公文写作和目标管理.ppt

公文写作和目标管理,2011年11月,请示的写作,请示是界定为适用于向上级机关请求指示、批准的一种普遍使用的重要公文。属于上行文。,请示的特点,1、内容的请求性。请求性是请示最基本的特点。下级之所以要请求，是因为有些方针政策不明确，需要上级给予明确解释；特殊的情况或新问题，不好处理，需上级机关作指示；有些事项按规定必须经上级机关批准；有某个困难或问题，需要上级机关帮助解决等。,2、时间的超前性。请示的制发必须在处理事项或解决问题之前，只有等候上级机关对请示事项或问题做出明确的批复之后，请示制呈者才能按照上级批复行事，而决不能“先斩后奏”或者“边斩边奏”。,3、事项的单一性。请示应当一文一事，一般只写一个主送机关。之所以这样规定，是因为只有这样制呈请示才便于上级机关批复，决不能一文请示两个事项，请示也不能同时呈送给两个上级机关。,4、行文的隶属性。下级的请示只能按照隶属关系直接呈送主管的上级机关，因为只有具有隶属关系的上级的直接主管机关才有权力批复。此外，请示也不得越级呈文，或发送给无隶属管理的机关。,请示的分类,1、请求指示类。下级机关在工作中，对某一方针、政策不明确、不理解，或遇到新情况、新问题，需要处理，但无章可循等，都需要用请示行文，请求上级机关给予明确的解答和指示。,2、请求批准类。这类请示指的是下级机关请求上级机关审核、批准处理某一事项或展开某项工作的请示。这类请示多用于人员、资金、物资、机构设置、重要决策等事项或工作。这些事项或工作，有的是按规定必须请示上级机关批准的，有的是下级机关无权处理的，也应请示，批准后才处理。,3、请示批转类。这类请示指的是请求上级机关批准并转发的请示。之所以请求批转，是因为下级机关或职能部门对某项具有普遍意义的工作，提出了解决办法和处理意见，需要有关部门协同处理，但制定请示机关又无权要求有关部门协同处理，这就需要行文请求上级机关审核批转后才能执行。,请示的写作,请示由标题、主送机关、正文、署名和成文日期组成。1、标题请示的标题有完全式和简化式，完全式即“发文机关事由文种”；简化式只写事由和文种。2、主送机关一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关的，应当用抄送形式。即使受双重领导的机关，其请示也只能标写直接处理请示事项的一个上级机关，同时抄送另一上级领导机关。,3、正文请示的正文由请示缘由、请示事项和请示结语组成。（1）请示缘由。是正文的开头，主要写明制呈请示的依据、背景、原因和目的。一份请示要得到上级机关的批准，就要由充足的理由，言之有据，要呈现出重要性和紧迫感。如果请示事项复杂，开头也要写得简明扼要。,（2）请示事项。这部分是正文的主题，是请求上级机关指示或批准得具体问题或具体事项。请示的具体问题或具体事项，既要符合法规政策，又要符合实际的情况；同时，要提出处理问题或事项的意见、主张、办法等，以便上级机关作出有针对的批复。如果这部分的内容比较多，也可以分条列项来行文。,（3）请示结语。请示结语有表示请求态度的，如“以上请示，请批复”、“妥否，请批复”、“以上请示，如无不妥，请批示”；有请求批转的，如“以上意见（建议），如无不妥，请批准各地区、各部门执行”等。,4、署名在正文文尾的右下方，要写请示机关的全称。如果标题中已标写了请示制发机关的名册，落款处可省略，但需要加盖公章。5、成文日期要具体表明年、月、日，用汉字数码标写。,写作要求,1、要一文一事。一份请示只写一个事项。2、不能多头主送。因为多头主送会出现推诿、扯皮现象，或者上级机关批复意见不一致，造成思想混乱，下级机关无所适从。根据党、政分开行文的原则，行政部门的请示不要同时主送给党机关。3、理由要充分。请示的问题或事项，要言之有据，言之有理，要具有说服力。4、不越级请示。在一般情况下，请示不得越级行文；如因特殊情况或紧急事项，需要越级行文时，应将请示同时抄送越过的上级机关。此外，请示也不得同时抄送给下级机关。,报告的写作,报告是一种常用的上行文。适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。,报告的特点,1、汇报性。报告一般都是下级机关向上级机关或主管部门汇报工作、反映情况的，其目的是使上级机关了解和掌握情况，更好地对自己的工作做出决策或进行指导。2、实践性。如果说请示是事前制发的公文，那么报告则是事中或时候制发的公文。