会务组织的方法与技巧.ppt

会务组织的方法与技巧,上海交大太仓青年人才培训班,【教学目的】,通过学习，了解会务工作的基本内容及工作程序，学会拟定会议方案，掌握会议组织工作的环节和会务工作中的文书工作。,第一节会议概述第二节会务工作的具体内容第三节会务接待服务规范以上三方面内容，第二部分是重点。,第一节会议概述一、什么是会议？“会”聚集、见面；“议”讨论、商谈。它需要三人以上共同参与，以一定的方式聚合在一起，目的是为了议事，解决各种问题，而且这种行为和过程是有组织、有目标、有规则、有秩序、有领导的。会议是人类群体有组织地会晤、议事的行为或过程。,二、会议要素：1、形式要素2、内容要素3、程序要素4、财务要素,1、形式要素,2、内容要素,3、程序要素,4、财务要素,三、会议的种类,四、会议有什么作用（一）会议的积极作用1交流信息，互通情报。通过会议的报告、发言、讨论，可以交流工作情况，相互通气，彼此较快地了解全局，克服认识上的主观局限性。2发扬民主，科学决策。通过会议可能听取各种不同意见，集思广益。3增强友谊，促进团结。会议是人与人的直接接触，通过交流思想，总结工作，开展批评与自我批评，有助于加强上下级之间、同级之间的了解，增进团结。4统一认识，协调行动。通过会议作出决议、决定，共同贯彻，以推动工作的开展，防止各行其是，减少相互矛盾。5带动消费，促进经济。成千上万的会议，已经形成“会议产业”。,(二)会议的负面作用1造成时间、精力的浪费。美国一位管理学家说过“领导人相当的一部分生命要在会议中度过”。前苏联的一位文秘专家叫作卡婕琳娜的曾引一份研究资料：“会议比重占指挥员和专家工作时间的3033。”日本效率协会统计发现“全日本科长以上管理班人员工作时间的40是在开会。”在我国，领导人员开会的比重究竟占多少，目前尚无人去研究，大约不会低于上述所列百分点。如果众多的领导者都陷入会海，哪里会有时间和精力去做他们该做的事呢?2金钱的浪费。开会就要用钱，越高级、越长、越大型的会议，一般说来用钱越多。会议费用有些是正当而必须的，有些则是可用可不用的，有些则纯属铺张浪费。,3信息的重复、浪费。有些会只是层层传达，复述上级意见，或者为会而会，走过场、搞形式，本身并不结合实际，其结果是制造重复信息。4滋长不正之风。长期以来，有少数干部成了专门开会的“职业开会者”，还有些人极力争取参加各种会议，无非是借机在旅游胜地公费游览。还有些人除了“开会”外，别无他事，开完会并不去认真传达贯彻，成为典型的会议型官僚主义者。近年来还出现利用会议敛财，收取各种名目的赞助。,六、会议秘书工作的基本任务1，组织的工作.主要包括：(1)协助领导确定会议议题；(2)根据议题安排议程、日程；(3)发会议通知，负责会议报到；(4)对与会人员进行编组；(5)布置会场，安排座次；(6)印发会议证件(出席证、列席证、工作证等)；(7)负责会议签到；(8)会中组织和协调；(9)会场其他组织和管理；(10)会外的联络和协调(负责与会议有关的邀请、报道、乘车、参观、文体娱乐活动等方面的联系和组织)。(11)会议的结束收尾工作。,2文书工作主要包括：(1)会议文书的起草；(2)会议文书编写；(3)会议文书印发及管理。,3生活管理工作主要包括：(1)与会人员的食宿管理；(2)会议的财务管理；(3)会议的交通保障；(4)会议的文化活动；(5)与会人员的医疗保健。,4安全保卫工作主要包括：(1)会议的保密工作；(2)会议的警卫工作；(3)会场内外的安全保卫工作。,从以上秘书工作的基本内容中，我们可以看出，会议工作对秘书的组织能力、写作能力、管理能力、交际能力等都有很高的要求。秘书办会，离不开办文、办事能力。会议工作最能集中反映出秘书的综合素质。,5.会务工作的原则有哪些？（1）准备充分；（2）组织严密；（3）服务周到；（4）确保安全。,案例分析嘉兴市卫生局年底为表示对离退休干部的慰问，召开了迎春座谈会，会后共进晚餐。