队的四大构成要素：一是共同的目标；二是一定的知识和技能；三是成员的责任感；四是成员间的相互信任。团队概述团队与群体的差别团队的类型团队角色分析组建高效工作团队组建团队。1）明确团队目标；2）明确团队定位；3）确定团队规模；4）人员甄选与角色配置；5)制订行动计划如何成为高效团队团队的发展方法团队发展的4个阶段。形成阶段；波动阶段；规范化阶段；成熟阶段团队的发展方法有效的沟通重点内容（一）沟通的方法和技巧。倾听、上行沟通的方法1、如何做到有效倾听有效倾听的技巧。1）保持目光接触；2）展现赞许性的点头和恰当的面部表情；3）避免分心的举动或手势；4）提问；5）复述；6）避免打断说话者；7）不要多说；8）自觉转换听者与说者的角色。有效倾听的障碍。1）用心不专；2）急于发言；3）排斥异议；心理定势；5）厌倦；6）消极的身体语言；2、上行沟通的要点？如何听上级的命令？（1）上行沟通要点：1）倾听上级的命令；2）做好请示、汇报；3）正确处理与上级的矛盾冲突；4）正确面对上司的批评（2）如何处理与上级的矛盾？1）尊重上级。2）学会说服上级。要把握说话的时机。把握好说话的方式。注意说服技巧。同时要留给上级充分的考虑时间。3）学会拒绝上级。（3）如何听上级的命令？当上级向你下达命令时，倾听是需要做的第一步。仔细倾听。（2）及时确认。（3）有疑问要及时探讨。（4）制定详细计划。会议管理重点内容（一）低效率会议的主要原因（二）会议管理中会议主持人职责与主持会议的技巧1、低效率会议的主要原因（1）没有明确的会议目的和预期结果。（2）会议主持人的技能。（3）会议的准备工作不充分。2、会议主持人的会前准备（1）熟悉会议所要讨论的问题，并对这个问题产生的背景、缘由有充分认知。（2）预先设定会议所要达到的沟通目标，如有必要，事先设计好议事规则。（3）如果允许，可以在会前找会议关键人物就相关问题进行沟通，最好能形成共识。（4）熟悉参会人员，对于可能的冲突有所准备。3、会议主持人职责（1）营造和谐氛围，保证会议顺利进行。（2）正确引导发言，推动讨论。（3）控制会议进程，保证议程按时完成，计划进行（4）总结讨论内容，正确作出结论或达成决议。4、会议主持人控制时间的技巧（1）制定会议规则，分配时间，提出流程建议。（2）控制发言。（3）控制并严格遵守2种时间：总的会议时间、各项议题时间A、语言方式B、非语言方式冲突管理重点内容（一）冲突管理的基本原则真诚以待；（2）努力理解对方；（3）对事不对人，换位思考；（4）以双赢为目标，追求共同的利益（二）冲突管理的基本策略 1、竞争策略。竞争策略是一种强制性的策略，这个策略的核心就是“我赢你输”，追求自己一方的利益最大化，使冲突变成一场零和游戏。 2、逃避策略。逃避策略指的是既不合作，又不竞争，既不满足自身利益，又不满足对方利益的冲突管理策略，对冲突采取逃避或压抑的态度。逃避策略可以避免冲突问题的扩大化。有时还可以避免冲突或是减少有害冲突的发生。 3、妥协策略妥协策略是指冲突双方都愿意放弃某些事物的状态。妥协策略实际上是一种交易，指的是一种处于合作和坚持中间的状态。这种策略适度地满足了自己的关心点和他人的关心点，通过一系列的谈判和让步避免陷入僵局，通过“讨价还价”满足了双方的要求。 4、合作策略冲突管理的第四个策略是合作策略，冲突双方都期望能完全满足对方的需求。合作策略指的是具有高度合作精神的双方尽可能地满足冲突双方利益的冲突管理策略，追求冲突解决的双赢局面。 5、迁就策略迁就策略即冲突一方愿将对方的利益置于自己的利益之上，是一种高度合作且不坚持己见，当事一方主要考虑对方的利益、要求或屈从对方意愿、压制或牺牲自己利益及意愿的冲突管理策略。授权的方法与艺术重点内容（一）授权的方法和技巧。量能授权、授权控制、防止逆授权1、量能授权 根据员工能力大小和知识水平高低进行适当授权，是授权得以成功的关键。以功授权，以资历授权则会贻误大事。企业可以通过绩效评估、素质测评、观察、访谈等方法对员工能力进行排序，实施梯次授权方式。 1、制约授权；2、弹性授权；3、不充分授权；4、充分授权。 授权的这四个阶断是从低到高，依次递进的。