办公室接听电话的礼仪知识

-范文最新推荐- 办公室接听电话的礼仪知识 接听电话不可太随便，得讲究必要的礼仪和一定的技巧，以免横生误会。无论是打电话还是接电话，我们都应做到语调热情、大方自然、声量适中、表达清楚、简明扼要、文明礼貌。下面有小编整理的办公室接听电话的礼仪知识，欢迎阅读! 办公室接听电话基本要点： 1.铃不过三 在电话铃响三声之内接起电话，不要故意延迟，提起听筒后，不要和周围人闲聊。 电话铃响3遍之前就应接听，3遍后就应道歉：对不起，让你久等了。如果受话人正在做一件要紧的事情不能及时接听，代接的人应妥为解释。如果既不及时接电话，又不道歉，甚至极不耐烦，就是极不礼貌的行为。尽快接听电话会给对方留下好印象，让对方觉得自己被看重。 2.左手拿听筒、右手拿笔 办公室接听电话不想个人接听电话那么随意，在对方打过来电话的时候必须要做文字记录。 3.第一时间说出公司或者部门名称 在电话接通以后，主动向对方礼貌问好，并第一时间报出本公司或者部门的名称。例如：您好、这里是众卓企业管理咨询有限公司。 4.对方基本信息了解 确认对方的基本信息，包括对方公司、个人姓名、身份等。只有问清楚基本情况自己的工作才能顺利进展，如果没有问清楚来电者的身份，在转接过程中遇到问题时就很难解决 了，不但浪费时间而且还会影响到工作进展。 5.详细了解来电目的 了解清楚基本的来电者信息之后，就要对来电的目的做详细的了解，以便对该电话采取合适的解决方式。包括要问到：对方来电找谁?对方的事情是否可以代为转告?是否一定要找直接人接听?一般性的广告电话在问清楚之后就可以直 接回绝，如果是公司有用的广告电话就可以记录，待需要的时候可以直接用。做大最大限度的灵活接听电话。 6.确认来电主要内容 在电话结束之前一定要和对方确认一次来电的主要内容，做到准确到位，防止记录错误或者少记。如果是见面会晤，那就要对会面的时间、地点、联系人、联系电话等各方面相关的信息核实清楚。 随时牢记5W1H技巧，所谓5W1H是指When何时Who何人Where何地What何事Why为什么How如何进行。在工作中这些资料都是十分重要的。对打电话和接电话具有相同的重要性。电话记录既要简洁又要完备，有赖于5W1H技巧。 7.礼貌道谢 电话结束一定要对对方进行礼貌的道谢，这也是基本的电话礼仪。来电者是客人，一定要尊重客人，千万不要表现出一种眼中无人的感觉。 8.让来电者先挂电话 不管是客户或者是找公司相关人的间接客户都要等着对方挂断电话之后再挂电话，不可啪的一下扔回原处，这极不礼貌。 如果这边快速的挂断电话，会让来电者感觉这边的人对他很不耐烦，会让对方心里不舒服的。所以在接听一个电话即将结束时，应该礼貌的请客户先挂电话，这样才算是一个完美的接听电话的结束。 接听电话礼貌礼仪 1.时刻保持微笑、声音清晰 在接听电弧中，一定要面带笑容，还要保持清晰明朗的声音。虽然笑容只能表现在脸上，但在你说话的声音里面是随时都能感觉到的。 声音要文雅有礼，以恳切之话语表达。亲切、温情的声音会使对方马上对我们产生良好的印象。如果绷着脸，声音会变得冷冰冰。 2.保持正确的姿势 接听电话过程中应该始终保持正确的姿势。一般情况下，当人的身体稍微下沉，丹田受到压迫时容易导致丹田的声音无法发出;大部分人讲话所使用的是胸腔，这样容易口干舌燥，如果运用丹田的声音，不但可以使声音具有磁性，而且 不会伤害喉咙。因此，保持端坐的姿势，尤其不要趴在桌面边缘，这样可以使声音自然、流畅和动听。 