公寓管理系统用户手册

系统使用说明书 第 1 页 系统使用咨询电话（罗汉）系统使用咨询电话（罗汉） 伴随着 20 世纪 90 年代初的计算机管理技术应用于公寓管理信息系统以来， 公寓管理的网络化和信息化逐渐成为新趋势。 西安阳光从 1994 年开始在学校后勤系统应用计算机辅助管理的研究，研 究机构从最初的后勤管理研究室起步，目前已开发出相对完整的学校后勤管理 系统应用软件，如人力资源与工薪管理系统 、 餐饮管理信息系统 、 酒店 管理信息系统 、 超市管理进销存管理系统 、 公寓管理信息系统 、 职工住 房管理系统 、 物业维修系统等，其中公寓管理信息系统是整个后勤管 理信息系统的主要内容之一。 企业要生存，就必须引入科学有效的管理方式，充分运用先进的管理工具， 大幅度地提高工作效率和工作质量，降低经营成本，从而获得尽可能多的收益。 一套计算机管理系统在企业的应用，引起的变革是深刻的，所以作为经理或主 要经营人员应清楚地意识到：采用管理信息系统软件就意味着对企业业务经营 的高效管理，管理信息系统有别于只涉及部门及人员的观念与利益。所以经营 者选择软件时，要投入、产出同时考虑，购买成熟的商品化软件，相对与自行 开发、委托开发和合作开发可以投入较小资金，这样对用户的技术力量几乎没 有什么要求，并且能得到良好的售后服务，可以说这是企业在较短的时间内能 够顺利进入计算机管理的捷径。 公寓管理信息系统以确保学生人身安全为重点，紧密结合公寓管理工作， 联合公寓管理员、学生干部、校领导、辅导员、家长、学生等多方参与，囊括 了学生信息管理、自动检测闲杂人员进入并联动语音提醒拍照、来访人员核对、 公寓门禁管理、学生请假管理、卫生纪律评比、违规违纪登记、异常情况自动 提醒、远程视频监控、管理人员考核等功能，大量减少工作量，降低成本，提 高公寓科学化管理水平，特别使用于各大、中专院校。 这套系统不仅是一个先进的系统，而且还是一个开放性的系统，可以根据 不同高校的实际做适当调整，能够很好地融入各个高校的公寓管理工作当中。 公寓管理信息系统从 1999 年开始研发，经过三年左右的不断探索实践才 编制完成。它是新时期下高校公寓管理信息系统经验的总结，完成适应后勤社 会化改革的需要。相信这套系统能更有效地提高公寓管理工作效率，为高校公 寓管理的腾飞插上有力的翅膀！ 系统使用说明书 第 2 页 目目 录录 第一章第一章开发环境及系统配置要求开发环境及系统配置要求.6 6 一、系统开发平台.6 二、系统要求.6 1、硬件环境.6 2、软件环境.6 3、协作应用平台.6 第二章第二章系统概述及主要功能系统概述及主要功能.7 7 一、系统概述.7 二、主要功能模块.10 1、基本信息.10 2、学生管理.10 3、公寓管理.11 4、门禁管理.12 5、公寓邮局.12 6、系统管理.13 第三章第三章系统登录系统登录.1313 一、登录页面一、登录页面.13 二、系统主页面二、系统主页面.13 第四章第四章基本信息基本信息.1414 一、数据字典.15 1、单位信息.15 2、院系设置.15 3、专业设置.17 4、班级设置.18 二、学生信息.18 1、在校生档案.18 2、毕业生档案.21 三、公寓信息.21 1、公寓楼设置.21 四、公共信息管理.23 1、类别设置.23 2、信息管理.24 3、公共信息管理.27 4、常用连接.28 5、天气预报.29 五、评比参数设置.29 1、评比类型.29 2、评比标准.30 第五章第五章学生管理学生管理.3131 系统使用说明书 第 3 页 一、在校学生.31 二、统计分析.33 1、按性别统计.33 2、按民族统计.33 第六章第六章公寓管理公寓管理.3333 一、房屋分配.34 二、房间调整.37 三、毕业退房.39 四、住宿查询统计.39 1、住宿查询.40 2、住宿统计.42 五、评比汇总分析.44 六、结果汇总表.45 第七章第七章门禁门禁管理管理.4545 一、一、门禁参数设置.46 1、门禁时间.46 2、卡号设置.46 3、门禁设置.47 二、违规违纪登记.47 三、外来客人登记.48 