人际沟通障碍及其破解对策

人力资源美国普林斯顿大学在对一万份人事档案分析后得出如下结论:在个人事业方面,智能、专业技术、经验只占成功因素的!#%,其余第二,个人的个性特征差异引起沟通的障碍;第三,语言表达、交流和理解造成沟通的障碍;第四,沟通能力缺陷造成沟通障碍;第五,其他个人因素如知识、经验水平的差异导致沟通障碍,个体记忆不佳造成的沟通障碍等。人际因素主要包括沟通双方的相互信任程度和相似程度。沟通是发送者与接收者之间“给”与“受”的过程。信息传递不是单方面,而是双方的事情。因此,沟通双方的诚意和相互信任至关重要。在组织沟通中,当面对来源不同的同一信息时,员工最相信的是他们认为最值得信任的那个信息来源。因而,如果上下级之间有猜疑,就会增加抵触情绪,减少坦率交谈的机会,也就不可能进行有效的沟通。沟通的准确性与沟通双方之间的相似性也有着直接的关系。沟通双方的特征,包括性别、年龄、智力、种族、社会地位、兴趣、价值观、能力等相似性越大,沟通的效果也会越好。结构因素是指信息传递者在组织中的地位、信息传递链、团体规模等结构因素也影响着沟通的有效性。研究表明,地位的高低对沟通的方向和频率有很大的影响。例如,人们一般愿意与地位较高的人沟通。地位悬殊越大,信息趋向于从地位高的流向地位低的。大家都有这样的经验,在集会上,人们总是让地位较高的人发言,并希望从他的讲话中获得有价值的信息。信息上下沟通层次越多,它到达目的地的时间也越长,信息失真率则越大,越不利于沟通。所以,组织机构庞大,层次太多,也影响信息沟通的及时性和真实性。一个人数不多的私企,老板的决策通常由他自己亲自告诉工作人员去执行,而在大型跨国集团里,其总部决策从发出到传到执行者,中间不知要经过多少环节。信息平行沟通障碍大多是因为若干职能部门分别行使不同的专业管理职能且分属于不同的上级领导所致。企业的各职能部门难以对相关平级单位直接行使其专业管理职权时,在大多数情况下,后者是不会或者很难直接接受前者发出的管理指令的,因为后者认为他与前者是同级的。此时前者就只能将管理的信息传给自己的上级,然后由自己的上级与对方的上级领导沟通,再由对方的上级领导下达或行使管理职权指令。显而易见,按照这种组织方式运行,企业内的许多管理信息就必定要延时或延误。国外的管理实践证明,运用交互作用分析法可以有效破解沟通障碍。交互作用分析法交互作用分析(*+,*-./0+*12+*13,/,4(25在西方企业中被广泛用于解决企业中的沟通问题。同时,由于(2是一种强大、有效的分析和理解人际交往行为的工具,在管理、人员培训中都起到良好的效果,是西方管理人员的必修课程之一。交互作用分析是由美国心理学家埃里克柏恩及其同事于#年代创立的。柏恩把人们在社会交往中的相互作用关系称为交互作用。有些交互作用对人起促进作用,有些交互作用则会拖人后腿,破坏人们之间的交往关系。在柏恩创立的(2分析中,每个人的人格中都有三种自我:父母式自我、成人式自我、儿童式自我。每种自我都有自身的思想体系、情感以及相应的行为表现。人们在交往过程中,会在当时的情景下采取相应的一种自我。这便是著名的627模型,即6*8+.、29:1.、7;/19。父母式自我:在交往中表现出保护、控制、呵护、批评或指导倾向。他们人际沟通障碍及其破解对策!常金奎人力资源会照搬政策和标准,发表意见。家长式的沟通,看人的眼光是向下的、命令式的、不容置疑的,这样的沟通效率高,但对方感到不舒服。成人式自我:表现出理性、精于计算、尊重事实和非感性的行为,试图通过寻找事实,处理数据,估计可能性和展开针对事实的讨论,来更新决策。成人式沟通是民主的、双方都能畅所欲言的、客观的、能帮助双方成长的,但需要知己知彼,需要时间磨合。儿童式自我:反映了童年经历所形成的情感。它是本能的、依赖性的、创造性的或逆反性的。儿童式的沟通,看人的眼光是低头但眼睛向上的、撒娇的、幼稚的、无助的,容易引起别人的同情和关怀,但人际关系是不成熟的、不理智的。如同真正的孩童一样,具有孩童心态者希望得到他人的批准,更喜欢立即的回报。