如果接电话的时候，弯着腰躺在椅子上，对方听你的声音就是懒散的，无精打采的;若坐姿端正，身体挺直，所发出的声音也会亲切悦耳，充满活力。因此打电话时，即使看不见对方，也要当作对方就在眼前，尽可能注意自己的姿势。 3.保持电话与嘴之间合适的距离 在接听电话时，应注意使嘴和话筒保持4厘米左右的距离;要把耳朵贴近话筒，仔细倾听对方的讲话。 办公室接听电话礼仪禁忌： 1.避免喂、喂或者你找谁开头。 2.在通话过程中，绝对不能吸烟、喝茶、吃零食，即使是懒散的姿势对方也能够听得出来。也不要同时与同事闲聊。 3.在通话结束时，不要先对方挂断电话。 4.不要直接大声的喊被找的人过来听电话，应该用手捂住听筒叫，或者让对方等等自己放下电话去叫过来。 5.禁止接电话的时候大声喧哗。 与上司沟通对职场新人来说是一项需要不断学习和提高的技能，新人要采用上司容易接受的沟通频率，语言风格等，做到观点清晰，有理有据。下面有小编整理的如何与领导相处的礼仪大全，欢迎阅读! 与领导相处的礼仪 1.见到领导，便应该趋前打招呼。如果距离远不方便，可注视之，目光相遇，点头示意即可。近距离相处则用礼貌用语打招呼。 2.在公共场合遇见领导，不要表示出特别的热情，礼貌地大声招呼就可以了。千万不要在公共场合下嘘寒问暖。 3.不要在公司电梯里或办公室有第三者的情况下与领导谈家常。 4.不要在领导面前搬弄是非。 5.在公共汽车或地铁遇见领导，要主动招呼并让位，下车别忘记说再见，但是在特别拥挤而狼狈的公共场所遇到领导，请一定要巧妙多开，让他认为你没有看见他。 6.偶尔碰到领导的隐私时，应装着没有看见或者看不懂，不要触及领导的隐私，更不要再次提起，或者在公司同事间传播。 7.理解领导的命令和要求的意图，切莫机械行事。出了错不要找借口，更不能说是你让我这样做的呀等，领导说话时不要插嘴，更不要在挨批的时候插嘴。要学会自我检讨，不能推卸责任。 8.在工作酒会上，一定要等领导举杯，你才能举杯。千万不要拿起酒杯一句话不说一饮而尽，这样领导会以为你对工作有不满情绪，更不要在领导面前喝得醉酒失态。 9.与领导一起出差，绝对不要订同一间客房，领导入房间后，宾馆的客房变成了领导的暂时的私人空间，如果要找领导谈工作，必须打电话联系，不要贸然去敲门，更不能直接进入。 领导相处测试 如果你正为与领导相处的问题而烦恼，觉得对方总是批评你的工作，不管你如何努力，他依然不断找你的麻烦。请不要生气，与难缠的领导相处必须讲究一点技巧。为您准备了一个测试，先想想你的领导是否有以下表现： 喜欢把不快闷在心里，在你不提防的时候把它们一一提出来责备你。 对于同事之间的纠纷，他表现出漠不关心的态度。 习惯率性而为，没有理会到工作的先后次序。 无法接纳他人的意见，却要你事事附和他的主张。 自以为是，目中无人。 习惯斤斤计较，很注意小结上的问题。 如果你的领导有上述表现，你与他相处的时候，应注意： 不要总是发出怨言，也不要责怪任何人。 时常提醒自己，你要表现出一副希望与他积极解决问题的态度。 如果你的领导之上仍有领导，你不妨把自己的难处告诉他寻求帮助。 让领导明白一个事实：你很认真地与他讨论问题，并盼望找出解决问题的方法来。 如果你已经将你的工作尽量做到最好，而你的上司仍然对你有意见，不妨与他进行沟通。若仍无进展，那么这份工作对你来说并不是一份很好的工作。可以换一份工作，换一个环境。不要有太大的工作思想压力。 与领导相处的原则 一、敬业精神 敬业精神是个常谈常新的老话题。从与领导关系的角度讲，当前有相当一部分人就严重缺乏敬业精神，而同时还有相当一部分人不善于表现敬业精神。 