四、出入实时监控.49 五、门禁查询系统.50 1、公寓房态图.50 2、外来登记表.51 3、出入明细表.52 4、违纪一览表.53 5、早出/晚归.53 6、未归查询.53 第八章第八章公寓邮局公寓邮局.5454 一、我的邮箱.54 1、写邮件.54 2、收件箱.55 3、发件箱.55 第九章第九章系统管理系统管理.5656 一、用户设定.56 1、角色管理.56 2、用户管理.57 3、权限划分.57 二、修改个人密码.59 三、注册信息.59 1、注册教师.59 系统使用说明书 第 4 页 2、注册学生.59 3、注册家长.60 第十章第十章门禁刷卡系统门禁刷卡系统.6060 1.系统安装系统安装.60 2.公寓门禁刷卡系统使用公寓门禁刷卡系统使用.60 2.1 界面介绍.61 3.2 参数设置.61 3.3 卡号下载.65 3.4 卡机初始化.65 3.5 校对时钟.66 3.6 来客登记.66 3.7 未归查询.66 3.8 出入查询.67 3.9 手动刷卡.67 3.10 退出系统.68 系统使用说明书 第 5 页 第一章第一章开发环境及系统配置要求开发环境及系统配置要求 一、系统开发平台 本系统采用的是可靠、稳定的 b/s 模式开发；使用数据库 SQL Server2000 以及开发工具是 ASP.NET 1.1.4322（C#语言）构件。 二、系统要求 1、硬件环境 （1）服务器 要求 PIV 以上，内存 512M 以上，硬盘有 40G 以上剩余空间，支持 800 x600 以上分辨率的 14 寸以上显示器。 （2）工作站 要求 PII 以上，内存 256M 以上，硬盘有 20G 以上剩余空间，支持 800 x600 以上分辨率的 14 寸以上显示器。 2、软件环境 网络系统软件：MICROSOFT 公司的 WINDOWS 2003 SERVER 中文版。 数据库系统：WINDOWS 平台上的首选数据库服务器SQL SERVER2000 或更高版本。 WEB 服务器：MICROSOFT 公司的 IIS 6.0 。 网络浏览器：IE 6.0 以上中文版。 客户端：操作系统平台中文 WINDOWS XP 3、协作应用平台 B/S 模式 . . NET 平台（C#语言） 请注意，您的操作系统必须已经具备了以上所说的最低软硬件配置，否 则系统安装后不能够正常运行！ 系统使用说明书 第 6 页 第二章第二章系统概述及主要功能系统概述及主要功能 一、系统概述 公寓管理信息系统以确保学生人身安全为重点，紧密结合公寓管理工作， 联合公寓管理员、学生干部、校领导、辅导员、家长、学生等多方参与，囊括 了学生信息管理、自动检测闲杂人员进入并联动语音提醒拍照、来访人员核对、 公寓门禁管理、学生请假管理、卫生纪律评比、违规违纪登记、异常情况自动 提醒、远程视频监控、管理人员考核等功能，大量减少工作量，降低成本，提 高公寓科学化管理水平，特别适用于各大、中专院校。系统流程示意图： 公寓楼设置楼层设置房间设置床位设置 学生信息设置 分房调房 网络视频监控学生进出刷卡 学 生 分 房 学 生 换 房 协同平台 门禁时间 卡号设置 红外线检测 刷卡器安装 学生早出 外来客人 学 生 退 房 学生请假 学生晚归 违规违纪 学生未归 学生正常 学生入住公寓 学生早出 系统使用说明书 第 7 页 图：系统流程示意图 系统功能示意图： 公寓信息学生信息 学生入住公寓 门口人工核对 电子屏公告板 学生进入刷卡 门口红外线检测 语音提醒录音 网络视频监控 协 同 平 台 学生家长 管理员领 导 学 生 图 1 系统功能示意图 公寓管理系统是为了解决公寓安全责任重大、管理对象难以组织、管理任务繁 重的具体问题而开发的： 针对的问题： 1、公寓值班人员工作自觉性差（公寓视频监视系统） 2、公寓房屋分配信息（自动分房调房、房间空闲统计） 3、夜间查房需要（夜晚回宿舍就寝人数、夜不归宿人员） 4、学生安全信息（长时间未归人员、长时间未出人员） 5、公寓人员出入档案（以时间为序的公寓出入人员信息） 6、公寓门禁管理（外来人员信息、门禁时段早出晚归信息） 7、如何把辅导员、学生工作部门、学生家长等异地远程的有关方面与公 寓的日常管理工作有机地结合起来，实行信息共享、综合治理。