管理制度培训行文制度.ppt

,培训课程,行文管理制度,主讲：,1.0目的为规范公司行文管理，特制定此规定。,2.0范围本规定适用于公司各中心/部门对内外的呈、收、发文管理。,3.0权责3.1文化训导部：公文管理规定的拟定并执行；对公司所有收、发文进行指导及对存档文件（包括签发原件及电子版本）归口管理；3.2总经办/各中心：按公司统一规定的格式自行发文，所发文件以月为单位交文化训导部文控室存档且接受文化训导部的督导；3.3文件签批权责：授予总经办成员审核、会签跨中心和公司级别的文件，本中心内日常运作程序性文件报总经理同意后可直接签批，跨中心和公司级别的文件一律由总经理签批；除总经办成员外，暂不授权部门负责人签发文件。,4.0流程及管理规定4.1发文控制流程（见附表）,4.2文件的发布：为便于公司文件的管理与查阅，各中心/部门应设定专门的收发文管理员，管理员将按程序批准后的各类公文使用以中心为单位的邮箱发布给特定的收文对象，并存档；对保密性文件应考虑采用合适的发文途径。4.3公文拟制格式：4.3.1任免令、嘉奖令、调任令、晋升令按附件:8.3格式拟文，一式两份，一份交文化训导部文控室存档，一份交人力部存入被任免、嘉奖、调任、晋升者本人档案中。4.3.2发布性通知、通报、通告、决定及临时颁布的管理规定、对外发文等文种按附件:8.2格式拟文。4.3.3计划方案、申请报告等呈送类公文按附件8.1格式拟文。4.3.4市场促销策略、人事、高层会议记录、机密制度等机密性文件除按规定的格式拟文外，均需用独立文件夹收藏。,4.4文件的控制管理：4.4.1各中心/部门的收发文（或文本）由负责人指定专人负责管理（打印张贴或存档）；营业厅收发文（或文本）由值班经理负责打印张贴并让营业厅人员阅后签名存档（专门文件夹保存）。各收发文管理员必须保证所收文件的完整性。所有收发文文化训导部将进行不定期检查。4.4.2各中心管理员每月2日前应将上月本中心总监签批的所有公文原稿归类整理并打好目录送至文化训导部文控室存档，有领导批示的，应附批复原件。4.4.3通用类文件要求收文部门收阅文件后应打印公布，并签名存档。4.4.4属秘密以上级别级文件，各收发文管理员须用独立的文件夹书面装订，并妥善保管和保证其规定的保密性。,5.0内容说明5.1公文编号分类（见附表）5.1.1各中心收发文和邮箱管理员（如有更改，应及时知会文化训导部文控室）负责本中心文件的收发、登记、归类、调用、立卷、归档，对外联络等工作。各中心邮箱发文必须抄送给文控主管邮箱。5.1.2文化训导部文控主管负责督导收集、整理、汇总并归档保存各中心发文；5.1.3呈送类文件与机密性文件不需编号。,5.2内部公文分类：5.2.1呈送类公文：主要指计划方案类、请示报告、情况通报类等；5.2.2发布类公文：主要包括通知、通告、任命令、嘉奖令、调任令、正式颁布的管理规章制度、对外发文等；5.2.3机要性文件：秘密以上级别文件。,5.3内部公文保密等级划分：5.3.1IV级：绝密类，直接影响公司权益的重要决策文件，如投资计划、措施、经营战略、长期规划、重点项目等文件，限制在公司总经办以上和相关工作人员范围内；5.3.2III级：机密类，公司的年度规划、财务报表、统计资料、重要会议记要、公司经营情况和技术资料、销售资料、供应商资料、客户资料等文件，限制在公司部门经理级以上和相关工作人员范围内；5.3.3II级：秘密类，公司人事档案、合同、协议、尚未进入市场或尚未公开的各类信息，由文件签发人标明密级，并确定保密期限，保密期限届满，自行解密；5.3.4I级：保密类，公司上述级别以外的内部文件；5.3.5上述文件的密级，由审批者根据文件内容的重要程度确定，并视具体情况发送给确定的收文对象，收件人收件后须有邮件回复或签收登记。