这就是说报告写的内容是机关正在做或已经做了的工作，是对工作的回顾、分析和总结，反映工作的成绩、情况、做法及问题。所以，没有实践就没有报告。,3、灵活性。报告的内容虽然是“汇报工作，反映情况，答复上级机关询问”的界定，但“工作”、“情况”和“询问”所涉及的是各种各样的问题，可以是成绩或事故，也可以是具体事项或具体问题，还可以是做法、意见或建议等，所以说，报告的选材自由度是很大的，是很灵活的。,4、陈述性。报告由于反映的内容对象所决定，在写作时主要是使用叙述的表达方式。从写作要求方面看，一般都是直接地具体地陈述本机关的工作、情况、问题、做法及意见或建议等，不能过多地发表议论，更不能自吹自擂。可见，陈述是报告的主要表述手段。,报告分类,可分为工作报告、情况报告和答复报告。1、工作报告。这类报告多是汇报性报告。是下级向上级汇报某一项工作或某一段工作的进展程度、成绩、工作体会、存在问题及今后的设想和做法等上性公文。其内容也可以是汇报上级机关交办事项或贯彻执行某一方针政策的情况。这类报告，从内容看，还可分为专题报告和综合报告两种。专题报告如关于开展三好一满意活动的报告，综合报告如政府工作报告。,2、情况报告。情况报告用于上级机关反映情况，特别是要反映主要情况、重大事故、特殊情况、突发性情况和新的情况等，其目的是让上级机关及时了解和掌握其情况，为上级机关做出正确决策和对下级机关做出正确决策和对下级机关作具体的指导提供可靠的依据。,3、答复报告。答复报告指的是针对上级机关的询问作答复而制发的报告。这类报告和情况报告、工作报告不同，是被动行文。这类报告答复的事项，可以是上级机关交办的事项、上级机关政策的落实情况，也可以是群众反映的问题、上级机关作决策时需要的有关材料等。,报告写作,报告一般由标题、主送机关、正文、发文机关和成文日期组成。1、标题。报告的标题有两种形式：一是标准式，即有发文机关、事由和文种三要素组成；二是简化式，即只有事由、文种两要素组成。2、主送机关。一般地说，报告有主送机关，即发文机关的直属上级机关；有些报告没有主送机关。,3、正文。报告的正文由报告导语、报告事项和报告结尾组成。（1）报告导语。是正文的开头，要承接标题，是报告全文的依据，要交代起因，即为什么要制发报告，同时写明制发报告的目的和主要内容。,（2）报告事项。是报告正文的主体和中心，一般要围绕主旨来陈述，说明所陈述事项的背景与经过、做法与结果、成绩与问题等。有些还可写下一步的做法或者提出具体的建议。如果这部分内容比较多，可采用分条列项的形式来行文。行文时应注意避虚就实、突出重点、恰当安排内容层次，体现一定的逻辑性。,（3）报告结尾。一般用带有要求性的词语作为结尾，习惯用“特此报告”、“以上报告，如有不当，请指正”、“以上报告，如无不妥，请批转各地区、各单位执行”等。（4）发文机关和成文日期。这部分即落款，要写明发文机关名称，如标题中已标明发文机关，则可省略。成文日期用汉字表示。,写作要求,1、材料要确凿。制发报告的目的是为了上级机关了解、掌握实际情况，便于制定政策，做出决断和处理问题，因此，报告的情况、事项、典型、数字等材料都要经过严格的核实，要确凿无误，不能弄虚作假，欺骗上级机关。,2、立意要新。在占有大量材料的基础上，要对材料进行研究、分析、评价，从中发现新的材料，从新的角度去提炼出新的观点，形成新的主旨。只有这样，才能反映某项工作或某段工作的特点。所以，立意新的报告，才有价值和意义。,3、报告要及时。制发报告的任务是向上级机关提供材料，让其了解和掌握情况，并做出相应的决策或批示。因此，向上级汇报工作、反映情况、提出意见或建议、答复询问等，一定要及时。,4、要掌握报告模式。在长期的写作实践中，逐渐使报告的结构形成了模式，常用的模式有：情况问题建议；情况做法问题（意见）；情况原因下步做法；情况原因责任和处理意见；情况（做法）问题今后意见。,5、不夹带请示事项。因为对于报告，上级不一定作批示；而请示，上级机关必须批示。,总结的写作,总结，是单位或个人对过去一个时期的工作等，进行全面系统的回顾、分析和评价而写成的具体指导性结论的书面材料。写作总结要以党和国家有关的方针、政策为准绳，以计划要求的标准，用一分为二的观点对工作分析、评价，肯定成绩，发现问题，获得经验，吸取教训，把感性认识上升为理性认识，从而概括出工作规律，并以之指导一个阶段的工作。,总结的特点,1、实践性。总结不同于计划的主要之点，在于具有突出的实践性。