（学生的早出、 晚归、夜不归宿以及不遵守公寓管理规定的违规信息共享）。 系统使用说明书 第 8 页 图：系统组成 图 参与人员 公寓管理信息系统从管理对象公寓楼、学生入手，对总共有多少栋楼、每 系统使用说明书 第 9 页 栋楼有多少层、每层有多少房间、每个房间有多少个床位、有多少空床进行记 录，同时详细记录入住学生的姓名、性别等基本信息及紧急联系电话等信息， 然后将学生分配进入宿舍，并能进行日常零星的入住、调换、退宿等；学生入 住宿舍后，从杜绝闲杂人员入内和掌握学生住宿异常信息两方面入手来保证学 生的安全，闲杂人员入内第一道关口是通过我们传统的人员识别，第二个关口 是通过红外线检测外来人员，在有外来人员进入时，自动发出语音提醒值班人 员并拍摄照片以供回缩；在掌握学生住宿信息方面，要求学生进出公寓要刷卡， 系统自动统计出学生早出、晚归、夜不归宿、长期未归等信息，并将异常信息 自动通过短信的方式发送给学生相关人员进行提醒；通过电子公告板滚动公布 各种通知，加强宣传、交流力度，以沟通取的学生理解、自觉配合学校工作； 视频监控可以通过互联网查看工作场所的情况；然后将这些信息统一汇总起来， 通过公寓网站、学生家长网站等，建立学校领导、辅导员、公寓管理员、学生、 学生家长共同参与的协同管理平台。 二、主要功能模块 1、 基本信息 在基本信息中分为五部分（数据字典、学生信息、公寓信息、公共信息管 理和评比参数设置） 。 数据字典可以对单位信息、院系设置、专业设置、班级设置进行增、删、 改等基本信息的操作； 学生信息对在校学生和毕业学生的姓名、性别、出生年月、院系、年级、 专业、班级、家庭所在地等基本信息的管理操作； 公寓信息是对所有公寓楼、楼层、各房间的电话、床位、面积、收费等信 息的操作设置； 公共信息管理是对发布信息的类别、信息的发布、常用连接、天气预报的 操作； 评比参数设置是对卫生评比、纪律评比的评比类型名称、评比标准名称、 评比项目内容、分值的设置。 基 本 信 息 数据字典 学生信息 公寓信息 公共信息管理 数评比参设置 图 2 基本信息模块组成图 2、学生管理 学生管理是公寓管理的一个重要部分，学生在校早出，晚归，未归和违规违 纪情况能及时通过手机短信的方式发送到家长手机上，让家长能了解学生在校 系统使用说明书 第 10 页 的情况。学校生员的统计分析是对学校学生男女比例，民族比例进行统计。 学 生 管 理 手机短信统计分析 身 份 设 置 性 别 统 计 手 机 设 置 短 信 参 数 短 信 查 询 民 族 统 计 图 3 学生管理模块组成图 3、公寓管理 公寓住宿管理是对所有公寓、楼层、各层房间、各房间床位等信息的设置、 统计，提供手动、自动两种分房模式，随时查询公寓房间的数量、床位数量、 学生住房信息、床位分配信息、床位余缺信息和对学生房间的分配、学生房间 的调整、公寓房间的查询统计、对卫生、纪律评比根据评比分值排序，可单项 进行评比，也可将多项的评比分值以一定的比例运算后排序。 公寓管理将是一个非常庞大复杂的工作，使公寓管理员的工作简单、系统 化。 公寓管理模块组成图： 公 寓 住 宿 管 理 房屋分配 房间调整 毕业退房 住宿查询统计 评比汇总分析 评比结果统计 图 4 公寓管理模块组成图 系统使用说明书 第 11 页 4、门禁管理 公寓门禁管理采用出入公寓刷卡或按指纹的方式，记录学生进出信息，彩色显 示屏及时显示人员照片、姓名、院系、通知、留言等信息，形成公寓人员出入 报表、个人出入公寓统计表、夜不归宿学生报表、早出晚归学生报表、外来人 员登记情况表报表等，公寓房态表可时刻显示每个公寓楼的房间数、床位数、 已住人数、已回人数、未归人数、从未刷卡人数、请假外出人数。 公寓门禁管理模块组成图： 门 禁 管 理 违 规 违 纪 登 记 外 来 客 人 登 记 出 入 实 时 监 控 门 禁 查 询 统 计 门 禁 参 数 设 置 图 5 公寓门禁管理模块组成图 5、公寓邮局 本邮件系统具有一般邮件系统的各种功能，您可以写邮件给您的孩子，方 便您和孩子的联系。