,5.4VISIO应用/流程模版规范:5.4.1“页眉”规定为公司标志,导入工作由市场营销部品牌经理执行,此“页眉”严禁更改；5.4.2“流程”主题名称规定为“18号黑体字”；(例如:视觉识别导入控制流程)5.4.3表格第一行文字：相关部门、职务及“流程说明”字样规定为“14号宋体字”，100%显示下该行高为2格；(例如:市场营销部字样外框等)5.4.4流程步骤中字体及右侧流程文字说明规定为“12号宋体字”；（如:“开始”、“结束”等）5.4.5流程中“批注”文字及“Y”“N”字样规定为“10号宋体字”；5.4.6步骤符号标准见附表“8.6流程图形状说明”；5.4.7流程第一步骤符号边（如“开始”椭圆框最上线）及流程文字说明离最近上横线规定为2格,流程说明文字左右规定为离左右边线1格(100%屏幕显示下)；流程步骤上下距离保持一样（特殊情况除外）；5.4.8表格分列规定尽量平均，以美观有效为标准，文字位置以居中为准，特殊情况除外；5.4.9流程步骤内容如涉及“职务名称”，规定另起一行。,5.5WORD应用/程序文件模版规范:5.5.1项目程序文件“页眉”规定为公司标志,导入工作由市场营销部品牌经理执行,此“页眉”严禁更改；5.5.2“程序文件”主题名称规定为“小二宋体字”；(例如本程序主题“文化训导部管理程序”字样)5.5.3“程序文件”首页表格规定为模版表格,字体规定为“小四宋体字”；表格中文件编号由文化训导部规定使用，与页脚统一；（编号说明：P-SC-001为市场营销部1号程序指引文件，P代表程序指引/SC代表市场营销部/001代表第一号程序指引文件；W-RL-006人力部6号工作指引文件/W代表工作指引/RL代表人力部/006代表第六号工作指引文件；如总经办：P-ZJB-001,文化训导部：P-WH-001，行政部：P-XZ-001,客满室：P-KM-001,财务部：P-CW-001,审计部：P-SJ-001,展店部：P-ZD-001,区域管理部:P-QY-001,市场营销部:P-SC-001,客户服务部:P-KH-001,物流部:P-WL-001）5.5.4“程序文件”一般分为八项，如：1.0目的、2.0范围、3.0权责、4.0流程、5.0内容说明、6.0罚则、7.0附则、8.0附表，规定为“小四宋体加黑”；各项中文字为五号宋体,序号按顺序延续，如：3.0延续为3.1、3.2、3.3、或3.1.1、3.1.2等，以八项主题之一“目的”为例，规定各项小项文字与“目”字齐头；5.5.5每页页首空一行,每行间距规定为“18磅”；5.5.6其他文件模版详见附表。,6.0罚则6.1文化训导部将不定期对有关部门的文件(含邮件发文)进行检查，如发现下列情况将予以处罚：6.2公司下发的文件、通知如在有效期内发现遗失现象，每缺少一份文件将处以责任人30元之罚款。6.3随意摆放秘密级以上（含秘密级）文件或将其公开，经查实后将予以责任人每次100元的处罚，连续三次违反者给予降职、调岗、甚至开除处理。6.4保密文件如经检查发现缺少页数的现象，每缺少1页罚款100元。,6.0罚则6.5岗位异动人员须将其责任保管的文件及中心邮箱有关资料与交接责任人完全移交后，经双方签字认可,否则，交接责任人将承担因此引致的全部责任。6.6未经批准，严禁将机密文件进行复印外传，违者罚款1000元，情节严重者除名并追究其法律责任。6.7发布类公文如出现错字、别字、标点符号使用明显不正确或字句表述严重不清晰者，一次罚款10元；如未按规范的签批程序发布公文或未按规范的发文格式发布的公文，每次罚款50元。,7.0附则7.1本制