归档文件整理ppt课件

归档文件的整理，1，主要内容，1，文件的价值和作用，机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定 (8号令) 3，数码照片声音文件的收集和管理4，印鉴的保管和使用，2，1，文件是什么？ 1、文件是机构、组织和个人在社会活动中直接形成的，按照一定的规则保存准备审查的各种形式和职业历史记录。 2 .文件和文件有什么区别？ 尚未处理的文件没有文件的日后调查价值的文件没有文件的文件有实物、影像声音等特殊载体资料的系统整理，机构、组织和个人有调查价值的文件有文件、3、2、文件的价值和作用，1 .文件的基本价值(1)文件的证明价值“没有口头约定， 证词”真实可靠的历史证据(2)把握文件参考价值调查过去的情况，4、2 .文件的作用，1 .保护国家、集体和个人权益的法律证书。 许多机构和个人以文件为证据，解决债务、产权和着作权等各种纠纷，证实了个人学历、经历、工资、福利待遇等诸多问题。 5、2 .行政管理审查证明文件为机关、企业部门的领导和业务管理提供证据和咨询资料，熟悉情况，总结经验，制定计划，作出决定，处理各种问题。 6、汤国基文件事件，2003年7月14日，一张赔偿对象达到2100万元的民事起诉书提交宁乡县人民法院，原告方汤国基被告诉母校原益阳师专，现改名为湖南都市学院和宁乡县教育局。 其理由是当时的毕业文件，由于他有精神异常和严重的神经官能症等评论，他20年来一直无法被职场接受，生活极度不稳定，严重伤害了他的身心健康。 “，22222222222222222000000652汤国基于瞭望新闻周刊说明。 1983年毕业的这位大学生现在连曾经依赖生活的文章都放弃了，觉得“活着没意思”。 当时，他是益阳师范学校成立以来，在很多国家级报纸上发表作品的学生，但是才华第一次出现的他也很傲慢，多次给媒体和教育部门写信，反映出自己学校的教师水平不好，自己班主任周某和中文系的负责人称之为“无学无术”。 有自信的他毕业后没有接受任何工作单位，也有打算录用的公司，但是到最后都没想到会突然变化。 她突然分手时说：“有什么病瞒着我吗？ 问道。 这时，他的精神谣言也开始了。 许多谜底下，他怀疑自己的文件有问题。 到、8、2003年6月为止，有一个匿名人把毕业鉴定、处分决定的复印件和精神医学鉴定书的手写复印件放在他的职位上，他最终确认了文件有问题。 他被斥责的班主任对他说“有严重的神经官能症，不能从事教育工作”。 2003年6月26日，原学校承认处分决定和毕业鉴定的复印件“与原件完全一致”。 汤国基现在仍在为自己的名誉提起诉讼。 他对瞭望新闻周刊说“鸡蛋碰石头”胜诉的可能性很小，但说“很遗憾”。9，3，010-3010，010-3010-2006年9月19日在国家档案局局务会议上审议。、(1)目前档案存档中存在的主要问题1 .存档范围不科学的“本收集的没收、不应收集的大量”2 .上级的宏观、重复的文件多，本部门的具体文件不突出3 .严重影响档案利用工作的开展11 (机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定的基本原则，档案范围应坚持“以我为主”的功能，原则：突出反映本部门工作特色保管期限应坚持“简化”的原则：文件为“二分法”“标准时制”为永久性的定期(30年，10年) 文件的交付和接收必须坚持“联系”原则：各业务部门文件室文件馆、12、3、机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定的主要内容，第二条本规定的机关文件资料是指机关在其活动过程中形成的各种门类和载体的历史记录。 十三、第三条机关档案资料的归档范围包括： (一)反映本机关主要职能活动和基本历史形态，是本机关工作、国家建设和历史研究中有利用价值的档案资料(反映本部门职能)；(二)在机关工作中形成的国家、 集体和公民权益等方面有证书价值的文件资料(如有证书作用)，(3)本机关应贯彻执行的上级、同级单位文件资料下级提出的重要文件资料(重要收据) (4)其他对本机关工作有审查价值的文件资料。 (另有调查价值时)、14、第四条机关文件资料不归档的范围为： (一)上级文件资料中，一般不需要本机关办理的文件资料，任免、奖惩为本机关职员以外的文件资料、提供工作参考的抄本等(二) 本机关文件资料中的重要文件包括：利用价值的事务性、临时文件、一般文件的修订稿、各校稿、无特殊保存价值的信封、无需处理的一般人民来信、电话记录、机关内部相互抄写的文件资料、本机关负责人兼任外机关职务形成的与本机关无关的文件资料(临时、 重量份时)、(三)在同级单位的文件资料中，没有贯彻执行的文件资料，不需要处理的抄件资料(不需要执行)、(四)在下级单位的文件资料中，供参考的简报、情况反映、抄袭或者越级抄写的文件资料。 (参照)、15、简易方法： (1)发行文件全部被存档(2)与接受文件本机的功能有关的存档(3)内部运转文件注意存档。 十六、第五条所属单位档案范围的文件资料，应当依照有关规定，由当局交给负责文件工作的部门，集中实施统一管理，任何人不得为自己存档或拒绝。 十七、第六条机关文件的保管期限为永久、定期两种。 定期分为三十年、十年。18、第七条永久保管的文件主要包括、(一)本机构制定的法律政策性文件资料；(二)本机构召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件资料；(三)本机构职能活动形成的重要业务文件资料；(四) 有关本机关重要问题的指示和上级机关的指示、重要报告、总结、综合统计报告等(5)本机关的发展、人事豁免等文件资料(6)本机关的房屋买卖、土地征用、重要合同协议、资产登记等证明文件资料(7)上级机关发布的属于本机关主管业务的重要文件资料(8)同级机关、下级机关的重要业务问题19、分永久时，应注意以下问题：1.突出本厅自身文件材料；2 .突出本厅主要职能的文件材料；3 .突出反映本厅机关发展和人事任免的文件材料；各部门党组、行政事务会议记录、纪要、党员、员工名单、年度综合会议、年度以上规划、 总结，受到统计资料、县级以上的先进奖励，受到警告以上的处分，有领导指示的资料、人事任免、机构设置、大事记等为永久。 20、如何区分“重要”和“一般”文件资料(1)看作者：在反映同一问题的文件中，作者认为本机构比外部机构重要。 以机关名发行文章，比以内部机关名发行文章更重要的主要功能部门形成的比一般事务部门形成的更重要的直属上下机关形成的，比不属于的机关形成的更重要的作者是上级机关比基层机关更重要。 (2)查看内容：反映本机构主要职能活动的比例，反映非主要职能活动的重要方针政策性的比一般事务性的更重要的反映本机构的全球性工作， 反映本机构的核心工作比反映本地工作更重要反映日常工作更重要反映本机构的典型问题比反映一般问题更重要的目的性、有根据性的比普遍性、有参考性的重要性和时效性比没有时效性更重要。 21、本机构召开工作会议、专题会议的文件1请示、批准、通知、名单、日程、报告、谈话、总结、决议、决定、简介永久2典型资料、代表发言资料、交流资料、简报30年。 先进部门、劳动模范、先进劳动者文件资料、单位在存档时如何划分保管期限1 .被县级以上表扬、被奖励永久2 .被奖励县级以下表扬、被奖励30年间，本单位相关人员的处分资料存档时如何划分保管期限1警告(不包括) 受到以上处理，永久性地受到2警告处理的30年，22，4，数码照片影像声音文件的收集与管理，数码照片影像声音文件的特征1，拍摄方便的迅速性2，得到视听效果的直接性3，减小体积的高压缩性4，复制，传送的便利性5，重复使用中的内容信息23、缺陷1、对软件、硬件依赖性2 .信息容易改变3 .内容与载体的分离性4 .载体的不耐久性24、存档、收集要求1 .摄影者整理、存档和交付2 .随时形成、存档3 .摄影数据、目录数据、 将硬件和软件的数据等统一归档，移管4 .制作多种归档形式网络在线归档光盘等媒体上写入的交接纸的照片归档5 .说明文件齐全6 .鉴定检查：真伪品质(数字品质) 数量、25、长期保存文件、1、软盘2、计算机硬盘3、USB4、数码相机的存储卡、存储卡5、MP3、mp4、26、5、印刷机的保管和使用1 .印刷机的有效化2 .印刷机的保管印刷机由单位主管负责3 .使用印章的公司的印章，必须由公司的主要负责人或者主要负责人批准的负责人审查签名批准，详细登记印章用文件名、编号、日期、发行人、领事人、印章人等项目。 以公司名发行的公文、信件等必须盖公司的印章才能生效。 使用不同的印鉴或者在别的地方盖章，其意义、作用都不同，但常见的有以下几个：27，(1)落款章。 在文件作者的落款处盖章，表明作者的法定性和文件的有效性。 