XX体育用品有限公司会计档案管理办法

标准书核 准审 核主 管 复 核会计档案管理办法 标 准 编 号制 定 日 期G C90105一、目的：为了加强会计档案管理，统一会计档案管理制度，保证会计档案妥善保管、有效存放、方便查阅、严防毁损、散失和泄密。二、定义：会计档案是指会计凭证、会计帐簿和财务报表、报告等会计核算专业材料，是记录和反映公司生产经营活动的重要史料和法律证据。三、内容：3-1：会计档案具体包括：3-1-1会计凭证类：原始单据(具体见附件1)，记帐传票。3-1-2会计帐簿类：总帐，明细帐，日记帐，辅助帐簿， 管理台帐及其他会计帐簿（包括电脑打印的帐簿）。3-1-3财会报告类：年度财务审计报告、税务审计报告和内部管理报表等，包括报表、附注及文字说明，以及验资报告、税务查帐资料和其他财务报告。3-1-4其他类：银行存款余额调节表，银行对帐单，其他应保存的会计核算专业资料，会计档案移交清册，会计挡案保管清册，会计档案销毁清册。四、管理单位及管理职责：4-1公司设立会计档案室，隶属于财务部，并指定专人保管，未经许可无关人员严禁进入。出纳人员不得兼管会计档案。4-2公司销售部会计档案管理（请参照GCS销售部管理办法）。4-3每月新增的会计档案，由财务部按照归档要求，负责整理立卷，装订成册，编制会计档案保管清册。 4-4严格执行公司保密制度，确保档案的安全。五、各项规章制度：5-1归档制度 5-1-1建立档案保管清册，每月按照档案类别，分门别类装订成册，交人保管存档，并在档案保管清册上登录。 5-1-2采用电脑处理的会计资料，必须保存打印的书面会计档案。 5-2保存期限5-2-1会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。5-2-2会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限分为5年、15年、（具体明细见附件2）。5-3借阅及保密制度5-3-1本公司的会计档案属于公司机密，如因工作需要提供到外单位者必须填申请表（见附件3），经财务长（财务经理）核准后方可复印。起 稿 者 管 理 单 位会 计 课修 订 日 期 . . . . . . GC90105 (第 1 页 共 2 页) XX体育用品有限公司 标准书 5-3-2会计档案不得借出。公司内部各部门如有特殊需要，经财务经理以上批准，可以提供查阅或复印，并需填写档案借阅、复印一览表（见附件4），写明借阅用途或复印理由。查阅会计档案的人员，严禁在会计档案上涂划、拆封毁损。5-3-3会计人员必须严守会计档案机密，未经允许不得泄密。5-3-4会计档案管理人员定期对档案进行检查，如发现丢失或被盗，必须立即报告，即时追查，设法挽回损失，并追究相关人员责任。 5-4会计档案的销毁 5-4-1保管期限满的会计档案，可以按照以下程序进行销毁：A. 由会计课提出销毁意见，编制会计档案销毁清册，列明销毁的会计档案的名称、册数、起止年度和应保管的期限、已保管期限、销毁的时间等内容。并呈总经理签核及报备董事会。B. 在销毁会计档案时，应由总管理室和会计课共同派员监销，并在销毁前，按照会计档案销毁清册所列的内容清点核对所要销毁的会计档案，销毁后，在会计档案销毁清册上签名盖章，并将监销的的情况报告总经理及董事会。5-4-2保管期满但未结清的债权债务的原始凭证和涉及其他未了的原始凭证不得销毁，应单独抽出立卷，保管到原事项完结时为止。单独抽出的立卷会计档案，应在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。 5-5会计档案的交接5-5-1财务部人员离职或将会计档案交档案室时，应办理会计档案交接手续并编制会计档案移交清册，交接双方按照会计档案移交清册所列内容逐项交接，并由会计课长负责监交。交接完毕，交接双方经办人和监交人在会计档案移交清册上签名或盖章。5-5-2直营店因撤消或其他原因终止的，在终止和办理注销登记手续前形成的会计档案交公司会计档案室保管。六附则：本办法呈总经理核准后公布实施，修改时亦同。品质记录：附件1：原始凭证保管明细附件2：XX体育用品有限公司会计档案保管期限表附件3：会计档案借阅、复印申请表附件4：会计档案借阅、复印一览表 GC90105 (第 2 页 共2 页) XX体育用品有限公司 附件2 XX体育用品有限公司会计档案保管期限表种类档案名称保管期限备 注一 会计凭证类 1记帐传票 15年二 会计帐簿类 1总帐15年包括日记总帐2明细帐15年现金和银行存款日记帐保管25年3日记帐15年4辅助帐簿15年三 财务报告类1内部管理报表15年包括文字分析2年度正式报告永久包括文字分析3验资报告永久包括文字分析 四 其他类1会计移交清册15年2会计档案保管清册永久3会计档案销毁清册永久4银行余额调节表5年5银行对帐单5年 附件3会计档案借阅、复印申请表部门： 年 月 日保 期限： 年 月 日至 年 月 日 流存 程期 会