公司市场部资源管理流程细则

公司市场部资源管理流程细则 目的：有效的管理市场部资源 相关人员：任何从市场部资源库出借资源的太尔员工 市场部资源：任何公司的市场部库房内的物品，包括并不限于，设备（3D打印机等），材料（各种打印材料等），配件（各种打印机等），其它（例如彩页，易拉宝等）等。 执行时间：2016年8月1日开始执行 负责人员：郭峤，肖玉林 总则： 1. 一切市场部资源，都是公司的资产。每个资源的流出、流入和去向都需要严格管理、记录、有人负责、及定时核查。资源的流动需要完整的成为闭环，并且流动的每一步，都要详细统计相关信息。 2. 资源出库一般分为两类：国内出库，和国外出库。 流程： 3. 整个流程分为：资源出库申请 - 审批 - 发货 -收货确认 - 资源使用 - 资源返回 -资源回库 - 资源回库确认。整个流程通过OA的表格完成。国内出库需要填写“国内资源出库单”，国外出库需要填写“国外资源出库单”。 4. 与老的流程相比，新的流程中，多出了“收货确认”，“资源回库”和“资源回库确认”等环节。每个申请发起人，当使用资源完毕后，需要填写继续填写资源出库单中的入库环节。只有当“资源回库确认”完成后，整个资源使用的流程，才算全部完成，并关闭。 5. 每个资源使用流程，由发起人负责。通过填写OA中的相关表格，驱动整个流程。流程结束，需要发起人填写完成所有相关信息，才能关闭。如果发起人，由于特定原因，没有填写资料，以后的环节不会执行，流程不会关闭，还会由发起人负责。 6. 每个月，公司负责人员将审查未完成流程，并和每个未完成流程的发起人确认。 7. 在员工离职时，如果员工名下还有未完成流程，需要员工以不同的方式，将未完成流程处理好。或者将设备追回、或者将流程转给交接的同事等方式。如果处理未果，公司有权力采取相应的措施处理未完成流程后，再办理离职手续。 流程步骤： 8. 资源出库申请： l 任何相关与公司的正常活动，需要使用市场部资产的行为，都可以申请使用市场部资源。 经常发生的一些活动例如：展会、体验活动、客户试用、赠与客户等。 l 负责这些活动的人员，发起填写资源出库单。国内活动，填写国内资源出库单；国外活 动，填写国外资源出库单。 l 出库单中，详细列举各种信息： n 用途：比如：2016年海淀区创客大赛；中关村三小公开课；2016年全国成图大赛 捐赠奖品等。如实填写。 n 时间段：比如：2016年3月3日 - 3月5日；3年；或者”不会返回”等。 n 收件人：收件人姓名 n 电话：收件人电话 n 地址：发货地址 n 机器名称（设备型号）、状态（新，或者旧），数量（台数）。如果是各种设备混 合的，需要另外写描述文件，并作为附件上传。 n 快递种类：可要求使用不同的快递种类。如果不填，就按照公司的规定采用相应的 快递方式。 n 其他要求（如果没有其他要求，要“填写没有其他要求”。） l 填写并提交后，建议发起人联系发货负责人员，准备发货。 l 根据活动的不同，需要有不同的处理： n 公司的活动，如展会、体验活动、比赛赞助。在活动的现场，由公司人员负责设备 的活动，不需要特殊的说明。 n 合作伙伴的，并由非公司人员负责的活动。需要签订设备出借合同，双方盖章确认。 n 公司捐赠的资源。需要有双方的合同，并盖章签字确认。 n 一切这些说明文件，需要和申请单，一并上传。 n 如果说明文件不齐备，负责人员，不得关闭这个流程。 l 国外资源出库单，需要使用外文填写，同时写清楚电源种类等。 9. 资源出库申请审批： l 资源出库申请一旦完成，会由相关领导完成审核。 10. 资源备货及发货： 申请一旦获批，负责人员将从市场部的库房中，相应数量的物品，并根据快递的方式，安排发货。如果库房中不能满足相应数量的要求，负责人员需要和公司库房申请相应数目的资源，以满足要求。 l 国外资源出库单，需要由海外销售人员帮助安排DHL，或者其它国际货运公司。 发货完毕，在OA的自由出库单上填写发货时间、运单号以及发货人。 11. 收货确认： l 根据活动的不同，需要有不同的处理： n 公司的活动，如展会、体验活动、比赛赞助。在活动的现场，由公司人员负责设备 的活动，如果有问题，需要和公司负责发货的人员确认货物的状态。 n 合作伙伴的，并由非公司人员负责的活动。需要合作伙伴以书面形式确认货物已经 收到，并签字。确认函上需要有负责人的姓名，联系方式等。并将确认函发给公司 负责人员。如果合作伙伴不提供确认函，发起人需要与合作伙伴协调，并获得确认 函。 n 公司捐赠的资源。需要合作伙伴以书面形式确认货物已经收到，并签字。确认函上 需要有负责人的姓名，联系方式等。并将确认函发给公司负责人员。如果合作伙伴 不提供确认函，发起人需要与合作伙伴协调，并获得确认函。 n 一切这些说明文件，需要和申请单，一并上传。 n 如果说明文件不齐备，负责人员，不得关闭这个流程。 l 国外资源出库单，需要对方收到货物后，提供确认函。 12. 资源使用：没有行动。 13. 资源返回： l 根据活动的不同，需要有不同的处理： n 公司的活动，如展会、体验活动、比赛赞助。在活动的现场，由公司人员负责设备 安排发货。发起人需要在OA中填写“货物返回物流单号”和“货物返回数量”， 并通过其它途径（电话，邮件，微信等）告诉公司内部管理人员，发货的信息，以 确保货物的接收。 n 合作伙伴的，并由非公司人员负责的活动。合作伙伴联系发起人，并安排发货。发 起人需要在OA中填写“货物返回物流单号”和“货物返回数量”，并通过其它途 径（电话，邮件，微信等）告诉公司内部管理人员，发货的信息，以确保货物的接 收。 n 公司捐赠的资源。不会返回公司。 l 返回的数量与回库的数量不同，有几种情况： n 一部分设备被卖出： 发起人需要在备注说明处，写明情况。销售人员需要根据销售的流程，将卖出的设备转 换成订单，并完成相应的销售流程。 n 一部分设备被转出到另一个地点使用： 发起人需要在备注说明处，写明情况。发起人需要另外发起一个新的资源出库单，填写 转出的设备。 14. 资源回库： 公司负责人员将审核机器数目，填写OA中“审核机器数量”，并告知发起人；审查一切的资料是否齐全，完成资源入库确认。