行政部邮件收发管理制度2014

欧意控股集团浙江欧意电器有限公司邮件收发管理制度文件编号：Q/OYM-03-03版 本 号： A/0.1 受控方式： 分发编号： 发行单位： 人事行政中心 单位名称 浙江欧意电器有限公司文件编号Q/OYM-03-01文件类别三级文件版 次A/0.1次文件名称邮件收发管理制度页 次第2页共9页批准页 文件修订履历修订次修订日期编制审核批准生效日期发行单位备注序号本次修订内容相关条款文件发行范围受文单位副本文件分发号受文单位副本文件分发号代号名称数量编号代号名称数量编号01总裁办1Q/OYM-03-0107橱柜营销中心1Q/OYM-03-0102财务管理中心1Q/OYM-03-0108橱柜制造中心1Q/OYM-03-0103人事行政中心1Q/OYM-03-0109技术研发中心1Q/OYM-03-0104电器制造中心1Q/OYM-03-0110信息管理中心1Q/OYM-03-0105品管部1Q/OYM-03-0111电器营销公司1Q/OYM-03-0106采购部1Q/OYM-03-0112海外营销中心1Q/OYM-03-01单位名称 浙江欧意电器有限公司文件编号Q/OYM-03-01文件类别三级文件版 次A/0.1次文件名称邮件收发管理制度页 次第1页共1页1. 目的为规范公司邮件的收发管理，节约公司邮寄成本，避免造成公司资料的丢失及浪费，特制定本制度。2. 范围浙江欧意有限公司全体员工公司件。3. 定义3.1 邮件物品：指公司员工因工作需要，向外部寄送文件、资料、货物及其他货品等。4. 职责4.1 人事行政中心：负责公司邮件物品的收发管理。4.2 各部门：协助人事行政中心进行部门邮件物品的发送、审批及接收、邮寄物品的确认。5. 内容5.1 邮件的签收与发送5.1.1 邮件的签收5.1.1.1 前台、门卫在接收到外来邮件货品（特别是挂号信、纸包、包裹单、汇款单、货运单、对账单）时，要及时通知收件人当面签收。货品类邮件到门卫收取，文件类邮件到前台收取。5.1.1.2 收件人要在邮件签收登记表上签名并详细登记接收时间，以备查验核对。5.1.1.3 收件人为公司名称，公司负责人、离职人员及无法辨认确切收件人的，由人事行政中心负责人代签后送交有关负责人。5.1.1.4 除特殊情况外，如货品中指定的接收人不在，原则上不得由他人代签，如因此造成货品遗失、短少或调包等后果，代签人需承担全部责任。5.1.1.5 凡挂号信、汇款单、包裹单、货运单等的收件人，在人事行政中心通知发出后，应随即到人事行政中心领取邮单，并及时去邮局取款取件。如因个人缘故超期罚款，人事行政中心概不负责。5.1.1.6 由对方邮寄，我公司收件，由我公司承担运费的公司快递原则上有收件亲自签收，并由各部门自行报销。如因特殊情况需要由人事行政中心办理月结的，必须由人事行政中心负责人签字同意方可办理月结。5.2 邮件的发送5.2.1 因工作需要，需向外部寄送文件、资料、货物及其他货品者，必须先填写邮件发送审核表，须经部门负责人、人事行政中心负责人签字确认，并将需邮寄的货品包装好后交给人事行政中心，由人事行政中心统一安排邮寄。批量邮寄件可自行制作汇总表审批后交人事行政中心统一安排邮寄。5.2.2 未经登记或需邮寄的货品无部门负责人签字者，人事行政中心可拒绝受理，如需邮寄邮费自付。5.2.3如收件人等信息不清楚或不完整，人事行政中心有权要求当事人将资料完善，对于无故拒不按要求填写，且经人事行政中心要求无效者，人事行政中心有权拒发该货品，并将情况报该部门负责人处理。5.2.4 人事行政中心邮件负责人要认真在邮件发送登记表上进行登记，邮寄后有义务向寄件人告知快递单号等信息，邮件的后续跟踪由寄件人自行负责。5.2.5 寄送文件、资料、货物等邮件货品，原则上通过公司指定的月结承运单位 （顺丰速递、圆通快递）进行邮寄，如有更换指定承运单位的，将另行告知各部门。5.2.6 人事行政中心要保留好每次邮寄的存根，以备查验核对。5.2.7 人事行政中心每月做一次邮件发送汇总表交财务部处理邮件费用的问题。5.2.8 公司任何人员如私自以公司名义在快递公司赊账、用对公面单邮寄私人件，一经查出，给予邮费的10倍处罚。5.2.9 所有私人件不得从工资中代扣。5.2.10 寄件部门必须每月2日（含）将寄件汇总表excel电子版发送至人事行政中心，以便于汇总结算费用。6. 附件6.1 邮件签收登记表6.2 邮件发送登记表6.3 寄件汇总表6.4 邮件发送审核表公司邮件签收登记表（收）日期承运公司单号寄件人收件人领取人签名领取日期经办人公司邮件邮寄登记表（发）日期承运公司单号寄件人寄件部门收件人邮寄内容付费方公司 对方公司 对方公司 对方寄件汇总表（excel电子版）日