保险公司省级分支机构管理制度

丘博保险（中国）有限公司分支机构管理制度目 录第一章 总 则 . 2第二章 分支机构的设立、变更和撤销 . 2第一节 分支机构的设立 . 2第二节 分支机构的变更 . 6第三节 分支机构的撤销 . 7第三章 各级分支机构的职能及人员、场所、设备配备要求 . 7第一节 省级分公司 . 7第二节 其他分公司/支公司 . 9第三节 营销服务部 . 10第四章 分支机构管理 . 12第一节 管理模式 . 12第二节 销售管理 . 13第三节 渠道管理 . 13第四节 承保管理 . 13第五节 单证、印鉴管理 . 14第六节 再保险管理 . 14第七节 理赔管理 . 14第八节 财务管理/资产管理 . 15第九节 内控、合规及反洗钱管理 . 16第十节 信息系统管理 . 16第五章 附 则 . 17第一章 总 则第一条 （目的）为了加强对各级分支机构的有效管理，建立规范运作、合规经营、健康发展的分支机构管理体系，根据中华人民共和国公司法、中华人民共和国保险法、保险公司管理规定、外资保险公司管理条例等国家和各级监管机构发布的各项法律、法规及操作指引，结合丘博保险集团的各项内部管理政策，特制定本管理制度。第二条 （适用范围）本管理制度适用于丘博保险（中国）有限公司旗下的各级分支机构。第三条 （原则）丘博保险（中国）有限公司对分支机构的设置和管理主要遵循以下三大原则： 合理规划原则：根据中国保险业的总体发展规划，结合公司自身的发展战略，合理制定分支机构的发展计划，做到统筹规划、合理布局、有效分工，充分发挥和协调总公司和各级分支机构的运营能力。 矩阵管理原则：丘博保险（中国）有限公司的各级分支机构将参照实行丘博集团的矩阵管理模式，即分支机构各部门的主管需要同时向其所在机构的管理层以及上级机构相应部门的主管报告。通过上级机构的职能控制和各级分支机构的统筹管理共同营造一个规范运作、相互制衡的公司治理架构。 合规经营原则：丘博保险（中国）有限公司的各级分支机构必须严格遵循合规经营的重要原则，充分认识合规经营的重要性，切实提高全体员工的职业道德，营造一个遵纪守法、诚实守信的良好氛围，确保分支机构的健康发展。第四条 各级分支机构的员工应严格遵守本管理制度的规定，保障公司的健康有序发展。第二章 分支机构的设立、变更和撤销第一节 分支机构的设立第五条 各级分支机构的设立都应该经过“前期调研”、“总公司审批”、“向保监会提交设立申请”、“分支机构筹建”、“向保监会提交开业验收申请”五大步骤。第六条 “前期调研”是指对开设分支机构的各项资源、环境、影响进行充分的考虑和论证，为总公司管理层做出最后决定提供依据。“前期调研”的内容包括但不限于： 环境分析：包括对内部环境的分析和对外部环境的分析。内部环境分析包括对公司资本规模、业务运营情况、产品开发能力和管理水平等方面进行充分的理解和论证；外部环境分析包括对宏观经济走势、行业发展趋势、监管政策导向的理解以及对拟设立分支机构地区的经济发展状况、目标客户需求、各业务渠道的成熟度以及对潜在竞争者的分析。 战略目标：通过对运营环境的有效分析，明确新增分支机构的经营管理目标，阐明分支机构运营的战略目的，确保其与公司的总体战略相符合。 实现手段：根据研究所得内外环境情况以及确定的分支机构战略目标，初步拟定相应的组织架构和经营策略，以确保稳步达成既定的战略目标。第七条 “总公司审批”是指所有拟设的分支机构都必须通过丘博保险（中国）有限公司总公司的审批。 