由于每个人都存在三种自我,与人交往时会采取其中的一种,因此两人之间的交往可能存在许多种交互作用,这些交互作用类型可进一步归为两大类:互补式交互作用和非互补式交互作用。互补式交互作用:发出者一方和接受者一方的自我在沟通中仅是方向相反。如果用图表示,就是发出方和接受方的沟通线是平行的。比如,主管以父母式的自我对下属说话,而下属以儿童式的方式应对,这便是互补式的交互作用。非互补式交互作用:当发出者和接受者的沟通线不平行时,便出现非互补式交互作用。比较常见的是,主管试图以成人式自我与下属沟通,但下属却以儿童的方式应对。当出现非互补式沟通时,很容易产生沟通障碍,紧接而来的便是人际冲突。交互作用分析法的运用交互作用分析便是通过分析人与人之间的交互作用类型,从而改善人际沟通及其交往效果。运用交互作用分析法可以帮助我们消除沟通障碍,从而实现有效沟通。一是对不同的人使用不同的沟通方式。根据交互作用分析原理,管理者在与扮演不同角色的人打交道时,应根据环境需要和对方表现调整自己的心态及表现,必要时对沟通进行引导,以达到互补式沟通的良好效果。例如,如果主管扮演家长的角色,员工扮演孩童的角色,他们之间可以形成一种比较有效的工作关系。不过,始终维持这种角色关系,并不利于员工成长、成熟。事实上,在工作中能够得到最优结果且带来问题最少的,是成人对成人的交互作用方式。因此,应尽量让员工形成成人式心理角色的心态。二是运用交互作用分析培养员工的沟通意识。在管理沟通实践中,我们可以运用交互作用分析来培养员工的各种意识,交互作用分析培训可以帮助员工深入洞察自己的个性,使他们意识到,只有“我行,你也行”或“我好,你也好”的人生态度,才是健康的人生态度。在企业中提倡这种健康的人生态度,帮助员工理解别人在与自己交往时所产生的反应,从而显著改善团队成员间的沟通效率。在工作关系的人际交往中,成人对成人的交互作用会产生最好的沟通效果。在这种交互作用中,双方都认为对方同自己一样有理性,从而降低人际之间情感冲突的可能性。当出现非互补式沟通时,员工能觉察到并采取有效措施将其恢复到互补式交互作用模式,在成人对成人的交互模式下更是如此。除了改善企业内的人际沟通外,%&在销售和客户服务等需要大量人际沟通的领域也非常有效。在强调关系营销和客服质量的市场环境下,%&能帮助销售人员或客服员工迅速把握客户心理,采取适当的沟通模式,提升销售业绩。三是让员工对沟通行为及时做出反馈。管理者应激发员工自下而上地沟通。例如,运用交互式广播电视系统,允许员工提出问题,并由高层领导者解答;在公司内部刊物上可设立“有问必答”栏目,鼓励员工提出自己的疑问。此外,坦诚、开放、面对面的沟通会使员工觉得领导能够理解自己的需要,从而取得事半功倍的效果。在利用正式沟通渠道的同时,还可以开辟非正式的沟通渠道,比如领导者可以走出办公室,亲自和员工交流信息。根据交互作用分析原理,沟通者之间的相互交流,既要有来,也要有往,这是实现交互沟通的基础条件。沟通的最大障碍在于员工误解或者理解得不准确。为了减少这种问题的发生,管理者可以让员工对管理者的意图作出反馈。比如,当你向员工布置一项任务时,由于语言可能会造成沟通障碍,管理者应该选择员工易于理解的词汇。在传达重要信息的时候,为了消除语言障碍带来的负面影响,可以先把信息告诉不熟悉相关内容的人。比如,在正式分配任务之前,让有可能产生误解的员工阅读书面材料,分配任务之后,你可以向员工询问:“你明白我的意思了吗?”同时要求员工把任务复述一遍。如果复述的内容与管理者的意图相一致,说明沟通是有效的;如果员工对管理者意图的领会出现差错,可以及时纠正。四是使用肢体语言。研究表明,交互沟通中一半以上的信息不是通过词汇来表达的,而是通过肢体语言来传达的。要实现互补式沟通的效果,管理者必须注意自己的肢体语言与口头语言的一致性。比如,你告诉下属你很想知道他们在执行任务中遇到了哪些困难,并乐意提供帮助,但同时你又表情冷漠,若有所思。这很容易使员工怀疑你是否真正地想帮助他。五是注意保持理性,避免情绪化行为。在双向沟通中,信息的发