公司印信管理办法

公司印刷信函管理办法(试行)第一章总则第一条为了进一步规范我公司印章的管理和委托书、委托书、介绍信等的办理。一、根据30个研究所的有关规定，结合我公司实际情况，制定本办法。第二条本办法适用于全公司文件、备忘录、合同、协议、证书、证明、报表、证明等文件的印制以及委托书、委托书、介绍信的统一办理。第三条综合管理部是印章刻制、使用监督和销毁的归口管理部门。也是公司级委托书、委托书、介绍信等的归口管理部门。第四条子公司、中心、事业部自有印章应设立专门的管理部门和人员。适用公司的管理方法，综合管理部应随时进行监督检查。第二章印章管理第五条印章的刻制、保管、使用和销毁必须严格审批、登记和归档，并按规定办理。第六条印章刻制(1)从本条之日起，下属子公司、中心和事业部未经批准不得刻制任何级别和形式的公章；(2)公司一级印章由综合管理部统一管理。公司印章损坏时，由综合管理部填写印章刻制审批表(附件1)。经公司领导批准后，由综合管理部安排雕刻。(3)公司的二级印章由各子公司、中心和事业部保管。印章损坏时，由印章管理部门填写印章刻制审批表(附件1)。经综合管理部和有关领导批准后，印章管理部应安排刻制。第七条印章的保存印章由“保管者负责”保管。(1)我公司印章分为一级印章和二级印章。一级印章是指以“xxxxx公司”开头的印章；二级印章是指公司的子公司、中心和分部使用的印章。一级印章由综合管理部保管，二级印章由下属分公司、中心、事业部设立的专业部门或人员保管。(2)部门负责人应指定专人(打印机)负责管理印章，并确保只有其本人才能控制印章，否则由此产生的责任由保管人承担。(3)验印员不得擅自使用、借用或丢失印章，未经批准不得将印章交给他人，否则由此产生的责任由保管人承担。(4)二级印章的管理责任由子公司、中心、事业部领导负责。打印机的设立或变更应向综合管理部备案，并填写印章管理变更登记表(附件2)。第八条印章的使用(a)使用印章的一般原则1.原则上，提交上级领导或相关部门的材料统一使用公司一级印章；2.原则上，提交给公司领导的材料不需要打印，而是由子公司、中心、事业部领导签字。3.对于不需要使用电子印章进行投标的特殊项目，在确保电子印章不被复制的情况下，不得在室外使用电子印章。4.二级密封和一级密封在国外使用时都必须经过严格审查和批准，并谨慎使用。(2)直接印刷1.公司下发、领导下发的红色表头单据可以直接打印。2.如果公司领导在印刷材料上签字，他们可以直接加盖一级或二级印章。子公司/中心/事业部领导批准或签字后，可直接加盖二级印章。打印时需要在用印登记表(附件4)处注册。3.已经完成合同审批流程或其他审批程序的材料可以直接打印。(三)印章使用审批使用的审批3.原则上，单位印章不用于员工的个人事务。如有必要，经办人应填写用印审批表。二级印章须经主管领导批准后方可印刷。一级印章必须经子公司/中心/事业部领导批准并签字后才能打印。4.公司一级印章需经公司领导批准后方可通用。重大事项、合同、协议等。必须经公司总经理批准后办理。涉及一般印刷主要是指：银行相关材料；税务业务相关材料；各类资质申报和年检材料；项目申请材料；投标文件；购销合同材料(法定代表人委托和授权的事项除外)；专利申请材料；人员考核、劳动合同材料等。(4)印刷规则1、对外打印的信件必须附有部门领导的签名翻译；2.当处理器不允许打印机检查印刷品的内容时，打印机可以拒绝使用印刷品；如果印刷品的内容确实不适合印刷者知道，印章管理部门可以亲自使用印章。3.印刷文本要求：印刷内容不正确、字迹不清、印刷不清、字迹潦草、涂改、错别字、表达不清等情况下，不得印刷。题字和文本最后一行之间的最大距离为40毫米(两行空白)，超过指定距离的部分将不会打印。如果打印的页面没有文本，则只打印签名的页面。印章的名称必须与印刷品的签名相同(印章必须代表印章标记)。4、严禁在空白证书、信函、备忘录、请柬、协议、合同、报表、证书、证书、证书等正式文件上用印刷体书写。5.原则上，印章是不能借出使用的。如确因工作需要，使用部门必须填写用印审批表，在用户栏说明借出原因，经公司相关领导批准后，到印章管理部门办理用印审批表(附件6)手续，使用后及时归还。