审批内容包括： 公司是否满足新增分支机构的监管要求- 总公司注册资本金符合保监会的相关要求- 上一年度偿付能力充足，提交申请前连续2个季度偿付能力均为充足；- 具备良好的公司治理结构，内控健全；- 具备完善的分子机构管理制度；- 对拟设分支机构的可行性已进行充分论证；- 在住所地以外的省、自治区、直辖市申请设立省级分公司以外的其他分支机构的，该省级分公司已经开业；- 最近2年内无受金融监管机构重大行政处罚的记录，不存在因涉嫌重大违法行为正在受到中国保监会立案调查的情形；- 申请设立省级分公司以外其它分支机构，在拟设地所在的省、自治区、直辖市内，省级分公司最近2年内无受金融监管机构重大行政处罚的记录，已设立的其他分支机构最近6个月内无受重大保险行政处罚的记录；- 有经申请人认可的筹建负责人；- 中国保监会规定的其他条件； 该分支机构的设立是否符合公司的总体战略发展规划 公司现有的资源现状是否可以满足新增分支机构的运营需求 该分支机构是否能与公司现有的架构有效融合 充分论证开设该分支机构的可行性以及其对公司整体运营的影响第八条 在通过公司内部的可行性论证后，开始进行“向保监会提交设立申请”的步骤。设立省级分公司，由总公司提出申请；设立其他分支机构，由总公司提出申请，或由省级分公司持总公司批准文件提出申请。申请文件（一式三份）应包括： 设立申请书； 申请前连续2各季度的偿付能力报告和上一年度经审计的偿付能力报告； 保险公司上一年度公司治理报告以及申请人内控制度 分支机构设立的可行性论证报告，包括拟设机构3年业务发展规划和市场分析，设立分支机构与公司风险管理状况和内控状况相适应的说明； 申请人分支机构管理制度； 申请人作出的其最近2年无受金融监管机构重大行政处罚的声明； 申请设立省级分公司以外其他分支机构的，提交省级分公司最近2年无受金融监管机构重大行政处罚的声明； 拟设机构筹建负责人的简历以及相关证明材料； 中国保监会规定提交的其他材料。第九条 在分支机构设立申请通过保监会的审核，获得筹建通知之后，公司应成立筹建小组，统筹管理分支机构的筹建工作，综合规划，合理分工，在6个月内全面完成分支机构的筹建工作。筹建小组应定期向公司管理层汇报筹建的最新状况，并负责监督分支机 4构在筹建过程中不从事任何保险经营活动。第十条 “分支公司筹建”工作主要包括： 完成营业场所的租赁、装修和安全消防检查。营业场所的租赁和装修工程队的选择必须符合丘博保险（中国）有限公司关于供应商选择的规定和步骤，并获得管理层的批准。所有需要签订的协议必须经公司法务/合规部门的审查。营业场所装修完毕之后，筹建小组必须向当地公安消防管理部门提出消防验收申请，并取得消防验收合格证书。 确定分支机构的组织架构，完善各项管理制度根据分支机构的战略目标、经营策略和业务发展规划，确定分支机构的组织构架、部门设置和报告路线。拟定各项分支机构管理制度，并将分支机构管理纳入总公司的内控管理框架，实施有效监管，以确保公司的各项管理制度在分支机构层面得到有效执行，分支机构所有的保险经营活动都符合外部监管和内部控制的要求。 确定分支机构人员招聘计划，完成高级管理人员、主要负责人和核心员工的招聘工作，并完成员工的岗前培训。人力资源管理部应根据分支机构的组织架构、部门设置和报告路线确定人员招聘计划，拟定岗位职责和聘任条件。分支机构高级管理人员、主要负责人和核心员工的招聘工作需要在筹备期内完成。属于保险公司董事和高级管理人员任职资格管理规定适用范围的人员，人力资源部门应认真核查应聘人员的履历和资质，以确保其符合上述规定的要求，并按照规定向保监会提交相关核准/报告申请。适用核准制的高级管理人员，在保监会批准之前，不进行任命。同时，培训部应在筹备期间内完成对新进员工的入职培训。 完成分支机构信息系统的建设- 确立统计、信息化工作的负责人并配备符合监管规定的技术人员。- 建立保险统计与信息化工作方面的规章制度，并建立计算机系统故障应急处理机制。