由于员工的能力、素质、态度的差异，有些人只能处于2、3阶段，能达到充分授权的只是一小部分员工。2、如何进行授权控制 授权不是弃权，主管从此可以撒手不管了。授出权力不加以控制，轻则影响公司绩效的完成，重则可能造成严重的后果。有效的授权控制是绩效最后完成的强有力保障。 目标控制 （1）要依据工作目标和绩效标准进行过程控制，如果目标任务很大，可把目标分解成几段，分别检查。（2）建立定期报告制度，接受委派的员工必须定期向上级主管报告工作进展情况，对工作进程的重大事项进行说明，保证授权是沿预定轨道前进。 态度支持 对许多主管来说，授权不是能不能，而是肯不肯的问题。因此主管一定要摆正心态，让部属大胆去尝试，对部下的轻微错误抱有宽容态度。尽量不干涉下属的具体工作，让部属不再有授权就是控制的感觉，这是对部属最大的信任。 奖惩措施 （1）当部属潜能得到发挥，业绩突飞猛进时，主管一定要适时奖励，对其出色部分予以充分肯定，对不足部分提出意见和指导。 （2）授权撤回，当下属行为已远远偏离原来轨道，甚至给公司造成了严重损失时；或部属能力太低，根本无法完成任务时，主管这时应立即停止授权，以免造成更大工作损失。 3、逆授权 逆授权就是下级把自己所拥有的责任和权利反授给上级，即把自己职权范围内的工作问题，矛盾推给上级，“授权”上级为自己工作。 逆授权原因：管理人员是管理经验不足、授权技巧不足，或过度放权、或过度在意权力： 而部属员工则可能是工作经验不足，无法胜任授权工作，需要辅导、指导。 如何防止逆授权： （1）充分授权，充分沟通。（2）量能授权。（3）授权要责、权、利对等。（4）授权要可控。激励的方法与艺术重点内容（一）激励的方法和技巧。公平理论、目标激励法1、公平理论该理论的基本要点是：人的工作积极性不仅与个人实际报酬多少有关，而且与人们对报酬的分配是否感到公平更为密切。人们总会自觉或不自觉地将自己付出的劳动代价及其所得到的报酬与他人进行比较，并对公平与否做出判断。公平感直接影响职工的工作动机和行为。因此，从某种意义来讲，动机的激发过程实际上是人与人进行比较，做出公平与否的判断，并据以指导行为的过程。 2、目标激励法 设置适当的目标，激发员工的动机，达到调动员工积极性的目的，称为目标激励。员工对目标看得越重要，实现的概率就越大。因此，设置的目标要合理、可行，与员工的切身利益密切相关。 为发挥目标激励的作用，应注意以下几点：（1）员工目标与组织目标一致。（2）设置的目标应具有明显的社会性。（3）目标的难度要适中。（4）目标要具体明确。目标最好能够有定量的要求，切忌笼统抽象。（5）既要有近期目标，又要有远期目标。第三部分 管理你的事业计划制定的方法和技巧重点内容（一）制定计划的方法，5W2H；甘特图法；目标管理的SMART法。1、计划的内容，“5W2H”法计划的内容可以归纳为“5W2H”：何时（When）、在哪儿（Where）、因为某种原因（Why）、由谁（Who）、以何种方式（How）来做某事（What），做到什么程度（How much）。2、甘特图法甘特图是泰罗的追随者亨利.甘特发明的。甘特图法是以发明者的名称命名，又名线条图、横线工作法，实际上是一种常用的日程工作计划进度图表。它基本上是一种线条图，纵轴展示计划项目，横轴展示时间刻度，线条表示计划完成的活动和实际的活动完成情况。甘特图很直观地表明了任务计划在什么时候进行，以及实际进展与计划要求的对比。它虽然简单但却是一种常用、重要的计划工具。 3、目标管理的SMART原则目标管理是美国管理大师彼得.德鲁克于1954年在其名著管理实践中最先提出的。德鲁克认为，并不是有了工作才有目标，而是相反，有了目标才能确定每个人的工作。因此管理者应该通过目标对下级进行管理，当组织最高层管理者确定了组织目标后，必须对其进行有效分解，转变成各个部门以及各个人的分目标，管理者根据分目标的完成情况对下级进行考核、评价和奖惩。 原则之一：一个好目标必须是明确的（Specific）。原则之二：一个好目标必须是可衡量的（Measurable）。原则之三：一个好目标必须是可实现的（Attainable/Achievable）。原则之四：一个好的目标必须是相关的（Relevant）。原则之