负责接待工作的秘书钟苗根据上司的指示和宴会惯例，安排桌次座位。这次宴会共设3桌，餐厅正面靠墙为主桌，编1号，靠入口处为2、3号桌，摆成三角形，突出主桌。重要嘉宾在主桌。为方便来宾入席，钟苗特意做了座位名签，并摆在桌上。但由于这次联谊会时间紧，与会人员名单确定得晚，钟苗在抄写时漏了应该在主桌的一位离休干部，结果致使该干部入席时找不到座位，出现了十分尴尬的场面。,分析：秘书钟苗在安排会议晚宴时，只注意到桌次的正确安排和名签的摆放，但忽略了对人员和名签的核对，致使重要嘉宾未能受到应有的礼遇，给工作造成了不良的影响。,第二节会务工作的具体内容,11项,8项,6项,会前,会中,会后,一、确定会议筹备方案（大中型）议题确定后，秘书人员应根据领导的意图、工作的需要，制定会议筹备方案。会议筹备方案就是会议计划。具体如下：（一）确定会议主题和议题。（二）确定会议名称。（三）确定会议议程。（四）确定会议的时间和日期。（五）确定会议所需设备和工具，要满足会议的需要（六）确定会议文件的范围，并做好文件的印制或复制工作(七)确定会议经费预算。（八）确定会议住宿和餐饮安排(九)大型会议还需确定筹备机构与人员分工。（十）、会议经费的管理（十一）进行全面的会前检查,（一）怎样确定会议主题与议题会议主题是指关于会议要研究的问题、达到的目的。确定主题的主要方法：一是要有切实的依据；二是必须要结合本单位的实际；三是要有明确的目的。议题是对会议主题的细化。（二）怎样确定会议名称？会议名称要拟得妥当，名实相符。会名不宜太长，但也不能乱简化。会议名称一般由“单位+内容”两个要素构成，如“中国共产党第十七次全国代表大会”，其中“中国共产党”即组织名称，也可称单位；“第十七次全国代表大会”即会议内容。有的会议名称由单位、年度、内容构成，如江苏省人民政府办公厅(单位)2010年(年度)总结表彰(内容)大会”。有的会议名称有时间、会议内容和会议类型构成。如“2009年浙江省公路春运票价听证会”。会议名称要用确切、规范的文字表达。有些会议的名称是固定的，如董事会等；有些会议名称是不固定的，应根据会议的议题或主题来确定，有的名称中还可以包括时间、范围等因素。如：“强生公司2008年全体员工总结大会”。,（三）确定会议规模与规格确定会议规模与规格的依据是会议的内容或主题。同时本着精简效能的原则。会议的规模有大型、中型、小型。会议的规格有高档次、中档次和低档次。（四）确定会议时间和地点应注意哪些问题？1、会议时间有三种含义：一是指会议召开的时间；二是指整个会议所需要的时间、天数；三是指每次会议的时间限度。,2、确定会议时间应考虑：首先是需要，如每周一次的工作例会，通常放在周末的下午，一周即将结束，下一周就要开始，利于承上启下。一年一度的职工代表会议，宜于年初召开，既利于总结上年的工作、生产成果，又利于讨论、部署新一年的工作、生产计划，通过各种预算等。有些会议如农业生产、学校教育等本身就有很强的季节性或季度性。其次是可能，即最好是每位与会者都能参加的时间。如日本的有些企业召开各部门干部汇报会，常定在下班前半小时，而不是安排在刚上班时。再次是适宜，先要考虑主要领导、主管领导和主持人时间的适宜。在领导出差返回的当天尽量不安排重要会议。有外部人员参加的会议，要考虑邀请的有关上级领导和嘉宾能否到会。还要考虑本单位工作的规律，尽量避免在工作繁忙时召开牵涉人员多、时间长的会议。此外要考虑气候、环境等自然因素和社会因素。,最后是会议时间限度。据心理学家测定，成年人能集中精力的平均时间为45至60分钟，超过45分钟，人就容易精神分散，超过90分钟，普遍感到疲倦。因此，每次会议时间最好不超过一小时。如果需要更长时间，应该安排中间休息。（会议议题应集中，日程安排应高度紧凑，尽量缩短时间。会议连续进行的最佳时间是3小时之内，超过这一限度，会议效果呈下降趋势。）安排会议时间要考虑人们的生理规律。