盖上盖子的部位是落款所的年、月之间，应该“年复月”。 按下印鉴的页面必须记载在本文中，以免有意图的人利用空白页或者添加有害文字，给组织造成损害。 (二)修正章。 (三)证词章。 在以他人名义出现的文件上盖章作证。 (四)牌照。 带备忘录的函件、介绍信必须盖在原件和备忘录相连的地方的双股线上。 (五)登上边疆章。重要案件的调查、旁证、座谈记录等资料，大多是调查人亲自记录的。 为了完善手续，当事人除了盖章、所属机关盖证章以外，还必须在各页上盖完整的印章。28、(6)密封章。 在公文和其他重要文件盖的封口处盖上印章，以免在送货途中擅自开封。 封印。 贴纸上盖上印章，封上帐本、财产、文件架、仓库等，多用于节日前夜或特殊情况。 4 .公章撤销和销毁应由所有单位撤销，原公章应立即撤销，应立即通知有关单位，宣布原章撤销。 通知仍须附上印章，注明无效日期。 公章无效后应当废印，立即提交原制造公司，或经主管部门批准销毁。 被废弃的印鉴也应该留下印象，日后检查。29、彭州市红岩镇关于进一步规范印鉴管理和使用的通知，各办事处、各村(社区):为进一步深化服务型政府建设，规范和加强印鉴管理使用，目前对我镇印鉴管理和使用作出以下规定，各办事处、村(社区)严格执行一、公章管理制度(一)党委公章由党政阀公章管理(二)政府公章由负责人管理，30、 (三)弁公章由各弁公章管理，指定负责人，负责(四)村(社区)支部委员会公章原则上由支部书记管理，村(社区)村(居民)民委员会公章原则上由村(社区)主任管理，31， (五)公章须在制度1、公章管理人员的调动或外出期间履行交接和登记手续2、公务外出需要携带町党委、政府印鉴的，向町党委、政府主要领导人请求许可后，指定用途和有效时间，由町党政府备案，填写机关文件材料归档范围和文书档案保管期限的规定，不得在规定时间内返还3、印鉴损坏需要重新雕刻的，经镇党委、政府主要领导批准后，可以重建雕刻。32、2、公章使用制度(一)党委公章使用各事务所需按党委公章和党委名义报告或分发的各种文件、信息、报告书等文字资料，写文件办公室主任有关分管主管审查许可签字(重要文件需要町委书记审查许可签字)报告党事登记盖章签字各村(社区)发行的证明书、文件等文字资料需要按党委的印章，村(社区)书记的审查许可签字按村党支部的印章町党政办事主任的审查许可签字町支部的审查许可签字重要文件需要町党委书记的审查许可签字报告党政办事登记町党33 .(二)使用政府的印鉴，需要按政府的印鉴，以政府名义报告或发行的各种文件、信息、报告书等文字资料，要写文件办公室主任签字上司签字(重要文件需要町长签字)登记到党的办公室盖章签字各村(社区)发行的证明书、文件等文字资料必须盖政府的公章，村(社区)主任的审查许可签字盖村(社区)村(居民)民委会的公章镇长的审查许可签字(重要文件需要镇长的审查许可签字)报告党的行政登记镇政府的公章3、4、(3)事务所的印鉴，需要按下各事务所的印鉴时，由各事务所的主管或主任审查，登录机关文件材料归档范围和文书档案保管期限的规定。 (四)村(社区)的印鉴，如果需要按各村(社区)党支部的印鉴，各村(社区)支部书记需要审查签名并盖章，登记的各村(社区)村委员会的印鉴，各村(社区)主任需要审查签名并盖章并登记。 (5)正确使用公章盖公章时要严格遵守文件规定，在印刷位置不要盖正文，要加大年龄、力度，适度保证印章正确，印刷清楚。、35、3、提高严肃公章管理使用规律(一)公章是党委、政府权力的象征，也是党委、政府的形象标志。 规范管理与公章的使用是党委、政府权为民使用、依法行政的体现，是新形势下推进规范化服务型政府建设的必然要求。 各办事处、各村(社区)要提高认识、重视，严格管理和使用公章，维护党、政府和人民的合法权益，坚决杜绝公章管理使用失误造成的重大损失。36，(二)使用严格纪律公章后要注意保管，不得随便搁置。 管理者未经领导批准，不得擅自将印鉴交给他人或者当事人使用。 请不要擅自按印章，请不要在空白的证明书、介绍信等证明书和便签上按印章。 除管理者外，不得擅自使用公章。 使用印鉴时要注册红岩镇公章外出使用登记，负责人必须签字。 用于印鉴管理的记录本和保存文件应妥善保管，不得丢失或遗失。 (三)责任追究公章管理人员作为第一责任人，认真履行工作责任，查询章中批准、盖章登记、有记录。 分管领导和办公室主任作为分管负责人，要认真核对，确保