总结的内容对象必须市本单位或个人的工作或活动。即以其为出发点和基础来进行总结，所采用的材料也必须来源于实践。所以，总结不能胡编乱造，应该真实地反映工作或活动的实际情况，才能从中引出正确的认识和工作或活动的规律，并以之指导下一个阶段的工作或活动。,2、过程性。不论一年或三五年的工作，还是一项具体的工作，都分开始、中间、结束三个阶段。总结一般要反映这一过程的三个阶段。即开始在什么基础上和形势下开展工作的；中间做了哪些工作、用什么样的工作方法、取得什么样的成绩、还存在什么问题、有什么样的体会；最后，要针对存在的问题，指明今后的努力方向。,3、理论性。总结是对过去的工作反映与概括。即以党和政府的有关方针、政策对过去一段工作实践的成绩、经验、问题、教训等，进行分析、研究和归纳，上升道一定的理论高度，从中总结出工作实践的规律，从而使我们对工作实践的理性认识更正确、更深刻、更全面，也更有利于指导今后的工作实践。,4、专业性。各个部门和单位及人员从事的工作，只能是各自特定的专业工作。各种专业工作都有着自己的特定对象、内容、性质及其工作方法。所以，作为反映和概括各专业工作的成绩、经验、问题及教训的总结，也必然带有鲜明突出的专业性。,总结的分类,1、从时间上分，有周总结、月份总结、季度总结、年度总结等。2、从内容上分，有学习总结、生产总结、工作总结、科研总结、经营总结等。3、从性质上分，有经验总结、教训总结、全面总结等。4、从范围上分，有全国总结、省总结、县总结、单位总结、个人总结等。5、从目的上分，有上报总结、内部使用总结、下发总结等。,总结的写作,总结可分为标题、正文、署名及日期三个部分。1、标题（1）由四要素组成的完全式，亦称标准式，即单位名称、时限、事由和文种，如“双流县卫生局2011年党建工作总结”。另外，这种形式也可简化，即可以不屑单位名称或时限。（2）一般文章式的标题，可直接写明观点或主题，如“双流县卫生局信息化建设工作的经验与体会”、也可有正副标题，如“加强医德修养树立医疗新风XXX精神文明建设的经验”。,2、正文由前言（导言）、主体和结尾三部分构成。（1）前言，即正文的开头。一般要点题，紧扣题目行文，应简要地说明总结的政策依据，主客观条件，总结的内容、对象、时间、地点、目的、意义及对工作的总的评价等。总之，开头要为总结定方向、定范围、定调子。当然，根据内容和行文方式的需要，开头可有所侧重地交代两是那个问题，不必面面俱到。,（2）主体。主体是正文最主要的部分，要竭力写好，一般要求写出以下内容。工作基本情况。即写过去一段时间内所做的工作，采取了哪些具体的方法、措施、步骤，取得了什么样的成绩，有什么样突出的典型事例等。这部分是对前言有关内容的展开和具体化。所以，可利用小标题形式，或用序码形式分为几个部分来写。,经验和体会。这是总结的重点，主要写成功的做法，取得成绩的主客观条件，并进行分析，回答为什么要这样做和为什么能够这样做的问题，揭示取得成绩的原因，即从理论高度来概括经验和体会，总结出规律，以指导今后的工作。,问题和教训。任何单位和个人的工作，都不会是十全十美的。所以，在肯定成绩、好做法和好经验的同时，必须本着实事求是的精神，揭示存在的问题和教训，深刻分析其原因及所造成的影响和损失。今后的努力方向。这是正文的结尾部分。要根据总结的类型和内容来写。一般要针对存在的问题，提出具体的切实有力的措施；或写明今后的设想；或恰到好处点明全文的中心思想。结尾要写得简短有力，有鼓舞作用，切忌空喊口号唱高调。,（3）署名及日期。在正文结尾之后，要标明单位名称及日期。如果标题中已写明单位名称或作者名字，这里只注明日期。,（4）总结的正文结构形式。阶段式。是按时间顺序或事物发展的顺序或人民的认识由浅到深的顺序来安排结构顺序。每一个阶段作为一个层次，每一个层次写总结的一两项内容及其特点。工作分为几个阶段，总结就分为几个层次。这种结构形式，时序感强，符合阅读习惯要求。,侧面式。是从工作的几个不同侧面来安排内容结构的。每一个侧面的工作，写成一个层次。每一个层次也写总结的一两项内容及其特点。这种结构形式，能突出总结的要点，可给读者留下深刻的印象。,条款式。这种结构形式是用数字表示层次的：第一层为“一”，第二层为“（一）”，第三层为“1”，第四层为“（1）”；有的则以序数贯连全文，这种形式顺序性强，事项分明。,小标题式。即把要写成总结的材料，按其性质分成若干类，并根据需要来排列。