- 建立较为完备的网络体系，软、硬件系统具有较为完整的安全防护措施，其主要设备和重要通信线路具有冗余备份，本地存储的重要数据具有安全保密、存储、异地备份措施。- 对所有经营的保险业务实现信息化管理，核心业务系统、财务系统采用总公司授权使用的系统平台，业务、财务系统数据实现无缝对接。- 信息系统满足监管部门数据采集、查询的要求- 根据保险公司分支机构开业统计与信息化建设验收指引完成开业验收申请材料和现场验收的准备。第十一条 筹备工作完成后，筹建小组应该完成以下文件的准备，并提交公司管理层审核。 筹建工作完成情况报告 拟任高级管理人员或者主要负责人简历及有关证明 拟设机构营业场所所有权或者使用权证明 计算机设备配置、应用系统及网络建设情况报告 业务、财务、风险控制、资产管理、反洗钱等制度 机构设置和从业人员情况报告，包括员工上岗培训情况报告等 按照拟设地规定提交有关消防证明，无需进行消防验收或者备案的，提供已采取必要措施确保消防安全的书面承诺公司管理层应组织公司相关部门，组成验收小组，对上述文件进行审核，并在必要的情况下对筹建中的分支机构进行现场检查。通过检查的，应将上述文件一式三份提交保监会验收。第十二条 经保监会验收合格并获发经营保险业务许可证的，筹备小组应及时向工商管理部门办理登记注册手续，领取营业执照，并按照规定进行开业公告和对许可证的公告。第二节 分支机构的变更第十三条 分支机构需要进行下列变更的，应在变更之前，向总公司汇报，并陈述变更原因： 6 变更名称 扩大业务范围 变更营业场所 变更主要负责人或其他保监会要求核准和报告的高级管理人员第十四条 在总公司核准变更之后，各分支机构应按照规定向保监会/局进行申请/报告。扩大业务范围、变更营业场所或变更适用于核准制的高管人员需要获得保监会的批准之后方可执行变更；变更分支机构名称或变更适用于报告制的高管人员时应该在10日内向保监会/局报告。第十五条 按照规定需要进行变更公告的，应及时在指定媒体上进行公告。第三节 分支机构的撤销第十六条 分支机构的撤销决定必须经过充分论证，并获得总公司的批准。第十七条 总公司的人力资源部门必须对拟撤销分支机构的人员处置情况充分了解并提供专业意见。第十八条 分支机构的撤销决定必须经过保监会的批准。分支机构经营保险业务许可证自被批准撤销之日起自动失效，并应当与撤销之日起15日内缴回保监会/局。营业执照等其他相关证件应按规定缴回或销毁。第十九条 总公司应对撤销分支机构的事实进行公告，并书面通知有关投保人、被保险人或者受益人，对交付保险费、领取保险金等事宜应当充分告知。第三章 各级分支机构的职能及人员、场所、设备配备要求第一节 省级分公司第二十条 根据总公司的书面授权，省级分公司应履行下列职能： 在总公司的指导和批准下，开发区域性产品，并向当地保监局报备。 负责收集整理其辖区内其他分支机构的数据，统一进行监管报告。 在总公司的指导和批准下，负责或协助其辖区内分支机构的设立、变更和撤销。 负责分公司日常的行政管理工作。 对其他辖区内其他分支机构进行财务管理。 制定辖区内的业务推广计划，并定期呈报总公司。 在总公司确定的核保权限内完成核保工作。 完成出单、催收保费的工作。 在其辖区内提供理赔服务和售后客户服务。 履行其他法定或总公司要求的义务第二十一条 省级分公司的办公场所的选址必须获得总公司和保监局的批准，且场所的规格符合其经营规模和成本要求。第二十二条 营业场所必须具备基本的办公条件。营业场所面积能保证各职能部门正常办公和开展业务需要，各办公区域划分比较清晰，有合适的客户服务区域；第二十三条 营业场所应配置完整有效的防盗、防火、防抢措施，能够保证营业场所基本安全； 第二十四条 计算机房、财务区域、单证存放点等应满足必要的安全要求。第二十五条 办公设备、通讯设备要满足公司业务经营发展需要。