一般上午9：001l：00，下午2：304：30，人们办事的效率较高。确定会期的长短应与会议内容紧密联系。要注意提高效率，尽量开短会。,3、会议地点问题：第一、应根据不同的会议类型来选地点。如：国际性或全国性会议，要考虑政治、经济、文化等大因素，一般应在首都北京或其他中心城市如上海、武汉、广州、西安等地召开。专业性会议，应选择富有专业特征的城乡地区召开，以便结合现场考察。假如，棉花种植会议到深圳去开，钢铁生产会议到青岛去开，就不可理喻了。小型的、经常性的会议就安排在单位的会议室。会议室尽可能不要紧靠生产车间、营业部、教室等人声嘈杂的地方，以免受到干扰。第二、应考虑交通便利。会场位置必须让领导和与会者方便前往。一般应选择在距领导和与会者的工作地点均较近的地方。第三、会场的大小应与会议规模相符。同时应考虑会议时间的长短，时间长的会议，场地不妨大些。,第四、场地要有良好的设备配置。桌椅家具、通风设备、照明设备、空调设备、音像设备要尽量齐全。同时应该根据会议的需要检查有无需要租用的特殊设备，如演示板、电子白板、放映设备、音像设备、录音机、投影仪、计算机、麦克风等。第五、场地应不受外界干扰。应尽量避开闹市区。同时，“外界干扰”还包括室外的各种噪音，打进会场的电话，以及来访和参观等。因此在场外应挂起“会议正在进行中，谢绝参观”的牌子，并要求关闭所有的手机。会场内部也应具有良好的隔音设备，以保证会议能在安静的环境中顺利进行。第六、应考虑有无停车场所和安全设施问题。第七、场地租借的费用必须合理。,（五）怎样确定与会人员范围及人数会议由哪一级人员参加，由哪些单位派人出席，哪些单位派人列席，事先都应全面考虑好。秘书部门平时应掌握本地区或本系统的机关和干部人数的基本资料。在确定会议规模和人数之后，应进一步分配会议人数及名单。大型会议设有“组织组”负责考虑这些工作。,（六）怎样确定会议议程、会议日程和会议程序(1)、三者的区别会议议程：是对会议所要通过的文件、所要解决的问题的概略安排，并冠以序号将其清晰地表达出来。会议日程：是指会议在一定时间内的具体安排。一般采用简短文字或表格形式，将会议时间分别固定在每天上午、下午、晚上三个单元里，使人一目了然，如有说明可附于表后。会议程序：就是指在一次具体的会议活动中按照时间先后排列的详细工作步骤，它可以让与会者了解每次具体的会议活动的内容及时间顺序，同时也是会议主持人掌握会议的操作依据。,三者的区别,会议议程,会议日程,会议程序,一次会议活动总的安排，其格式包括，包括标题、题注和正文三部分。,是指会议在一定时间内的具体安排。包括时间、内容和地点三大要素。,指在一次具体的会议活动中按照时间先后排列的详细工作步骤。包括标题、题注、正文和落款四部分。,厦门大学授予李云飞教授“终身成就奖”大会程序2010年12月12日一、请主席台就座的领导人和颁奖对象入席二、介绍出席会议的领导人、主要来宾三、主持人宣布：厦门大学授予李云飞教授“终身成就奖”大会开始四、校党委书记朱之文作主题讲话五、校长朱崇实宣读厦门大学关于授予李云飞教授“终身成就奖”的决定六、校党委书记和校长向李云飞教授颁发“终身成就奖”证书和奖金七、学生代表向李云飞教授献花八、李云飞教授讲话九、市教委领导讲话十、主持人宣布：厦门大学授予李云飞教授“终身成就奖”大会结束,上海工商外国语学院2010年度工作会议日程,嘉善市管理协会技术训练专题研讨会议程一、专题报告：当代发达国家经营技术训练情况与发展趋势二、销售与服务训练演示三、座谈讨论四、大会交流嘉善市管理协会技术训练中心秘书处2011年9月8日,(2)安排会议议程和日程要注意的问题。要把握会议目的，即了解会议召开的原因。*先安排关键人物的时间，要保证重要人物能够出席会议。根据多数人意见安排日程，保证尽可能多的人员都有时间参与会议。例会原则上要定时召开，且时间不宜过长。时间应控制在一个半小时左右，避免出现会议给人们带来的疲劳。