每一类冠以一个能够统帅其材料的小标题，每一个小标题表示总结的一个层次的内容，或是该层次的一个论点。这种形式具有提纲挈领的作用，便于记忆和掌握。,综合式。这种结构形式适用写作综合性或全面性的总结。它一般由基本情况、成绩、做法、经验（体会）、问题、教训和今后的努力方向等要素分别构成几个层次，常见的有三种基本结构形式。,第一种：标题前言：基本情况主体：成绩、问题、经验结尾：今后的努力方向,第二种：标题前言：基本情况主体：成绩、经验结尾：存在问题、今后努力方向,第三种：标题前言：基本情况、成绩主体：问题、经验结尾：今后努力方向,总结的写作要求,1、要有丰富的材料。占有丰富的材料，特别是第一手材料是写好总结的基础。材料丰富，写作总结时就能对其进行选择，可以选择具体生动的典型的材料，通过典型来反映一般，既具有概括性，又有说服力，还能说明问题的本质。,2、要有实事求是的态度。要从本单位的实际出发，实事求是地反映情况，有多少成绩就写多少成绩，不虚构，不浮夸；存在多少问题就写多少问题，不缩小，不隐瞒。要做到材料确凿，内容真实，经得起考验。,3、要有新意。要结合新认识、新问题、新情况和新工作来写，不能全部参照往年的来写。4、要有重点。写作总结，特别是写作综合性或全面性的总结，要注意突出其重点。即突出总结最重要或最主要的最有价值和意义的地方。一般地说，总结应集中笔力充分地写几个问题。如成绩、做法、经验等，如果是着重教训的，则把问题、教训、缺点等写深、写透。只有这样，才能突出重点。所以，写总结时各部分内容应该轻重有别、详略得当、主次分明，不能蜻蜓点水、面面俱到、平均用力。,5、语言要准确生动。准确是指每个概念、判断，每个数字、细节都要用十分准确的语言表达出来，恰如其分，不能模棱两可，不能使用有歧义的词语；生动是指要运用说明、叙述、议论等多种表达方式表达总结的思想内容，语言要灵活多样，新鲜别致，并且要多用群众的通俗而形象的语言。,目标管理,（一）加强目标管理的领导年初县卫生局与县属各医疗卫生单位均签订目标管理责任书，并制订明确的考核评分和奖惩细则，要求各单位层层分解，落实责任，狠抓落实。卫生局在平常的工作和半年工作督查中，均对各单位的目标管理工作进行了检查，也发现了一些问题。目前各个单位都比较重视目标管理，目标管理组织机构健全。也对目标进行了层层分解，并下达。,（二）目标日常工作1、目标的收集。各单位的目标一般来说就是卫生局年初下达的大目标，和以文件形式下达的专项目标，应该说数量不是很多。目标的收集工作要专人负责，各单位在收到卫生局的文件后，按照公文处理办法进行处理，在将文件传阅给领导的同时，请办公室主任复印一份给收集目标的工作人员，固定存放，并根据目标要求，收集目标相关资料。,、目标的分解。接到一个目标，分解一个，根据职责分工情况，具体到责任领导，责任科室和责任人。一般来说分解目标是逐条分解。例：XXX卫生院2011年卫生工作目标分解表,XXX卫生院2011年卫生工作目标分解目标1：（内容略）责任领导：责任科室：责任人：完成时限：,3、目标督查各单位要确定专人对目标完成进行定期督查，比如一个月、一季度、半年等，对于某些目标上明确表明完成时间的，一定要督促相关科室按时完成目标。,目标自查报告的写作,两个必备材料：1、年初与卫生局签订的目标责任书2、双流县卫生系统2011年目标考核办法（双卫发201167号）。目标自查报告不同于工作总结。目标自查报告，其实就是分条例项地把目标完成情况进行个自查、汇报。目标自查报告包括工作职责目标完成情况、加分项目两部分，并按要求提供相关依据。,一、工作目标完成情况（分值100分，自查得分XX分）写明分值和自查得分。（一）业务工作目标（分值74分，自查得分XX分）目标1：开展医院健康教育、培训及各种卫生主题日活动，门诊及住院部设宣传专栏，定期更换内容，做好医院控烟工作。（分值1分，自查得分1分）就本条目标而言，自查内容就是大概概括此项工作的开展情况。印证材料需要提供相关工作的计划、记录、总结，有开展健康教育宣传本底资料及专兼职人员培训记录。,（二）综合目标（分值26分，自查得分XX分）目标3：把精神文明建设纳入重要议事日程，领导重视，机构健全（分值0.5分，自查0.5分）印证材料：精神文明领导小组名单，精神文明目标分解表，工作计划、总结，相关会议记录。目标4：积极开展精神文明活动。（分值1分，自查1分）简要说开展精神文明活动情况。印证材料：涉及精神文明活动的相关材料。目标5：深入贯彻公民道德建设实施纲要（分值0.5