出借期间，保管人应妥善管理印章，确保印章的安全，否则由此产生的责任由保管人承担。第九条印章销毁(一)综合管理部负责公司一级印章的更换和销毁。二级印章的销毁和更换由印章管理部门负责。销毁前，综合管理部应提前办理手续，不得擅自销毁印章。(2)销毁前，由综合管理部登记并加盖待销毁印章，由部门领导和公司领导审批。(3)二级印章销毁后，印章管理部门应将销毁收据复印件报综合管理部备案。第三章代理委托书和授权委托书第十条原则上，公司整体采用统一格式的委托书和授权委托书(附件7和附件8)。业务部门操作员完成打印文本后，提交综合管理部进行编号和盖章。原件退回经办人，存根留在综合管理部存档。二次授权应参照执行。第十一条需要公司总经理签字的委托书和授权委托书应提交总经理亲自审核签字。如果总经理不在家时不能亲自签字，经总经理批准后，业务部门可以先处理，待总经理回来后，存根可以补充签字。业务部没有得到总经理的同意，要求处理此事。由此产生的一切后果由业务部门承担。第十二条部分业务管理部门根据工作实际需要，可以使用特殊格式的授权委托书。本部门自行制作原件和存根。第十八条擅自使用印章，因使用或保管不当等原因造成印章损坏甚至丢失的。检查中发现，具体经办人员、部门打印机及部门负责人将被处以罚款，对全公司通报批评并罚款200元-1000元。以上情况给单位造成损失的，除赔偿损失外，构成犯罪的，应当移送司法机关处理。第十九条伪造印章、使用伪造印章或者未经批准擅自刻制印章的，一经发现，从重处罚，并处5000元罚款。情节严重构成犯罪的，应当移交司法机关处理。第二十条承印人未经批准私自使用、借用或者赠送他人印章的，处以500元以上2000元以下罚款。情节严重构成犯罪的，移送司法机关处理。第六章补充规定第二十一条本办法由综合管理部负责解释。第二十二条各子公司可参照本办法制定自己的印刷管理办法。第二十三条本办法自发布之日起试行。原公司相关的印刷管理制度和相关的签字认可表同时失效。附件1印章雕刻审批表年的数量申请部门Attn联系号码申请原因雕刻新印章名称大小量重新刻上旧印章的名字大小量部门领导的意见公司领导的意见综合管理部的意见印章雕刻经理确认签名注意：新的印章雕刻必须得到公司领导的批准。损坏的旧印章由分公司/中心/事业部领导重新刻制，并报综合管理部备案。附件2印章管理变更登记表印章名称(拓印):印章管理部门部门负责任的领导印章管理人变化和环境的描述变化日期，附件3公司现有公章信息统计序列号公章名称管理部门管理人1XXXXXXX公司综合管理部2XXXXXX公司发票专用章财会部3XXXXXXX公司财务专用章财会部4总经理办公室5财会部6财会部7总经理办公室8财会部9101112131415161718附件4打印登记表第1页印刷日期打印机打印内容印章名称打印复制份数批准领导评论附件5打印批准表格年的数量申请部门Attn联系号码使用原因印刷材料的名称印章名称使用的份数部门领导的意见印章管理部门领导审批公司领导批准总经理批准印章管理器印刷日期注：1。使用部门二级印章，经子公司/中心/事业部领导批准后使用。2.其他部门二级印章的使用须经印章管理部门领导批准。3.使用公司一级印章，须经公司领导或总经理批准。4.如果同一材料需要多个密封，应单独提交申请并获得批准。附件6印章出借登记表第页，共()年借款部门借款托管人贷款日期印章名称批准号返回日期返回给收件人评论附件7委托书(存根)XXX()委员会编号经办部门：经办人员：经办日期：客户：委托人：授权范围：有效期：年月日至年月日委任书XXX()委员会编号：我在此委托(邮寄)代表我单位办理以下事项。授权范围：有效期：年月日至年月日XXXXXXX公司一年中的月日附件8委托书(存根)XXX()批准号经办部门：经办人员：经办日期：授权人员：授权人员：授权范围：有效期：年月日至年月日委任书XXX()批准号：我在此授权(邮寄)代表我单位处理以下事宜。授权范围：有效期：年月日至年月日XXXXXXX公司一年中的月日附件9出具介绍信审批表年的数量申请部门Attn联系号