我们提倡敬业，但也提倡会敬业，这里有三方面的技巧需要注意。 第一，对工作要有耐心、恒心和毅力。 第二，苦干要加巧干。勤勤恳恳，埋头苦干的敬业精神值得提倡，但必须注意效率，注意工作方法。 第三，敬业也要能干会道。道就是让领导知道或感受到你付出的努力。 二、服从第一 古往今来，下级服从上级似乎是天经地义。但当你将目光的聚焦于现实时，桀骜不驯的刺头却不乏其人，甚至每个人都有过刁难、冲撞领导的惊险一刻同样是服从，领导的感受却大相径庭世事纷芸迷人眼，唯有服从是灵丹! 服从第一应该大力提倡，善于服从，巧于服从更不应忽视。那就请掌握服从的技巧和艺术： 第一，对有明显缺陷的领导，积极配合其工作是上策。 第二，有才华且能干的下属更容易引起领导的注意。 第三，当领导交代的任务确实有难度，其它同事畏手畏脚时，要有勇气出来承担，显示你的胆略，勇气及能力。 第四，主动争取领导的领导，很多领导并不希望通过单纯的发号施令来推动下属开展工作。 三、关键地方多请示 聪明的下属善于在关键处多向领导请示，征求他的意见和看法，把领导的意志融入正专注的事情。关键处多请示是下属主动争取领导的好办法，也是下属做好工作的重要保证。何为关键处?即为关键事情、关键地方、关键时刻、关键原因、关键方式。 四、工作要有独立性，能独挡一面 下属工作有独立性才能让领导省心，领导才敢委以重任。合适底提出独立的见解、做事能独挡一面、善于把同事和领导忽略的事情承担下来是一个好下属必备的素质。 锻炼工作独立性应从以下几方面着手： 第一，要有独立见解。 第二，能够独立地承担一些重量级任务。 第三，把被同事忽略的事情承担下来。 五、 维护领导的尊严 领导的尊严不容侵犯、面子不容亵渎。领导理亏时要给他留下台阶;当众纠正领导是万万不可的;领导的忌讳不要冲撞;消极地给领导保面子不如积极给领导争面子。 一般的讲，领导者的面子在下列几种情况下最容易受到伤害，必须多加注意。 第一，领导出现失误或漏洞时，害怕马上被下属批评纠正。 第二，领导至上的规矩受到侵犯。 第三，有些人对领导不满，虽不当面发泄，却在背后乱嘀咕，有意诋毁领导的名誉，揭领导的家底，孰不知纸里藏不住火，没有不透风的墙，被领导知道后果可想而知。 第四，有些领导能力不强，最怕下属看不起自己。 六、永远都不要把领导，当成是自己人。 有时候头很大，跟领导相处非常融洽的时候，就有些得意忘形了，会说些平时不说的话，会做平时不同的表情和动作，但往往不小心这些语言和行动就过了线。 就个人风格来说，树立一个品牌需要数十年的时间，而毁掉一个牌子所需的时间只需要5分钟。 那现在的情况就有点类似，你的形象在领导眼里是一点一点积累起来，任何过激的行动，都有可能给你的形象带来非常之大地负分。领导不能和你的家人相比，家人可以接受你的亲热，也可以接受你的无理，但跟领导再亲切，都要有个度，过了这个度，就会有负面影响。 七、不要太把他当领导，过分服从 太把他/她当领导了，会成为一个过分听话的下属。在上司看来，最多你是个很好地执行人，会称赞你工作做的仔细、做的到位，甚至滴水不漏。 但是到了有升迁机会的时候，他/她往往会认为你并不适合，把你定位为一个很好地下属，那你就不小心失去了提升的机会。当然该听从领导指挥的当然要听，平时有机会发表自己的意见时，千万不要太缄默了。 八、是自己的，一定要去争取 这么长的工作时间，我觉得在这一点上，我做的很糟糕，总是忽略自己应该得到的。我想合理表达自己的一些想法，争取一些应该属于自己的利益，会让自己的价值更高，总是牺牲自己的利益，是不能得到应得的回报。 