如遇几个议题，应按其重要程度排列，最重要的排列在最前面。尽量保证在最佳时间开会。上午8：001l：30，下午3：005：30是人们精力最旺盛、思维能力及记忆力最佳的时机。所以，安排会议议程和日程要注意将全体会议应安排在上午，分组讨论可安排在下午，晚上则安排一些文娱活动。,(3)大中型会议的议程一般安排如下:开幕式，上司和来宾致辞；上司做报告；分组讨论；大会发言；参观或其他活动；会议总结，宣读决议；闭幕式。,（七）印发会议通知发会议通知可用书面或电话、电报两种形式。通知的内容包括会议名称、会议目的和主要内容、会期、地点、与会人员、报到日期和地点、携带的材料和个人支付的费用、主办单位、联系人姓名和电话等。重要的、大型的会议通知要编文号，一般的会议通知不编文号。发会议通知一要及时，使与会人员能按时参加；二要准确，防止重发、错发、漏发。用于涉外业务会议的通知，宜用印制精美、设计独特的请柬。这样，既可表示对被邀者的尊重，又可引起他们的注意并对会议产生兴趣。,关于召开机关各部门2008年工作总结2009年工作打算汇报会的通知机关各部门：为深入查找2008年机关各部门工作不足，便于安排布署2009年机关各项工作，经研究决定，我局将于近期召开机关各部门2008年工作总结、2009年工作打算汇报会。要通过此次会议，查找工作不足、总结管理经验、强化发展共识、明确责任事项，为实现企业快速发展、科学发展、和谐发展奠定基础。一、会议时间：年月日时二、会议地点：XX大院XX会议室三、会议主要内容机关各部门负责人汇报2008年各项工作任务完成情况和2009年具体工作打算。四、参加会议人员局领导、专员、监事会、机关各部门（含机关附属部门）全体工作人员。,五、有关要求（一）与会人员要准时参加会议，无特殊情况不得请假。机关各部门到会场签到后，必须报送汇报材料一份，用于2009年度效能监察。（二）机关各部门要高度重视此项工作，工作总结要客观实际，真正查找到工作的不足。工作安排要站在加强自身建设、提高行政能力，特别是有效发挥机关部门监督职能的角度，结合部门优势和业务特点，创新性地确定今年的工作目标和任务。汇报中要列出主导性和创新性工作的实施步骤和时间进度。（三）汇报材料形成后，要组织本部门人员座谈讨论、认真修改、提高质量，坚决防止言之无物、偏而盖全。汇报材料字数在1600字左右，汇报时间控制在8分钟以内。望相互转告，届时准时参考！XXX办公室XX年X月X日,（八）确定会议所需用品和设备（1）必备用品是指各类会议都需要的用品和设备，包括文具、桌椅、茶具、扩音设备、照明设备、空调设备、投影和音像设备等。（2）特殊用品是指一些特殊类型的会议，例如谈判会议、庆典会议、展览会议等所需的特殊用品和设备。检查空调设备，必要时做好开机准备，一般要在会议前两小时开机预热或预冷。检查好灯光、扩音设备。检查黑板、白板，确保已擦干净；准备好粉笔、指示棒、板擦等。安放图架，准备好配套图表和足够的纸张。如有陌生人或外来人参加会议，摆放好姓名牌，注意文字要大小适当，清楚易认。在每人座位前摆放纸笔。,多媒体电视需要安放投影机、屏幕、录音设备等。如果有选举、表决、表彰的议程，还需准备好投票箱、计数设备和奖励用品。会期较长的会议，要安排好茶水、饮料，并指定专人服务。如果是电话、广播会议，须提前检查线路，保证音响效果良好。上述工作完成后，须提前半天至一天进行一次全面检查，以便及时发现问题，进行整改。,（九）、建立会议组织机构会务组、宣传组、秘书组、文件组、接待组、保卫组。,（十）、会议经费的管理1会议经费的主要内容*文件资料费：包括文件资料的制作、印刷费，文件袋，证件票卡的制作、印刷费用等。*邮电通讯费用：如发会议通知，则有会议事项发电报、传真、电传或打电话进行联络等费用；若召开电视、电话等远程会议，则使用有关会议设备系统的费用也应计算在内。*会议设备和用品费：如各种会议设备的购置和租用费。