他/她会在登录本系统后或公寓刷卡时看到有新邮件的提示。 您写邮件的默认收件人是您的孩子，您还可以给管理员写信，加强公寓与 家长的沟通与了解，您也可以同时给多人写信，只要在收件人处填上学号或用 户名用逗号隔开就行了。 6、系统管理 早 出 / 晚 归 未 归 查 询 公 寓 房 态 图 外 来 登 记 表 出 入 明 细 表 违 纪 一 览 表 门 禁 时 间 卡 号 设 置 门 禁 设 置 系统使用说明书 第 12 页 管理员有权建立角色并对每个角色进行权限配置，对每个角色下的用户进行， 增删、改等操作；修改个人的系统用户密码；对注册人员的查询、状态的修改。 第三章第三章系统登录系统登录 一、登录页面一、登录页面 安装好服务器后，在客户端启动 WWW 浏览器，输入访问路径，按回车键 后，浏览器中显示公寓管理信息首页，如图 3.1 所示。输入用户名和密 码后，点击“登陆”按钮登录本系统。 图 3.1 登录页面 二、系统主页面二、系统主页面 公寓管理员登录页面如图 3.2 分为三大部分。顶端是五大模块，左侧显示 每个功能模块的树形菜单，中间部分为主窗口，登录进去会显示个人信息（包 括用户名、真实姓名、注册时间和登录时间）和房态图。 系统使用说明书 第 13 页 图 3.2 系统主页面 第四章第四章基本信息基本信息 在基本信息中分为四部分（院系班级、公寓信息、公共信息管理和评比参 数设置） 。 院系班级可以对单位信息、院系设置、专业设置、班级设置进行增、删、 改等基本信息的操作； 公寓信息是对所有公寓楼、楼层、各房间的电话、床位、面积、收费等信 息的操作设置； 公共信息管理是对发布信息的类别、信息的发布、常用连接、天气预报的 操作； 评比参数设置是对卫生评比、纪律评比的评比类型名称、评比标准名称、 评比项目内容、分值的设置。如图 4. 系统使用说明书 第 14 页 1 4.1 基本信息 一、院系班级 在这里可以设置学校的单位、院系、专业、班级设置进行增、删、改 等基本信息的操作。 1、单位信息 设置使用本系统的单位的单位代码、单位名称、校区名称、英文名称、单位地址和邮 政编码。设置完成后点击保存。如图 4.1.1 图 4.1.1 单位信息 2、院系设置 对学校的下级学院设置进行增、删、改等基本信息的操作。如图 4.1.2 系统使用说明书 第 15 页 图 4.1.2 院系设置 添加：点击出现如下对话框，填写编号、简称和全称，点“确定” 。 如图 4.1.3 图 2.1.3 添加院系 修改：点击出现如下对话框，修改所选院系。如图 4.1.4 系统使用说明书 第 16 页 图 2.1.4 编辑院系 删除：点击删除所选院系。 3、专业设置 每个院系下开设的专业进行增、删、改等基本信息的操作。如图 4.1.5 图 4.1.5 专业设置 专业的编辑和院系的编辑一样，不过比院系多了一个所在院系的选择。如图 4.1.6 系统使用说明书 第 17 页 图 4.1.6 添加专业 4、班级设置 每个院系下分为好几个班，这些班级的设置就在这里。班级的设置和院系、 专业的设置差不多，仅比专业设置多一个专业的选择。 图 4.17 添加班级 图 4.2.4 毕业生档案 二、公寓信息 公寓名称、地址、是否启用门禁、房间数量、房间面积、床位数目、收费 标准等等都可以在这里设置。如图 4.3.1 1、公寓楼设置 添加：公寓楼的添加点。 修改：点修改公寓楼信息 系统使用说明书 第 18 页 图 4.3.3 批量添加房间 注：1、房号前缀和号码长度总和不能超过 7 位，否则出错。 2、起始号码位数不能超过号码长度数。 3、床位数为 0 的房间将不能分配，床位数不能修改。 返回：点返回。 四、公共信息管理 如下图的下拉菜单的添加、修改、删除；动态信息的添加、删除、状态转 换；常用连接的添加删除；天气预报的发布都在这里实现。添加的方法都是点 击进行，删除时点击，点击修改。 1、类别设置 对公共信息类别进行增、删、改等操作。添加类别名称如下图，输入名字后 点击保存。如图 4.4.1 系统使用说明书 第 19