第二十六条 装修方案应获得总公司批准，公司标识应标准、清晰。第二十七条 部门设置及人员到位情况应能够满足日常经营管理需要。核心岗位人员应当在开业之前全部到位，并完成岗前培训。第二十八条 任命省级分公司总经理、副总经理、总经理助理应在获得总公司批准后向当地保监局提出申请，经批准后方可任命。第二十九条 担任省级分公司总经理、副总经理、总经理助理应当具备下列条件： 大学本科以上学历； 从事金融工作3年以上或者从事经济工作5年以上。 具备诚实信用的良好品行和履行职务必需的专业知识、从业经历和管理能力。第三十条 不存在保监会规定的不得担任保险公司高级管理人员的情形。 省级分公司应配备专业的财务人员和专职的统计和信息技术人员。同时，根据总公司授权的职权范围，省级分公司应在各核心岗位上配备专业人才。第三十一条 省级分公司应当建立计算机系统故障应急处理机制，建立较为完备的网络体系，软、硬件系统具有较为完整的安全防护措施，其主要设备和重要通信线路具有冗余备份，本地存储的重要数据具有安全保密、存储、异地备份措施。第三十二条 对于授权经营的保险业务实现信息化管理，核心业务系统、财务系统采用总公司授权使用的系统平台，业务、财务系统数据实现无缝对接。省级分公司的核心业务系统应该能够收集其辖区内的其他分支机构的数据，能满足监管部门数据采集、查询的要求。第二节 其他分公司/支公司第三十三条 根据总公司或省级分公司的书面授权，分公司/支公司应履行下列职能： 负责分公司/支公司自身的日常行政管理工作。 管理自身的各项数据，并按照要求定期向总公司/省级分公司提供报告。 在辖区内推广和销售总公司/省级分公司报备的产品。 在总公司/省级分公司给定的权限内完成核保或核保辅助工作。 完成辖区内的出单、催收保费的工作。 在其辖区内提供理赔或理赔辅助服务以及售后客户服务。 履行其他法定/总公司/省级分公司要求的义务第三十四条 分公司/支公司办公场所的选址必须获得总公司/省级分公司和当地保监局的批准，且场所的规格符合其经营规模和成本要求。第三十五条 营业场所必须具备基本的办公条件。营业场所面积能保证各职能部门正常办公和开展业务需要，各办公区域划分比较清晰，有合适的客户服务区域；第三十六条 营业场所应配置完整有效的防盗、防火、防抢措施，能够保证营业场所基本安全； 9第三十七条 计算机房、财务区域、单证存放点等应满足必要的安全要求。第三十八条 办公设备、通讯设备要满足公司业务经营发展需要。第三十九条 装修方案应获得总公司批准，公司标识应标准、清晰。第四十条 部门设置及人员到位情况应能够满足日常经营管理需要。核心岗位人员应当在开业之前全部到位，并完成岗前培训。第四十一条 任命分公司/支公司总经理、副总经理、总经理助理应在获得总公司批准后向当地第四十二条第四十三条第四十四条第四十五条第四十六条第四十七条保监局提出申请，经批准后方可任命。任命支公司经理应获得总公司批准，并在任命后向当地保监局报告。 担任分公司、中心支公司总经理、副总经理、总经理助理应当具备下列条件： 大学本科以上学历； 从事金融工作3年以上或者从事经济工作5年以上。 具备诚实信用的良好品行和履行职务必需的专业知识、从业经历和管理能力。 不存在保监会规定的不得担任保险公司高级管理人员的情形。 担任支公司经理，应当从事经济工作3年以上。 分公司应配备专职的统计和信息技术人员。（中心）支公司应设立统计和信息技术岗位。 分公司/支公司应当建立计算机系统故障应急处理机制，建立较为完备的网络体系，软、硬件系统具有较为完整的安全防护措施，其主要设备和重要通信线路具有冗余备份，本地存储的重要数据具有安全保密、存储、异地备份措施。 对于授权经营的保险业务实现信息化管理，核心业务系统、财务系统采用总公司/省级分公司授权使用的系统平台，业务、财务系统数据实现无缝对接。