*会议场所租用费：如会议室、大会会场的租金。*会议办公费：如会议所需办公用品、会场布置等所需要的费用。*会议宣传交际费：如现场录像的费用，与有关协作各方交际的费用。*会议住宿补贴费：一般情况下住宿费是由与会人员自理一部分，由会议主办者补贴一部分。*会议伙食补贴：通常主办单位对会议伙食补贴一部分，由与会者承担一部分。*会议交通费：即参会人员交通往返的费用，如果由会议主办单位承担，则应列入预算；会议期间的各项活动如需使用车辆等交通工具，其费用应列入预算。*其他开支：包括各种不可预见的临时性开支。,2审核时要逐项细审要让起草人员将部分费用的细目表一并承上。如计算设备租用费时，应了解：都租用了哪些设备?设备租用的行情是怎样的?不同型号、功能的费用差距有多大?主审秘书对这些都需做到心中有数。对经费的把关，不可太松，否则会造成浪费；也不可太紧，否则会影响到会议质量。,（十一）进行全面的会前检查会前检查是落实各项会议准备工作，保证开好会议的重要一步。重要会议在会前要反复检查。会前检查分为领导人听取大会筹备处各组汇报和现场检查两种方式，以后者为主。秘书人员要密切配合领导人的检查工作。检查的重点是会议文件材料的准备、会场布置和安全保卫工作等。大中型重要会议的会前检查还包括警卫部署，票证检验人员的定岗定位，交通指挥及主席台服务人员的就位等。会前检查包括每个细节都不能放过。就拿会议设备来说，要保证在任何意外发生的关头，机器可以及时更换；主持会议者应熟悉所有电源插座和灯光开关位置，秘书可以把这些情况告诉有关人员，如果有一点没安排好，赶紧打电话通知有关人员解决这些带来麻烦的小问题。,案例分析请分析：下列会务组织活动中存在哪些不足？临汾市教育局党委为了加强对教育系统的领导干部进行思想教育，特地聘请中央党校有关专家来作经济政治形势报告。为引起大家的重视，教育局在报告会举办前2个月就下发了通知。报告会会场设在闹市中心的胜利大剧院，剧院左侧紧靠嘈杂的商店与菜场。剧院右侧是一个大型超市的在建工地。报告会当天，约有三分之一的学校领导因忙于期末工作未能赶来参加会议。为了将会议精神传达给大家，教育局党委要求会务组成员将报告录音并详细整理发给相关人员。,分析：三方面缺陷：1、会议通知发出时间太早；2、会场地点不符合要求；3、录音不准许。,二、会议中的工作,(一)签到签到是会场科学管理的主要内容之一，可为会议提供准确到会人数，为会议召开与会后档案工作留下准确记录，所以重要会议都应签到。1小型日常会议由会议工作人员代为签到。即由会议工作人员事前准备好出席、列席该次会议的人员名单，届时来一位与会者，就在该人的姓名上用红铅笔画一个圈，表示到会；请假者，姓名用括号括起来，表示缺席。这种方法简单方便，可以迅速统计出到会人员和人数，及时向会议主持人汇报。使用这种方法时，会议工作人员应认识绝大多数到会人员，个别不认识的可以主动地、有礼貌地问一下，而不应想当然地画圈。,2大中型会议一般采用证件签到，即与会者进入会场时交出一张签有本人姓名的签到证，签到证由会议秘书处制发，上有会议名称、日期、座次号及签到编号。工作人员收到签到证后，即在签到表或座次表上用红笔在到会者姓名上画圈，表示该人已到会。大中型会议要在会场各入口处设签到处，并准备一些空白签到证，如遇与会者忘带签到证，可请其凭有效证件补填一张。与会人员入场后，会议工作人员要填写“会议出席情况表”，包括会议名称、届次、日期、应到人数、缺席人数、实到人数等内容，于开会之前报告会议主持人。,3富有纪念意义的会议可以采用簿式签到方法。由与会人员在会议准备好的折式签字簿上签署本人姓名，表示到会，会议主办单位得以保存与会者签名真迹。4用电子自动签到机签到。目前，我国已开始使用这种方法。这种签到机处理每张签到卡的时间仅两秒种，与会者入场完毕，工作主机即可及时将到会人数统计出来，并将有关各项内容用汉字打印出来，这种电子自动签到机能够识别正常签到、重复签到等情况，若发生错误操作，则出声报警。