九、工作好，未必代表你会好。 经过对领导用人的观察，慢慢地发现，在核心人物周围活动的人，不见得都是工作干得好的人。反而那些平时你觉得很不如你的人，最后却能得到领导的重用。这绝不是领导没有看清楚这个人的本质，而是领导看的角度不同。一个有性格的人，能在某一方面对领导有用的人，绝对是领导提拔的优先选择。这时不防少一些抱怨，去反思一下自己，让领导看到提升你的理由。 十、大家都喜欢积极的人 工作本身也是带给我们个人快乐的源泉，当然不管领导还是同事，都会喜欢跟一个积极、乐观的人一起工作。那些充满抱怨和消极情绪的人，估计谁都不愿意和他/她在一起吧。 在工作中不断进化自己，不断增强自己的竞争实力。不要害怕被提升，不要总是习惯于做一个默默无闻的小兵，要知道，被提升后，你得到的成倍地薪水和更多的资源，还有自己的成就感。默默无闻在工作中，不能代表你全部的优点。不要拒绝让自己更优秀，永远都有要学习的地方。 电话是代表你个人形象的重要窗口，接打电话时，一定要表现出良好地礼仪风貌，具体可归纳为礼貌、简洁和明了。下面有小编整理的接电话的礼仪知识汇集，欢迎阅读! 一、接电话的礼仪 1、第二次铃声响完是最佳的接听时机。太快或太慢接听电话都是不合适的。如果第一声响起后立刻拿起话筒，对方会没有思想准备。就象你希望和某个人讲话，如果他猛然冲到你的面前，你也会吓一跳的;如果在第三声响后接听，对方已经有等待的感觉了。所以我们在第二次铃声响过以后拿起话筒是最合适的。如果你在第四声后才接听，应该有道歉的话语，如您好!让您久等了。 2、接听电话的动作。第一声电话铃声响起，我们可以把左手放在电话上，准备用左手拿话筒，右手进行电话记录(左手写字倾向的人恰好相反，用右手准备拿起话筒)。 3、接听的第一句话。通常拿起话筒，我们习惯性的第一句话是喂。严格来讲，喂是试话筒的声音。当接听电话是工作的一部分时，应该体现精炼、从容的职业感觉，所以喂这句开场白是必须去掉的。取而代之的应该是问候语。 问候语的时段性： 9：00以前，早上好; 9：0012：00，上午好; 12：0013：30，中午好; 13：3017：30，下午好; 其他时间可以说您好。 根据公司要求，在问候语之后，可以报出公司和部门名称以及你个人的姓名。 4、电话记录的内容：5个W，1个H。 5 个W是指when 、who(whose) 、what 、where、why ，1个H 是指how。具体来讲，电话记录应该包括来电时间、来电人、来电事由、哪里打来电话、为什么来电话，怎样处理等。在进行电话记录时对数字、对方说的某个时间、电子邮件地址等信息应该重复一遍给予确认。 5、电话中的称谓。询问对方的姓名时应该说：请问您贵姓?，不能直接问你叫什么名字?。如果对方告诉你他的姓名，应该对姓名中的每一个字进行确认。众所周知，姓名就是一个人的代表符号，对姓名的重视可以暗示对他的尊重，同时可以避免产生音同字不同的错误。即便知道了对方的全名，在随后的称谓中也不要直呼其名，尽量使用姓+职务的称呼方式，或者说先生、女士。 6、措辞。电话交谈应该语言简洁、措辞高雅，避免俚语或者不礼貌的语言。 7、声音的把握。有研究显示，当你与别人交流时，你说话的内容对别人的影响占20%，而你的声音对别人的感染力占到80%。因此，声音的作用不可小觑。在电话里应该保持语调积极、明朗;合适的语速可以控制交流的节奏，如果对方语速过快，你可以比他稍慢一点，反之，如果对方说话很慢，你可以比他稍快一点，两种情况都保持差距不太大。如果两个人说话节奏相差很大，双方都会感觉到不和谐，会影