核心业务系统应该能够按照要求向总公司/省级分公司报送数据。 第三节 营销服务部 根据上级公司的书面授权，营销服务部应履行下列职能： 10 负责营销服务部自身的日常行政管理工作。 在上级公司的指导和监督下，从事产品销售工作，包括- 向客户解释保单条款 提出符合其风险管理要求的保险建议 向客户说明填写投保单注意事项以便于其完成填写 向客户收集核保所需要的相关信息 在上级公司的授权下向客户收取保险费，并按规定及时向公司转交保险费 转送投保单文件、保险合同及收款凭证等 及时向上级公司转达客户的询问和要求 在上级公司的授权下进行应收保费的催缴工作 其它经上级公司授权的销售行为 在其辖区内提供理赔辅助服务以及售后客户服务。 负责其辖区内的销售人员培训工作。 履行其他法定及上级公司要求的义务。第四十八条 营销服务部办公场所的选址必须获得上级公司和当地保监局的批准，且场所的规格符合其经营规模和成本要求。第四十九条 营业场所必须具备基本的办公条件。营业场所面积能保证各职能部门正常办公和开展业务需要，各办公区域划分比较清晰，有合适的客户服务区域；第五十条 营业场所应配置完整有效的防盗、防火、防抢措施，能够保证营业场所基本安全； 第五十一条 办公设备、通讯设备要满足公司业务经营发展需要。第五十二条 装修方案应获得总公司批准，公司标识应标准、清晰。第五十三条 部门设置及人员到位情况应能够满足日常经营管理需要。核心岗位人员应当在开业之前全部到位，并完成岗前培训。第五十四条 任命营销服务部经理应获得上级公司批准，并在任命后向当地保监局报告。第五十五条 担任营业部经理，应当从事经济工作3年以上，具备诚实信用的良好品行和履行职务必需的专业知识、从业经历和管理能力且不存在保监会规定的不得担任保险公司高级管理人员的情形。第五十六条 营销服务部的计算机系统、网络体系、软/硬件系统等的配备应与其被授权的职能第五十七条第五十八条相符合。 第四章 分支机构管理 第一节 管理模式 丘博保险（中国）有限公司对分支机构的管理主要采用矩阵管理模式，即分支机构各部门的主管需要同时向其所在机构的管理层以及上级机构相应部门的主管报告。通过上级机构的职能控制和各级分支机构的统筹管理共同营造一个规范运作、相互制衡的公司治理架构。 对分支机构的管理主要采用以下几种方式： 权限控制：总公司统筹控制各级分支机构各类权限的发放，并定期回顾其可行性和适用性。总公司根据分支机构业务发展的实际情况，对权限设置进行必要的调整和更新。各级分支机构只能在权限范围内开展工作。 内控制度：各级分支机构应自觉遵守总公司颁布的各项内控制度。分支机构的内控流程全部纳入总公司的内控体系，并随时接受总公司和上级机构的监督和检查，以确保每个分支机构都在为实现公司战略发展目标而遵照公司制定的内部规章政策和标准操作流程进行运作。 内部审计：分支机构应定期接受内部审计。内部审计报告应直接报送总公司管理层。对于在内部审计中发现的问题必须进行跟踪回访，直到问题解决。 业绩考核：分支机构应当按照总公司的业绩考核模式为各级员工设置下一年工作目标，并于每年年底（或下年年初）参加全公司范围的业绩考核。业绩考核的结果由总公司人力资源部门统一留档，并作为员工职业发展和年终奖发放的依据。 12第二节 销售管理第五十九条 分支机构应严格执行总公司报备的条款和费率，不得私自更改条款和费率。 第六十条第六十一条第六十二条第六十三条第六十四条第六十五条第六十六条第六十七条第六十八条分支机构在进行产品销售的过程中，应采用公司统一对外的介绍资料、文章及宣传资料。如需要另外撰写的，必须经总公司审核后方可使用。 各级分支机构在销售过程中严禁对不同保险产品内容及保险公司做不公平或者不完全比较。 