遇有不规范签到时，签到机插孔则处于闭锁状态，不再受理签到卡。所以使用这种签到机签到简便、迅速、准确，效果较好。播放电子签到墙视频,(二)引导座位小型日常会议，与会人一般有自己的习惯座位，会议工作人员的任务主要是引导临时列席会议人员坐到适当的位置上。大中型会议由于会场较大，为了方便与会者和保持会场秩序，可在设立指座标志的同时，由工作人员指路或搀扶老弱病残与会者入座。召开涉密会议，应严格控制知密范围，工作人员要坚持原则，不讲情面，坚决制止无关人员进入会场；已经进入的，一经发现，令其退出，并稳妥处理善后工作。,(三)分发公文公文分发，是保证会议顺利召开、做好会议服务工作的重要环节。与会人员报到后，要根据正式确定的会议名单(全员名单和分组名单)制作发文单，发文单内容包括组别、房号、姓名、公文编号、份数、备注以及签收等。会议公文一般应在会前发到与会人手中，如因某些原因，需在会场发文时，应注意：1、会后退回的公文应在公文右上角写上收文人姓名，发文时要核对座位名卡，并进行登记，为收回公文作好准备。2不需要退回的公文，可在每个座位上摆放一份。如果一次会议需要讨论的公文比较多，应把最先论证的公文摆放在最上面。这类公文的分发，最好在与会人员入场前完成，并于会后检查以防遗失。,(四)会议记录不论会议规模大小，只要是重要会议都应有记录，以为日后凭证。会议记录如可能应采用统一制发的专用会议记录本(纸)。会议记录的方法通常有两种：一是摘要记录，就是从观点、材料以及实质性意见及分歧等方面择其要者而记之；二是详细记录，要求有言必录，包括发言中的插话等，都要详细记录在案。会议记录，特别是详细记录，应符合如下要求：1字迹规范、内容详尽、条理清楚。2格式定型，并具备以下要素：(1)会议基本情况部分。包括会议名称、时间、地点、主持中心议题、出席人、缺席人、列席人、工作人员、记录入以上内容可在会前记写完毕。(2)正文部分。包括会议议程、报告内容、讲话、发言、讨论、表决结果、其他。(3)主持人签名、记录人签名及日期。3详细记录应摘要记写会场气氛与情绪，如情绪高涨时的热烈场面，争辩激烈时的紧张气氛，误解消除时的融洽情境，这些对考察决议形成具有重要作用。,(五)安排大会发言召开大会，在分组讨论的基础上，还要组织大会发言。大会发言可以作为主旨报告的辅助，以进一步明确会议精神；可以作为典型经验，提供会议交流；也可以作为群众讨论的意见，集中反映会议讨论的成果。安排大会发言的方法，一般有以下几种：一是在会议开始之前即由秘书处提出建议，组织某一方面或某一个人发言，经领导批准后通知其准备；二是会议进行中，经过会议秘书处对小组讨论情况的了解和分析，发现某一小组或个人的发言内容充分，即可向领导推荐，安排其在大会发言；三是参加会议的小组或个人自愿发言。,秘书处在组织或推荐大会发言时，要注意以下几点：一是注意发言的广泛性、代表性，要考虑到与会各单位组织之间的平衡；二是注意选择先进集体或个人的典型发言以体现表彰先进的精神；三是注意照顾到不同职务、不同岗位之间的平衡；四是有意识地强调某种意见，或反映某一方面的呼声。组织大会发言，秘书处要做一些具体工作，如催交发言稿，有时甚至要和发言入一起研究发言提纲；掌握发言稿印刷情况，以保证发言稿能在发言前印妥并提前送交发言人；无稿发言，也须询问发言入的发言内容及准备情况。还要安排好发言顺序及时间，并通知有关人员。,选举选举是一项庄重的政治仪式，是行使政治权力的体现。选举，按规定必须采取无记名投票方式。基本工作程序是：1准备选票。凡是大会上的正式选举，选举之前必须准备两套颜色不同的选票，一套使用，一套备用。2准备票箱。确定投票秩序，组织投票行走路线，据此准备票箱；主席台上应单独设票箱，以免上下奔走，造成混乱。3选好监票人。监票人从代表中产生，他们的任务是唱票、监票与计票。4投票。投票之前要向投票人讲解投票办法与投票规则。