衡茶吉铁路有限责任公司档案管理办法

衡茶吉铁路有限责任公司档案管理办法第一章总则第一条 为规范衡茶吉铁路工程建设档案管理工作，根据中华人民共和国档案法、中华人民共和国档案法实施办法以及铁道部、路局有关档案管理的要求，制订本办法。第二条 综合部为档案管理部门，负责公司档案的整理、立卷、归档工作，其他部门要负责本部门各类资料、合同等存档资料的收集整理。第三条 档案分类：文书档案、科技档案、设计资料档案、竣工资料档案、会议档案、设备仪器档案、人劳档案、招投标及合同档案、计划统计报表、财务报表等。第二章档案资料收集第四条 各部门要指定人员负责档案的收集、保管、整理。各部门收集的内容为。一、综合部1股东会、董事会、监事会的会议纪要、决议，董事会的聘书；2下发的各种文件、通知、简报、纪要；3各种会议形成的会议纪要；4公司组织的重大活动通知、报告、讲话、总结、照片、影像资料等；5设计、施工、监理单位上报的文件；6本部门负责的其他工作中形成的重要文件材料；7设备采购中接收的各种文件、资料。二、工程管理部1设计单位交付的设计文件；2施工单位、设备安装单位编制的竣工文件；3本部门负责的其他工作中形成的重要文件材料；4本部门与其他单位签订的各类协议、合同；5其他应该收集归档的文件、资料。三、安全质量部1监理单位报送的监理月报；2本部门与各单位签订的各类合同；3本部门负责的其他工作中形成的重要文件材料；4其他应该收集归档的文件、资料。四、计划财务部1工程招投标资料；2本部门与各单位签订的各类合同；3财务统计报表、年度财务预决算及其附件等；4本部门负责的其他工作中形成的重要文件材料；5其他应该收集归档的文件、资料。五、物资设备部1各类物资招标的全过程资料；2本部门与各单位签订的各类协议、合同；3本部门负责的其他工作中形成的重要文件材料；5其他应该收集归档的文件、资料。第三章归档要求第五条 档案整理1公文起草部门应及时将公文原稿和有关材料送综合部管存，个人不得保存应归档的公文。2综合部对收集来的零散的档案要进行系统、科学地分类、组合、排列和编目，列清目录，立卷归档。3对不符合整理要求，不便于保管利用的案卷要进行加工。整理时要充分利用原有基础，按照文件之间的历史联系，分门别类，使整理出来的档案能够反映历史活动的真实面貌，便于保管利用。第六条 立卷、归档1文件、资料及所用纸张和字迹材料必须符合存档要求。2正确反映公司的主要业务工作情况，有利于保管、查找和利用。3立卷范围应按规定的范围归档，并根据公文内容确定保管期限。4应归档的公文要收集齐全，分类准确，组卷合理；卷内公文排列系统，编号清楚；案卷标题简明确切，语言通顺；装订要整齐、结实，卷皮字迹要工整。第四章档案管理员要求第七条公司要指定档案管理人员，并严格执行专人专管制度。第八条要有较高的政治素质和文化素质，要忠于职守，有强烈的责任心。第九条要认真学习贯彻档案法和档案管理的有关规定，掌握专业知识，不断提高管理水平。第十条要有保密意识，做到“三紧”（口紧、手紧、门窗紧），“一严”（执行制度严），在任何场所或对任何人，不得向外传播档案内容。第十一条不得私自摘抄和复印档案，不得私自将档案带出公司。第十二条 要按照档案保护“六防”（防火、防潮、防盗、防蛀、防尘、防光）的要求，做好档案保管。第十三条要做好档案的日常整理、鉴定、保管、统计和利用工作。第五章档案库管理第十四条要按照路局档案管理要求，建立独立的档案室，并配备和添置必要的设备设施，确保档案的安全防护和长期保存。第十五条档案库（柜）门窗要牢固，库房要加装防盗门。并配置符合要求的档案或档案密集架，以利于档案的妥善保管。第十六条遇节假日，必须在休假前进行安全检查，关好门窗，切断电源，库房门必须加贴封条。第十七条库内档案要定期进行检查，发现问题应及时报告，以确保档案的绝对安全。第六章档案借阅第十八条档案借阅严格履行批准登记手续，凡无正式阅档手续者，一律不得借阅。借阅人员要认真填写借阅登记簿，不得简化。第十九条借阅公司各类会议记录，须经综合部部长同意，并指定专人查阅，其他人员一律不得查阅。第二十条借阅公司档案（会议记录除外），须填写申请单，并经部门负责人同意后，方可办理借阅手续。第二十一条非本公司人员（路内、外）借阅档案时，须出示单位介绍信，并经公司领导同意，方可借阅。第二十二条借阅中央、国务院文件时，要严格掌握，除按上述规定执行外，文件不得复印、外借。如需摘抄也要按密级程度，由档案人员报请公司领导批准后方可，摘录件上档案部门要注明材料的出处，并加盖单位公章。第二十三条档案一般只在档案室内查阅，不得外借。如遇特殊情况必须外借时，须经公司领导批准并在借阅登记簿上签批，但调阅时间最长不得超过半个月。第二十四条借阅人员应对档案的保密、安全、完整和整洁负责，不得转借、污损、涂改、丢失和泄密。第二十五条档案人员对阅后归还的档案，要细心查对，确认无差错后，及时为其办理退档手续，并将案卷放回原处。如发生档案损坏、丢失和泄密时，档案人员应立即向主管领导汇报，查明原因，认真处理。第二十六条 工程建设所有档案资料原则上不得外借，如需调阅、复印，必须经公司领导批准。第七章档案销毁第二十七条 没有归档和存查价值的公文，经公司有关人员鉴别和分管领导批准，在立卷归档工作结束后销毁。一般公文，在收发文簿上加盖“销毁”戳或清册销毁，秘密及以上公文要填写销毁清单，并有两人监销，保证不丢失、不漏销。第二十八条 档案鉴定工作应根据档案的保存价值，从范围、时间、有用性等各方面全面地估计和预测，对已过保管期限