第三节 渠道管理 各级分支机构的渠道设置应得到上级机构的批准。任何全新的销售渠道拓展必须得到总公司的批准。 分支机构应严格遵守总公司关于渠道业务划分的规定，避免渠道之间的业务冲突。 分支机构需要与代理机构签订合约的，必须使用公司统一的合同文本，对合同文本的任何修改对需要获得总公司法务人员的批准。 分支机构应充分履行对代理机构的培训义务，并对代理机构的资质进行严格的审查。 拥有销售人员的分支机构应严格执行总公司的销售人员行为手册，加强对销售人员职业道德、法律法规、企业文化、业务水平和展业技巧方面的培训。 第四节 承保管理 各分支机构必须在给定的核保权限内进行核保工作，严禁超权限作业。对于超出权限的个案，必须转交给上级核保人员。 各分支机构必须严格执行总公司的核保政策，有效控制承保风险。 13第六十九条 各分支机构必须在给定的承保能力之内进行核保工作。超出承保能力的，必须安排再保险。第七十条 各级分支机构在进行核保之前必须获得足够的核保信息和资料，所有核保信息必须按照总公司的规定进行存档。第七十一条 各级分支机构必须严格遵守总公司制定的佣金政策，不得给与或承诺给与超过规定第七十二条第七十三条第七十四条第七十五条第七十六条第七十七条第七十八条水平的佣金。 第五节 单证、印鉴管理 各级分支机构应该根据总公司的单证管理办法，建立重要空白单证申领、领用、核销、库存存放和清查等管理制度。 省级分公司应定期整合其辖区内的分支机构的单证管理情况，向总公司报告。 各级分支机构需要首次印制某类有价单证时，需要获得总公司营运管理部的批准。 各级分支机构应参照总公司的相关规定，建立严格的印章使用审批和登记制度。各类印章应统一规格、统一刻制，明确各类印章的使用范围，严防私刻、偷盖印章。 制发印章应当严格执行有关法规关于印章刻制的规定，刻制冠有公司规范名称的印章（包括公章、业务专用章）的应当到当地公安局指定的地点刻制。 第六节 再保险管理 合约再保险由总公司统一根据各险种的需求进行安排和管理。 各分支机构在安排临分业务时需要严格遵守总公司关于再保险安排方面的规定，选择符合保监会和总公司资质要求的再保人，临分条件应当经过有权限的核保人员的审核。 第七节 理赔管理 14第七十九条 各级分支机构应当严格执行总公司的理赔操作标准和流程，监控理赔服务质量。严禁发生拖赔或无故拒赔的情况。第八十条 各级理赔人员应在各自的核赔权限内进行核赔工作，对于超出权限的个案，必须转交给上级核赔人员。第八十一条 分支机构理赔人员作出拒赔决定的，必须得到上级核赔人员的批准。第八十二条第八十三条第八十四条第八十五条第八十六条第八十七条第八十八条第八十九条第九十条在核赔过程中需要使用外部查勘机构、公估行、律师行的，需要选择符合资质要求的外部机构。 各级理赔人员应根据赔案的最新信息提取和更新准备金。理赔准备金的提取必须一致、合理、及时、准确。 所有理赔卷宗必须按照监管机关和总公司的要求进行妥善的归档和留存。 第八节 财务管理/资产管理 根据分支机构的职能，设置会计、出纳等重要岗位，并配备相应的人员，对于分支机构财务工作的管理要求参照总公司的财务管理制度。若分支机构当地的法规有不同要求的，应在告知总公司后依法执行。 根据保险公司会计制度和总公司的有关规定，建立本机构的会计账册，按授权范围设置会计科目，明确收支结算方式，组织核算流程。 会计工作人员负责对财务收支的监督管理和对会计事项的审核确认等工作，严格执行国家财经政策和财会制度。 根据总公司会计工作标准，建立银行支票、发票及收据的购买、使用和注销制度，配备现金保管的安全措施。 建立会计档案整理和保管办法，落实保管场所并确保符合相关规定 分支机构除银行存款外，不得进行任何类型的投资决策。银行的选择必须获得总公司的批准。 1