投票顺序是监票人先投票，主席台上人员次之，然后是各选区一齐投票。,5计票。投票结束后，总监票人根据总票数判定会场投票是否有效。有效条件是：投票张数不能多于发票张数，投票人数不能少于法定投票人数；否则无效，需要重新组织投票。有效选举中，一张选票中的实选人数不多于规定的选举人数，该票即为有效票；多于规定的选举人数，则该票上的全部候选人得票均为无效。6、宣布结果。经过统计，合乎法定票数者，即可被宣布当选或报请上级批准后当选。,(六)会议的宣传工作会议的宣传工作是沟通信息和激发与会人员积极性，增强会议效果的重要手段。通常采用的方式有二种：一是在会议期间接待记者采访，提供信息，协助其作好报道工作；二是在会议内部出黑板报，编发简报、快报。黑板报多用于中小型会议。简报、快报价值较高，而且便于使用与保存。编写简报，要求做到求新，即反映新观点、新情况、新经验、新问题；求实，即真实、准确、不夸大、不缩小；求短，即选材精当，剪裁精要，文字精炼，篇幅短小；求快，即编写从速，印发及时。,(七)会议保密工作有些会议具有保密要求，有些会议部分内容具有保密要求，工作人员应该以慎之又慎的负责精神认真对待。这主要是：一是要妥善保管会议公文，专人管理，登记发放，并且按规定收回，而且一定要设置保险设备，切忌将秘密公文随便放在房间，机要公文要有专人昼夜看守。二是要严格会议保密纪律，重要会议期间一般不会客，有保密内容传达的会议要严格限定参加人员范围，并提出明确的保密要求。三是会场环境、音响设备等也必须符合保密要求。,(八)、做好会议期间的各项会务服务工作主要包括：一要提前到达会场，检查主席台座次安排和会场的灯光、音响、录音设备及茶水、休息室等准备情况，同时要掌握到会情况，发现有重要人员未到会要及时联系催请，并报告会议主持人。二要安排好会议期间的各项活动，如领导人的接见活动、文艺活动等。三要及时协调处理各种意外情况。会议进行中很可能出现一些临时变动，如调整会议日程、改变会场、增发公文、扩大与会人员范围、增加议程内容等，这时，工作人员应根据领导意图和实际情况做好调度工作，保证会议顺利进行。四要做好会议值班工作。会议期间应安排人员昼夜值班，及时传达、安排领导交办的事项，解答与会人员提出的问题，做好上下左右的协调联络工作,三、会后工作(一)整理有关材料(二)检查会场(三)填写会议记事表(四)安排与会人员离会(五)撰写会议纪要(六)会议总结,第三节会务接待服务规范,一、会务服务1、各类代表会议2、大型集会3、工作会议4、会见服务5、会谈6、签字仪式服务7、典礼8、座谈会9、新闻发布会10、视频会议,二、宴请服务1、中餐宴请2、西餐宴请3、自助餐4、冷餐会和酒会5、茶话会,一、会务服务P1261、各类代表会议、特点：4特点、注意事项：5规范十七大党代会视频,2、大型集会P131、特点：5特点、注意事项：3规程、5要点旅法华侨华人举行大型集会支持奥运,3、工作会议P132、特点：2特点、注意事项：1注意坐席配置十一届人大审议食品法工作会议,4、会见服务P133-135、分类：掌握接见、拜会、回拜和召见等形式的区分、注意事项：5准备、6规程胡锦涛会见奥巴马,5、会谈P136-139、特点：2特点、注意事项：3规范海峡海基会会谈,6、签字仪式服务P139、规程：2规程、注意事项：2要点世行贷款太原交通项目签字仪式,7、典礼P140-142、类型：3形式、注意事项：4要点、3程序（开幕8、闭幕3、颁奖8）建党伟业首映典礼,8、座谈会P143、特点：2特点、注意事项：具体事物具体分析上海举行江泽民在上海1985-1989出版座谈会,9、新闻发布会P143-144、特点：2特点、注意事项：3注意李娜新闻发布会,10、视频会议P144-146、特点：3特点、注意事项：1注意保密福建省大规模培训干部视频会议,二、宴请服务P148_159,1、中餐宴请：多数采用这一宴请方式；2、西餐宴请